Cómo crear una factura: guía completa para principiantes

Si es como la mayoría de los propietarios de negocios de comercio electrónico, le encanta que le paguen, pero odia crear facturas. Puede ser un proceso tedioso, manual y propenso a errores que puede afectar directamente su resultado final si no se realiza correctamente.

Pero, afortunadamente, con las herramientas y los consejos adecuados, puede ser muy fácil y mantener su flujo de efectivo a su favor.

En esta publicación de blog, le mostraremos cómo crear facturas para su negocio de comercio electrónico y le brindaremos algunos consejos útiles para facilitar el proceso. Entonces, ya sea que recién esté comenzando o que haya estado en el negocio por un tiempo, ¡siga leyendo para obtener más información!

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que las empresas envían a sus clientes para solicitar el pago de bienes o servicios.

Normalmente incluye:

• la fecha de compra
• la información de contacto del cliente
• una descripción de los bienes o servicios proporcionados
• el precio unitario
• la cantidad total adeudada

Las empresas suelen enviar facturas después de haber proporcionado sus productos o servicios a sus clientes. Esto es especialmente cierto para las empresas de comercio electrónico.

En algunos negocios, como el de coaching o relaciones públicas, la empresa puede facturar a sus clientes antes de la entrega del servicio.

Luego, los clientes tienen un período de tiempo establecido para pagar la factura, que suele ser de 30 días. Si no pagan dentro de ese plazo, es posible que se les cobren intereses o cargos por pagos atrasados. También es una buena opción general para pagar facturas a tiempo para mantener relaciones positivas con sus proveedores.

Las empresas utilizan las facturas para realizar un seguimiento de lo que se les debe y hacer un seguimiento de los clientes que aún deben pagar. Los clientes utilizan las facturas para realizar un seguimiento de sus gastos y asegurarse de que se les cobra la cantidad correcta por los bienes que reciben.

¿Cuándo necesitas enviar una factura?

¿Cuándo necesitas enviar una factura? Esa es una gran pregunta y una que las empresas de comercio electrónico deberían hacerse regularmente.

La respuesta depende de la situación, ya que no existe una respuesta única para todos los negocios.

Si vende productos físicos en línea, como camisetas o cristales de meditación, deberá enviar una factura tan pronto como su cliente realice el pedido o tan pronto como se hayan enviado los productos, según su modelo comercial.

Para productos digitales, como un curso en línea para enseñar a los clientes a comprar bienes raíces comerciales o cómo hacer crecer un negocio de peluquería canina, puede enviar la factura inmediatamente después de realizar la venta.

Para los servicios, como el asesoramiento empresarial, debe enviar una factura antes de comenzar a trabajar o tan pronto como se complete el trabajo, según su preferencia.

Por supuesto, siempre hay excepciones a la regla, por lo que es importante utilizar su mejor criterio en cada caso individual. Pero, en general, estos son los momentos en los que deberá enviar una factura.

¿Cómo se envía una factura?

Muchos dueños de negocios cometen el error de pensar que todas las facturas son iguales. En realidad, hay algunas cosas clave que debe tener en cuenta al enviar una factura para maximizar sus posibilidades de recibir el pago.

Asegúrese de enviar la factura en tiempo y forma. Si es posible, trate de enviarlo dentro de las 24 horas posteriores a la entrega del producto o servicio. (O hacer el trato si factura por adelantado). Cuanto antes pueda ponerlo en manos de su cliente, mejor.

Es adecuado enviar sus facturas por correo postal o correo electrónico; Ambos tienen ventajas y desventajas.

El correo postal obviamente es mucho más lento, por lo que es posible que le paguen con menos rapidez. Por otro lado, si bien el correo electrónico es mucho más rápido, puede ser fácil para usted y su cliente eliminar o perder una factura por correo electrónico. Otra ventaja de enviar facturas por correo electrónico es que puede incluir un enlace de pago en el que se puede hacer clic directamente en su factura, lo que facilita que los clientes le paguen minutos después de recibir su factura.

Entonces, ¿cuál es la mejor opción? Realmente depende de su negocio y sus clientes. Si necesita que le paguen rápidamente, entonces el correo electrónico es el camino a seguir. Pero si sus clientes son más de la vieja escuela, entonces el correo postal podría ser el camino a seguir. En última instancia, depende de usted decidir qué opción es mejor para su negocio de comercio electrónico.

Por último, no tenga miedo de hacer un seguimiento. Si no ha recibido un pago dentro de un período de tiempo razonable, comuníquese con su cliente y recuérdele que la factura vence. Algunos software de contabilidad, como Freshbooks, en realidad se encargarán de este paso automáticamente si lo desea, enviando recordatorios a intervalos preespecificados.

Un recordatorio amable puede contribuir en gran medida a garantizar que le paguen de manera oportuna. Siguiendo estos simples consejos, puede optimizar el proceso de facturación y asegurarse de que su negocio de comercio electrónico se mantenga a flote.

Elementos esenciales de una factura

A continuación, encontrará los elementos principales de cada factura.

Encabezamiento

Esto podría incluir algún detalle gráfico o su logotipo para una apariencia profesional.

Condiciones e instrucciones de pago

Esta información indica las condiciones bajo las cuales se debe realizar el pago (al recibirlo, diez días, 30 días, etc.) y cómo pagar, como hacer clic en un enlace de pago para pagar con tarjeta de crédito o una dirección para enviar los pagos por correo.

Nombre y detalles de la empresa

Deberá incluir el nombre de su empresa, la dirección postal, el número de teléfono, el sitio web, la dirección de correo electrónico del servicio de atención al cliente y, si vende principalmente servicios, posiblemente el EIN de su empresa.

Fecha

Esta debe ser la fecha del pedido, la venta o la fecha en que envía la factura.

Fecha de vencimiento

Asegúrese de indicar claramente cuándo vence el pago en la factura (al recibirla, el 14 de abril, etc.).

Tarifas detalladas

Además de enumerar los cargos por artículos o paquetes individuales, también deberá detallar cualquier cargo adicional, incluidos impuestos, tarifas de envío, descuentos, etc.

Nombre y datos del cliente

Este se explica por sí mismo: querrá incluir el nombre de su cliente, el nombre comercial, la dirección, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.

Descripción de los bienes o servicios proporcionados

Esto podría incluir una descripción como "camisa de rayas azules con cuello de barco", un SKU u otro número de identificación, o ambos. "889030392 camisa de cuello barco con rayas azules" sería un ejemplo aplicable.

Saldo adeudado

Finalmente, querrá incluir cuánto debe su cliente o cliente.

Por ejemplo, puede permitir que sus clientes prueben su curso Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks gratis durante 30 días antes de comprometerse a comprar, o puede permitirles pagar los $300 en 3 cuotas de $100 cada una.

Cómo crear una factura: paso a paso

Crear una factura puede parecer una tarea abrumadora, pero con estos sencillos pasos, se asegurará de tener un documento profesional en muy poco tiempo.

• Marque claramente su factura: asegúrese de agregar la palabra "factura" en la parte superior; de lo contrario, su cliente puede confundirlo con un albarán.
• Agregue el nombre y la información de su empresa . Incluya sus fechas de vencimiento y condiciones de pago: ¿Es neto 30 (vencimiento en 30 días), vencimiento al recibir (tan pronto como se reciba la factura), vencimiento en cuotas o algo más?
• Escriba una descripción de los bienes o servicios que está cobrando. Incluya el monto total adeudado; recuerde agregar los cargos detallados, como impuestos, envío y cargos por pagos atrasados.
• Haz que tu factura luzca profesional. Intente usar una plantilla de factura de Excel gratuita o una de las plantillas de factura que ofrece su software de contabilidad.

¿Cómo puedo crear facturas utilizando plantillas de Excel?

Las plantillas de Excel pueden ser una excelente manera de crear facturas de aspecto profesional de forma rápida y sencilla. Aquí hay algunos consejos para aprovechar al máximo las plantillas de Excel:

Primero, asegúrese de tener toda la información necesaria a mano antes de comenzar a completar la plantilla. Esto incluye los detalles de su plataforma de comercio electrónico (como el nombre, la dirección y la información de contacto de su tienda), así como el nombre, la dirección y la información de contacto del cliente. También deberá incluir la fecha de la factura, los detalles del pedido y el monto total adeudado.

Una vez que tenga toda la información necesaria, eche un vistazo a las diversas plantillas de Excel gratuitas disponibles en línea . Hay una amplia variedad de estilos para elegir, así que seleccione uno que coincida con su marca de comercio electrónico. Si necesita ayuda sobre cómo usar Excel, hay muchos tutoriales disponibles en línea que pueden guiarlo a través del proceso paso a paso.

Una vez que haya seleccionado una plantilla, es simplemente una cuestión de llenar los espacios en blanco.

Ingrese la información de su tienda de comercio electrónico en los campos correspondientes, luego complete el nombre, la dirección y la información de contacto del cliente.

Finalmente, agregue la fecha de la factura, los detalles del pedido y el monto total adeudado.

Una vez que haya completado todos los campos, ¡su factura estará lista para ser guardada y enviada!

¿Debo usar un software de contabilidad para administrar mis facturas?

Si está cansado de improvisar sus facturas, o si su base de clientes es lo suficientemente grande como para que le preocupe que algunos pagos o facturas se estén perdiendo, el software de contabilidad como Freshbooks, Quickbooks Online o ZOHO Books puede facilitarle la vida al :

• Ayudándole a realizar un seguimiento de sus facturas y gastos
• Informarle si las facturas de los clientes están vencidas o cuándo
• Permitiéndole dividir las facturas en múltiples pagos
• Se integra fácilmente con una variedad de procesadores de pago como PayPal o Square y ofrece una serie de opciones de pago instantáneo, que incluyen ACH (transferencia bancaria), tarjeta de crédito, etc.

Estas opciones de software van desde gratis hasta $ 30 por mes con niveles adicionales, según la cantidad de clientes que tenga y las campanas y silbatos particulares que esté buscando. Muchas soluciones de software de contabilidad también se integran con otro software para enviar información financiera de un lado a otro sin problemas. Si está desarrollando su pila de tecnología comercial, asegúrese de ver cómo se conectan todos.

Pensamientos finales

Como empresa de comercio electrónico, es probable que envíe facturas con regularidad.

Al comprender los conceptos básicos de la creación y emisión de facturas, puede optimizar este proceso y asegurarse de que sus clientes siempre tengan un registro claro de lo que le deben.

¿Quiere poner en marcha sus procesos de facturación de comercio electrónico? Consulte nuestra guía sobre el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas .