Cómo organizar un evento virtual: una guía paso a paso

Eventos virtuales!! El fenómeno de la nueva era ha visto un gran revuelo en 2022 debido a las condiciones globales que restringen la realización de eventos en vivo en persona.

Para aquellos que son nuevos en los eventos virtuales, significa " un evento que se lleva a cabo digitalmente a través de redes sociales, plataformas digitales o de eventos con la ayuda de Internet y dispositivos digitales y donde los participantes asisten desde su hogar o ubicaciones remotas sin reunirse personalmente".

Dado que los eventos virtuales son una tendencia emergente, muchas personas y marcas no son plenamente conscientes de cómo comenzar y cómo pueden llevar a cabo un evento virtual con éxito.

Por lo tanto, hemos creado este blog perspicaz que destaca 14 valiosos y prácticos consejos y pasos para organizar un evento virtual exitoso desde cero en 3 secciones:

Consejos valiosos para organizar un evento virtual exitoso

A. ANTES DEL EVENTO VIRTUAL

1. Cree un mapa de actividades para su evento virtual

Un mapa de actividades es como una lista de preguntas o actividades que se llevarán a cabo en tu evento virtual. Debe cubrir todos los aspectos de su evento, ya sea relacionado con los asistentes o con usted mismo.

El mapa de actividades debe incluir información y respuestas a las preguntas sobre cómo se llevarán a cabo los registros del evento, para tener transmisión en vivo o pregrabado, cómo seguir adelante con las promociones del evento, etc.

También puede definir integraciones de herramientas, ideas sobre experiencias de audiencia, estrategia de recopilación de comentarios, fecha y hora, tamaño de audiencia aceptable, herramientas para la ejecución y mucho más.

2. Decidir estratégicamente la fecha y la hora del evento

Al igual que los eventos presenciales fuera de línea, la fecha y la hora son igualmente importantes en el entorno digital. No puede esperar que las personas se presenten en una fecha y hora aleatorias.

Por lo tanto, identifique en qué día tendrá el número máximo de su público objetivo disponible para su evento, ya sea los fines de semana o entre semana o tal vez por la noche o incluso por la tarde.

Si no lo hace bien, todos los demás esfuerzos e inversiones serán en vano, ya que no habrá ninguna audiencia que sirva a su propósito.

3. Encuentra y usa la tecnología perfecta para eventos virtuales

Al igual que necesita una ubicación para los eventos en persona, debe tener una tienda digital para su evento virtual que sirva como lugar o plataforma para que los asistentes se conecten e interactúen con el evento.

muchas herramientas le ofrecemos la opción de crear su lugar virtual único con todos los puntos de venta necesarios como un mostrador de información, salón, teatros, auditorio, etc. como un lugar real.

Existen herramientas y tecnologías que integran varios elementos emocionantes, atractivos e interactivos, como la transmisión de redes sociales en vivo a su evento virtual para que sea más interesante y emocionante para aumentar el compromiso y crear experiencias interactivas.

Por lo tanto, elija qué tipo de plataforma necesitará en función del tamaño de su audiencia, objetivos, actividades, etc. Incluso puede integrar múltiples herramientas y plataformas para crear una experiencia holística. Hemos enumerado algunas de las herramientas más populares en torno a los eventos virtuales.

vFairs : una plataforma de eventos virtuales que tiene posibilidades para construir lugares digitales, vestíbulos y stands virtuales, integrar activaciones de patrocinio, registros de eventos, generar informes de eventos y más.

Livestorm : una herramienta para seminarios web y reuniones virtuales con soluciones para correos de registro, chats en vivo, acceso desde el navegador y más.

Dreamcast : una de las principales plataformas de eventos virtuales líderes que ayuda a las organizaciones a organizar eventos virtuales e híbridos. Un lugar digital perfecto para albergar reuniones virtuales, conferencias, ayuntamientos, ferias comerciales virtuales, exhibiciones, ferias y más. Es bien conocido por sus características avanzadas como huella digital, control de acceso, mesas de trabajo en red, chats en vivo 1:1, ludificación y muchas más para mejorar las experiencias de eventos virtuales.

Zoom : una de las conferencias, reuniones, eventos y seminarios web digitales más populares y fáciles de usar con experiencias sin complicaciones, escalabilidad de los participantes y asequible .

Taggbox Display : una herramienta para la integración de contenido de redes sociales para mejorar el compromiso y las experiencias en eventos virtuales. Tiene interacciones en tiempo real, más de 15 feeds sociales, fácil de usar, visualización UGC, publicaciones patrocinadas, integración simple con transmisiones de video y asequible.

Instagram Live y YouTube Live : opción popular y abiertamente disponible que le permite conectarse fácilmente con su audiencia. Acceso simple, sin registro, etc. pero bastante estático y básico.

Eventbrite : una herramienta para creadores de eventos y también para el público donde puede crear eventos, página de registro, contadores de boletos, informes y análisis, integración social y listado de eventos para aumentar el alcance y la participación.

4. Sea inteligente con sus promociones de eventos digitales

Dado que es un evento virtual, la mejor manera de promocionarlo es a través de los canales digitales, ya que los canales de marketing fuera de línea pueden no ser tan relevantes y efectivos.

Es esencial que llegue a su público objetivo en los canales digitales a través de publicidad paga o publicaciones en las redes sociales sobre su evento. Además, integre el enlace de registro o asistencia al evento a sus promociones para garantizar la máxima exposición y asistencia.

Dado que la industria de eventos virtuales sigue creciendo, las promociones y las instrucciones serán importantes sobre el evento para crear conciencia, educar a la audiencia y hacer que asistan.

5. Prepárese con anticipación para errores técnicos

El mayor desafío probablemente con los eventos digitales es que puede enfrentar dificultades técnicas y fallas antes de su evento o, lo que es peor, durante su evento.

Por lo tanto, debe identificar qué herramientas y equipos tecnológicos está utilizando y los posibles errores que pueden surgir de ellos en caso de que una cámara funcione mal antes de comenzar su evento.

En esta situación, deberá tener cámaras de repuesto como respaldo. Del mismo modo, identifique y prepárese para tales "eventos" inesperados.

6. Inducción y pruebas de funcionamiento con artistas intérpretes o ejecutantes/conferencistas

No importa cuánto planifique y se prepare para los peores escenarios, nunca conocerá los problemas reales y su impacto hasta que realmente pruebe los métodos y procedimientos.

Del mismo modo, antes del evento, realice pruebas de funcionamiento sin los asistentes para verificar si todo está en su lugar o no, o para descubrir fallas y errores inesperados.

Además, debe tener una inducción con sus oradores, invitados, artistas, etc. sobre cómo deben proceder, los descansos intermedios, cómo abordar escenarios inesperados y algunos eventos más importantes.

Debe leer: Eventos virtuales 101: una guía completa para 2022

B. DURANTE EL EVENTO VIRTUAL

7. Guíe a los asistentes sobre los conceptos básicos del evento virtual

Como es una nueva empresa para su negocio, también es un nuevo concepto para la audiencia y tienen un conocimiento mínimo o nulo sobre los conceptos básicos de eventos virtuales.

Entonces, cuando comience el evento, debe compartir el procedimiento básico, el cronograma, cómo acceder a las transmisiones y sesiones, cómo obtener descansos intermedios, la duración del evento y más información importante.

Esto les ayudará a obtener claridad sobre cómo funcionará el evento virtual. Además, puede agregar nueva información o cambios de los que no estaban al tanto antes.

8. Motivar a la audiencia a participar e interactuar

Se sabe que la participación de la audiencia es la métrica de rendimiento clave para cualquier evento, ya sea en persona o virtual fuera de línea. Por lo tanto, debe asegurarse de que la participación de la audiencia sea adecuada y productiva en todo momento.

Debe incluir elementos que fomenten la participación de la audiencia, como agregar una fuente de chat, tener sesiones de preguntas y respuestas, habilitar debates para compartir conocimientos, compartir imágenes y videos, o pedirles a los usuarios que compartan sus experiencias y opiniones.

Además, puede resaltar los elementos clave, los beneficios de valor agregado, las recompensas, etc. que las audiencias pueden recibir en función de sus niveles de participación. Esto ayudará a atraer la máxima audiencia y compromiso.

Puede fomentar la participación a través de estrategias de gamificación o con la ayuda de herramientas multifuncionales de integración de redes sociales que amplían las capacidades de su evento.

9. Habilite la comunicación personalizada con los asistentes

Una de las mejores cosas de los eventos presenciales fuera de línea fue que los asistentes tienen la opción de tener conversaciones con oradores, organizadores, artistas, etc. personalmente cara a cara.

Es importante incluir ese elemento a tu evento virtual para mantener la esencia y calidad del evento. Puede tener personal o sesiones para comunicarse con cada individuo posible.

Esto podría ser un desafío para eventos con audiencias masivas, por lo que puede crear pequeños grupos para eso. La comunicación personalizada garantizará una mayor participación y eventos más interactivos.

10. Incluya descansos y sesiones de networking durante el evento

Si está planeando un evento de larga duración, es decir, más de 1 hora, entonces debe tener sesiones de descanso en el medio para tomar un refrigerio y relajarse.

Esto tendrá una ventaja bidireccional en la que puede verificar si todo va según lo planeado y las audiencias pueden obtener el enfoque y la energía que conducirán a la máxima participación y eficacia.

Junto con esto, también puede establecer contactos internos entre los asistentes a través de chats y comunicaciones durante las sesiones de trabajo. Es una excelente manera de mostrar información patrocinada o promocional.

11. Agregue un anfitrión de evento virtual (IA o humano)

A pesar de que ha tomado en consideración todas las posibilidades, desafíos, problemas, etc., aún existe la posibilidad de confusión, complicaciones y falta de claridad.

Por lo tanto, tener un anfitrión virtual, ya sea una persona real o un chatbot, puede ayudar a guiar a los asistentes por los caminos correctos y brindar la información necesaria que podría ayudar a superar los desafíos y problemas que podrían conducir al fracaso del evento.

Por lo tanto, seguir estos pasos básicos lo ayudará a organizar y ofrecer un evento virtual increíblemente exitoso que también con inversiones mínimas y rendimientos máximos.

C. DESPUÉS DEL EVENTO VIRTUAL

12. Recopile comentarios de la audiencia sobre métricas clave

Al igual que los eventos en vivo fuera de línea, es esencial saber cómo fue la experiencia de la audiencia, especialmente cuando la mayoría de ellos serían nuevos en el concepto del evento virtual.

Puede recopilar comentarios sobre las actividades, la agenda y los objetivos del evento y la experiencia de la audiencia con respecto al evento virtual.

Esto ayudará a evaluar su desempeño con los resultados esperados con respecto a los eventos virtuales. Además, obtendrá información importante sobre si los objetivos se cumplieron o no.

13. Comparta un plan de acción adicional, si lo hay

Puede compartir información adicional que sea relevante para su evento y la audiencia como si tuviera un evento próximo o si estuviera esperando una respuesta de los asistentes relacionada con el evento.

Esta es una excelente manera de aumentar la adquisición de clientes potenciales o la promoción de la marca al pedirles a los usuarios que compartan sus experiencias sobre el evento en las redes sociales y los canales digitales (solo si su evento virtual fue exitoso)

Debe leer: Muro de eventos virtuales: involucre a su audiencia con las redes sociales virtualmente

14. Comparta la grabación de eventos virtuales en canales digitales

Dado que está organizando eventos virtuales por primera vez, es esencial que continúe promocionando su evento virtual incluso después de que haya terminado, ya que esto lo ayudará con futuros eventos virtuales.

Puede compartir la grabación de su evento virtual junto con resaltar la participación y los comentarios de la audiencia. Puede compartirlo en su sitio web, redes sociales y otros canales.

Esto también permitirá que las personas accedan a su evento virtual que no pudieron asistir.

Los mejores ejemplos de eventos virtuales en todo el mundo

Aquí hemos enumerado algunos de los mejores ejemplos, incluidos los eventos más importantes del mundo que se han vuelto virtuales en 2022.

1. Conferencia mundial de desarrolladores de Apple 2020

También llamado WWDC, es un evento que organiza el gigante tecnológico Apple en San José, California, todos los años, donde muestran desarrollos, mejoras e innovaciones en su software y tecnologías durante el último año.

Cada año, invitan a los profesionales tecnológicos y personas influyentes de la industria más influyentes y populares para mostrar sus desarrollos y crear un revuelo en todo el mundo.

Esto se debe a que se volvieron totalmente virtuales con un enfoque holístico en el que compartieron todo el contenido y las transmisiones del evento tal como sucede en su sitio web para que todos puedan acceder.

Eche un vistazo a lo simple pero creativamente que han presentado el horario, la información, la navegación y mucho más para comodidad de los espectadores. La parte única es que le han dado un toque tecnológico personal a las transmisiones.

Debe leer: Cómo Parookaville impulsa el compromiso con Live Social Wall para eventos musicales

2. Gira mundial de Salesforce Sídney 2020

Salesforce, un gigante de CRM n.° 1 en la industria de la tecnología, organiza una conferencia todos los años para mostrar cómo empoderan a las marcas líderes del mundo con sus innovaciones, tecnología, soluciones y nuevos productos.

Pero la conferencia de la gira mundial 2020 no fue como las conferencias anteriores, ya que todo fue digital debido a la situación de pandemia. Pero esto no les impidió destacar sus increíbles logros a las personas y profesionales de todo el mundo.

Tienen una página de inicio de sitio web dedicada con todas las grabaciones de sesiones en vivo de Sydney. También muestra la agenda del evento, quiénes son los oradores principales, el mensaje principal, el cronograma y mucho más para obtener la máxima participación y compromiso de la audiencia.

3. Conciertos de música en vivo en casa de Billboard

Por la misma razón por la que se cancelan todos los demás eventos en vivo en persona, los conciertos de música también están en el mismo ciclo. Millones de personas en todo el mundo asisten a conciertos cada año para ver actuar a su artista favorito. '

Como este año no fue posible, Billboard, una marca de medios de entretenimiento de renombre mundial, organizó conciertos digitalmente con una esencia única.

Crearon la serie Billboard Live At Home donde transmitieron 2 sesiones digitalmente en sus plataformas de redes sociales y sitio web donde artistas como Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham y muchos más actuaron desde su casa para su audiencia (espectadores).

La mejor parte es que con el rendimiento, hubo sesiones de preguntas y respuestas, diferentes géneros, diferentes datos demográficos, etc. de los artistas.

Conclusión

Estos fueron los 14 pasos más importantes y valiosos (o consejos, o estrategias, como lo llames) que pueden ayudarte a construir un evento virtual desde cero y convertirlo en un evento exitoso.

Los eventos virtuales tienen diferentes categorías e industrias, como conferencias, seminarios web, transmisión en vivo, conciertos, etc. Por lo tanto, puede modificar los pasos según los requisitos de su evento.

Descubra cómo las marcas y empresas globales aumentan la participación de la audiencia y mejoran las experiencias de los eventos con Taggbox Display.