Cómo hacer que los eventos sean accesibles: conceptos básicos

¿Tiene curiosidad sobre cómo hacer que su próximo evento sea más accesible? Estás en el lugar correcto. Small Business BC se puso en contacto con Jennifer Do de Untapped Accessibility para obtener consejos de expertos sobre cómo hacer que los eventos sean más accesibles. Estas consideraciones y sugerencias cubren los conceptos básicos sobre los que puede reflexionar e implementar para su próximo evento.

Consejo: La accesibilidad se refiere a la creación de entornos, productos, servicios, dispositivos y programas que permitan a las personas con discapacidad participar plenamente en igualdad de condiciones con los demás.

Proceso de registro

• Durante el proceso de registro, pregunte a los huéspedes si necesitan alojamiento.
• Agregar un cuadro de texto que diga: "¿Necesita alguna adaptación?" es un buen punto de partida.
• Proporcione varios métodos de comunicación para conectarse con su equipo, como llamadas telefónicas, videollamadas y correo electrónico, para permitir que las personas comuniquen sus necesidades de accesibilidad.
• Las personas que utilizan tecnologías de asistencia deberían poder registrarse fácilmente para su evento. Si el registro tiene demasiadas páginas para abrir, es posible que no se pueda acceder a él.
• Conoce más sobre accesibilidad digital y verifica si tu proceso de registro cumple con las pautas de accesibilidad web .

Compartir detalles de accesibilidad

• No dejes que la gente adivine si un evento es accesible.
• En la lista de su evento, sitio web y materiales promocionales, explique exactamente qué pasos ha tomado para crear un evento inclusivo.

Comunicación

• Utilice un lenguaje sencillo en sus comunicaciones públicas; el lenguaje debe ser conciso y directo.
• Utilice títulos, viñetas y un formato claro.
• Defina cualquier término que una audiencia general pueda no entender.
• En el evento, se deben colocar carteles en áreas grandes, claras y fáciles de leer que dirijan a los asistentes a los principales puntos de contacto, baños, entradas y salidas del evento.
• Obtenga más información sobre marketing accesible en este curso gratuito en línea sobre accesibilidad en marketing de Accessible Employers.

Servicios de subtítulos en vivo

• Los servicios de subtítulos en vivo son beneficiosos para todos, incluidas las personas que se perdieron palabras, las personas para quienes el inglés es su segundo idioma y las personas sordas o con problemas de audición.

Interpretación del lenguaje de señas americano (ASL)

• La interpretación de ASL es útil si sabe que los participantes del evento la necesitarán.
• Contrate varios intérpretes de ASL para que puedan tomar descansos y para que haya un intérprete disponible para sentarse con alguien que se beneficie de la interpretación.
• Los intérpretes deben estar bien ubicados para que los invitados puedan verlos fácilmente.

Servicios de transmisión en vivo

• Ofrezca servicios de transmisión en vivo para personas que no puedan asistir físicamente a un evento.
• Incluso si sólo tienes un teléfono para transmitir en vivo a las redes sociales, eso es mejor que nada.
• Para eventos más grandes, también es útil transmitir en una pantalla grande para que la gente pueda ver mejor.

Accesibilidad al escenario

• Siempre se debe proporcionar una rampa para escenarios y escaleras.
• Los lugares deberían proporcionar esto de forma gratuita.

Cuarto verde

• Para eventos más grandes, considere agregar una “Sala Verde”, que también se llama sala de baja sensibilidad, sala sensorial o sala silenciosa.
• Las salas verdes son útiles para las personas que experimentan síntomas, especialmente ansiedad o fatiga por ruido.

Precios

• Considere que los precios pueden ser una barrera para las personas con discapacidades, muchas de las cuales pueden tener ingresos reducidos.
• Siempre que sea posible, brinde opciones de descuentos para quienes tienen bajos ingresos.

Estacionamiento

• Evalúe el estacionamiento del lugar para asegurarse de que sea accesible.
• El estacionamiento no debe estar demasiado lejos del lugar principal del evento y debe ser fácil para los participantes encontrar el evento desde el estacionamiento o el estacionamiento.
• Tome fotografías del estacionamiento y el recorrido desde el lugar de estacionamiento hasta el evento para compartirlas con los asistentes.

Descansos adecuados

• Garantice suficientes descansos durante su evento y oportunidades para que los asistentes usen el baño, se levanten, caminen y descansen.
• Generalmente, las personas no deben permanecer sentadas más de dos horas seguidas.

Comentario

• Recopile comentarios y tómelos en serio porque le ayudarán a aprender.
• Siempre se debe compartir una encuesta posterior al evento con los asistentes.
• Configure un código QR vinculado a una encuesta de comentarios, haciéndolo extremadamente visible y accesible en su evento.
• Publique el código QR en carteles, carteles, mesas y en la pantalla de presentación principal.
• Comparta los comentarios posteriores al evento con el comité de planificación y explore oportunidades de mejora.

Evaluación del compromiso de accesibilidad de un lugar

• Trabajar con lugares que promuevan la accesibilidad al lugar de trabajo y la inclusión de la discapacidad.
• Busque en Google el lugar de antemano y busque críticas negativas o noticias sobre accesibilidad, inclusión o diversidad.

Ascensores

• Asegúrese de que los ascensores sean fáciles de encontrar y utilizar.
• Conozca las alternativas si los ascensores están fuera de servicio.

Evaluación de la accesibilidad física

• Limite la asistencia donde pueda acomodar cómodamente a los asistentes.
• No se debe inscribir demasiado a los eventos: considere ofrecer sesiones duplicadas en lugar de maximizar la capacidad a costa de la accesibilidad.
• Cree un diseño que permita a las personas moverse bien por el espacio.
• Asegúrese de que las salidas de emergencia sean accesibles para personas que usan sillas de ruedas, dispositivos de movilidad o personas con movilidad limitada.

Asientos accesibles

• Deje espacio entre los asientos y las mesas para que un usuario de silla de ruedas pueda navegar por el espacio.
• Reservar asientos y espacios para uso de personas con discapacidad.
• Esté preparado para quitar algunos asientos para hacer espacio; una regla general es dos asientos por silla de ruedas.
• Es útil proporcionar asientos accesibles que estén más cerca de los baños.

Baños accesibles

• Asegúrese de que su lugar tenga instalaciones sanitarias accesibles.
• Los asistentes trans deben poder usar los baños, por lo que siempre que sea posible, proporcione baños universales.

Programación diversa

• Invite a presentadores de diversos orígenes a hablar.
• Si todos sus paneles comparten antecedentes similares, invite a un moderador con antecedentes diferentes para promover la diversidad.
• Siempre que sea posible, invite a personas con discapacidad o con experiencia vivida a formar parte del equipo de facilitación.
• A menudo se pide a las personas discapacitadas que compartan sus historias sin recibir compensación por su tiempo, así que asegúrese de ofrecer una compensación equitativa a todos los que facilitan el evento.

Iluminación y efectos accesibles

• Considere los desafíos de accesibilidad que pueden plantear el humo y los efectos de la iluminación.
• Recuerde que las pantallas LED no son accesibles para personas con discapacidad visual.
• Considere una configuración de luz más baja en lugar de tener las luces a máxima potencia.

Consejos de accesibilidad para eventos en línea y seminarios web

• Grabe y comparta eventos por correo electrónico después del evento.
• Limite la duración del evento para capacitación en línea y seminarios web: 45 minutos es la duración recomendada si el programa tiene formato de conferencia.
• Los aspectos participativos deben permitir que las personas se unan a las actividades independientemente de sus capacidades de video, velocidad de Internet o capacidad.
• Considere la velocidad de Internet: quienes se unan desde una zona rural con una velocidad de Internet más baja podrían no tener la misma experiencia de usuario. Grabar y compartir su evento puede ayudar.

Continúe su viaje de accesibilidad con SBBC

Small Business BC es un centro de recursos sin fines de lucro para pequeñas empresas con sede en BC. Nuestra página de Recursos de accesibilidad en el lugar de trabajo está llena de consejos, herramientas y más para respaldar su próxima etapa.

Este artículo fue desarrollado en consulta con Melissa Lyon de Accessibility & Inclusion Matter Consulting .

Agradecemos el apoyo financiero de la Provincia de Columbia Británica a través del Ministerio de Desarrollo Social y Reducción de la Pobreza.