Cómo organizar un evento híbrido: lista de verificación de un evento híbrido

Justo cuando pensábamos que habíamos descubierto todo este asunto del evento virtual, el evento híbrido hace su entrada. Ahora el desafío es albergar una audiencia virtual y en vivo, y cómo involucrar a ambos para crear un evento híbrido exitoso.

Claro, las cosas se ponen un poco más complicadas. Pero los eventos híbridos también pueden ofrecer mucho potencial. Al brindarles opciones a los asistentes, ampliará el alcance y, al mismo tiempo, aprovechará las oportunidades de participación que ofrece un evento en vivo.

Entonces, ¿qué es exactamente un evento híbrido y cómo se organiza uno? Esta lista de verificación de eventos híbridos lo guiará a través del qué, el por qué y el cómo de los eventos híbridos. Y cuando llegue al final de esta publicación, se sentirá listo y capacitado para organizar su propio evento híbrido.

¿Qué es un evento híbrido?

Comencemos con la definición de un evento híbrido. En pocas palabras, un evento híbrido combina un evento y una audiencia presenciales en vivo con un componente virtual y una audiencia virtual. Esto puede ser en vivo o grabado, según los objetivos de su evento.

Un evento híbrido exitoso integrará el componente físico en persona a la perfección con una audiencia en línea. Ambos asistentes, ya sean virtuales o en persona, deben poder escuchar a los oradores, interactuar entre sí, participar en actividades y establecer contactos.

Es importante tener en cuenta que un evento híbrido no es solo una transmisión en vivo de un evento para una audiencia en línea. Un verdadero evento híbrido combina lo mejor de ambos tipos de eventos, creando una experiencia verdaderamente atractiva e interactiva sin importar dónde se encuentre el asistente.

¿Por qué hacer la transición a un evento híbrido?

Así que puede que estés pensando que todo este asunto de los eventos híbridos suena un poco complicado. ¿Por qué no limitarse a un evento virtual? No se puede negar que los eventos virtuales ofrecen un valor tremendo. Y hay situaciones en las que un evento estrictamente virtual tiene sentido. Pero organizar un evento híbrido abre la puerta a los beneficios que ofrecen los eventos en persona, al mismo tiempo que capitaliza el valor de lo virtual. Es lo mejor de ambos mundos. Esto es lo que pueden ofrecer los eventos híbridos:

Más compromiso

Cuando se hace bien, los eventos híbridos permiten que ambas audiencias se conecten y participen. Esto ofrece más compromiso e interactividad que un evento estrictamente virtual.

Flexibilidad

Todos tenemos esos momentos en los que planeamos asistir a un compromiso, pero surge algo. Al organizar un evento híbrido, abre la posibilidad para aquellos miembros de la audiencia que podrían tener cambios de planes de última hora y, de lo contrario, cancelarían. Esto brinda flexibilidad y reduce el estrés de los asistentes.

Aumento del alcance

Incluso cuando la vida comienza a volver a la normalidad y los eventos presenciales comienzan de nuevo, siempre habrá alguien que no pueda asistir por una u otra razón. Ya sea que su evento esté demasiado lejos o simplemente tengan otro conflicto, ofrecer una opción virtual a un evento en persona ampliará el alcance. Esto permite que aquellos que de otro modo se saltarían su evento por completo puedan seguir asistiendo y, por lo tanto, comprometerse con su marca.

Reducción de costos

Según el tamaño de su evento, organizar un evento híbrido puede liberar algunos costos del evento. Si la mitad de sus asistentes planean asistir virtualmente, eso es una gran cantidad de comida, espacio y tal vez incluso costos de viaje que no tiene que pagar.

Valor de hoja perenne

Un evento híbrido le facilita la creación de una videoteca completa de grabaciones de su evento. Simplemente incluya diapositivas, grabaciones de oradores y preguntas y respuestas en línea del evento en sí, y archívelo en su sitio web o proporcione acceso a los miembros de la audiencia en los años venideros. Esto también le brinda la oportunidad de regresar y reutilizar el contenido del evento que se puede compartir en las redes sociales, a través del marketing por correo electrónico o incluso crear en publicaciones de blog o contenido del sitio web.

Cómo organizar un evento híbrido: su lista de verificación de eventos híbridos

Muy bien, ahora que sabemos qué es un evento híbrido y por qué es valioso, pasemos a lo divertido. ¿Cómo exactamente albergas uno? Hemos elaborado esta lista de verificación de eventos híbridos, desglosada en las etapas de antes, durante y después de la planificación de su evento.

¡Empecemos!

antes del evento

1. Establecer un presupuesto

Cada evento tiene un costo asociado. Los eventos virtuales recibieron mucha atención porque permitieron a las empresas, marcas y planificadores de eventos importantes ahorros de costos. Sin los gastos de un lugar físico o el alojamiento de los asistentes en persona, hay mucho espacio adicional para el marketing de eventos. Cuando se trata de eventos híbridos, tendrá que presupuestar tanto la parte presencial como la virtual del evento.

Ahora bien, eso no quiere decir que un evento híbrido todavía va a romper el banco. Hay mucho espacio para ahorrar costos, ya que no tendrá que invertir en tanto espacio para un lugar. Si limita el tamaño, tampoco tendrá que gastar una tonelada en refrigerios o entretenimiento en vivo. Además, con un alcance ampliado, puede invitar a más personas a su evento, lo que abre el potencial para una mayor liquidez de la venta de entradas.

Entonces, ¿para qué necesitas presupuestar? Los eventos híbridos aún requerirán el uso de una plataforma de eventos virtuales y la inversión en tecnología para permitir la transmisión de video. Además, tendrá el lugar en vivo y posiblemente los costos de viaje para los oradores. Puede ser mucho de lo que hacer un seguimiento, por lo que aquí hay una breve lista de lo que debe tener en cuenta al analizar su presupuesto.

• Plataforma de eventos híbrida
• Cámaras y trípodes
• Micrófonos de estudio
• lugar en vivo
• Ponentes y/o gastos de viaje de los ponentes
• refrescos
• Música o entretenimiento
• Botín de evento o cajas de botín de evento virtual

2. Crea una agenda equilibrada

Los eventos híbridos tienen que ver con el equilibrio. Tienes dos audiencias diferentes con dos necesidades diferentes. Para que su evento sea exitoso, debe encontrar puntos en común entre estos dos grupos. Comience definiendo lo que cada grupo quiere de su experiencia de evento.

Audiencia en persona

Una audiencia en persona no necesitará tanta ayuda cuando se trata de compromiso. Probablemente estarán emocionados y listos para participar y conectarse con otros. Han invertido en estar en su evento, por lo que probablemente esperarán un día completo de sesiones. Es posible que no necesiten tantos descansos y se centren más en los oradores o presentadores.

Audiencia virtual

Su audiencia virtual preferirá contenido breve y fácil de digerir. Necesitarán más atención en lo que respecta al compromiso, y es probable que realicen múltiples tareas durante su evento. Es posible que necesiten o deseen más descansos y estén menos inclinados a establecer contactos a menos que sean promovidos.

Atendiendo a una audiencia híbrida

Entonces, ¿cuál es el término medio? Considere dividir su agenda. No haga que su audiencia virtual asista a todas las sesiones a las que asiste su audiencia en persona. Puede grabar estas sesiones y tenerlas disponibles para que su audiencia virtual las vea a pedido cuando lo deseen.

Ofrece una cantidad selecta de sesiones para ambas audiencias. Durante estas sesiones, mantenga la interacción como un enfoque. Ofrezca partes de preguntas y respuestas de cada segmento, y proponga formas creativas de atraer a ambas audiencias. A continuación, hablaremos sobre las actividades de participación y cómo conectar a ambas audiencias. El resultado final a tener en cuenta al establecer su agenda es encontrar un equilibrio. Tenga en cuenta las necesidades de cada audiencia y satisfaga ambas. Esto mantendrá a ambas partes involucradas y presentes en todo momento durante su evento.

3. Crear Buzz de eventos

Al igual que con cualquier evento, desea que la gente se entusiasme. Esto es especialmente importante cuando se trata de eventos híbridos. Cuanto más emocionadas estén las personas, más probable es que interactúen entre sí y más conectada se sentirá su audiencia en general.

El rumor del evento también puede ayudar a difundir el conocimiento de la marca, especialmente cuando se aprovechan las redes sociales. Los asistentes que estén emocionados por asistir correrán la voz a través de sus propios canales privados. Esto podría conducir a otros prospectos interesados ​​en asistir, o simplemente presentar su marca a alguien nuevo. El buzz del evento es esencialmente una estrategia de contenido generado por el usuario que puede ser valiosa para sus esfuerzos de marketing en su conjunto.

Aquí hay algunas ideas para ayudar a crear rumores de eventos para su evento híbrido:

• Crear un hashtag de evento
• Crea una página de evento en tus plataformas sociales
• Agregue un reloj de cuenta regresiva a su sitio web y campañas de correo electrónico
• Envíe botín u obsequios de eventos virtuales
• Anime a los asistentes a compartir fotos de su botín
• Compartir videos de desempaquetado
• Crea un video promocional o un tráiler de evento

verlo en acción:

¿Te preguntas cómo crear tu propio evento buzz? Aquí hay una gran historia sobre cómo la emoción creada por el botín de eventos virtuales condujo a un evento exitoso .

Durante el evento

4. Presentar oradores en el sitio

Cuando organiza un evento híbrido, tiene la opción de tener sus oradores remotos o tenerlos en el sitio. Sugerimos hacer todo lo posible para tener oradores, paneles u otras sesiones educativas en vivo con su audiencia en persona. Este es el por qué.

En primer lugar, hace que su marca se vea más profesional. Tener oradores en un escenario, con el logo de su empresa o evento en el fondo le da más credibilidad a sus oradores. Hay mucha más energía e interacción cuando los oradores están en el escenario, y sus asistentes virtuales lo verán y apreciarán.

También ayudará a los asistentes virtuales a sentirse más conectados. Podrán ver y escuchar las reacciones de la audiencia en persona y aprovechar la energía de la multitud. A pesar de ser remota, su audiencia virtual se sentirá parte de la experiencia en vivo.

6. Conecte la audiencia en línea y en persona

Este es un paso difícil, pero muy crítico, de cualquier evento híbrido. Si realmente desea capitalizar los beneficios que ofrece un evento híbrido, debe encontrar una manera de conectar sus audiencias de dos segmentos. Para empezar, una de las razones principales por las que la gente asiste a los eventos es por el aspecto de la creación de redes. Entonces, al cerrar la brecha entre las audiencias en línea y fuera de línea, creará una experiencia mucho más valiosa para los asistentes al evento.

Afortunadamente, aquí es donde su plataforma de eventos híbridos resulta útil. El mejor software ofrecerá varias vías de participación para ambas audiencias. Esto puede venir en varias formas, como encuestas en vivo, salas de chat, mensajería directa o incluso intercambio de tarjetas de presentación digitales. Las mejores plataformas de eventos híbridos pueden incluso ofrecer stands virtuales para patrocinadores y exhibiciones.

Tenga en cuenta que ambas audiencias deberían encontrar valor en estos métodos de participación. Esto requiere comunicación con los asistentes. Asegúrese de que su audiencia en persona traiga sus computadoras portátiles o dispositivos, para que puedan comunicarse con la audiencia virtual. Además, asegúrese de que sus oradores también interactúen con la audiencia virtual. Al incorporar actividades de preguntas y respuestas de ambos lados (virtuales y en vivo), puede asegurarse de que ambas audiencias participen mientras aprenden unos de otros.

Otra idea para fomentar la creación de redes es incluir encuentros y saludos en la agenda. Haga que estos encuentros y saludos sean virtuales y estén disponibles tanto para audiencias en persona como remotas.

Es importante hacer que estos compromisos se sientan naturales. No obligues a tus invitados a hacer nada. Pero al animar tanto a los asistentes presenciales como remotos a utilizar las herramientas interactivas integradas en su plataforma de software, parecerá una oportunidad de establecer contactos normal proporcionada por el evento.

6. Use las redes sociales para fomentar el compromiso

Las redes sociales son una herramienta valiosa antes, durante y después de su evento. Pero durante su evento, se puede utilizar para alentar a ambos lados de su audiencia a interactuar entre sí.

Aquí hay algunas ideas diferentes:

• Anime a sus asistentes en vivo a publicar una selfie con un asistente remoto en las redes sociales
• Haga que sus asistentes en vivo se conecten con un asistente remoto y compartan su sesión favorita hasta el momento
• Haga que los asistentes remotos se conecten con los asistentes en vivo y compartan fotos de su evento en casa.

¿Recuerdas cuando hablamos de rumores de eventos? Si siguió ese consejo, habrá creado un canal de redes sociales especial para su evento. Use esta página para mantener una transmisión en vivo de los eventos que suceden a lo largo del día. Anime a los asistentes a compartir fotos, publicar comentarios y unirse a cualquier conversación grupal.

Ten en cuenta que la presencia social de tu evento dependerá de cuánto esfuerzo inviertas en él. Si no publica nada en las redes sociales sobre lo que sucede durante su evento, no se sorprenda si su audiencia no interactúa con su marca durante todo el día. Al ser una presencia activa y vocal en esta plataforma, verá que se concretan muchas más interacciones.

Después del evento

7. Crea una biblioteca de videos

Después de su evento, desea capitalizar una de las mayores ventajas de la parte digital de su evento híbrido. Todo el contenido que ha grabado y puesto a disposición de los asistentes durante su evento debe ser perenne y estar alojado en un lugar donde pueda usarse mucho después de que finalice el evento.

Muchas plataformas de eventos híbridos le permiten crear un espacio donde puede compartir sus recursos y almacenar sus videos. Tenga esto en cuenta mientras busca el mejor proveedor.

Sin embargo, no querrás almacenar tus videos de forma estática. Considere reutilizar estas piezas de contenido en nuevos recursos que puedan integrarse activamente en su futura estrategia de marketing. Aquí hay algunas ideas de contenido que puede crear:

• Cree cursos de formación a partir de sesiones grabadas.
• Establezca una “lección del día, semana o mes” para compartir en las redes sociales.
• Publique consejos en video para usar en boletines de correo electrónico o divulgación de ventas.
• Escriba publicaciones de blog para cada sesión grabada e incluya el video en cada publicación.

Sea creativo con su reutilización y verá un ROI mucho mayor de un evento híbrido que el que puede ofrecer un evento en vivo tradicional.

8. Analiza el éxito de tu evento híbrido

Una vez que todo se ha dicho y hecho, y el polvo se asienta, es hora de sentarse, arremangarse y profundizar en las métricas de su evento. Una de las cosas buenas de tener una plataforma de eventos híbrida es que hace que el proceso analítico sea mucho más fácil. Su sistema de software probablemente rastreó comportamientos como registro, inicio de sesión, chat, vistas, descargas y recursos compartidos. Ahora todo lo que tiene que hacer es poner un poco de contexto detrás de estas métricas y usarlas para planificar su estrategia de seguimiento y como guía para su próxima agenda de eventos híbridos.

Al analizar estas métricas, preste especial atención al nivel de compromiso de cada asistente. Para aquellos con un puntaje de compromiso alto, considere enviar un seguimiento más específico a aquellos con puntajes de compromiso altos. Tal vez haga que su equipo de ventas se comunique con un contenido específico, o envíe un correo electrónico dirigido con recursos adicionales que apunten a las categorías específicas con las que se involucraron más durante su evento.

9. Seguimiento con los asistentes tanto virtuales como presenciales

Esto nos lleva a nuestro último paso en nuestra lista de verificación de eventos híbridos. El seguimiento.

La mejor práctica con cualquier evento es agradecer a los asistentes. Este paso esencial no debe omitirse cuando se organiza un evento híbrido. Lo alentamos a que lleve las cosas un paso más allá con un enfoque de seguimiento específico y estratégico. A menudo, esta puede ser la parte más valiosa de todo el evento.

Acaba de proporcionar esta experiencia educativa excepcional a su asistente y le ha dado la oportunidad de conectarse verdaderamente con su marca. Ahora es el momento de seguir adelante y alentarlos a dar el siguiente paso con su empresa. Aquí hay algunos mensajes de seguimiento críticos que debe enviar después de su evento híbrido:

• Correos electrónicos de agradecimiento a todos los asistentes. Este es un paso pequeño, pero importante. Agradezca a su audiencia por su tiempo, envíe algunos aspectos destacados del evento y comparta algunas fotos que capturen la energía y la conexión de marca que ofreció su evento.
• Correos electrónicos de "Lo siento, te extrañamos" a aquellos que se inscribieron en tu evento pero no se presentaron. Incluya eventos destacados en este correo electrónico mostrándoles lo que se perdieron. Esto actúa como otro punto de contacto para cualquier cliente potencial que pueda haber generado el marketing previo al evento.
• Envíe una encuesta posterior al evento a los asistentes. Esto lo ayudará a obtener comentarios perspicaces sobre lo que debe mejorar para su próximo evento híbrido.
• Haga que sus equipos de ventas también envíen seguimientos personales a los asistentes a su evento. Esto refuerza el mensaje de su primer correo electrónico de "gracias" al tiempo que agrega un toque personal y humano.

Siga estos pasos para organizar su propio evento híbrido

No se deje intimidar por lo nuevo y desconocido de un evento híbrido. Cuando realmente te pones manos a la obra, un evento híbrido simplemente combina las mejores características de un evento presencial y virtual, creando una oportunidad aún mejor para que tu marca se conecte e interactúe con los miembros de la audiencia.

Tenga en cuenta que incluso cuando los eventos vuelven a la normalidad, los miembros de nuestra audiencia han cambiado. El mundo virtual ha cambiado los acontecimientos para siempre. El público esperará que sus marcas ofrezcan opciones y flexibilidad. Por lo tanto, es un momento crítico para aprender el proceso de eventos híbridos y comenzar a ajustar su estrategia.

Y realmente, con las herramientas adecuadas y el conocimiento más accesible que nunca, los eventos híbridos no son demasiado difíciles de descifrar. El alcance extendido y la mayor oportunidad de conectarse tanto para su audiencia como para su marca hacen que los eventos híbridos sean un desafío que vale la pena afrontar.