¿Cómo mejorar el proceso de facturación? 8 grandes ideas para una mejor facturación

¿Sabes cómo mejorar el proceso de facturación? ¿Tiene que ser tan lento y laborioso? El proceso de facturación parece complicado, sobre todo si no has tenido contacto previo con el tema. Sin embargo, resulta que todo el proceso puede ser facilitado en gran medida por las herramientas que permiten la emisión independiente de facturas. Gracias a este tipo de herramientas ganas más tiempo y, lo que es más importante, aceleras los procesos de flujos financieros. ¿Cómo se puede mejorar el proceso de facturación? Para averiguarlo, lea el artículo y utilice la lista de verificación desarrollada por nosotros.

¿Cómo mejorar el proceso de facturación? - Tabla de contenido:

1. Establece tus propias condiciones
2. Recoge toda la información
3. Emitir una factura una vez realizado el trabajo.
4. Utilice plantillas preparadas
5. Corregir posibles errores
6. Automatiza el proceso de facturación
7. Ojo con los plazos de pago
8. Utilice una aplicación para optimizar el proceso de facturación

Establece tus propias condiciones

Puede que le sorprenda, pero incluso un pequeño esfuerzo realizado durante el paso de envío de ofertas a los clientes puede facilitar significativamente el proceso de facturación. ¿Como es posible? Una presentación clara y transparente de las cuestiones financieras desde el principio ayuda a evitar malentendidos innecesarios más adelante. Un cliente debe saber exactamente cuánto y cuándo tiene que pagar en el momento de aceptar tu oferta.

Decide si realizas tus liquidaciones en base a horas trabajadas, o en base a todo el proyecto, y especifica el plazo de pago. Si concedes descuentos por pagos anteriores tienes que informar a tus clientes al principio. Advierta a sus clientes sobre las tasas de interés por pagos atrasados. Hágales saber, cuando es su día de emisión de facturas. Cuanta más información sobre los pagos esté disponible al comienzo de la cooperación, menos dudas tendrá su cliente durante el pago.

Recuerde conservar la forma escrita de todos los arreglos. Cualquier forma escrita, incluso un correo electrónico o un mensaje de un mensajero instantáneo, es suficiente. ¿Qué sucede si se olvidó de establecer claramente sus condiciones? Simplemente hágalo antes de emitir su factura. Así evitarás preguntas innecesarias después de enviar la factura. Explicar todos los malentendidos lleva tiempo, lo que significa que puede recibir su pago solo después de haber discutido todos los asuntos relacionados.

Recoge toda la información

Antes de emitir la factura verifique si tiene toda la información necesaria para este proceso. Hay información que debe incluirse en cada factura. No puede faltar ningún artículo. Necesitará:

• Nombre y apellido del cliente (el nombre de la empresa es opcional)
• Dirección del cliente (tanto física como de correo electrónico)
• Número de teléfono del cliente (no es imprescindible pero facilita el contacto)
• Número de identificación fiscal del cliente
• Método de pago elegido
• Fecha de emisión de la factura
• importe de la factura
• Descripción de la posición en la factura
• Otra información importante para el cliente

Con tal conjunto de información ya recopilada, el proceso de facturación no debería llevar mucho tiempo. ¿Por qué es beneficioso recopilar toda la información antes del proceso de facturación? Cuando tiene toda la información a mano, no tiene que buscarla durante la facturación, lo que significa que puede permanecer en el flujo.

Emitir una factura una vez realizado el trabajo.

Inmediatamente después de terminar su trabajo, aún recuerda todos los detalles de la comisión. Sabes exactamente lo que estaba en las órdenes o en el acuerdo. Esto le permitirá crear una descripción precisa en la factura. Aunque tengas muy buena memoria no es buena idea posponer el proceso de facturación para una fecha posterior.

La facturación debe ser rápida, de lo contrario, su cliente puede pensar que no necesariamente espera un pago rápido. Además, cualquier retraso en la facturación puede dificultar todo el proceso debido a la acumulación de documentos: tendrás que pasar todo el día procesándolos.

El procesamiento de documentos de manera continua no solo permite una distribución uniforme de la carga de trabajo, sino que también disminuye el riesgo de omisión de cualquier factura. Las facturas electrónicas son superiores en muchos sentidos: puede emitirlas en cualquier momento, incluso durante el fin de semana, y enviarlas inmediatamente al correo electrónico de su contratista. Las versiones en papel de las facturas deben imprimirse y enviarse como cartas por correo tradicional durante un día laborable.

Utilice plantillas preparadas

Algunos de los procesos son repetitivos. El procesamiento de facturas es uno de ellos. La forma de las facturas está establecida en la ley, por lo que la mayoría de los elementos de la factura permanecen sin cambios. En lugar de pensar en los elementos de sus facturas, use plantillas listas para usar.

Cada plantilla lista para usar de una factura debe contener el espacio para todos los detalles necesarios; no se puede perder nada. Solo complete los espacios en blanco y su factura estará lista. En esta etapa del proceso, su base de datos con los detalles necesarios será particularmente útil. Por lo general, la plantilla puede ajustarse al carácter de su actividad. Hay muchos tipos de plantillas para elegir. Algunos de ellos son muy tradicionales y oficiales, otros muestran un diseño interesante, o su forma está enfocada a la transparencia. Para ajustar la plantilla a sus propias necesidades, puede agregar el logotipo de su empresa o usar colores asociados con su marca.

Corregir posibles errores

El uso de plantillas le permite evitar la mayoría de los posibles errores. Las plantillas suelen incluir todos los elementos necesarios de una factura. Aún así, los errores pueden ocurrir en cualquier momento. Antes de enviar tu documento al cliente revísalo minuciosamente y recuerda comparar tu factura con el pedido o el contrato. Es mejor verificar todos los detalles antes de enviar la factura al cliente en lugar de hacer facturas correctivas, lo que resulta en una espera más larga para el pago.

Automatiza el proceso de facturación

La mayoría de las operaciones se pueden hacer con el uso de software de computadora. La computadora también puede ayudar con el procesamiento de facturas. Puede crear su propia base de datos de clientes: debe ingresar los datos en el sistema solo una vez para poder usarlos más tarde una y otra vez. Un buen software de facturación ayuda a evitar errores durante el proceso de facturación.

La automatización del proceso de facturación es particularmente útil para facturas recurrentes. ¿Por qué? Tienes los datos del mismo cliente, el monto y la descripción, solo debes configurar la fecha o frecuencia de los pagos y el programa hará el resto. Es aún más fácil en el caso de las facturas electrónicas, el software puede emitir y enviar una factura al cliente. Es una gran mejora en el procesamiento de facturas.

Ojo con los plazos de pago

El proceso de facturación incluye no solo la emisión de una factura y su envío al cliente, sino también la garantía de que el pago se realiza a tiempo. Es la última acción en todo el proceso de facturación, pero no por eso menos importante. Es muy beneficioso estar al tanto de los plazos de todos los pagos de forma continua.

A veces, después de la fecha de pago, todavía no tienes dinero en tu cuenta. Puede enviar un amable recordatorio al cliente: aquí el tacto y la cortesía son muy importantes. El cliente tiene derecho a pagar en el último momento e incluso un ligero retraso no puede ser motivo de una severa reprimenda. Es mejor mantener buenas relaciones con los clientes incluso si tiene que afirmar sus intereses.

Utilice una aplicación para optimizar el proceso de facturación

Para optimizar el proceso de facturación, utilice la aplicación de facturación; ayuda a mantenerse al día con todas las políticas enumeradas anteriormente. Por lo general, la aplicación tiene funcionalidades como plantillas listas para usar, una base de datos de clientes y un módulo de direccionamiento.

La aplicación de facturación ayuda a evitar errores numéricos gracias a la automatización de los cálculos. Las funcionalidades adicionales permiten la facturación recurrente, el envío de recordatorios y el seguimiento de los estados de pago o incluso el envío de solicitudes de pago a los deudores.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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