La guía fácil para la planificación de eventos con plantillas editables al instante

La organización de eventos puede ser una tarea tediosa si no tienes un plan adecuado. Cuanto más grande sea el evento, más detalles tendrás que tener en cuenta al planificarlo y más desafíos tendrás que superar.

En esta publicación, le informaremos cómo planificar un evento de la manera más fácil. Para simplificarlo aún más, también hemos agregado plantillas. Puede editarlos de inmediato y poner en marcha su proyecto.

Cómo planificar un evento

Desde la fase de planificación previa hasta el día del evento, hay mucho que organizar y seguir.

Siga los pasos de planificación de eventos a continuación para ahorrar tiempo y presupuesto al organizar una función exitosa.

Crear una lista de verificación de planificación de eventos

Una lista de verificación puede marcar una gran diferencia cuando se trata de planificar un evento.

Una lista de verificación de planificación de eventos lo ayudará a usted y a su equipo a realizar un seguimiento de las cosas que necesitan para cuidar y ejecutar las cosas sin problemas.

A continuación se muestra una plantilla de lista de verificación de planificación de eventos en forma de mapa mental. Puede personalizarlo de acuerdo con su evento e invitar a su equipo a colaborar en él también en tiempo real.

Establecer un objetivo para el evento

Establecer el objetivo de su evento es una de las primeras cosas que debe hacer al planificar un evento. Los objetivos pueden ser diversos; los ingresos, la atención de los medios, la recaudación de fondos, el número de asistentes, el lanzamiento de un nuevo producto, etc.

Define el propósito de tu evento o lo que quieres lograr con él. Y asegúrese de que el objetivo que establezca se adhiera a los criterios SMART, o en otras palabras, sea específico, medible, alcanzable, realista y oportuno.

Organiza tu equipo

Reúna un equipo competente que pueda ayudarlo a lograr la meta que se ha propuesto y pueda delegar su trabajo sin pensarlo dos veces.

Un organigrama como el siguiente puede ayudarlo a aclarar las funciones y responsabilidades y las relaciones de informes entre los miembros del equipo.

A medida que asigne las responsabilidades de cada miembro, también es importante encontrar formas de comunicarse con ellos (es decir, software de chat, correo electrónico, etc.) a lo largo del proceso de planificación. Y no olvide celebrar reuniones periódicas del comité para discutir el progreso de la planificación y cualquier problema.

Cree una línea de tiempo de planificación de eventos para resaltar las tareas individuales que necesita completar y los plazos relevantes. Ayudará a su equipo a realizar un seguimiento de las cosas.

Establezca su presupuesto

Antes de comenzar a planificar, debe considerar su presupuesto y ver si la planificación de su evento debe alinearse con él.

Las siguientes son las áreas clave para las que necesita asignar dinero (establecer costos realistas para cada elemento) al establecer un presupuesto. Es posible que algunos de estos artículos no tengan costos fijos, pero es importante hacer estimaciones aproximadas para decidir si realmente puede pagarlos.

• Lugar: esto podría incluir los pagos que debe realizar por el alquiler del salón o las habitaciones, los depósitos de seguridad, el estacionamiento, etc.
• Personal: considere el presupuesto que debe asignar para las comidas, el transporte y el alojamiento del personal, especialmente si el evento es fuera de la ciudad.
• Alimentos y bebidas: los alimentos y el agua son elementos esenciales que necesita para el evento. Considere varias opciones de catering hasta que encuentre una que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.
• Entretenimiento: ¿necesitará músicos, DJ o oradores? Asigne dinero para ellos, así como los costos asociados de transporte y vivienda.
• Decoraciones: si va a decorar el salón de eventos o el escenario con flores, luces, etc., también debe estimar el costo.
• Marketing: esto debe incluir cualquier dinero que tendrá que gastar en su esfuerzo para comercializar su evento, ya sea para anuncios de Facebook o carteles y volantes.
• A/V: esto incluye todo el equipo, como micrófonos, parlantes, WiFi, cables, proyectores, etc.

Invite a los miembros del equipo a cargo de las diferentes áreas a completar el cuadro con los costos relevantes.

Establezca la fecha y reserve su lugar

Es posible que tenga una fecha preestablecida si se trata de un evento recurrente. Sin embargo, si depende de usted, aquí hay algunas cosas a las que debe prestar atención.

• ¿Tiene suficiente tiempo para planificar antes del día del evento?
• Omita días festivos como festivos religiosos o legales
• Compruebe si los horarios de los participantes clave están libres ese día.
• Dependiendo del lugar y el tipo de evento, considere el clima
• Y en caso de que elija la segunda mejor fecha

Una vez que haya seleccionado una fecha, comience a buscar un lugar que se adapte a sus necesidades. Aquí también hay que tener en cuenta

• Si está disponible en la fecha y con cuánta anticipación es necesario reservarlo
• Sus políticas de pago, reembolso y cancelación.
• Si se ajusta al tipo de evento que está planeando.
• ¿El lugar proporciona equipo A/V, WiFi?
• Sus arreglos de asientos y necesidades de estacionamiento

Identificar socios y patrocinadores

Las organizaciones comunitarias y los patrocinadores corporativos pueden ayudarlo a reducir costos, encontrar más oportunidades de publicidad, ampliar su audiencia y ayudarlo a planificar el evento. Y cuando busca socios, debe asegurarse de que su visión complemente la suya.

Comercialice su evento

Hay varias formas de comercializar su evento. Dependiendo de la mejor manera de llegar a su público objetivo, puede aprovechar el marketing por correo electrónico, los volantes, las redes sociales, la televisión, la radio o las invitaciones, etc.

Prepare su material de marketing según lo permita su presupuesto. Esto podría incluir logotipos, pancartas, carteles, volantes, invitaciones, boletines, etc.

Preparativos finales

Faltan solo unos días para su evento y hay algunas cosas más que debe hacer para evitar contratiempos.

• Consulte con su proveedor y confirme el menú, la presentación de los alimentos y los detalles de la porción, etc.
• Asegúrese de que el lugar esté listo para instalarse en la fecha y hora que lo ha reservado.
• Compruebe todo el equipo que necesita para el evento. No olvide probarlos para ver si funcionan cuando finalmente los esté configurando.
• Cree un programa de eventos para usted y su equipo

• Envíe recordatorios a los asistentes, presentadores/conferencistas, patrocinadores y socios

¿Listo para planificar su próximo evento?

Ya sea que sea un planificador de eventos experimentado o un novato, esperamos que estos pasos lo ayuden a (re)organizar su proceso de manera efectiva. Tenga las herramientas adecuadas y el equipo adecuado listo y listo. Asegúrese de utilizar nuestras plantillas de planificación de eventos cuando esté planificando su próximo evento.

¿Tiene algún consejo de planificación de eventos para compartir con nosotros? Háganos saber en la sección de comentarios.