Cómo hacer llamadas comerciales exitosas y automatizarlas

Aprender a programar todas las llamadas comerciales con éxito es fundamental para los profesionales y las empresas que buscan maximizar la productividad y la eficiencia.

Este artículo profundiza en diferentes enfoques para simplificar la realización de llamadas de ventas, la organización de reuniones y la supervisión de las comunicaciones telefónicas.

Desde comprender las necesidades específicas de su negocio hasta configurar y monitorear su sistema telefónico, lo desglosaremos paso a paso.

Entonces, sin más preámbulos, ¡vamos directo al grano!

5 pasos para un mejor sistema de llamadas comerciales

1. Entender las necesidades de su negocio
2. Elija el sistema telefónico empresarial virtual adecuado
3. Configure su sistema telefónico comercial virtual
4. Automatice sus llamadas comerciales
5. Supervisar el rendimiento del sistema telefónico

1. Comprenda las necesidades de su negocio

Para programar con éxito todas las llamadas comerciales, primero es crucial comprender las necesidades específicas de su negocio.

• Identifique a sus llamantes

Las diferentes empresas tienen diferentes tipos de personas que llaman: clientes, socios, proveedores o miembros del equipo. Identificar quién llamará ayuda a adaptar un sistema de programación de llamadas que se adapte a sus requisitos y preferencias.

Por ejemplo, si la mayoría de las personas que llaman son clientes internacionales, World Clock Meeting Planner puede ayudarlo a encontrar horarios adecuados para todos los involucrados.

• Establece tus metas

Establecer objetivos claros para la programación de llamadas le permite priorizar tareas de manera efectiva y asignar recursos en consecuencia.

Algunos objetivos comunes incluyen reducir las llamadas perdidas, mejorar las tasas de satisfacción del cliente o optimizar los procesos de comunicación interna dentro de los equipos.

• Determina tus recursos

  • Disponibilidad del personal : evalúe cuántos miembros del equipo manejan las llamadas entrantes.
  • Restricciones presupuestarias : considere cualquier limitación financiera comparando los diversos planes de los proveedores de servicios.
  • Infraestructura técnica : evalúe su infraestructura técnica existente para garantizar la compatibilidad con el sistema telefónico comercial virtual elegido.

Tener en cuenta estos factores lo ayudará a desarrollar una comprensión integral de las necesidades de su negocio, lo cual es esencial para programar con éxito todas las llamadas utilizando un sistema telefónico comercial virtual.

Fuente: Shutterstock

2. Elija el sistema telefónico empresarial virtual adecuado

Para programar con éxito todas las llamadas comerciales, es crucial seleccionar un sistema telefónico comercial virtual que satisfaga sus necesidades y requisitos específicos.

• Considere las características y los beneficios

Cuando evalúe diferentes sistemas telefónicos comerciales virtuales , concéntrese en las funciones que ofrecen que son relevantes para las necesidades de su organización. Aspectos clave a considerar:

• Opciones de enrutamiento de llamadas : asegúrese de que el sistema pueda enrutar llamadas de manera eficiente según la hora del día o la disponibilidad del agente.
• Integración con otras herramientas : compruebe si el sistema se integra a la perfección con aplicaciones de calendario populares como Google Calendar o Microsoft Outlook para facilitar la programación.
• Capacidades de análisis : un excelente sistema de telefonía virtual debe proporcionar información sobre las tendencias del volumen de llamadas, las llamadas perdidas y las métricas de rendimiento de los agentes.
• Compatibilidad con aplicaciones móviles : asegúrese de que haya disponible una aplicación móvil fácil de usar para administrar las llamadas mientras no está en su escritorio.

• Compara precios y planes

Diferentes proveedores pueden ofrecer varias estructuras de precios según la cantidad de usuarios o los minutos incluidos por mes.

Tómese el tiempo para comparar precios entre múltiples proveedores para encontrar uno que se ajuste a su presupuesto y que al mismo tiempo proporcione la funcionalidad necesaria.

Por ejemplo, explore opciones como RingCentral , que ofrece planes de precios flexibles para empresas de distintos tamaños.

• Leer reseñas y testimonios

Antes de comprometerse con un sistema telefónico empresarial virtual específico, lea reseñas y testimonios de otros usuarios para obtener información valiosa sobre posibles problemas o limitaciones.

Los sitios web como G2 y Capterra ofrecen reseñas generadas por los usuarios, lo que le permite tomar decisiones informadas basadas en experiencias del mundo real.

En general, elegir el sistema telefónico comercial virtual adecuado es vital para garantizar la programación exitosa de todas sus llamadas comerciales.

Fuente: Shutters tock

3. Configure su sistema telefónico comercial virtual

Una vez que haya identificado el sistema telefónico comercial virtual más adecuado para su empresa, es hora de comenzar a configurar y establecer el sistema para garantizar la programación sin problemas de todas las llamadas.

• Crea una cuenta y elige un plan

Primero, cree una cuenta con su proveedor seleccionado para comenzar a configurar su sistema telefónico comercial virtual.

Durante este paso, revise cuidadosamente los planes disponibles y las opciones de precios para encontrar uno que se alinee con sus restricciones presupuestarias y requisitos de características.

• Configurar ajustes y preferencias

Después de elegir un plan adecuado, proceda configurando varias configuraciones dentro de la interfaz del sistema telefónico comercial virtual.

• Desvío de llamadas : establezca reglas para dirigir las llamadas entrantes a miembros del equipo o departamentos específicos en función de criterios como el identificador de llamadas o la hora del día.
• Mensajes de saludo : grabe saludos personalizados que se reproducen cuando las personas que llaman llegan a su línea principal antes de ser enrutados en consecuencia.
• Menús de voz (IVR) : cree menús de respuesta de voz interactivos que permitan a las personas que llaman navegar por las opciones usando su teclado o comandos de voz.
• Preferencias de programación : determine las horas de disponibilidad para las llamadas entrantes.

Estas configuraciones ayudarán a garantizar una experiencia fluida y profesional para las personas que llaman y los miembros del equipo.

• Conectarse a otros servicios

Si su sistema telefónico comercial virtual ofrece integración con otros servicios, como software CRM o aplicaciones de calendario, utilice estas conexiones para agilizar aún más los procesos de programación de llamadas.

Si lo hace, puede ahorrar tiempo y también disminuir los posibles errores que pueden surgir de la entrada manual de datos.

La configuración de su sistema telefónico comercial virtual es esencial para garantizar que administre de manera eficiente todas sus llamadas.

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4. Automatice sus llamadas comerciales

Programar sus llamadas de negocios puede ser muy sencillo si utiliza las herramientas y estrategias adecuadas.

• Automatice los procesos de programación con herramientas de software

El uso de herramientas de software como Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling o ScheduleOnce puede ayudar a agilizar la reserva de citas y la gestión de programaciones de llamadas.

Estas plataformas permiten a los clientes o colegas reservar franjas horarias en función de su disponibilidad y también ofrecen integraciones con sistemas telefónicos comerciales virtuales populares.

• Utilice la integración de calendario para una programación perfecta

La integración del calendario garantiza que todos puedan acceder a información precisa sobre la cita y minimiza el riesgo de conflictos de programación .

Afortunadamente, la mayoría de los sistemas telefónicos comerciales virtuales ofrecen opciones de integración con aplicaciones de calendario populares como Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple iCal.

• Aproveche los recordatorios automáticos para mejorar la eficiencia

En la era actual, la mayoría de los sistemas telefónicos comerciales virtuales ofrecen funciones de recordatorio integradas que le permiten personalizar sus recordatorios.

El uso de recordatorios automáticos a través de notificaciones por correo electrónico o SMS puede ayudar a reducir las cancelaciones de última hora y las ausencias. Para hacerlo, consulte los recursos de soporte adecuados para obtener orientación.

Al implementar estas estrategias y utilizar un sistema telefónico comercial virtual confiable, estará bien equipado para administrar su programación de llamadas sin problemas.

5. Supervise el rendimiento del sistema telefónico

Supervisar el rendimiento de su sistema telefónico comercial virtual es esencial para garantizar su eficacia y realizar las mejoras necesarias.

• Rastree el volumen de llamadas y los patrones de uso

Es fundamental realizar un seguimiento del volumen de llamadas y los patrones de uso a lo largo del tiempo. Puede usar herramientas de análisis de datos integradas de la mayoría de los sistemas telefónicos comerciales virtuales o aplicaciones de terceros como CallRail para recopilar estos datos.

• Analizar datos

El análisis de datos es crucial cuando se monitorea el rendimiento de un sistema telefónico comercial virtual, ya que ayuda a descubrir áreas de mejora o crecimiento.

Algunas métricas clave para analizar incluyen el tiempo promedio de espera, el tiempo promedio de conversación y la tasa de abandono de llamadas.

También puede utilizar el análisis de datos para identificar consultas de clientes y tendencias de preferencias. Al utilizar la información recopilada de las consultas y preferencias de los clientes, las empresas pueden optimizar sus operaciones para satisfacer mejor las necesidades de los clientes.

• Ajustar la configuración

Una vez que haya identificado áreas de mejora o crecimiento a través del análisis de datos, es esencial ajustar la configuración de su sistema telefónico comercial virtual en consecuencia.

Aquí hay algunos ajustes potenciales:

• Cambie las reglas de enrutamiento para garantizar que los miembros del equipo más adecuados reciban sus llamadas
• Ajuste la música de espera o las opciones de mensajes si los clientes han expresado su insatisfacción con estos elementos.
• Incorpore funciones adicionales como asistentes automáticos o sistemas de respuesta de voz interactiva (IVR) para mejorar la experiencia de las personas que llaman.

El monitoreo regular le permitirá optimizar continuamente el rendimiento de su sistema telefónico comercial virtual a lo largo del tiempo, asegurando una experiencia positiva tanto para las personas que llaman como para los empleados.

Mantenerse al tanto de los avances en el campo de la tecnología es esencial para mantenerse al día y realizar mejoras adicionales según sea necesario.

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Como profesional, la programación de llamadas comerciales es esencial para su trabajo. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a dominar la tarea en cuestión con éxito.

5 pasos para programar con éxito todas las llamadas comerciales

1. Identificar participantes y disponibilidad
2. Elige el mejor momento
3. Use aplicaciones de calendario o aplicaciones de programación de reuniones
4. Enviar invitaciones
5. Respetar los límites personales

1. Identificar participantes y disponibilidad

Puede usar software de programación o herramientas de integración de calendario para facilitar este proceso.

Antes de programar una llamada, identifique a todos los participantes y su disponibilidad. Le ayudará a encontrar un momento adecuado para todos los involucrados.

2. Elige el mejor momento

El mejor momento para realizar llamadas comerciales es entre las 9 a. m. y las 5 p. m. en la zona horaria local de su destinatario.

Sin embargo, puede variar según las preferencias individuales y los horarios de trabajo. Considere usar convertidores de zona horaria cuando programe llamadas internacionales.

3. Use aplicaciones de calendario o aplicaciones de programación de reuniones

Puede programar llamadas utilizando aplicaciones de calendario como Google Calendar o Microsoft Outlook para crear eventos con fechas y horas específicas.

También puede usar aplicaciones de programación de reuniones dedicadas, que ayudan a automatizar la búsqueda de horarios convenientes para todos los participantes.

4. Enviar invitaciones

Una vez que haya identificado a los participantes y elegido una hora adecuada, envíe invitaciones con la fecha, la hora y la información de acceso telefónico para asegurarse de que todas las partes estén informadas.

5. Respeta los límites personales

Llame a los clientes antes de las 8 a. m. en su zona horaria local si solicitaron específicamente un horario de contacto anterior. Respetar los límites de las personas manteniendo la profesionalidad durante las horas de trabajo es esencial.

Siguiendo estos consejos, puede programar con éxito todas sus llamadas comerciales y asegurarse de que todos estén informados y disponibles. ¡Feliz llamada!

Conclusión

En conclusión, la programación exitosa de todas las llamadas comerciales requiere que comprenda a fondo las necesidades de su negocio, elija el sistema telefónico virtual adecuado, configúrelo correctamente y aproveche las herramientas de automatización para agilizar el proceso de programación.

Asegúrese de monitorear el desempeño a lo largo del tiempo para hacer ajustes y optimizar la eficiencia.

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