Cómo prepararse para una reunión de la junta para asegurarse de que la aplaste

La mayoría de las reuniones de la junta son actualizaciones administrativas que logran muy poco más que informar a los miembros de la junta sobre el desempeño de la empresa desde la última reunión de la junta.

Sin duda, esa es una función de cada directorio, pero si su directorio es su "confianza intelectual" y las personas que más puede usar como caja de resonancia para ayudarlo a tomar las decisiones más difíciles en su empresa y si es el único grupo verdaderamente al tanto de su información más confidencial información y sus decisiones más difíciles, entonces es una pena si no obtiene más valor.

También es cierto que habrá momentos difíciles en el viaje de su empresa en los que querrá poder llevar a las personas detrás de las decisiones difíciles que desea. Cuando las personas están resolviendo problemas CON USTED, están más convencidos porque son parte de la solución. Si solo recibieron actualizaciones, no espere que se vean obligados a tomar decisiones difíciles cuando inevitablemente tenga la reunión de la junta donde las noticias no son positivas.

Si cree en el argumento de que una junta sólida puede ayudarlo, esta publicación le explicará cómo ayudarlo a tener reuniones más productivas al prepararse adecuadamente con anticipación.

Cómo funciona la preparación de la mayoría de las reuniones de la junta

He estado sentado en juntas de tecnología durante dos décadas, así que tengo algo de experiencia con lo que sale mal. Lo siguiente es una narración, pero si tienes mucha experiencia en tableros, supongo que esto te resultará demasiado familiar.

• Se programa reunión de directorio
• Nadie piensa demasiado en ello hasta una semana o dos antes
• El equipo de administración tiene una lucha de último minuto para reunir los materiales
• La gerencia está súper enfocada en su trabajo diario de... ganar clientes, firmar desarrollo de negocios, enviar productos... por lo que esta preparación es un "simulacro de incendio" de último minuto y se ve como una ligera distracción. Si se les hiciera una encuesta una semana antes de la reunión de la junta, un buen número de fundadores diría: "Ojalá pudiéramos retrasar esta reunión un par de semanas" o "Realmente podría prescindir de esta reunión de la junta".
• La presentación de la junta directiva y las finanzas llegan la noche anterior a la reunión. Los inversores que viajan llegan a sus hoteles a altas horas de la noche. Deciden levantarse temprano para leer los materiales. Lo escanean rápidamente antes del desayuno. Se reorientan con los números para que no los tomen desprevenidos en la reunión. En la ciudad, los miembros de la junta solo lo escanean porque también tienen reuniones matutinas antes de que comience la reunión de la junta. Muy pocas personas se presentan con un fuerte sentido de "lo que deberíamos estar haciendo" o listas para apoyarse en una conversación productiva.
• Los estados financieros fueron preparados por el VP de Finanzas / CFO. La plataforma en sí fue producida por un comité de líderes de equipos funcionales a quienes se les pidió que hicieran de 5 a 7 diapositivas cada una para una actualización. Hay demasiadas páginas. Pasa la prueba de peso. Ningún miembro de la junta realmente leerá y reflexionará sobre toda la presentación y ningún equipo puede pasar por toda la presentación en la reunión. Entonces, al final de la reunión, las personas se apresurarán a tomar las decisiones reales sin suficiente tiempo o consideración.
• El bufete de abogados ha hecho su trabajo de preparar las solicitudes de opciones sobre acciones, las actas de las reuniones de la junta, las valoraciones 409a. Estos llegan al mismo tiempo, por lo que dada la opción de leer la plataforma y las finanzas o estas cosas, los miembros de la junta no han leído previamente todos estos materiales.
• Comienza la reunión. Probablemente empiece tarde. La junta pasa por las aprobaciones de los administradores. Nadie sabe cuántas acciones en circulación hay en la empresa, por lo que nadie sabe a qué porcentaje equivalen las 22.475 acciones de Mary. Los tiempos de administración se dedican a averiguarlo. El director general pide que se aprueben las actas de la junta de la última vez. Nadie sabe fácilmente qué se discutió la última vez, pero las actas son de alto nivel, por lo que a nadie le importa. Una persona los ha leído, por lo que la junta dice: "si ella está bien, yo estoy bien" y se aprueban.
• Cada jefe de sección lee sus 5–7 diapositivas. El director ejecutivo presupuestó 20 minutos para cada sección, pero las primeras 3 toman 35 minutos cada una, por lo que ya estamos atrasados. Hacemos una inmersión profunda en las finanzas. Tenemos algunos debates en cada función porque eso es lo que hace la gente. Si coloca 5 diapositivas sobre "qué deberíamos pedir para almorzar hoy", la junta pasará 30 minutos debatiendo eso. La gente debate la información que les pones delante. Nunca presente información frente a las personas si no desea que se discuta. Es probable que no haya ningún debate cohesivo y estructurado sobre los elementos más importantes de la empresa a menos que lo presente frente a las personas o a menos que un miembro de la junta con experiencia lo escala.
• Los miembros de la junta salen corriendo porque la reunión se estaba agotando y todos tienen su próxima reunión. La junta no estuvo de acuerdo en gran parte de la sustancia, incluso si se discutió. La gente está más o menos actualizada. Si a la empresa le está yendo increíblemente bien, todos se van de buen humor. Si hubo contratiempos, todos comienzan a dudar, pero nadie dice nada demasiado sustancial, porque, bueno, no se dedicó tiempo a cómo mejorar realmente las cosas.

Esta no es una narración de todas las juntas ni de todas las reuniones de juntas, pero no está muy lejos de muchas juntas y reuniones de juntas. Debería ser su guía sobre lo que debe evitar. Esto es lo que podría llamar la "reunión de la junta de inercia" porque si no dedica tiempo y esfuerzo a cómo obtener el máximo valor de las reuniones de la junta de antemano, es poco probable que obtenga valor en el día.

Cómo hacer que su reunión de directorio sea realmente efectiva

Cree un conjunto de KPI para la forma en que administra el negocio

Debe comenzar con un conjunto sólido de indicadores clave de rendimiento (KPI) sobre cómo administra su negocio que su equipo ejecutivo utiliza independientemente de las comunicaciones de la junta. Sé que es obvio, pero encuentro que muchos equipos de gestión no son disciplinados sobre cómo miden el éxito (aparte de los informes financieros estándar, e incluso eso puede ser "asiento de los pantalones" a veces).

Una vez que tenga los KPI sobre cómo administra, debe ejecutarlos con los miembros de la junta para averiguar si creen que se está perdiendo algo. Pídales que trabajen un poco para acordar cómo sería el éxito. A menudo, los propios miembros de la junta no hacen el trabajo de decir "qué métricas nos gustaría ver". A veces ni siquiera lo saben.

Cualquier gran miembro de la junta debería decirle: "Por favor, no cree ninguna métrica de desempeño o materiales que analicen el negocio que no esté creando para el uso de su propia gerencia".

Ningún gran directorio quiere que usted se distraiga haciendo un montón de análisis financieros que son estrictamente para propósitos del directorio. Si desarrolla un conjunto sólido de KPI sobre cómo administra su negocio y luego desarrolla un paquete regular que la junta está acostumbrada a ver, no debería requerir trabajo adicional para preparar el paquete de métricas trimestrales de la junta.

Decida cuáles son sus problemas más estratégicos

Aproximadamente 6 semanas antes de la reunión de la junta, debe reunirse con el equipo ejecutivo que asiste o se prepara para las reuniones de la junta y acordar cuáles son los temas más importantes en los que está trabajando la empresa. Esto puede incluir: recaudación de fondos, opciones de desarrollo de productos, ventas, efectividad de marketing, competencia, desarrollo comercial, fusiones y adquisiciones... lo que sea.

Pero, ¿cuáles son los PROBLEMAS CLAVE a los que se enfrenta la gerencia? Puede escribir esto como una narración en 3 a 5 viñetas clave. Cuando los haya identificado, puede acordar qué elementos cree que son relevantes para el tablero. Hay tres pruebas de si esto es relevante para su próxima reunión de la junta

• Necesito revelar este artículo a la junta para que no se sorprendan más tarde. Pueden ser buenas o malas noticias, pero NO PUEDE ser una sorpresa.
• Este es un problema que está surgiendo y me gustaría obtener información de mis tableros para asegurarme de que estoy pensando en ello correctamente.
• Esto es algo que requiere la aprobación de la junta. Un ejemplo obvio es un presupuesto anual y esto suele ser una gran parte de al menos una de las reuniones anuales de la junta. También puede ser una compensación ejecutiva, una gran desviación del presupuesto, aumento de la deuda, un RIF (reducción de la fuerza laboral), etc.

Crear una estrategia breve/plataforma de debate

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Cree una presentación de 5 a 10 páginas en su software de presentación favorito sobre cualquier problema clave con el que esté lidiando. Es una especie de "manual" para la junta o, como algunos directores ejecutivos lo llaman, una "lectura previa". Esta es una forma de enmarcar el tema del que quieres hablar. Si tiene algunas métricas clave o cifras financieras que van con la lectura previa, aún mejor.

Ejemplo: Estamos pensando en lanzar una nueva línea de negocio

• Nuestro producto actual solo tiene un margen bruto del 30%
• Podríamos aumentar el precio, reducir costos o mantener el margen estable y vender más unidades
• Si subimos el precio, nos preocupamos por la competencia, ya que tenemos competidores por debajo de nuestro precio
• Podemos reducir costos, pero nos llevará 12 meses reducir la lista de materiales
• Podemos mantenernos estables, pero dados nuestros costos de adquisición de clientes, nos preocupa que no escalaremos de manera rentable.
• Por lo tanto, nos gustaría lanzar un producto adyacente. Creemos que tendrá una tasa de adhesión del 30 % a nuestro producto principal. Nuestro producto adyacente tiene márgenes brutos del 70 %, por lo que si podemos obtener incluso una tasa adjunta del 20 %, podemos mantener los precios estables en nuestro producto principal y aumentar el margen total del 30 % al 38 %.

Todo esto es inventado, pero es un ejemplo de cómo se vería una sola plataforma de discusión de 5 a 7 páginas y qué tema podría cubrir. ¿Es este trabajo extra en lugar de simplemente presentarse en una reunión de la junta y presentar las finanzas? Por supuesto. Pero es una gran disciplina incluso internamente para resolver tus decisiones más importantes.

Crear una agenda de la junta

Crearía una agenda de la junta por adelantado con un enfoque particular en los temas y las asignaciones de tiempo. Sea muy específico y decidido sobre cuánto tiempo planea pasar en cada área. Me sorprende lo mal que la mayoría de las juntas administran el tiempo y la cantidad de tiempo que las juntas asignan a temas menos importantes y se atascan en temas más importantes.

La agenda debe tener un propósito. Piense en los objetivos del día, qué es importante para usted y cuánto tiempo quiere dedicarle. Si comienza con administración (valoraciones 409a, asignaciones de opciones de acciones pequeñas, actas de la junta) y luego mastica 20 minutos con esto, es su culpa.

Odio empezar con cosas sin importancia. ¿Viajamos en avión para sentarnos a considerar subvenciones de acciones del 0,02%? En mi opinión, las cosas menos importantes deberían estar al final de la reunión. De esa manera, si tiene poco tiempo, puede apresurar al administrador (si realmente es solo administrador) al final O puede aprobarlo a través de un UWC (consentimiento escrito unánime) después de la reunión de la junta o programar una llamada de administrador de 15 minutos en entre las sesiones de la junta para aprobar esto.

Guarda tu agenda para las cosas que más te importan.

Obtenga su mazo financiero con 72 horas de anticipación

Más del 90% de los paquetes financieros salen 1 o 2 días antes de la reunión de la junta y creo que el 65% sale 1 día antes. Los miembros de la junta tienen una forma limitada de leerlos, digerirlos, compararlos con la última reunión de la junta, escribir preguntas.

No es de extrañar que su reunión de directorio se convierta en una reunión de actualización financiera. No puede esperar que los miembros de su junta obtengan un mazo al mediodía del día anterior a una reunión de la junta y luego no tengan otras 3 reuniones el día anterior, por lo que, en el mejor de los casos, es probable que las lean por la noche. Si establece un patrón de 3 días de anticipación (72 horas), nadie tiene excusa para no leerlos y tiene motivos sólidos para no profundizar en ellos durante la reunión de la junta.

Envíe su agenda a cada miembro de la junta individualmente / Configure llamadas con anticipación

Envíe la agenda con anticipación y solicite “llamadas previas” para ver si les gustaría agregar elementos a la agenda de la junta o si creen que estos temas son los correctos. Si tiene tiempo para hacer su mazo de estrategia temprano, también vale la pena enviarlo.

Creo que las mejores juntas directivas son: el director ejecutivo tiene llamadas de 30 a 45 minutos con cada miembro no ejecutivo de la junta antes de la reunión real de la junta para analizar las finanzas 1-1 y analizar la información de la estrategia y la agenda.

Creo que esto es fundamental por varias razones:

• Te aseguras de que todos los miembros de la junta entiendan realmente tu desempeño y se presenten el día listos para una discusión/debate
• Puede averiguar lo que realmente piensan acerca de las decisiones críticas que debe tomar. De esa manera, si creen que necesita agregar a su agenda, puede hacerlo. Si no están de acuerdo con una decisión, puedes entender por qué. Si desea su apoyo para una decisión difícil, puede averiguar cuál es su posición
• Piense en su reunión previa como un látigo del Congreso "cuenta el voto"
• Las llamadas previas también lo ayudan con la creación de una relación 1-1 para que tenga más control de la sala cuando están todos juntos.

¿Es esto "sobrecarga"? Si, probablemente. Pero es parte de la gestión de una junta, que es parte de la gestión eficaz de una empresa. Si manejas el juego previo, tienes un juego mejor. Si elimina los problemas financieros antes de la reunión de la junta, puede dedicar más tiempo a la discusión crítica y menos tiempo a la difusión de información.

Pensamientos finales

Estoy seguro de que no todos los miembros de la junta están de acuerdo con mi evaluación de cómo prepararse para las grandes reuniones de la junta. Algunos miembros probablemente odien las prellamadas, que ven como gastos generales. Es probable que algunos miembros deseen que la mayor parte de la reunión de la junta sea una revisión de la información financiera.

Personalmente, no creo que tengan razón, pero no importa lo que yo piense. Lo que importa es que descubras cómo trabajar mejor con TU tablero. Décadas de experiencia me han enseñado que la planificación previa temprana hace que las reuniones de verracos sean mucho más efectivas. Pero aún más importante que eso es tener una junta que esté de acuerdo.

Descargo de responsabilidad: he estado en docenas de tableros a lo largo de los años. No estoy hablando de ninguna empresa individual. Prometo. Si esto suena como su empresa y que estoy hablando de usted, es solo porque así es como se administran más del 50% de los directorios.

[Esta publicación de Mark Suster apareció primero en ambos lados de la mesa y ha sido reproducida con permiso.]