Cómo reducir la merma en el inventario
Publicado: 2022-08-01
Los propietarios de negocios de comercio electrónico están muy familiarizados con los desafíos de la reducción de inventario.
Ya sea debido a errores en el cumplimiento o robo, la merma puede afectar las ganancias y hacer que las empresas luchen por mantenerse a flote. Y, sin embargo, muchos propietarios de negocios de comercio electrónico no se dan cuenta de cuánto afecta la reducción del inventario a sus resultados.
Un estudio reciente citado en la Encuesta Nacional de Seguridad Minorista de 2021 encontró que la reducción de inventario cuesta a las empresas de comercio electrónico un promedio del 1,62 % de sus ventas anuales. Puede que no parezca mucho, pero para un negocio que genera $100,000 en ventas por año, eso es una pérdida de $1,620.
Y para las empresas que generan millones en ventas al año, las pérdidas pueden ser aún más asombrosas.
La reducción de inventario es un problema grave para las empresas de comercio electrónico, que puede afectar significativamente el resultado final.
¿Cómo reducir la merma en su negocio?
Sumerjámonos.
Cómo la reducción del inventario está afectando su negocio
Los propietarios de negocios de comercio electrónico pueden dar fe de que la reducción del inventario es un problema crítico.
Y no son solo las grandes empresas las que se ven afectadas por la contracción; Las pequeñas empresas también experimentan pérdidas, a menudo con menos ganancias y menos colchón operativo para absorber.
La reducción de inventario puede tener una serie de impactos negativos en las pequeñas empresas, que incluyen:
- Disminución de los ingresos,
- Costos de reposición por mercancía robada,
- Aumento de los costes laborales,
- Costos de seguridad adicionales,
- Costos tecnológicos adicionales para controlar el robo
- El tiempo y la atención de los líderes de la empresa, y
- Reducción de la moral de los empleados.
Todos estos factores pueden tener un impacto serio en los resultados de una pequeña empresa.
Entonces, ¿qué pueden hacer los propietarios de negocios de comercio electrónico para evitar la contracción? Bueno, hay varias acciones que su empresa puede tomar para reducir el riesgo de pérdida, incluida la implementación de medidas de seguridad adecuadas, el uso de tecnología para rastrear el inventario y la capacitación de los empleados.
Al seguir los pasos que se describen a continuación, los propietarios de negocios de comercio electrónico pueden ayudar a reducir el impacto negativo de la reducción de inventario en su negocio.
Las principales causas de la contracción del inventario
Para resolver o reducir los problemas de contracción del inventario de su empresa, es crucial comprender exactamente de dónde proviene la pérdida.
- Hurto en tiendas: El hurto en tiendas (o sus primos del comercio electrónico, el fraude de contracargos y el fraude de devoluciones) es responsable de más del 35 % de las pérdidas anuales de los minoristas, según la encuesta anual de la Federación Nacional de Minoristas.
- Robo por parte de los empleados: El robo por parte de los empleados supone una parte casi tan grande de su resultado final como el hurto en tiendas y es responsable de la friolera del 33 % de las pérdidas minoristas. Los empleados roban usando varios métodos creativos, desde la emisión fraudulenta de tarjetas de regalo falsas y el uso de sus descuentos para empleados hasta llevarse mercadería o embolsarse dinero en efectivo.
- Pérdida de papel: también conocida como errores administrativos, la pérdida de papel representa hasta el 20 % de la pérdida minorista. Esto incluye vender accidentalmente sus productos por menos dinero o reembolsarlos por más dinero del que deberían. Esto puede deberse a errores de emisión de boletos, transacciones o inventario mal contado.
- Fraude de proveedores: el fraude de proveedores representa menos del 5 % de la pérdida total de los minoristas, pero ocurre, por lo que es esencial estar al tanto. El fraude de proveedores ocurre cuando sus proveedores le envían intencionalmente menos inventario del que figura en su factura o cuando los representantes de los proveedores roban productos de su tienda o almacén.
Si bien varios factores diferentes pueden causar la reducción del inventario, puede mitigar sus pérdidas.
Al ser consciente de las causas más comunes de reducción de inventario y tomar medidas para prevenirlas, puede colocarse en una posición mucho mejor para proteger su balance final.
Hire un Gerente de Prevención de Pérdidas
Una de las mejores maneras de reducir la pérdida de inventario en su negocio de comercio electrónico es contratar a un Gerente de Prevención de Pérdidas.
El trabajo de esta persona es rastrear y reducir la cantidad de inventario perdido debido a robos, daños u otras causas. El Gerente de Prevención de Pérdidas trabajará con usted para desarrollar e implementar políticas y procedimientos para minimizar las pérdidas.
También realizarán auditorías periódicas de sus niveles de inventario y procedimientos de depósito. Además, también pueden brindar capacitación a sus empleados sobre cómo manejar y almacenar adecuadamente el inventario.
La contratación de un gerente de prevención de pérdidas puede ayudar a reducir significativamente la cantidad de pérdida de inventario en su negocio de comercio electrónico.
Reduzca el error humano con listas de verificación e informes
Sus empleados son solo humanos, y todos los humanos cometen errores. Desafortunadamente, los errores frecuentes de sus empleados pueden provocar la pérdida de inventario y una mella en sus resultados.
Para reducir los errores cometidos por sus empleados, implemente un sistema de listas de verificación diarias e informes regulares para mantener al personal responsable y al día.
La implementación de listas de verificación diarias significa que sus empleados saben y entienden lo que se debe hacer cuando llegan al trabajo y exactamente cómo desea que completen cada tarea.
Al final de la jornada laboral, se puede solicitar a sus empleados que presenten un informe que los haga responsables de las tareas y listas de verificación que completaron.
Los informes de daños son una herramienta esencial para ayudar a su empresa a reducir las pérdidas. Puede aumentar la responsabilidad de los empleados y reducir su inventario dañado al solicitar que se complete un informe cuando un empleado o cliente tiene un inventario dañado.
La creación de un sistema de informes y listas de verificación ayuda a reducir el error humano, hace que los empleados sean más productivos y responsabiliza a los empleados. También proporciona a la gerencia un recurso invaluable para supervisar a los empleados y resolver los problemas a medida que surgen.
Comprueba el doble (y el triple) de tus proveedores
No son solo sus empleados los que cometen errores o roban inventario. Sus proveedores también pueden ser una fuente de contracción para su negocio.
Es fundamental para su negocio verificar dos y tres veces toda la documentación de su proveedor para asegurarse de que su inventario esté totalmente contabilizado y en condiciones de venta.
Para reducir el fraude de los proveedores, debe:
- Verifique que todos los artículos en su factura sean correctos y hayan sido entregados
- Confirme que nada del inventario esté dañado o roto
- Asegúrese de que todos los artículos perecederos estén bien dentro de la fecha de caducidad o de caducidad
- Verifique dos veces para asegurarse de que el precio sea exacto y coincida con su factura
La mayoría de los fraudes de proveedores ocurren cuando los proveedores están en su tienda o almacén, por lo tanto, esté atento para asegurarse de que no haya errores o discrepancias en su inventario.
Realizar auditorías de inventario frecuentes
Las auditorías de inventario ayudan a las empresas de comercio electrónico a identificar y corregir los errores del sistema de gestión de inventario. También ayudan a identificar y prevenir robos y mermas.
Una auditoría de inventario puede llevar mucho tiempo y ser costosa, pero es una inversión que vale la pena para las empresas de comercio electrónico. No solo ayudará a reducir la merma de inventario y aumentar las ganancias, sino que también mejorará la comprensión de los empleados sobre la importancia del control de inventario para los resultados de su empresa.
También debe implementar regularmente el conteo cíclico, una auditoría de inventario a menor escala que se realiza diariamente, semanalmente o mensualmente, según sea necesario. Esto ayuda a mantener a sus empleados alerta y le permite estar al tanto de su inventario general y de cualquier área problemática.
Hay algunas cosas que debe recordar al realizar una auditoría de inventario. Querrá asegurarse de que su auditoría no solo confirme la cantidad de su inventario sino también su condición. Esto le ayudará a identificar regularmente cualquier robo, extravío o daño que ocurra.
En primer lugar, su empresa debe centrarse en auditar sus niveles de existencias con regularidad. Esto ayudará a garantizar la precisión y evitar posibles errores.
En segundo lugar, su empresa debe crear un sistema para realizar un seguimiento de los cambios de inventario. Esto ayudará a las empresas a identificar cualquier discrepancia y tomar medidas correctivas.
Por último, querrá centrarse en la prevención. Las empresas pueden reducir el riesgo de pérdidas y robos mediante la implementación de un sistema de gestión de inventario eficaz como SkuVault.
Una auditoría de inventario es una herramienta valiosa para las empresas de comercio electrónico. Puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente, aumentar las ganancias y evitar pérdidas y robos. Siguiendo estos consejos, las empresas pueden asegurarse de que su auditoría de inventario sea más efectiva.
Aclare las políticas de su empresa
Una de las cosas más impactantes que puede hacer una empresa de comercio electrónico para reducir la pérdida de inventario es aclarar las políticas de la empresa.
Esto significa observar de cerca sus procedimientos internos y comunicarlos claramente a sus empleados.
Primero, debe identificar las causas fundamentales de la contracción en su negocio. Esto podría ser cualquier cosa, desde robo de empleados hasta bienes dañados.
Una vez que sepa qué está causando la contracción, puede implementar políticas para ayudar a prevenirla.
Por ejemplo, puede exigir a los empleados que firmen todas las entregas o que realicen comprobaciones periódicas del inventario.
Además, debe comunicar las consecuencias del robo de los empleados. Cuando sus empleados entiendan que el robo contra su empresa tiene importantes consecuencias legales y laborales, incluido el robo de bienes o dinero y el robo intelectual, estarán menos inclinados a robarle a su empresa.
Finalmente, la videovigilancia y la señalización que indica que su almacén o tienda los utiliza también pueden ayudar a disuadir el robo.
Al aclarar sus políticas y procedimientos, puede ayudar a reducir la pérdida de inventario y mantener su negocio funcionando sin problemas.
Capacite a los empleados sobre la prevención de robos
Otra herramienta valiosa para reducir la contracción de su empresa es capacitar a todos los empleados actuales y nuevos para prevenir el fraude de clientes y empleados.
Asegúrese de que todos sus empleados conozcan los muchos tipos de estafas y métodos de robo que pueden afectar su negocio y empoderarlos con capacitación, para que siempre sepan qué hacer si sospechan de robo o fraude.
La capacitación en prevención de robos no solo infunde un sentido de responsabilidad personal en sus empleados, sino que también les brinda la confianza para manejar de manera efectiva los casos de robo a medida que surgen.
Aproveche la tecnología
Numerosos tipos de tecnología pueden ayudarlo a administrar su inventario de manera efectiva y reducir las mermas.
Por ejemplo, las etiquetas RFID pueden ayudarlo a rastrear su inventario en tiempo real, y los escáneres de códigos de barras pueden ayudarlo a contar su inventario de manera rápida y precisa.
Además, muchos programas de software pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de sus niveles de inventario y administrar a sus empleados de manera efectiva.
Si bien es imposible eliminar por completo la reducción de inventario, un software de gestión de almacenes (WMS) como SKUVault puede ayudarlo a reducirla de manera efectiva. Un WMS proporciona información precisa y actualizada sobre sus niveles de inventario, para que pueda identificar rápidamente las discrepancias.
Además, un WMS puede ayudar a automatizar varios aspectos de la gestión de su inventario, como la recepción y el almacenamiento, lo que puede ayudar a reducir el error humano. Usando un WMS, puede crear un sistema de inventario más eficiente y efectivo que ayudará a reducir la merma de su empresa.
El software de gestión de empleados también puede ser una herramienta valiosa para implementar rápidamente políticas de reducción de pérdidas. Este software puede hacer que la incorporación y la capacitación antirrobo sean perfectas para los empleados nuevos y existentes. También puede proporcionar a sus empleados tareas diarias, listas de verificación e informes digitales de mercancías dañadas o faltantes.
Pensamientos finales
La reducción del inventario es un problema grave para las empresas de todos los tamaños y puede afectar todo, desde sus resultados hasta su base de clientes. En esta publicación, describimos algunos pasos para reducir la contracción del inventario de su empresa.
En primer lugar, es esencial comprender las causas de la reducción del inventario para poder abordarlas de frente. Las principales causas son el robo por parte de los empleados o clientes, los errores cometidos por los empleados y los productos dañados o perdidos.
Una vez que conozca las causas fundamentales de la reducción del inventario en su negocio, puede comenzar a tomar medidas para mitigarlas. Un paso clave es contratar a un gerente de prevención de pérdidas responsable de implementar políticas y procedimientos para prevenir pérdidas. También puede reducir los errores humanos con listas de verificación e informes, realizar auditorías de inventario frecuentes, aclarar las políticas de la empresa y capacitar a los empleados sobre la prevención de robos.
La tecnología también puede ayudarlo a realizar un seguimiento de su inventario y detectar discrepancias.
En última instancia, se necesita un esfuerzo concertado de todos en la organización para reducir la reducción del inventario, desde la alta dirección hacia abajo.
Siguiendo los consejos de esta publicación, puede ponerse en el camino hacia la reducción de este costoso problema para su negocio.