Una guía paso a paso sobre cómo crear y gestionar la documentación del producto | Gestión de productos #31

¿Qué es la documentación del producto?

La documentación del producto es una colección de texto, imágenes y videos que describen el producto, sus funciones, la forma en que debe usarse y otros detalles relevantes. El objetivo principal de la creación de documentación es ayudar a los usuarios a comprender cómo utilizar el producto y, especialmente, sus funciones avanzadas.

La documentación es importante, especialmente si está creando un producto digital que no solo servirá a los usuarios finales sino que también se integrará con otros productos; por ejemplo, le permitirá exportar datos a otra aplicación o utilizar una base de datos de localización o de contactos.

Por ejemplo, la documentación de una herramienta de gestión de proyectos podría incluir información sobre cómo crear un nuevo proyecto, cómo agregar miembros del equipo a un proyecto y darles permiso para cambiar solo ciertas tareas, cómo asignar tareas a varias personas simultáneamente y cómo seguir su progreso.

Elementos de la documentación del producto.

La documentación del producto puede incluir:

• Manual del usuario : un documento que proporciona información sobre las características del producto, instalación, configuración y solución de problemas.
• Guía del usuario : un documento que explica cómo realizar diversas tareas con el producto, como por ejemplo cómo utilizar un programa de edición de fotografías o cómo jugar a un juego de computadora.
• Base de conocimientos : una colección de artículos o páginas web que responden preguntas frecuentes o brindan información adicional sobre un producto. Un ejemplo sería la sección "Centro de ayuda" o "Soporte" del sitio web. También se suele utilizar como fuente de información para un chatbot que ayuda a los clientes.
• Preguntas frecuentes : una lista de preguntas y respuestas frecuentes sobre el producto. Por ejemplo, un sitio web o un archivo PDF que incluya respuestas a preguntas como: "¿Cómo restablezco mi contraseña?", "¿Cómo me comunico con el servicio de atención al cliente?" o "¿Cuáles son los requisitos del sistema para el producto?".
• Tutoriales : vídeos, generalmente publicados en el sitio web de la empresa o en YouTube, que demuestran cómo utilizar el producto o realizar determinadas tareas.
• Diagramas e infografías : representaciones gráficas de la estructura, función o proceso de un producto. Por ejemplo, un diagrama que muestra qué opciones seleccionar al configurar una API.

¿Cómo crear documentación de producto?

Comprender al público objetivo

El primer paso en la creación de documentación de producto es comprender la audiencia a la que se dirigirá este documento en particular. Responde las siguientes preguntas:

• ¿Quién utilizará este documento? – ¿Será un usuario primerizo o un usuario más avanzado?
• ¿En qué momento el usuario alcanzará este documento? ¿Están buscando información general o adicional sobre las capacidades de la herramienta o una solución a un problema específico?
• ¿En qué dispositivo lo usarán? Si es un dispositivo móvil, ¿los vídeos son lo suficientemente claros?
• ¿Cuáles son sus necesidades y expectativas? ¿Preferirá el usuario ver un vídeo dinámico o mirar un diagrama?

Una vez que comprenda a su audiencia y sus necesidades, puede comenzar a crear su documentación. Por ejemplo, si su grupo objetivo son usuarios novatos, la documentación debe ser accesible en cada paso del camino, escrita en un lenguaje simple y fácil de entender e incluir instrucciones detalladas.

Recuerde que una documentación bien organizada no sólo ayuda a los usuarios a comprender el producto, sino que también les ahorra el tiempo que podrían haber dedicado a buscar respuestas a sus preguntas. Esto reduce la deserción, es decir, la tasa porcentual en la que los clientes dejan de suscribirse a un servicio.

Comunicación clara

Crear documentación de producto eficaz no consiste sólo en elegir la forma correcta de comunicación (por ejemplo, vídeos, imágenes, base de conocimientos), sino también en escribir y comunicar de forma clara y concisa. Los principios básicos de una comunicación eficaz en la documentación del producto son los siguientes:

• Utilice un lenguaje sencillo : evite el lenguaje técnico y los términos complicados. Por ejemplo, en lugar de decir "iniciar un proyecto", puedes decir "iniciar un proyecto".
• Sea específico : proporcione ejemplos para ayudar a los usuarios a comprender cómo utilizar el producto. Por ejemplo, en lugar de decir "le permite agregar miembros del equipo a un proyecto", diga "agregue un miembro del equipo a un proyecto haciendo clic en el botón verde en la parte inferior de la página de administración del proyecto" y agregue una captura de pantalla con una pista visual. .
• Evite la voz pasiva : la voz activa es más fácil de entender y leer. Por ejemplo, en lugar de decir "el gerente puede iniciar el proyecto", diga "el gerente puede iniciar el proyecto".

Hay muchos otros principios a seguir, pero el más importante es recordar que la documentación eficaz del producto debe ser comprensible para los usuarios y ayudarles a utilizar el producto de forma eficaz.

Uso de elementos visuales en la documentación del producto

Los elementos visuales, como imágenes, gifs, vídeos cortos, diagramas e infografías, pueden mejorar enormemente la comprensión de la documentación del producto. Por ejemplo, una captura de pantalla que muestra dónde se encuentra el botón "Agregar miembro del equipo" en la página puede resultar muy útil para los usuarios nuevos. Al crear documentación, utilice también títulos claros y una fuente sencilla para organizar el texto.

Actualización y mantenimiento de la documentación del producto.

La documentación del producto no es un documento estático. Debe actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en el producto. Las actualizaciones periódicas son cruciales para que la documentación cumpla su propósito. Por ejemplo, si está introduciendo una nueva función en su software de gestión de productos, debe actualizar la documentación del producto para abordarla.

Publicación y distribución de documentación de productos.

Publicar y distribuir documentación de productos es tan importante como crearla. Debe asegurarse de que los usuarios puedan acceder fácilmente a su documentación, sin importar dónde se encuentren o qué dispositivo estén utilizando. Por ejemplo, puede cargar la documentación de su producto en su sitio web o enviarla directamente a los usuarios por correo electrónico.

Los mejores sistemas de gestión de documentos para directores de productos

Los gerentes de producto tienen muchas herramientas a su disposición que pueden ayudarlos a crear y administrar la documentación del producto. Las soluciones populares incluyen:

• Google Docs es un servicio basado en la nube para crear y editar documentos. Es una herramienta popular para los gerentes de producto porque puede acceder a ella desde cualquier dispositivo y puede ser utilizada por varios miembros del equipo.

• Firmbee es una herramienta integral de gestión de proyectos y equipos que permite a los usuarios completar tareas desde cualquier parte del mundo en tiempo real. Los gerentes de producto pueden organizar fácilmente su trabajo y el de sus colegas, realizar un seguimiento del progreso, controlar los presupuestos y realizar procesos de contratación.

• Notion es una aplicación de gestión de tareas y proyectos que se puede utilizar para realizar un seguimiento de tareas, notas y archivos. Notion es una opción popular para los gerentes de producto porque es flexible y se puede personalizar.

• Zendesk Guide es una solución de servicio al cliente que se puede utilizar para crear y compartir artículos de la base de conocimientos. Zendesk Guide es una opción popular para los gerentes de productos, ya que les permite brindar soporte y ayudar a los clientes a resolver sus problemas.

Resumen

La creación y gestión de documentación de productos es una tarea que a menudo se subestima. Muchos desarrolladores de productos digitales creen que un producto bien diseñado se explica por sí mismo. Sin embargo, la documentación del producto debería ser más que una simple guía del usuario.

También debería ser una herramienta que pueda ayudar a aumentar el conocimiento de los clientes sobre el producto y analizar su interés en nuevas funciones, así como el número de vistas de artículos o explicaciones particulares. Este análisis ayuda a las empresas a gestionar mejor sus productos y mejorar la experiencia del usuario. Por lo tanto, vale la pena dedicar tiempo y esfuerzo a crear documentación de producto efectiva que pueda ser útil tanto para usted como para sus usuarios.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y administrador de negocios. A la hora de buscar empleados y socios, la apertura y la curiosidad por el mundo son las cualidades que más valora.

Ver todas las publicaciones

Gestión de productos:

1. Introducción a la gestión de productos
2. ¿Cuál es el papel de un gerente de producto?
3. ¿Por qué es importante la gestión del ciclo de vida del producto?
4. ¿Cómo construir una estrategia de producto eficiente?
5. OKR versus objetivos SMART. ¿Qué marco genera mejores resultados?
6. ¿Cómo definir una propuesta de valor?
7. Identificación de las necesidades del cliente y segmentación del mercado.
8. Elaborar un concepto de producto ganador. Técnicas y pasos
9. Obtener una ventaja con una hoja de ruta de producto eficaz
10. Creación de prototipos de su producto digital
11. ¿Cómo construir un MVP?
12. MVP frente a MMP frente a MMF. Hitos clave en el desarrollo de productos
13. Dominar las pruebas de hipótesis
14. Métodos probados para mejorar la gestión de la calidad del producto.
15. Estrategias y tácticas para un lanzamiento de producto exitoso
16. Impulsar la rentabilidad mediante la optimización del producto
17. Medir el éxito del producto
18. ¿Cómo fijar el precio de un producto? Las estrategias de precios más populares.
19. El futuro del diseño de productos. Principales tendencias y predicciones
20. ¿Cuándo retirar un producto? Factores clave que influyen en las decisiones de fin de vida
21. Ágil en la gestión de productos
22. Scrum y Kanban en la gestión de productos.
23. ¿Qué es la gestión eficiente de productos?
24. Trabajos por realizar. Crear productos que los clientes realmente necesitan
25. ¿Qué es el Growth Hacking?
26. ¿Qué es la gestión de productos basada en datos?
27. Pruebas A/B en la gestión de productos
28. Plantillas útiles de gestión de productos. ¿Dónde encontrarlos?
29. Herramientas Strategyzer en la gestión de productos
30. 5 herramientas útiles de gestión de productos
31. ¿Cómo crear y gestionar la documentación del producto?