¿Cómo implementar una estrategia de gestión del conocimiento en las pequeñas y medianas empresas? 5 consejos útiles
Publicado: 2023-12-15Implementar una estrategia de gestión del conocimiento – índice:
- ¿Qué es el conocimiento?
- La relación entre datos, información y conocimiento.
- ¿Qué es la gestión del conocimiento?
- Codificación y personalización
- Gestión del conocimiento en las PYMES
- Los beneficios de implementar una estrategia de gestión del conocimiento
- Factores de éxito para implementar la gestión del conocimiento en una organización
- Barreras para implementar estrategias de gestión del conocimiento en las PYMES
- ¿Cómo implementar una estrategia de gestión del conocimiento en su empresa?
¿Qué es el conocimiento?
En el contexto del emprendimiento, el conocimiento se puede definir como ideas, conceptos u observaciones que se utilizan para actuar con fines de lucro.
La relación entre datos, información y conocimiento.
Los datos en sí son sólo un hecho que no tiene significado sin interpretación. Sólo después de haber sido procesada y organizada se convierte en información que responde a preguntas como: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuando? A su vez, explicar y comprender la información que recibimos nos proporciona el conocimiento que necesitamos para tomar decisiones.
El conocimiento es una parte invaluable de la estrategia comercial de una empresa porque puede crear una ventaja competitiva. Es importante identificar las debilidades y las lagunas de conocimiento.
¿Qué es la gestión del conocimiento?
No importa lo que estés haciendo, es una buena idea tener un plan de acción. Dirigir un negocio no es diferente. Una estrategia le permite realizar la misión y los objetivos de su empresa especificando la dirección y el tipo de acciones que debe tomar. La gestión eficaz del conocimiento en una organización facilita la captura, el intercambio y la puesta en práctica del conocimiento.
Codificación y personalización
Algunas de las estrategias más comunes utilizadas en la práctica son la codificación y la personalización. Además, están conectados con los conceptos de conocimiento formal (explícito) y tácito (implícito).
La estrategia de codificación se basa en conocimientos formales almacenados en la documentación corporativa: especificaciones técnicas, materiales de formación, informes, análisis, etc. Esta forma facilita enormemente la transferencia de conocimientos a los empleados nuevos y existentes.
La estrategia de personalización, en cambio, se basa en el contacto interpersonal entre empleados y el intercambio de experiencias entre ellos. En este caso, el intercambio del llamado conocimiento tácito se produce durante reuniones de equipo, conversaciones, debates, etc.
Gestión del conocimiento en las PYMES
Dirigir un negocio es una tarea exigente debido a la alta dinámica de cambio y la necesidad de un desarrollo constante. Esto puede resultar especialmente difícil para las pequeñas y medianas empresas cuyo alcance y recursos son significativamente limitados.
La contribución del sector de las PYME al crecimiento económico es sustancial. Las pequeñas y medianas empresas suelen ser una fuente de soluciones innovadoras y diversificar el mercado. Tienen una estructura organizativa simplificada y suelen ofrecer productos y servicios especializados.
El capital utilizado para desarrollar el negocio suele proceder de los ahorros de los propietarios, de préstamos bancarios o, en ocasiones, de inversores privados, como business angels. Emplean a un número relativamente pequeño de personas (pequeñas empresas – no más de 50 empleados, medianas empresas – entre 50 y 250 empleados) para que puedan mantener una relación estrecha con la dirección e identificarse con los objetivos de la empresa.
La autoridad está centralizada: la mayoría de las decisiones se toman únicamente sobre la base de la opinión y la experiencia del propietario. Supervisar todas las áreas del negocio de esta manera conlleva riesgos: el futuro del negocio depende de la competencia del propietario, algunas áreas de la gestión pueden funcionar de manera ineficiente y el potencial intelectual de los empleados puede pasar desapercibido.
Los beneficios de implementar una estrategia de gestión del conocimiento
Hacer cambios requiere tiempo y esfuerzo. Poner en práctica una estrategia de gestión del conocimiento depende en gran medida de la actitud de la dirección y de los empleados. Sin embargo, es necesario para el desarrollo y crecimiento del potencial de su empresa. ¿Cómo puede beneficiarse al realizar algunos cambios en su estilo de gestión?
- Mayor eficiencia : un sistema de gestión coherente y organizado permite a los empleados acceder fácilmente a la información, mejorando la calidad de su trabajo.
- Mejor colaboración y comunicación : el uso de sistemas de información y diversos canales de comunicación garantiza una mayor transparencia y la construcción de relaciones positivas dentro del equipo.
- Proceso eficaz de toma de decisiones : el acceso al conocimiento y la experiencia de los empleados ayuda a obtener la perspectiva objetiva necesaria para tomar acciones en línea con los objetivos de la empresa.
- Reconocer brechas y deficiencias (a medida que completa y documenta el conocimiento que ha recopilado, puede identificar oportunidades adicionales para mejorar sus procesos comerciales y la seguridad) al almacenar datos en servidores o en documentos, reduce el riesgo de que los datos abandonen su organización.
Factores de éxito para implementar la gestión del conocimiento en una organización
Si no sabes qué son los factores de éxito, lee este artículo. Nuevamente, existen varias características organizacionales que pueden facilitar significativamente la introducción de cambios positivos en la gestión estratégica del conocimiento. Éstas incluyen:
- Voluntad de mejorar y aprender continuamente,
- Voluntad de transferir conocimientos a otros, implicación de los empleados,
- Adecuación de la estructura organizativa y de las instalaciones técnicas,
- Destacando el valor del conocimiento y los beneficios de utilizarlo.
Barreras para implementar estrategias de gestión del conocimiento en las PYMES
Cambiar de hábitos requiere tiempo y esfuerzo ya que existen varios obstáculos en el camino. Conocer de antemano las limitaciones que pueden surgir durante este proceso te facilitará afrontarlas. A continuación se muestran algunos posibles problemas que requerirán su atención:
- Empleados reacios: los altos ejecutivos pueden temer una filtración de información que dañaría la posición de la empresa, mientras que otros empleados pueden temer perder un determinado lugar en la jerarquía.
- Falta de compromiso: a menudo surge o está relacionada con la causa mencionada anteriormente. Puede relacionarse con los empleados y los propios propietarios, quienes se centrarán más en otras actividades,
- Falta de tiempo y recursos para centrarse en la gestión del conocimiento.
- Desconfianza en los asesores: las críticas de un extraño pueden percibirse como un ataque más que como un intento de ayudar y lograr cambios.
¿Cómo implementar una estrategia de gestión del conocimiento en su empresa?
De hecho, implementar un sistema de gestión del conocimiento puede resultar un desafío para los propietarios de empresas. La falta de información y la inexperiencia pueden resultar desalentadoras al principio. Sin embargo, el valor añadido que puedes obtener merece la pena. Tener en cuenta los siguientes consejos le facilitará completar con éxito el proceso:
- Evalúe su situación actual : examine la eficacia del sistema existente, prestando atención a los procedimientos, el personal, la tecnología y la estructura organizativa. Detectar irregularidades te permitirá determinar qué es lo que vale la pena mejorar,
- Aclare sus objetivos : una vez que haya identificado las debilidades de la organización, establezca sus objetivos a corto y largo plazo para saber a qué apunta y poder monitorear su progreso.
- Prepárese para los cambios : la adaptación de la nueva estrategia involucra a toda la empresa. Estos cambios también tienen un impacto en los empleados de la empresa, que son un activo valioso,
- Tome medidas : la etapa final y más desafiante es la implementación del sistema de gestión del conocimiento en el uso diario. Esto requiere no sólo mucho dinero sino también una actitud proactiva por parte de propietarios y empleados.
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Autor: Andy Nichols
Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y administrador de negocios. A la hora de buscar empleados y socios, la apertura y la curiosidad por el mundo son las cualidades que más valora.