¿Cómo hacer uso de Business Intelligence Financiero? Beneficios (no) obvios revelados

Lo que los departamentos de finanzas ciertamente tienen en abundancia son datos. Viene de todas partes: hojas de cálculo, facturas, entradas de diario y todo eso. Un verdadero tesoro, ¿verdad? Desafortunadamente, muchos datos por sí solos no garantizan que puedas desbloquear todo su potencial oculto. Forrester informa que hasta el 73 % de los datos empresariales no se utilizan para análisis. Entonces, ¿qué se puede hacer para cambiar el statu quo? Financial Business Intelligence aborda las necesidades de los líderes financieros en cuanto a modelado dinámico, análisis de datos holísticos y planificación precisa.

¿Qué tiene de malo las hojas de cálculo?

Muchos CFO aún no están listos para cambiar Excel por herramientas de BI en finanzas, guiados por la lógica de no tocar un sistema que ya funciona. Pero lo hace? Las hojas de cálculo se han utilizado para llevar registros y realizar análisis de datos durante tanto tiempo que ni siquiera se cuestiona si valen la pena o no.

Sin embargo, hay muchas razones por las que ya no debe confiar en las soluciones cultivadas en musgo y considerar aprovechar nuevas alternativas.

Una de las principales razones de esto es la susceptibilidad a los errores humanos. Según varios estudios, 9 de cada 10 hojas de cálculo contienen errores. Esto no es sorprendente en absoluto, dada la entrada manual de datos. Incluso algo tan pequeño como un punto decimal fuera de lugar puede provocar enormes distorsiones contables.

Otro problema con las hojas de cálculo es que brindan una vista estática de los datos, por lo que ponerlas a trabajar en procesos complejos y dinámicos es una idea bastante inútil. Una visión empresarial holística no puede encajar en estados financieros secos e informes de fin de mes: traducirlos en conocimientos es una tarea dolorosa.

Los cambios constantes en el panorama financiero dejan a las empresas sin otra opción que evaluar rápidamente estas alteraciones y actuar en consecuencia. En estas condiciones, ignorar una gran cantidad de datos almacenados en los sistemas de su empresa no solo es imprudente sino que puede ser devastador. La pregunta es ¿puede aprovechar los datos bloqueados en las hojas de cálculo? Hojear cientos de páginas de informes tradicionales no es una buena manera de obtener control sobre sus números.

Además, el cálculo manual de números lleva demasiado tiempo, lo que, además de consumir el valioso tiempo de sus empleados, conduce a la incapacidad de tomar decisiones informadas rápidamente.

Los empleados pueden pasar de 3 a 5 días al mes completando algunas hojas de cálculo de Excel. Y luego está el control de versiones, que, después de cambiar un solo dígito o mover archivos de trabajo a otras carpetas compartidas, o después de compartir un archivo de presentación final con algunos enlaces a los archivos de trabajo, implica ejecutar una docena de otros archivos para asegurarse de que todo encaje. Pero, ¿qué sucede si los detalles de su negocio requieren que tome decisiones bien informadas con más frecuencia que mensualmente o incluso semanalmente? Al mismo tiempo, nadie es inmune a la fuerza mayor, que no está programada y exige acciones inmediatas.

— Maxim Hayan, socio comercial financiero

Finalmente, las hojas de cálculo no se correlacionan con el proceso de planificación, lo que dificulta que la oficina de finanzas obtenga una perspectiva clara de la situación actual y tome medidas a futuro.

Llevar a cabo un análisis del plan frente al real, calcular la varianza, extrapolar datos: todo esto es muy difícil de hacer en Excel. Basta cambiar el más mínimo detalle para que todo se derrumbe al instante. Además, es increíblemente inconveniente. Si usa tablas dinámicas, tienden a superponerse, por lo que es difícil imaginar cómo se verán en realidad. No es de extrañar que agregar datos para nuevos análisis o períodos de informes en archivos de Excel y ajustar todas las tablas y gráficos de Pivot se vuelva completamente desalentador.

— Maxim Hayan, socio comercial financiero

Las explicaciones anteriores sobre por qué las hojas de cálculo dificultan el trabajo del departamento de finanzas ya son suficientes para inclinarse hacia BI en finanzas. Esta tecnología es capaz de cosas sobresalientes. Siga leyendo para obtener más información sobre cómo impulsa las tareas financieras y contables y qué es exactamente lo que hace que Business Intelligence sea tan atractivo para los servicios financieros.

Detrás de las imágenes bonitas: una mirada detallada a los beneficios de Business Intelligence financiero

Existe la opinión de que BI es, ante todo, una forma de presentar datos. Sin embargo, la visualización sobresaliente está lejos de todo lo que Business Intelligence financiero puede ofrecer. Para decirlo claramente, las imágenes son solo una característica agradable en comparación con otro tipo de valor que esta tecnología aporta a su organización.

Si fuera solo una cuestión de visualización, no sería el punto de fricción. Por ejemplo, las capacidades de modelado de Excel también permiten presentar tablas y gráficos. Sin embargo, en comparación con las aplicaciones de Business Intelligence en finanzas, sus límites, como restricciones de tamaño de datos, funciones de colaboración deficientes y otros, son bastante significativos.

Lo que piden a gritos los departamentos de finanzas es algo más rápido, algo con un 'clic de un botón' para obtener actualizaciones en un abrir y cerrar de ojos, algo así como herramientas de BI para finanzas.

1. Profundo compromiso de las partes interesadas

La ventaja incomparable de los servicios financieros de BI es que brindan una participación genuina de las partes interesadas en el "proceso", es decir, la planificación a largo plazo, la presupuestación, la previsión y la comparación con la realidad. Por ejemplo, si un gerente de sucursal tiene una comprensión clara entre una entrada (ciertos índices, planes para volúmenes de ventas, etc.) y una salida, permite conversaciones más efectivas dentro del departamento. Con las herramientas de BI de autoservicio, como Power BI, Tableau o Qlik, las preguntas que surgen en las reuniones se abordan y responden de inmediato; no es necesario volver a los analistas para preparar otro informe y posponer la discusión hasta la próxima vez.

Además, el acceso a las soluciones de BI a través de dispositivos móviles y tabletas también impulsa la participación de las partes interesadas, lo que hace que el análisis de datos sea más accesible; en cualquier momento, en cualquier lugar.

2. Tiempo ahorrado. Mucho de eso

Atrás quedó el tiempo en que las empresas no tenían otra alternativa que usar varios archivos de Excel, comparándolos y filtrándolos manualmente para obtener una imagen completa de los datos. Ahora, la alternativa está aquí y es Business Intelligence en finanzas, que proporciona una preparación de informes incomparablemente más rápida. En lugar de casi una semana para recopilar los datos, no se necesita más que una taza de café tranquilamente y se liberan varios días completos para el trabajo intelectual.

Combine eso con el hecho de que hay algunas empresas en las que no puede darse el lujo de esperar hasta fin de mes para tomar una decisión. Por ejemplo, si se trata de bienes de consumo de rápido movimiento, para sobrevivir debe mantenerse al tanto y vigilar a sus competidores. De lo contrario, sus análisis no tienen sentido.

BI le permite ver y captar rápidamente datos operativos como, digamos, los resultados de las campañas de marketing. ¿La contribución resultó ser el doble de la inversión? ¡Perfecto! Todo lo que tienes que hacer es analizar exactamente qué causó esto y avanzar en la misma dirección. Mientras que una campaña en rojo sirve como una señal obvia para cambiar la estrategia o, al menos, hacer algunos ajustes. También hay cosas como el seguimiento de artículos de mala venta o de bajo margen. Es difícil hacer esto en Excel, especialmente si tiene diez, quince o veinte mil posiciones en el surtido.

— Maxim Hayan, socio comercial financiero

3. Ubicación consolidada para sus datos

Imagínese cuánto más valor puede aportar un departamento de finanzas al analizar los datos y ofrecer soluciones, en lugar de gastar eones luchando por obtener información sobre operaciones, cadena de suministro, recursos humanos, adquisiciones, ventas y, bueno, lo que sea. Gracias a un sistema de BI a gran escala, los datos de toda la empresa y más allá, hablando de Big Data, se recopilan en un solo lugar.

Hay empresas que tienen que extraer datos de un conjunto completo de sistemas dispares, lo que en sí mismo es una molestia, sin mencionar que algunos de estos sistemas pueden estar desactualizados. La reingeniería completa del software heredado llevará años y costará millones. Entonces, trabajar con datos se maneja de cualquier manera posible: alguien usa FTP para transferir archivos, otros cargan archivos CSV en ciertas carpetas... Pero, ¿qué sucede si se cambia la carpeta o si el equipo de TI reinicia el servidor? No es de extrañar que la salida esté en mal estado. Mientras tanto, un sistema de BI completo y bien diseñado ayuda a organizar estos datos correctamente con un almacén de datos o un lago de datos y un proceso ETL en un solo lugar.

— Maxim Hayan, socio comercial financiero

Con Business Intelligence para un departamento de finanzas, los empleados obtienen la capacidad de incorporar rápidamente nuevos datos en el almacén de datos e interactuar con toda la información necesaria en un solo lugar sin tener que buscar datos adicionales. Imagínese, puede tener todas sus fuentes dispares, como la web, SQL Server, Excel y archivos planos, canalizados a una solución preconfigurada, donde estos datos se almacenan, procesan y visualizan.

Ya no es necesario hacer malabares con docenas de pestañas abiertas e informes separados para contar una historia. Independientemente de los datos que desee reunir, el software de BI le permite hacerlo sin problemas. Para obtener más detalles, basta con profundizar en el informe de origen.

4. Autosuficiencia

Es posible que el problema ni siquiera sea reunir datos de diferentes fuentes. Es posible que tenga un almacén de datos y un equipo de desarrollo interno dedicado a ayudar a los usuarios con los informes de gestión. Pero eso no lo mantendrá fuera de pasar por todos los círculos del infierno corporativo de TI mientras elabora los términos de referencia tantas veces como sea necesario para que se entiendan sus necesidades, y aún puede terminar con algo que no No funciona completamente. BI en finanzas, por otro lado, lo ayuda a desbloquear todo el potencial de sus datos, del tipo que nunca supo que tenía, sin involucrar al departamento de TI.

5. Gestión financiera eficaz

Al proporcionar sólidos análisis de negocios financieros envueltos en tableros, BI hace que la gestión financiera sea más eficiente en todos los frentes.

• Gestión del flujo de efectivo

El flujo de caja es crucial en condiciones no ideales en las que tiene que funcionar el negocio actual, cuando una crisis es seguida por otra. Algunos clientes piden plazos extendidos y otros simplemente ralentizan los pagos… Con BI, tendrá visibilidad de su flujo de caja y hará previsiones precisas para mejorar su salud.

A menudo, las empresas quiebran no porque no sean rentables, sino porque tienen un déficit de efectivo. La gestión del flujo de caja es la máxima prioridad para cualquier CFO. De esta manera, es poco probable que todas las empresas que trabajan bajo pedido y donde el ciclo de producción es lo suficientemente largo puedan prescindir de los servicios financieros de BI.

— Maxim Hayan, socio comercial financiero

Por ejemplo, con el informe Resumen de efectivo en Power BI, obtendrá una idea de las entradas y salidas en la moneda del sistema, el saldo bancario total y el saldo de una entidad legal, el saldo real frente al previsto de hoy y más. Mientras tanto, la propia previsión de flujo de caja le permite entrar en más detalles y obtener resúmenes de previsión diarios.

• Gestión de los ingresos

Las preguntas de misión crítica como qué, cuándo y a quién vender, así como qué precio establecer, se pueden responder con mayor facilidad y precisión cuando los datos se recopilan, interpretan y visualizan mediante un sistema de BI financiero.

Business Intelligence ofrece un análisis de 360 ​​grados de precios, inventario, campañas promocionales y lanzamientos de productos. La gestión de ingresos impulsada por BI ayuda a las empresas de una amplia gama de industrias a mantener las luces encendidas y alcanzar la rentabilidad objetivo. Tomemos, por ejemplo, las cadenas hoteleras que utilizan BI para determinar las tarifas óptimas de las habitaciones, prever la reserva, las necesidades de personal, los niveles de inventario y otros recursos para evitar problemas con la contratación y la dotación de personal durante las temporadas bajas y altas.

• Administración de gastos

Para cualquier organización que quiera permanecer en el negocio, es importante pagar las facturas a tiempo, lo que no se puede hacer sin una gestión adecuada de los gastos. Pero, ¿qué lo hace así? BI, entre otras cosas, está diseñado para realizar un seguimiento de los gastos de la empresa. Permite a las empresas reemplazar montones de recibos y hojas de cálculo con paneles informativos para obtener una visión holística de los gastos del personal, garantizar el cumplimiento de las políticas de gastos y realizar un seguimiento de las tendencias de T&E.

La decisión de utilizar un software especial para administrar los costos de la empresa se vuelve aún más efectiva cuando se refuerza con tableros programados y entrega de informes por correo electrónico. Estas tácticas ayudan a los gerentes a vigilar a sus empleados, configurar alertas y notificaciones para administrar los gastos de manera oportuna y conectar las herramientas de BI a los sistemas de reserva de viajes en línea, facturación y gastos de su organización.

6. Pronóstico preciso

Gracias a las aplicaciones de Business Intelligence en finanzas, puede reunir el plan y el hecho en un nivel de lógica comercial, en una sola herramienta. Y si además esta herramienta es capaz de mostrar en qué consiste un hecho y por qué es así; no tiene precio.

Supongamos que estableció una unidad de negocios, por lo que tuvo que comprar licencias adicionales de SAP o se agregó un nuevo sitio de producción, lo que implicó una infraestructura adicional. Después de un tiempo, todo se olvida: puede, por supuesto, desenterrar la presentación del presupuesto para el período requerido, pero es mucho más conveniente, confiable y rápido simplemente hacer clic en la celda con el número, donde habrá una nota con el nombre de la persona que lo agregó y la fecha en que lo hizo.

Si el plan difiere del hecho, puede hacer un desglose para ver a qué se deben las discrepancias. Los datos están disponibles: puede realizar tanto la síntesis como el análisis sin tener que buscar algunos correos electrónicos, revisar las tablas o llamar a un controlador.

7. Informes impecables

La tarea manual irreflexiva de copiar y pegar números es propensa a errores y puede socavar la confianza en sus datos financieros. Afortunadamente, todo este trabajo pesado lo puede hacer por usted la inteligencia comercial financiera. El uso de software de BI para el acceso directo a datos y la automatización de informes le ahorra tiempo, dinero y, lo que es más importante, la reputación como especialista, que "lleva décadas construir y cinco minutos perder".

Además, BI aporta más credibilidad a los datos al diferenciar entre datos buenos y malos. El análisis adecuado solo es posible cuando los datos son de buena calidad. Es por eso que no es suficiente simplemente recopilar información. El proceso ETL, que se encuentra en el núcleo de los sistemas de BI, está diseñado para garantizar una buena calidad de los datos en el almacén mediante la estandarización y la eliminación de duplicados.

Además, la salud de los datos se puede mantener realizando auditorías regulares o trabajando con expertos en datos confiables que saben exactamente qué pasos tomar para optimizar la calidad de los datos.

8. Visibilidad de toda la organización

Lo que más necesita un CFO es una ventanilla única para toda la información financiera. Armados con paneles calibrados que rastrean datos en toda la empresa, los C-suites pueden profundizar en los informes para encontrar respuestas a cualquier pregunta relacionada con las finanzas. ¿Cómo se comparan los costos de producir unidades similares en diferentes empresas? ¿Nuestros volúmenes de producción son diferentes en comparación con el mismo período del año pasado? ¿Cuáles son los impulsores de las varianzas? ¿Cómo se corresponde nuestro desempeño con el pronóstico y el presupuesto? ¿Cuáles son los elementos de movimiento lento que deben eliminarse de la cadena de suministro? Hablando de eso, BI hace un gran trabajo cubriendo esa parte del negocio.

Ahora, responder a estas preguntas es un juego de niños. Y, además de eso, se ha vuelto mucho más fácil explicar la correlación entre los números a los trabajadores no financieros.

— Nastassia Naruta, controladora financiera de un fabricante alemán de electrodomésticos premium

9. Datos consumibles

El análisis de negocios financieros nunca ha sido tan claro como lo ha hecho la tecnología de BI. Patrones y tendencias ocultos, conexiones no obvias, oportunidades desapercibidas y amenazas subestimadas: todo sale a la superficie instantáneamente cuando se refleja en un tablero. Además de presentar conceptos complejos en un formato digerible, la visualización sólida de datos democratiza los datos y comunica conocimientos en toda la organización al determinar por qué se está desempeñando de cierta manera y qué puede hacer para mejorar los números.

De esta forma, las herramientas de BI para finanzas son un componente indispensable de cualquier empresa moderna para analizar los indicadores clave de rendimiento financieros frente al rendimiento empresarial y presentar una visión dinámica de las tendencias de marketing, el interés por los productos y la opinión del cliente para resaltar futuras oportunidades estratégicas.

¿Cómo se ve Business Intelligence para un departamento de finanzas? Una descripción general de un ejemplo de tablero

Después de haber sufrido las transformaciones, los datos se pueden agrupar de acuerdo con los paquetes de informes preconstruidos personalizados, como el panel de CFO, el informe de eventos, la evaluación comparativa, etc. A continuación, hemos preparado un ejemplo del panel de rendimiento de Finanzas, que resume los 10 KPIs más relevantes en una sola pantalla.

La fila superior muestra las ganancias, las ventas, la cantidad vendida y el número de pedidos en el año actual en comparación con el año anterior. La segunda fila ilustra las ganancias y las ventas por categoría, mientras que la tercera muestra las ventas por margen, así como las ganancias y los márgenes de varias subcategorías de bienes.

Para ver más de cerca y obtener una mejor comprensión, los usuarios pueden profundizar en los datos haciendo clic en las áreas relevantes, como ventas. Esta acción abre un informe específico que muestra los detalles granulares de los KPI y los controladores. El informe se abre de inmediato y proporciona un análisis de la causa raíz de la información que se muestra en el tablero.

No solo el jefe de finanzas puede beneficiarse de estos paneles. Otros especialistas del departamento de finanzas (por ejemplo, controladores financieros) pueden utilizarlos para obtener información en sus áreas de enfoque.

La solución de BI también se puede complementar con tecnología de inteligencia artificial para analizar más a fondo los datos y tener éxito en el análisis prescriptivo.

Obtenga una ventaja inicial con los servicios financieros de BI

Todos los beneficios que la Business Intelligence financiera aporta a las organizaciones, de hecho, se pueden combinar en uno: una ventaja competitiva. Al poder automatizar el procesamiento de números, almacenar y procesar datos en un solo lugar, y presentarlos en un formato comprensible para todas las partes interesadas, ahorra una gran cantidad de tiempo en análisis profundos y holísticos y garantiza que la toma de decisiones se base en datos en lugar de que por instinto. Y esto sin duda le permitirá sentirse más cómodo en el mercado y actuar con confianza, mientras que aquellos que son reacios a abrazar el poder de la tecnología volarán a ciegas.

El artículo se publicó originalmente aquí.