¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso? | #21 Primeros pasos con la gestión de proyectos

¿Cómo preparar un plan de contingencia? Lo mejor es adoptar un enfoque paso a paso al dejarlo. De esta manera, cuando llegue la crisis, puede alcanzar con calma la carpeta descrita como "Plan B".

Plan de contingencia del proyecto – índice:

1. Introducción
2. ¿Cuándo vale la pena cambiar el plan de implementación del proyecto?
3. Plan B: para oportunidades y amenazas
4. ¿Cómo preparar un plan de contingencia?
5. Resumen

Introducción

Se crea un plan de contingencia del proyecto basado en un análisis de las áreas de riesgo. Su propósito es minimizar las pérdidas cuando las cosas no salen según lo planeado y también aprovechar las oportunidades imprevistas que surgen en el camino. En otras palabras, el plan de contingencia sirve para optimizar la forma de responder a los riesgos.

Puede incluir ideas para responder a una emergencia o cuando surgen oportunidades de crecimiento inesperadas. Por ejemplo, puede incluir ideas para obtener financiación adicional si se supera el presupuesto o surge un inversor prometedor. Un plan de contingencia también puede indicar la opción de reasignación de responsabilidades dentro del equipo en caso de ausencia repentina de un especialista clave o la posibilidad de contratar a una persona adicional. La elaboración de un plan de contingencia también le permite definir las condiciones que definen la situación del mercado en la que todo el proyecto debe detenerse de inmediato. Pero, ¿cuándo se debe tomar la decisión de implementar un Plan B? ¿Y cómo crear un plan de contingencia para prepararse para los escenarios más probables?

¿Cuándo es una buena idea cambiar el plan de implementación del proyecto?

Los riesgos acompañan la implementación de cualquier proyecto. Debe evaluarse en la etapa de iniciación y luego monitorearse a lo largo de su duración. Según el PMBOK, es más efectivo responder proactivamente a los cambios, es decir, ajustar el curso de acción a las condiciones antes de que los riesgos alcancen un punto crítico y aceptar riesgos de cierto nivel y abstenerse de evitarlos a toda costa.

La implementación de un plan de contingencia debe depender de varios factores. En primer lugar, la respuesta debe ser:

• adecuado al nivel de amenaza , es decir, no interrumpimos el proyecto porque el Project Manager tiene un resfriado,
• realista , es decir, teniendo en cuenta el contexto de aparición de la amenaza, por ejemplo, si el precio de la materia prima está aumentando rápidamente en todo el país, no nos tomamos el tiempo para buscar un proveedor más barato,
• tomado conscientemente por una persona que se responsabilizará de él previamente, después de considerar varias opciones de respuesta.

Muy a menudo, un plan de contingencia permite controlar rápidamente la situación. Con una forma bien diseñada de responder a eventos inesperados, el proyecto puede volver al camino normal de implementación. Sin embargo, a veces implementar un plan de contingencia implica remodelar áreas importantes del proyecto.

Plan B: para oportunidades y amenazas

¿A qué tipos de riesgos se debe prestar especial atención? Vale la pena cambiar el plan de implementación de un proyecto en dos casos: cuando ayudará a evitar un desastre o logrará resultados significativamente mejores. Cambiar el plan cuando aumentan los riesgos suele ir acompañado de problemas como:

• retrasar la ejecución del proyecto,
• exceso de presupuesto,
• problemas técnicos y fallas ,
• problemas de equipo,
• pérdida de confianza de las partes interesadas.

Por el contrario, las oportunidades que impulsan un cambio al Plan B incluyen, pero no se limitan a:

• nuevas oportunidades tecnológicas,
• excedentes presupuestarios,
• eficiencia superior a la esperada del trabajo del equipo,
• un aumento repentino en la demanda de los productos o servicios a los que se dirige el proyecto.

¿Cómo preparar un plan de contingencia?

Deberíamos diseñar un plan de contingencia en paralelo con el plan del proyecto que pretendemos implementar. Al analizar los hitos necesarios para lograr el objetivo del proyecto, es más fácil imaginar las posibilidades y los riesgos que pueden acompañar a acciones específicas.

Un buen plan de contingencia tiene en cuenta los riesgos con mayor probabilidad de ocurrencia. Esto se debe a que es imposible prepararse para todas las situaciones y es ineficiente crear planes de acción en caso de un ataque de una civilización alienígena.

Sin embargo, un Project Manager experimentado puede anticipar las áreas de riesgo más probables. Por ejemplo, en un proyecto para crear software para un cliente, un riesgo importante será el cambio de requisitos. Y es para tal circunstancia que deberíamos tener un plan preparado. Por ejemplo, debemos asumir de antemano y escribir en el contrato criterios de aceptación bien definidos, así como las condiciones que debe cumplir el producto terminado, junto con metodologías ágiles adoptadas con este tipo de proyectos en mente.

Aunque cada proyecto requiere un tratamiento individual, vale la pena tener en cuenta algunos principios para preparar un plan de contingencia:

1. Anticiparse al riesgo. No se puede evitar, por lo que es mejor enfrentarlo de frente.
2. Prepare un plan de acción detallado para los escenarios más probables. Un esquema general no ayudará en una crisis.
3. Utilice la amenaza como una oportunidad para el cambio. Tal vez hará que el proyecto sea más exitoso de lo que esperaba.
4. No intentes explicarle todo al equipo. La mayoría de los miembros del equipo no tienen en mente un plan para todo el proyecto, por lo que es posible que ni siquiera estén al tanto de su implementación. Dígales solo lo que se relaciona directamente con su trabajo.
5. Ayude al equipo a atravesar el cambio. Si los cambios involucran cómo se implementa el proyecto o cómo trabaja el equipo en conjunto, preste especial atención a si todos están familiarizados con la nueva forma de hacer las cosas.

Resumen

Un plan de contingencia es una forma de abordar proactivamente los riesgos de un proyecto. Le permite reducir las pérdidas por emergencias, como entregas retrasadas o la pérdida de un cliente. También le permite aprovechar las próximas oportunidades que ofrecen la posibilidad de lograr la meta del proyecto más rápido o mejor.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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