Cómo ejecutar una reunión remota productiva | Mejores prácticas y plantillas

Realidad: Los equipos remotos tienden a hacer más reuniones que los trabajadores en el sitio.

Si actualmente está trabajando desde casa, sabe que esto es cierto.

A veces las cosas pueden parecer fuera de control; hay demasiadas caras en la pantalla, demasiadas personas hablando a la vez, algunos se unen tarde y no tienen idea de qué están hablando los demás y, de repente, todos se enfocan en el gato de alguien que ha decidido unirse a la llamada sin invitación.

Pero las reuniones son importantes. Y para los equipos remotos, es lo único que ayuda a mantener a todos alineados sin importar dónde se encuentren.

A continuación se enumeran algunas prácticas que lo ayudarán a realizar una reunión remota altamente efectiva desde la comodidad de su hogar.

¿Listo para sumergirte?

Prácticas recomendadas para reuniones remotas

1. Identifique a los asistentes y ayúdelos a prepararse

Decidir quién necesita participar en la reunión depende del objetivo real de la misma.

Y al planificar una reunión virtual, debe tener más en cuenta quién asistirá a la reunión, ya que puede haber limitaciones en las herramientas que utiliza, múltiples zonas horarias y horarios conflictivos.

Es esencial consultar con el propio horario de los asistentes antes de fijar una hora para la reunión.

En una oficina, pueden ser más informales con la agenda, ya que pueden compartir más información mientras almuerzan, se cruzan en el pasillo, hablan entre ellos, etc.

Sin embargo, una reunión virtual requiere mucha más preparación por adelantado.

Es importante que envíe la agenda, junto con el objetivo/propósito de la reunión y los enlaces a recursos adicionales o aplicaciones que usará durante la discusión unas horas antes, si no un día antes.

Esto permitirá a los asistentes prepararse para lo que viene, instalando cualquier software requerido, leyendo, investigando, programando la reunión en su día y ocupándose de cualquier otro requisito técnico. Al mismo tiempo, aclare los roles que se espera que desempeñe cada asistente durante la reunión.

2. Aclarar las pautas de la reunión remota

Las pautas de reunión ayudan a administrar mejor las cosas.

Aclare lo que espera que haga/contribuya cada asistente y cómo deben comportarse una vez que estén en línea (es decir, deben esperar hasta que alguien más termine de hablar antes de expresar su opinión, deben tener la cámara encendida y los micrófonos silenciados mientras otros hablan, etc.) .).

Puede mencionar estas pautas en el correo electrónico de presentación que envíe junto con la agenda. O tómese unos minutos para mencionarlos al comienzo de la reunión.

Al mismo tiempo, los asistentes pueden ayudar a que las cosas sean más efectivas siguiendo estas sencillas pautas de etiqueta para reuniones en línea.

• Vestir apropiadamente
• Asegúrese de contar con un entorno que sea profesional y apropiado para el trabajo (es decir, sin camas, habitaciones desordenadas, etc.)
• Silencia tu micrófono cuando no estés hablando
• No te distraigas. No mire fijamente su teléfono, escriba en su teclado o trabaje en otras tareas cuando alguien más está presentando
• Pon tu teléfono en silencio y apaga otras notificaciones
• Espera tu turno. No interrumpa mientras otros están hablando o hable por encima de ellos.
• Si tiene un comentario o una pregunta, llame la atención antes de hablar. Haga un gesto con la mano o diga 'pregunta' o 'comentario'
• Estar listo. Asegúrese de que su conexión, cámara y micrófono estén funcionando antes de la reunión

Consejo: Asigne a los asistentes los roles de facilitador, tomador de notas, cronometrador, etc. Alterne estos roles entre ellos en diferentes días para mantenerlos a todos interesados.

3. Seleccione un software de reunión remota adecuado

¿Qué tienen en común todas las reuniones virtuales exitosas? Un conjunto de buenas herramientas para facilitarlo y sus propósitos.

Hay una variedad de herramientas que puede elegir según sus necesidades.

Zoom: esta es una solución de sala de conferencias basada en software que permite a los equipos reunirse en línea con o sin video. Cuando desee discutir algo con un equipo más grande y prefiera ver sus reacciones en video, esta herramienta funcionará muy bien.

Slack: Slack es una aplicación de mensajería que también se puede usar para llamadas de audio y video. Puede tener un canal de Slack separado donde puede configurar recordatorios para sus reuniones diarias o registros semanales de proyectos, mantener las actas de sus reuniones registradas con publicaciones o directamente en el canal de Slack, etc. Sin embargo, solo permite llamadas grupales de video para 15 personas en total. Por lo tanto, funciona mejor para equipos más pequeños para reuniones cortas.

Creately: ¿Quiere explicar una idea o concepto visualizándolo en una pizarra en línea? Creately es una gran herramienta para los equipos que desean usar un mapa mental para generar ideas, o un diagrama de flujo para discutir un nuevo proceso, etc. durante una reunión. Con su función de colaboración en tiempo real, todos pueden editar y compartir comentarios en el mismo lienzo/tablero simultáneamente.

Google Docs: ya sea para crear una agenda de reuniones, compartir notas de reuniones o trabajar juntos en una propuesta de proyecto, Google Docs es una gran herramienta. Todos pueden colaborar y editar el documento en tiempo real, chatear y comentar, y puede usar el historial de revisión para volver a las versiones anteriores del documento en cualquier momento que lo desee.

También puede usar una combinación de estas herramientas para cumplir con el propósito de su reunión. Por ejemplo, puede usar Slack para hablar entre ellos y Creately para explicar y registrar su estrategia. Comparte tu pantalla con el resto del equipo para que todos puedan ver en qué estás trabajando o crea tu documento Creately desde tu canal Slack (con el complemento Creatly para Slack) para que todos puedan acceder rápidamente a él.

Sugerencia: use el video tanto como pueda, ya que es lo más cercano a la comunicación en persona que puede tener cuando trabaja desde casa. Además, te da la oportunidad de leer el lenguaje corporal de los asistentes y asegurarte de que realmente estén prestando atención.

4. Asigna algo de tiempo para romper el hielo

Para los equipos remotos, una reunión también puede ser un momento para establecer relaciones. En lugar de sumergirse directamente en la discusión de asuntos oficiales, tómese un tiempo al comienzo de la reunión para romper el hielo. Esto también ayudará a mantener a los participantes comprometidos en las próximas horas.

Puede recorrer la sala de reuniones virtual preguntando a todos cómo ha sido su semana o hablando sobre un evento actual que afecta a todos.

Consejo: antes de pasar a discutir formalmente los asuntos en cuestión, asegúrese de recordarles a todos el objetivo de la reunión también.

5. Toma notas y crea un plan de acción

Es importante mantener un registro de todas las ideas compartidas durante la reunión. Se puede compartir con aquellos que no asistieron a la reunión y se puede usar para crear su plan de acción más adelante.

Tan importante como discutir cosas y encontrar soluciones es asignar a todos los que participaron en la reunión entregables y elementos de acción para implementar el plan. Al mismo tiempo, es importante aclarar las fechas de vencimiento y cuándo tendrá lugar la próxima reunión.

Si está utilizando una herramienta de administración de tareas, puede planificar rápidamente todo en ella. También puede usar una plantilla de plan de acción (consulte la siguiente) para priorizar las cosas.

Sugerencia: envíe un correo electrónico con un resumen de todo, incluidos los elementos de acción que se les asignaron después de la reunión.

7 plantillas para mantener la productividad durante las reuniones remotas

A continuación hay algunas plantillas que puede usar de inmediato durante sus reuniones virtuales. Simplemente haga clic en la plantilla para abrirla en el editor. Comparta un enlace de edición/revisión con otros para colaborar.

Plan de ACCION

Calcule roles y responsabilidades, recursos, fechas de vencimiento, etc. en ese mismo momento con esta plantilla de plan de acción.

Notas de la reunión

Mantenga las actas de sus reuniones organizadas con esta sencilla plantilla para tomar notas de reuniones. Más tarde, puede adjuntarlo con el correo electrónico de resumen o compartirlo en su canal de Slack para dar acceso a otros.

Iniciar Parar Continuar

Reflexione sobre las acciones que el equipo debe comenzar a hacer, dejar de hacer y seguir haciendo con esta plantilla.

Mapa mental

Haga una lluvia de ideas sobre un tema utilizando esta plantilla. Puede utilizar códigos de colores para identificar las ideas añadidas por diferentes asistentes.

Diagrama de espina de pescado

Simplifique la resolución de problemas y encuentre la causa raíz del problema con este diagrama de espina de pescado.

Tablero de ideas

Reúna, organice y priorice las ideas recopiladas con un tablero de ideas. También puede usar un diagrama de afinidad para categorizar ideas y encontrar tendencias/patrones.

Carta del equipo

Colabore para aclarar la dirección del equipo y establecer límites con esta plantilla de estatutos del equipo.

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¿Trabajando desde casa estos días debido a la pandemia del Coronavirus? Entonces participar en reuniones en línea debe ser parte de tu rutina diaria. Háganos saber algunas de las mejores prácticas que utiliza su equipo para mantener la productividad.