Cómo implementar un proceso de ventas y operaciones: 6 pasos críticos para el negocio a seguir

'¿Cómo implementar el proceso de ventas y operaciones?' debería ser una de las preguntas más críticas que hacen las empresas. Este es el por qué.

La gestión de la oferta y la demanda es un obstáculo notorio para muchas empresas. Para superarlo, las finanzas, las ventas y las operaciones deben trabajar en estrecha colaboración. En el clima político y económico incierto de hoy, la sincronización de la oferta y la demanda ha ganado aún más importancia. La planificación de ventas y operaciones permite a las empresas mejorar su visión de la demanda a corto y largo plazo, así como las tendencias de suministro, al tiempo que gestiona de forma proactiva los posibles desafíos que surgen con eventos impredecibles. A través de un proceso de ventas y operaciones (S&OP), las empresas pueden desarrollar estrategias para asegurarse de estar preparadas para cualquier posible interrupción en la cadena de suministro, junto con cambios inesperados en las demandas de los clientes.

En este artículo, discutiremos cómo es un S&OP efectivo y cómo implementar un S&OP. También describiremos los desafíos y soluciones de adopción comunes, y analizaremos los beneficios de la planificación de ventas y operaciones.

¿Cómo es un S&OP efectivo?

Un S&OP eficaz es fundamental para el éxito en cualquier negocio. Ayuda a las organizaciones a coordinar, planificar y optimizar sus operaciones en todos los departamentos para alinear la demanda con la producción y administrar los costos y los niveles de inventario. Esto es en lo que consiste un proceso de S&OP efectivo.

Recopilación de datos

Sería genial tener todos los datos que necesitas en un solo lugar, ¿verdad? Por ejemplo, información de fuentes internas y externas, como pedidos de clientes, tendencias del mercado, pronósticos de ventas y planes de producción. Pero desafortunadamente, no funciona así. En el 99 % de las empresas, los analistas deben consolidar estos datos de muchas fuentes en una sola plataforma de análisis para garantizar la precisión y la uniformidad.

Pedir planificación

Con los datos recopilados, las empresas pueden crear pronósticos de demanda precisos para comprender mejor las necesidades y expectativas de los clientes, lo que les permitirá anticipar cuánto inventario deben tener disponible en un momento dado.

La planificación del suministro

Las empresas deben planificar las materias primas, la capacidad de producción y la mano de obra requerida para cada pedido o línea de productos para satisfacer la demanda de los clientes. Esto les ayudará a anticipar cualquier posible problema de suministro y encontrar soluciones para evitar interrupciones.

Alineación de la demanda con los planes de producción

Un especialista en S&OP debe tener en cuenta las limitaciones de capacidad, los plazos de entrega de producción y la disponibilidad de recursos al crear un plan de acción para cada pedido o línea de producto, asegurándose de que la demanda del cliente esté alineada con los objetivos de producción.

Reunión Ejecutiva

Esta etapa crítica reúne a los responsables de la toma de decisiones de todos los departamentos para revisar los datos recopilados, los pronósticos generados y los planes creados durante el proceso de planificación de operaciones y ventas de la empresa. Por lo tanto, pueden evaluar si los planes actuales van por buen camino para satisfacer las necesidades de los clientes y, al mismo tiempo, cumplir con las limitaciones presupuestarias y de recursos.

¿Qué se interpone en el camino de S&OP sólido? Los principales desafíos a abordar

La implementación de un S&OP es un proceso complejo que puede verse obstaculizado por varios desafíos que las organizaciones pueden encontrar en el camino. En esta sección, exploraremos algunos de los problemas comunes asociados con la implementación de S&OP.

Estrategias inadecuadas

Una mala estrategia es uno de los problemas más recurrentes en la planificación de ventas y operaciones. Sin una comprensión profunda de las capacidades actuales y la capacidad de expansión, las empresas difícilmente presentarán planes factibles que satisfagan las demandas de los clientes. Además, las organizaciones deben considerar factores como la disponibilidad de mano de obra, las restricciones presupuestarias, las interrupciones de la cadena de suministro y la estacionalidad al elaborar estrategias para un mapa de S&OP.

Falta de comprensión y apoyo de las partes interesadas

La falta de apoyo de las principales partes interesadas es otro problema común que se enfrenta en la implementación de S&OP. Las empresas deben asegurarse de que todos los responsables de la toma de decisiones estén de acuerdo con el proceso y comprendan su importancia para el éxito. Lo que es más importante, las organizaciones deben aprovechar la visualización de datos para ayudar a las partes interesadas a comprender mejor las implicaciones de sus decisiones.

Visibilidad y transparencia insuficientes entre departamentos

El éxito de S&OP depende en gran medida de la comunicación y la colaboración entre departamentos. Sin una buena visibilidad de las operaciones en todos los departamentos, las empresas no pueden crear planes que se alineen con sus objetivos generales. Por eso es fundamental facilitar la visibilidad de las operaciones entre departamentos manteniendo los datos actualizados y otorgando el nivel necesario de acceso a los sistemas digitales apropiados para todos los involucrados en el proceso.

Diseño de Procesos Complicados

Paradójicamente, el diseño de procesos complicados a menudo surge de nuestro deseo inherente de optimizar las operaciones y hacerlas más eficientes. Contabilizar todas las excepciones y matices en un S&OP a menudo genera más complicaciones que eficiencias. En lugar de intentar crear un sistema demasiado complejo que cubra todos los escenarios posibles, priorice lo que es esencial para el éxito y construya sobre esa base. Cualquier requisito no esencial se puede desarrollar con el tiempo a medida que el proceso madura. Al diseñar un S&OP, haga de la simplicidad una prioridad.

Falta de tecnologías que apoyen el proceso

Para maximizar el potencial de una S&OP, las empresas deben tener acceso a un software que pueda facilitar la recopilación y el análisis de datos, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión de la cadena de suministro (SCM). Sin estas herramientas, las empresas carecen de la capacidad de evaluar con precisión la demanda de los clientes y planificar los recursos.

Tres pilares en los que se basa la planificación de ventas y operaciones de su empresa

En cierto modo, el objetivo final de establecer un proceso S&OP sólido no se trata de encontrar el equilibrio perfecto entre ventas y operaciones, sino de garantizar que las personas, las tecnologías y los procesos estén tan en sintonía entre sí que las ventas y las operaciones se alineen naturalmente.

• Gente

Un S&OP exitoso se basa en la aceptación de las partes interesadas, el compromiso multifuncional y la negociación continua. Obtener el apoyo de los tomadores de decisiones clave es vital para crear un proceso unificado con todos en la misma página. Un director de demanda completamente comprometido, junto con otros miembros de la suite C, deben pasar al frente y comunicar claramente la visión y un sentido de urgencia a todo el personal relevante.

• Procesos

En pocas palabras, los procesos deben ser impulsados ​​por datos. El diseño del proceso debe partir de información cuantificable y medible en lugar de una plantilla genérica. Un S&OP de valor agregado implica la creación de múltiples escenarios y la elaboración de estrategias para cada uno de ellos. Nuevamente, es posible tomar múltiples decisiones a largo plazo por adelantado cuando las personas adecuadas tienen acceso sin problemas a herramientas de análisis avanzadas.

• Tecnología

Asegurarse de que sus sistemas de software estén correctamente configurados y perfectamente integrados es tan importante como definir roles y establecer operaciones. Un S&OP exitoso depende del acceso a datos operativos en tiempo real presentados en un formato fácil de digerir dentro de una plataforma. La infraestructura tecnológica adecuada también es un habilitador clave para una colaboración fructífera, ya que todos toman decisiones basadas en el mismo conjunto de insumos.

Ahora que hemos discutido los desafíos e identificado los tres pilares de la planificación exitosa de ventas y operaciones empresariales, es hora de profundizar en los detalles de la creación de una hoja de ruta de S&OP. Aquí está su guía paso a paso sobre cómo implementar un S&OP que produzca resultados tangibles.

1. Comience con la evaluación

Universal a muchas otras tecnologías e implementaciones de procesos, es esencial crear una comprensión común de la situación 'tal como está' al principio. El estado actual de sus procesos debe definirse tanto cualitativa como cuantitativamente. Las evaluaciones cualitativas implican evaluar los procesos y la estructura existentes dentro de su organización, mientras que las evaluaciones cuantitativas requieren medir el desempeño de las actividades existentes. Es tan importante definir la jerarquía del producto como encuestar a los tomadores de decisiones clave e identificar sus puntos débiles.

2. Asegúrese de que su S&OP esté alineado con la estrategia de la empresa y los resultados comerciales

Una vez que se evalúa correctamente el estado actual, es importante vincular los procesos de ventas y operaciones con los objetivos de la empresa. Esto debe incluir objetivos de servicio al cliente, objetivos de relación con proveedores y socios, objetivos de fijación de precios y capacidades de producción/fabricación. La formación de sinapsis entre los equipos de ventas, operaciones y finanzas es fundamental para garantizar que todos trabajen hacia los mismos objetivos.

3. Asignar roles y responsabilidades

Demasiadas organizaciones luchan por desbloquear el potencial de una S&OP porque no hay una comprensión clara de quién hace qué. Cada parte debe ser consciente del papel que desempeña en un S&OP. También necesitan poder comunicar regularmente sus ideas. Tener roles y responsabilidades bien definidos ayuda a establecer la propiedad y la responsabilidad de un S&OP. Esto se puede mejorar aún más mediante el establecimiento de ciclos de informes regulares, así como esquemas sobre cómo utilizar mejor las fuentes de datos.

4. Determine las métricas más significativas para rastrear

A continuación, debe hacer que el rendimiento de S&OP sea medible definiendo las métricas más significativas. Estas métricas deben definirse en función de los objetivos comerciales generales: por ejemplo, si el servicio al cliente es una prioridad, es probable que los niveles de inventario y las tasas de cumplimiento de pedidos se sigan más de cerca que los costos de producción. Aquí hay algunos otros ejemplos de métricas importantes de S&OP.

Precisión de pronóstico

La precisión de sus ciclos de demanda y producción es una de las métricas más importantes a considerar, ya que comunica el éxito de sus esfuerzos de planificación.

Entrega a tiempo (OTD) al cliente

OTD se define por la relación entre los productos entregados a tiempo y el total de entregas realizadas durante un período específico. OTD indica la eficiencia de su cadena de suministro y está estrechamente relacionado con la satisfacción general del cliente.

Cumplimiento del plan de producción

La adherencia a un plan de producción refleja qué tan cerca el resultado de la producción sigue a la producción planeada. Esta métrica puede ayudar a exponer los cuellos de botella de producción, ajustar los plazos de entrega y determinar el rendimiento de la maquinaria.

5. Elija tecnologías y software apropiados

Según una encuesta de APQC, casi el 70 % de los profesionales de S&OP consideran que la tecnología es una parte fundamental para el éxito de las iniciativas de S&OP. Elegir las tecnologías y el software correctos es fundamental para recopilar y analizar la información pertinente y aprovechar al máximo los beneficios de la planificación de ventas y operaciones.

Computación en la nube

Tener capacidades en la nube permite a las organizaciones recopilar, almacenar y analizar fácilmente los datos necesarios para una toma de decisiones S&OP eficaz. La computación en la nube también ofrece ventajas de escalabilidad sobre las soluciones locales tradicionales, lo que facilita que las empresas amplíen sus necesidades de almacenamiento o ajusten rápidamente la capacidad a medida que cambian las condiciones comerciales.

Inteligencia de Negocio

En general, la inteligencia empresarial es el componente más crítico de una S&OP. Permite a las organizaciones realizar un seguimiento de los KPI, acceder a datos importantes en el momento adecuado, mejorar la precisión de las predicciones, modelar escenarios y mejorar la visibilidad de los procesos en general. Con soluciones integrales de visualización de datos, BI se vuelve más accesible y facilita aún más la toma de decisiones basada en datos.

Inteligencia artificial y aprendizaje automático

​​La combinación de IA y S&OP puede mejorar significativamente la precisión de la predicción y ayudar a las organizaciones a considerar las tendencias del mercado, los patrones de consumo y los factores externos al tomar decisiones. Además, la IA se puede utilizar para automatizar procesos administrativos, como la aprobación de órdenes de venta, lo que permite a los equipos de S&OP concentrarse en tareas más importantes.

internet de las cosas

La incorporación de IoT en un S&OP puede brindar a las empresas un nivel de detalle y visibilidad sin precedentes en sus operaciones. Con IoT, las empresas pueden monitorear de forma remota los niveles de inventario en múltiples ubicaciones, realizar un seguimiento de la entrega y planificar de manera proactiva la demanda futura. En la mayoría de los casos, la adopción de IoT generalmente requiere una infraestructura tecnológica única, razón por la cual muchas organizaciones optan por el desarrollo de aplicaciones empresariales personalizadas. Esto permite a las empresas integrar el IoT con otras tecnologías en un solo sistema.

ERP y SCM

Los sistemas ERP y SCM son fundamentales para la planificación de operaciones y ventas empresariales, ya que garantizan una visión integral de todo el proceso de la cadena de suministro. Las soluciones ERP permiten a las organizaciones realizar un seguimiento de la demanda y optimizar la gestión del inventario, gestionar los pedidos y las entregas de los clientes, integrar las operaciones logísticas y controlar los costes de transporte. Los sistemas SCM brindan a las organizaciones información importante sobre los tiempos del ciclo desde el pedido hasta el cobro, los tiempos de entrega del producto y el rendimiento de la entrega. Esencialmente, ERP y SCM recopilan datos cruciales de oferta y demanda que son esenciales para el éxito de un S&OP.

6. Aproveche la consultoría S&OP

Llena de muchas complejidades, la implementación de S&OP no debe tomarse a la ligera. Muy por el contrario, es un componente integral de la transformación empresarial facilitada por la tecnología que permite a las organizaciones obtener economías de escala, impulsar la eficiencia y aumentar la satisfacción del cliente. Para garantizar el éxito de una iniciativa, es fundamental trabajar con un socio tecnológico y de consultoría de S&OP confiable que lo guíe en cada paso del camino.

Desarrolle resiliencia en tiempos de agitación con un S&OP bien pensado

Tener un proceso S&OP efectivo ayuda a las organizaciones a obtener una mejor visibilidad de su cadena de suministro, reducir costos y tomar decisiones basadas en datos en lugar de simples corazonadas. Con las estrategias y tecnologías adecuadas para gestionar la incertidumbre debida a factores externos, como pandemias o regulaciones cambiantes, las empresas podrán mantenerse ágiles y resilientes frente al cambio.

En última instancia, una S&OP bien planificada contribuye al éxito general de una organización. Para lograr los máximos beneficios de las iniciativas de S&OP, una empresa debe abordar todos los componentes clave descritos anteriormente e implementar soluciones tecnológicas adecuadas que permitan una toma de decisiones eficiente en todos los niveles de la organización.

La versión original de este artículo se puede encontrar aquí.