Cómo generar una factura electrónica con la ayuda de un software

Un análisis realizado por Credit Research Foundation encontró que, en promedio, los problemas administrativos, incluidas las facturas inexactas, representan el 61 % de los pagos atrasados ​​de los clientes. Aquí es donde una factura precisa y bien escrita mantendría a su empresa funcionando con éxito. Muestra tu profesionalismo y crea una imagen de marca, lo que te ayudará a conservar más clientes.

Por el contrario, las facturas incorrectas pueden confundir a sus clientes y provocar demoras en los pagos, lo que eventualmente afectará su flujo de caja. Es crucial saber cómo generar facturas electrónicas para transacciones B2B y asegurarse de que cada elemento de facturación se registre correctamente.

El concepto de factura electrónica también ha llegado con una bendición. La pandemia, aunque difícil para las empresas, sirvió de ímpetu para que algunas firmas de adquisiciones adoptaran tecnologías sin contacto (como la facturación electrónica) y crecieran digitalmente de la noche a la mañana, gracias a las facturas digitales. Ahora viene la pregunta, ¿cómo crear una factura electrónica? Puedes usar software para eso. En este artículo, descubriremos cómo generar una factura electrónica con la ayuda de un software.

¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica , como su nombre lo indica, es el proceso de facturación electrónica en un portal donde son autenticados por la Red Fiscal de Bienes y Servicios (GSTN). Se crea un IRN (Número de referencia de factura) y un código QR especial para cada factura electrónica que genera.

La idea para la implementación de la facturación electrónica es garantizar que todas las empresas indias de diversas industrias utilicen un formato estándar, lo que facilita la interoperabilidad. Además, garantiza que todas las empresas sigan cumpliendo con las normas fiscales en constante cambio.

Hoy en día, existen múltiples sistemas de software disponibles en el mercado que permiten a las organizaciones recibir y administrar facturas de múltiples proveedores. De hecho, estas soluciones de software le permiten crear facturas en varios formatos, incluidas facturas basadas en imágenes. Sirve principalmente como una plataforma única para administrar toda la información y los procedimientos relacionados con las cuentas por pagar.

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¿Por qué es importante la factura electrónica?

La facturación electrónica es crucial para las empresas, ya que les ayuda a optimizar sus ciclos de procesamiento de facturas. Estas son algunas de las razones más importantes por las que debería adoptar el software de facturación electrónica:

• Ayuda a reducir la cantidad de tiempo dedicado a la aprobación, el procesamiento, el seguimiento y la búsqueda de facturas al tiempo que elimina la posibilidad de error humano.

• La facturación electrónica mejora la visibilidad de facturas, órdenes de compra, documentos auxiliares y contratos financieros. Realiza un seguimiento de las facturas y ofrece pistas de auditoría exhaustivas.

• La verificación, aprobación y pago de facturas se puede realizar en tiempo real. Como resultado, hay menos errores. Dado que ya no hay ningún problema de precisión, podría reducir los casos de sobrepagos y pagos duplicados.

• La facturación electrónica es más que el procesamiento y almacenamiento de facturas digitales. Ayuda a lograr un mayor grado de cumplimiento.

• Los sistemas de facturación electrónica sirven como una plataforma efectiva que puede ayudar a las organizaciones a ahorrar horas y dinero a largo plazo, en términos de verificación cruzada y diligencia debida.

• Hace posible que las organizaciones vigilen de cerca cada dólar ahorrado y gastado de manera efectiva. Básicamente, esto ayuda al equipo de liderazgo a realizar un seguimiento de los gastos, recopilar información estratégica y descubrir formas de ahorrar dinero, incluido el inicio de descuentos por pago anticipado.

• Por último, pero no menos importante, la facturación electrónica es una opción ecológica y sostenible. Además de dejar el papel, las organizaciones también pueden reducir los gastos y la producción de residuos asociados con las actividades de la cadena de suministro basadas en papel.

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¿Cómo generar una factura electrónica con el software de facturación Swipe?

El software de facturación Swipe simplifica el proceso de facturación electrónica. Este software de facturación y facturación GST lo ayuda a generar fácilmente facturas electrónicas en segundos sin ningún problema. Swipe puede crear facturas electrónicas de acuerdo con sus necesidades, independientemente de la industria en la que opere.

Puede acceder a Swipe, en cualquier lugar y en cualquier momento, sin ninguna restricción de dispositivo en la Web, aplicación móvil, etc. Con Swipe, puede descargar más de 30 informes que serán útiles para su negocio, incluido GSTR-1 en formato Excel y JSON, que haga que sus presentaciones mensuales o trimestrales sean fáciles. El software garantiza la máxima protección de datos con cifrado SSL de 256 bits de "grado bancario".

En pocas palabras, Swipe es una aplicación de facturación electrónica móvil nativa de extremo a extremo que proporciona acceso a todas las funcionalidades poderosas que su departamento de cuentas necesita para construir un negocio rentable y compatible. Swipe tiene más de 4 empresas que usan la aplicación en toda la India y brinda asistencia prioritaria en todos los idiomas regionales.

Así es como puede crear una factura electrónica con el software de facturación Swipe:

• Regístrese: todo lo que necesita hacer es registrarse en la plataforma de facturación Swipe con el número de teléfono móvil. y agrega la información de tu negocio. El proceso es fluido y muy fácil.

• Elija una plantilla o personalícela: el software viene con varias plantillas de factura electrónica. Simplemente elija el que resuene con su imagen de marca. También tiene la opción de personalizar el formato para adaptarlo a las necesidades de su negocio. Las facturas electrónicas en Swipe son 100% compatibles con GST y recomendadas por muchas CA de renombre

• Marca tu factura: Swipe te permite diseñar tu factura de una manera que coincida con las características, el ambiente y los esquemas de color de tu sitio web, cuentas de redes sociales y otras páginas de contenido. Esto ayuda a mantener la consistencia de la marca.

• Cree su factura: ahora que abrió su cuenta, eligió o personalizó una plantilla y obtuvo su marca correcta, ahora viene la parte real de crear la factura electrónica. Siga los pasos que se mencionan a continuación:

Pasos para crear una factura electrónica con Swipe Billing

Para los usuarios nuevos, directamente desde el panel de control de Swipe, vaya a la configuración y agregue los detalles de su empresa, como el nombre de su empresa, el logotipo, la dirección comercial, el GST no. y otros datos de contacto.

1. Vaya a ventas y haga clic en crear factura. Agregue los detalles de sus clientes con su GST no.

2. La numeración de secuencia de facturas en Swipe se genera automáticamente, o agregue un número de factura distinto según sus necesidades para que pueda realizar un seguimiento de sus transacciones.

3. Puede agregar productos/servicios, cantidad, precio, descuento, etc. a la factura

4. Las notas/términos y condiciones estándar y otras opciones se pueden agregar por defecto y se pueden editar para cada factura, lo cual es muy conveniente.

5. Una vez que se crea la factura, desde el menú desplegable, seleccione crear factura electrónica y su factura electrónica se generará correctamente con un solo clic.

Listo, ha generado con éxito su primera factura electrónica en el software de facturación Swipe. A continuación, puede compartir su factura a través de múltiples canales, incluido el correo electrónico, WhatsApp o SMS. Es así de simple.

Conclusión

La implementación de un proceso de facturación electrónica es una de las iniciativas estratégicas más importantes que las empresas pueden tomar en la era moderna para competir y crecer de manera rentable.

Ahora es el momento de invertir en software de facturación electrónica y hacer crecer su empresa. Muchos gobiernos en todo el mundo, especialmente en India, han implementado mandatos para implementar un marco tributario unificado. Tener un programa de software de facturación electrónica a su disposición ayudará a su empresa a fortalecer sus operaciones financieras sin inconvenientes.

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