Cómo evitar la superposición y la duplicación del trabajo

El trabajo en equipo sin duda crea el trabajo de los sueños, pero no cuando las tareas se superponen o se duplican sin un resultado positivo. La duplicación de esfuerzos o la superposición de trabajo es el peor enemigo de un gerente o líder de proyecto, ya que no están dirigidos al objetivo correcto. La duplicación del trabajo a menudo conduce al agotamiento de los recursos.

Averigüemos cuándo funciona realmente la duplicación y, si no, cómo evitarla.

¿Qué es la Duplicación de Esfuerzo?

Antes de sumergirnos en la duplicación del trabajo, exploremos qué significa la duplicación del esfuerzo. En pocas palabras, la duplicación de esfuerzos es cuando dos o más personas hacen el mismo esfuerzo para realizar una tarea similar. ¿La duplicación de esfuerzos significa menos productividad? La clave aquí es el resultado. Si el resultado no cambia, a pesar de los esfuerzos duplicados, entonces sería improductivo. Sin embargo, cuando puede producir un resultado diferente a través de la duplicación de esfuerzos, entonces puede ser productivo.

Por ejemplo, consideremos un escenario en una fábrica de juguetes. Un trabajador en una línea de producción tarda una hora en empacar 25 cajas de autos de juguete. Agregue otro trabajador a la misma línea. Ahora tiene dos trabajadores, cada uno empacando 25 cajas de carritos de juguete por hora. Esto deriva un resultado de 50 carros de juguete por hora. En este caso, el resultado se duplica debido a la duplicación de esfuerzos; aumentando así la productividad.

Imagine que el departamento de marketing de la misma fábrica está realizando una investigación sobre la introducción de un nuevo juguete para orientar las ventas de temporada. El equipo de producto de esa empresa puede esforzarse por hacer lo mismo, sin saber que la división de marketing también está haciendo la misma tarea. Al final del día, el director de operaciones termina con dos informes sobre la misma tarea. Aquí, la duplicación de esfuerzos ha llevado al mismo resultado. Puede haber diferentes puntos de vista en ambos informes, pero si los dos equipos hubieran colaborado desde el principio, podrían haber identificado las similitudes en sus esfuerzos y distribuido el trabajo entre ellos para producir un informe más profundo.

Como puede ver, solo hay una delgada línea entre la duplicación de esfuerzos y trabajo. Aunque la duplicación del trabajo no siempre es mala, cuando se administra mal, puede conducir a la pérdida de tiempo y recursos de una organización.

¿Cómo evitar la superposición y la duplicación de trabajo?

Ahora te estás preguntando, '¿cómo supero la duplicación de trabajo?'

El primer paso es analizar cuidadosamente el resultado de cada esfuerzo duplicado, para determinar su impacto en la productividad general. Si el trabajo duplicado obliga a los miembros del equipo a ser menos productivos, debe tomar medidas para asegurarse de que no se superponga el trabajo. Esto es más fácil de monitorear entre equipos individuales donde hay un gerente o líder para supervisar el trabajo de cada miembro del equipo.

En la mayoría de los casos, la duplicación del trabajo ocurre en equipos multifuncionales cuando no existe un canal de comunicación adecuado entre ellos. A continuación se presentan algunos de los pasos que puede seguir para evitar la duplicación del trabajo.

comunicarse regularmente

En otras palabras, ¡hable, enlace y comprométase! La comunicación es el primer paso para evitar la duplicación del trabajo.

La duplicación del trabajo ocurre debido a la falta de comunicación entre los equipos multifuncionales. En nuestro ejemplo anterior, si hubiera una línea de comunicación adecuada entre los equipos de marketing y de producto, podrían haber colaborado e investigado juntos. Por lo tanto, es importante asegurarse de que exista un canal adecuado de comunicación entre y dentro de los equipos.

Puede utilizar métodos formales tradicionales, como reuniones diarias de planificación del trabajo; o correo electrónico o aplicaciones como Slack, Google Chat o Microsoft Teams para facilitar la comunicación fluida entre los miembros del equipo.

En organizaciones grandes, puede que no sea práctico tener reuniones periódicas; pero los líderes de equipo pueden reconocerse mutuamente sobre los proyectos en los que están involucrados.

Los canales de comunicación efectivos se han vuelto más importantes ahora que nunca. Esto se debe a la creciente tendencia de las empresas a recurrir a estructuras de trabajo remotas. En este contexto, se necesita una comunicación constante para preservar la transparencia del trabajo, mientras se construyen relaciones de equipo.

Seguir y medir el progreso

Es importante realizar un seguimiento de las tareas asignadas a cada equipo y medir el progreso. Colabore con los miembros de su equipo y tenga un plan de acción para enumerar todas las tareas que deben cumplirse. Realice este ejercicio cuando comience un nuevo proyecto o realice tareas diarias. Tenga discusiones con cada equipo para establecer marcos de tiempo realistas para lograr estos entregables.

Luego, las asignaciones se pueden rastrear en un tablero Kanban según el orden de prioridad. Esta práctica ayuda a determinar la cantidad de trabajo que se ha completado, lo que debe completarse y dónde están los obstáculos.

También le dará una idea clara de dónde se necesita la atención del líder del equipo y qué medidas se deben tomar para eliminar los bloqueos.

Creately es un espacio de trabajo visual en línea que permite la visualización de flujos de trabajo durante la planificación del proyecto para que las duplicaciones de trabajo se puedan identificar desde el principio y prevenir. Traza el flujo de trabajo del proyecto en un diagrama de carril de natación para asignar tareas y recursos a cada equipo. Visualizar todo su proyecto en un solo lienzo puede ayudar a evitar la molestia de tener que saltar de un lado a otro entre varias aplicaciones para realizar el seguimiento del proyecto. Creately facilita la determinación de quién está haciendo qué, eliminando así la posibilidad de superposición de tareas.

Sea transparente y haga que su trabajo sea accesible

Cuando completes un proyecto, deja un legado del trabajo que hiciste. Haga que su trabajo sea accesible para todos los miembros relevantes del equipo de la empresa.

Asegúrese de que haya una base de datos que facilite el acceso continuo a investigaciones y proyectos anteriores. Esto ayudará a los colegas que intentan proyectos futuros a recopilar conocimientos sobre el trabajo completado, eliminando espacio para la duplicación de trabajo.

También los iluminará sobre los resultados de un posible curso de acción y arrojará luz sobre lo que se debe hacer de manera diferente.

Creately puede servir como el eje central para centralizar todo el contenido, las tareas y las comunicaciones del proyecto, desde la lluvia de ideas y la planificación hasta la ejecución. Proporciona marcos personalizables para mapas mentales, mapas de afinidad, planificación de sprints, cronogramas de proyectos, mapas de flujo de trabajo y más. Las capacidades de colaboración de Creately, incluidas las videoconferencias en la aplicación, el seguimiento del mouse y los comentarios, permiten a los usuarios trabajar juntos y compartir información sin problemas.

La segunda vez es 'no siempre' el encanto

La duplicación de trabajo no siempre es mala. Sin embargo, cuando no se dirige a un resultado adecuado, la duplicación del trabajo puede llevar mucho tiempo y ser francamente tediosa.

Sea inteligente acerca de la forma en que hace su trabajo. En el entorno empresarial actual, ya no se puede trabajar en silos. No dude en relacionarse con sus colegas y tener una línea de comunicación constante con ellos. Esté abierto a compartir conocimientos entre sí y concéntrese en lograr objetivos colectivos. La comunicación y la colaboración efectivas garantizarán que todos en la empresa realicen un trabajo significativo en un viaje colectivo hacia el éxito.