Cómo crear la base de datos perfecta para el trabajo remoto

El mundo de hoy no es ajeno al trabajo remoto, por lo tanto, los avances tecnológicos más recientes están trabajando para hacer que este proceso sea lo más fácil posible.

Pero nunca antes habíamos visto el trabajo remoto en un grado tan alto. Esto significa que las empresas que aún no han considerado migrar a plataformas virtuales deben enfrentar este desafío.

Del mismo modo, las personas que no tienen talento tecnológico o que ni siquiera se preocupan por el mundo virtual no tienen más remedio que aprender y adaptarse. Esto hace que la situación actual sea aún más difícil.

Afortunadamente, las nuevas innovaciones han creado plataformas en línea que hacen que la oficina virtual se sienta familiar, por lo que incluso las personas con mayores desafíos tecnológicos pueden aprender rápidamente los entresijos de la nueva oficina.

Como empleador, es su trabajo encontrar el software adecuado y crear un nuevo plan de negocios que incorpore este nuevo estilo de vida. Las empresas de todo el mundo se están viniendo abajo debido a la desorganización de estas estructuras.

Esto demuestra que tener confianza en su decisión y ver a través de las tareas es el paso más crucial al migrar a plataformas en línea y enfrentar los próximos desafíos. De los cuales el desafío más importante es el bienestar de sus empleados, lo que se traduce en la reinvención de la administración, la comunicación y la organización.

La razón por la cual el bienestar de su fuerza laboral sería la principal prioridad es que estos cambios pueden resultar en la pérdida de motivación y productividad e incluso depresión. Y si no vigilas estos síntomas, no solo tu empresa se resiente, sino también tus empleados.

Es muy importante crear una plataforma en línea que sea fácil de aprender y fácil de usar. No tiene que ser lo último en tecnología, siempre y cuando haga el trabajo y la gente disfrute trabajando con él.

Reforzar la confianza en sus decisiones e introducir servidores que sean fáciles de aprender y usar podría ser la respuesta para motivar a los empleados.

Pero, ¿qué cambia exactamente en el proceso de administración cuando migra a plataformas en línea como empresa?

Administración

Una gran parte del trabajo de administración en una empresa es la incorporación, evaluación y seguimiento de los empleados. De estos dos, el último se ve afectado en gran medida por este cambio, ya que si algo está mal o fuera de lugar, no te darás cuenta al instante. Además, la incorporación remota exitosa requiere tiempo, esfuerzo y paciencia.

Es por ello que se debe fomentar una comunicación constante y clara en todos los integrantes de la empresa. Algunos incluso envían encuestas semanales o mensuales y organizan reuniones en las que solo hablan sobre la política del lugar de trabajo y el bienestar de los demás.

Se debe alentar a los empleados a que recurran a alguien cuando algo anda mal porque, en una situación en la que las personas trabajan desde casa, incluso el más mínimo cambio en su vida personal puede afectar su trabajo directamente.

Por ejemplo, cuando alguien va a la oficina por la mañana, aprende a dejar su vida personal en casa. Se sientan en su oficina, hacen su trabajo y se ocupan de asuntos personales cuando regresan a casa.

Pero cuando el hogar es la oficina, y la escuela, y todo a la vez, los asuntos personales están obligados a colarse en la vida de la oficina. Por eso es importante saber cuándo alguien tiene problemas personales, porque entonces podrá prepararse para la pérdida de productividad y podrá ayudarlo.

Comunicación

Toda empresa necesita un espacio de comunicación que se pueda abstraer de la vida personal de todos y que sea ideal para una comunicación profesional productiva. Esto significa que necesitas un espacio donde puedas chatear, llamarte o iniciar una videoconferencia fácilmente, y también poder compartir documentos grandes.

La aplicación de comunicación más utilizada hoy en día es Slack. Esta aplicación permite a las personas trabajar en grupos, hablar individualmente, crear proyectos y más.

También permite que todos muestren su estado cuando no están hablando por teléfono, lo que hace que sea más fácil desvincularse del trabajo cuando está en un descanso o fuera de horario.

Organización

Quizás la parte más importante del trabajo remoto es acceder a la base de datos en la que trabajó dentro de la oficina. Muchas empresas todavía trabajan con papel y organizan todo en estanterías. La mayoría de la gente se ha acostumbrado a organizar con las manos y conocer cada cajón de la oficina por su nombre.

Las personas que se han acostumbrado a su sistema durante años pueden tener dificultades para adaptarse a algo completamente nuevo. Y las empresas que aún usan papeles y carpetas pueden tener dificultades para transferir todos estos datos a un software virtual.

Al final del día, lo más importante es crear una plataforma donde todos puedan acceder a la información que necesitan para realizar su trabajo. Se pueden tirar horas valiosas por la ventana al intentar acceder a un archivo inaccesible o al intentar encontrar algo en un mar de carpetas.

Cómo crear la base para una gestión de archivos eficiente (demostrado a través de Zoho Workplace)

La mayoría de las empresas han comenzado a utilizar el uso compartido basado en la nube como su principal forma de mantener los archivos en orden y permitir el acceso a los empleados. Estas plataformas son una bendición para los trabajadores remotos, ya que se puede acceder a ellas desde cualquier teléfono inteligente, computadora o tableta desde cualquier lugar.

Sin embargo, cuando toda una empresa comienza a trabajar de forma remota, la capacidad de colaborar, compartir y comunicarse se vuelve más complicada y crucial. Es muy importante encontrar un software que pueda hacer todo lo que necesitas y que sea compatible con cualquier tipo de dispositivo.

Esto es importante porque no desea tener que registrarse (o incluso pagar) múltiples aplicaciones y software, y que sus empleados se acostumbren a todos y cada uno de ellos. Esto se vuelve muy complicado, y cuando ocurren problemas, lleva mucho más tiempo resolverlos.

Además, necesitas una plataforma que sea compatible con todos. Por ejemplo, si usa el servidor basado en la nube de Google, todos, incluida toda la empresa, deben tener una cuenta de Google para acceder a cualquier cosa.

Además, los documentos guardados y compartidos en Excel, Word o Powerpoint deben convertirse a Numbers, Pages y Keynote se envía a un dispositivo Apple mediante iWork.

Debe asegurarse de que toda la empresa utilice un servidor para minimizar las dificultades y los malentendidos en el futuro. Esto también minimiza las dificultades técnicas, pero si ocurre alguna, es más fácil de solucionar cuando todos trabajan en un servidor.

Se creó un servidor llamado Zoho Workplace para resolver todos estos problemas. Y aunque hay otras excelentes alternativas, esta es la más querida hoy en día. Consta de tres elementos: Zoho Writer, Zoho Sheet y Zoho Show.

En teoría, se parece mucho a Google Drive, pero es mucho más versátil. Es posible compartir en Google Drive, iCloud, DropBox e incluso WordPress. En cuanto al uso, es muy similar a las aplicaciones de Microsoft, pero permite colaborar en piezas como Google.

Las presentaciones a través de este servidor son una obviedad, incluso de forma remota, ya que permite a los usuarios publicar y transmitir presentaciones en tiempo real, y cualquiera puede acceder a ellas.

Por último, puede crear hojas de cálculo increíbles, ya que Zoho Sheet puede recuperar datos de prácticamente cualquier cosa, desde el correo hasta otras aplicaciones. Además, puede crear automáticamente gráficos circulares y otros gráficos a partir de cualquier dato.

Zoho Workplace demuestra todo lo que se necesita para una colaboración increíble de forma remota. Fácil uso, transparencia, compartibilidad, colaboración y capacidades de transmisión, todo en un servidor que minimiza los riesgos. Esto garantiza que no solo elimine los problemas a largo plazo, sino que también reduzca los riesgos de ser pirateado.

Las personas se sienten atraídas por servidores como este, y se demuestra que las empresas que tienen un plan sólido para este proceso de migración casi no muestran caídas en la productividad, mientras que otras que experimentan, usan más de 2 servidores o simplemente no pueden encontrar el camino correcto. perder el impulso que es difícil de recuperar.

Teniendo en cuenta estos problemas, factores y consejos, es fácil crear la base para sus servidores remotos. Todo lo que necesita hacer ahora es crear el espacio de trabajo y ayudar a sus empleados a dominarlo.