Cómo organizar una cena de networking efectiva
Publicado: 2019-04-17La creación de redes es una parte fundamental de la construcción de relaciones
Parte de la junta directiva es administrar la reunión de la junta misma
Su objetivo es tener las mejores discusiones de mesa posibles y tener tiempo para todos.
La creación de redes es una parte crítica de la construcción de relaciones y no hay evento más valioso para construir relaciones que el proverbial "partir el pan" con las personas. Personalmente, organizo muchos almuerzos y cenas grupales y asisto a más, por lo que he desarrollado una serie de consejos que a menudo transmito sobre cómo hacer que estos sean lo más efectivos posible.
Voy a centrar esta publicación en el concepto de una "cena de la junta" o "almuerzo de la junta", ya que esto es parte de una serie sobre cómo administrar las relaciones de la junta de manera más efectiva, pero la mayoría de estos consejos se pueden aplicar ampliamente.
Esto parecerá muy específico sobre cómo hago las cosas. No tienes que hacerlo de la misma manera, pero pensé que si te daba mi libro de jugadas, podrías decidir qué te resulta más cómodo.
¿Por qué una cena (o almuerzo) a bordo?
Parte de la junta directiva es administrar la reunión de la junta en sí, donde comparte su progreso financiero y operativo, discute su estrategia y planes para el futuro y obtiene y brinda información a los miembros de la junta. Esa es la función básica de una reunión de directorio y suele ser de 2 a 4 horas, dependiendo de qué tan temprana o avanzada esté la empresa.
Otra parte de la gestión de las relaciones fuera de la construcción de la junta es enviar correos electrónicos actualizados y/o hacer llamadas cortas y periódicas a los miembros de la junta para mantenerlos informados y solicitar comentarios, así como para crear un canal abierto y construir una relación.
Manejar una tabla es un poco como volar: la gran mayoría de las veces estás en altitud de crucero sin los cinturones de seguridad y no hay nada fuera de lo común. De vez en cuando te encuentras con turbulencias severas donde las personas se agarran a los reposabrazos y entran en pánico por lo que podría suceder a continuación. Es en estos momentos cuando tener vecinos constantes a tu alrededor que te digan "todo estará bien" realmente entra en juego y tener una azafata que realmente sepa qué hacer en una emergencia puede marcar una gran diferencia.
Estos momentos existenciales surgen con las empresas y con las juntas. En la medida en que tenga relaciones cálidas y personales entre los miembros de la junta, a menudo encontrará un profundo compromiso de ayudarse mutuamente incluso con las turbulencias más difíciles.
Los consejos se ocupan de empresas que inesperadamente se quedan sin efectivo, tienen demandas con clientes o proveedores, luchan contra competidores desagradables, se ocupan de la disminución de las ventas, gestionan las luchas internas de los fundadores, etc. Las juntas también se ocupan de problemas difíciles "buenos", como "¿deberíamos vender la empresa ahora?" y, de ser así, deberíamos tomar efectivo o acciones.
Debido a que salir del ambiente de trabajo ayuda a construir una relación personal más sólida y debido a que esta relación conduce a una toma de decisiones más cohesiva en tiempos difíciles, debe considerar sus comidas en la junta como una inversión hoy en una mejor toma de decisiones en el futuro cuando lo necesite.
No puede esperar que los miembros de la junta se reúnan para comer cada vez porque con más de 4 reuniones por año, las personas tienen otras responsabilidades y compromisos de tiempo, pero trabajen con su junta en lo que funcione mejor para ellos. Cero comidas al año es tu pérdida.
¿Cuándo debe obtener una habitación privada?
Uno de los consejos más fuertes que te daría es que seas súper anal sobre el entorno físico de tu comida grupal. Si es una mesa de 4, difícilmente pedirá una habitación privada en un restaurante, pero sin duda elegiría un lugar más tranquilo y lo visitaría con anticipación para reservar la mesa más tranquila. Si le importa la calidad de su conversación y comida juntos, debería preocuparse por el ruido, las distracciones y cosas por el estilo.
Para cualquier grupo de 8 personas o más, siempre trato de reservar habitaciones privadas en un restaurante y me esforzaré por elegir un restaurante que tenga una habitación privada, que es infinitamente más importante que la comida perfecta.
Su objetivo es tener las mejores discusiones de mesa posibles y tener tiempo para que todos se conozcan a un nivel humano y eso es realmente difícil si no puede escuchar a todos hablar. Si reserva en un restaurante abierto con mucho ruido, lo que sucede es que cada persona habla principalmente con la persona que está a su derecha o izquierda y un poco con la persona que está al otro lado. Esto es subóptimo: reserve una habitación privada.
Planificar una comida en la junta no es trabajo de un administrador, es su trabajo. Puede trabajar con un gran administrador para que lo ayude, pero debe ser dueño de la calidad del entorno físico, el ambiente y la comida. Importa.
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¿Debería haber un tema?
Mi estructura preferida es comenzar por un período de solo ponerse al día con sus vecinos. Debe permitir un período para la creación de redes generales, la oportunidad de comer sus primeros bocados de comida y algunos encuentros casuales. Por lo general, recomiendo unos 20 minutos de esto si se trata de una cena de 2 horas y unos 10 minutos si se trata de un almuerzo de 60 a 90 minutos.
Después de las bromas iniciales, recomiendo ponerse de pie y hacer un pequeño brindis (si se trata de una cena) e introducir un "tema". Para los directorios, este puede ser un tema que ha estado debatiendo como equipo de administración y que no planea cubrir en la reunión del directorio o incluso puede ser un poco más divertido e introducir un tema de "conocerse". si el grupo es más nuevo.
El objetivo es dirigir una discusión de toda la mesa en la que usted sea el facilitador. También puede saltar para hablar, pero su objetivo principal es el maestro del ring y asegurarse de que está haciendo lo siguiente:
- Incluir a todos en la discusión, así que llama a las personas que han hablado menos o que deberían tener una respuesta a este tema.
- Saltando cortésmente para evitar que los acaparadores de pelotas monopolicen la conversación.
- Asegurarse de que la conversación no se aleje demasiado de la zona de ataque del tema de discusión previsto.
- Pasar al siguiente tema si la conversación se vuelve obsoleta
Le recomiendo que tenga varias viñetas en las tarjetas de notas para recordar los temas que desea discutir, de modo que si se vuelve un poco aburrido, no tenga que pensar sobre la marcha qué cubrir. Tienes que leer la sala y el estado de ánimo de la conversación, pero por lo general, en algún momento se habla de las personas.
En ese momento, a menudo alrededor de los postres o el café, está bien volver a la red general si es necesario. O si necesita un descanso, puede anunciar durante el plato principal “Por favor, adelante, coma. Volveremos a los temas de mesa después del plato principal”. Cada vez es diferente: tienes que aprender a ser un gran anfitrión de comidas.
¿Cuándo reunirse?
Cuándo haga una comida dependerá en gran medida de cuándo sea su reunión de la junta. Si tiene una reunión de la junta por la mañana y muchas personas viajan a sus reuniones, puede pedir fácilmente una cena la noche anterior. Si lo hace, me aseguraría de que no tenga una "reunión previa a la junta" en la que simplemente discuta todo lo que planea discutir al día siguiente. Si hace esto, la reunión de la junta se sentirá como una repetición y la gente querrá dejar de tener una comida separada.
Si realiza la reunión de la junta por la tarde, tiene la opción de almorzar antes de la reunión o cenar después. Lo mezclaría un poco en varias épocas del año. Para las personas es más fácil comprometerse con el almuerzo, pero también es más informal y las personas piensan en la reunión de la que acaban de llegar o en la reunión a la que deben asistir. Las cenas son mejores para las relaciones, pero son más caras si se programan con personas ocupadas.
¿Cómo manejar los asientos?
Generalmente prefiero no tener asientos asignados con nombres preasignados. Mi razón es que cuando haces esto, corres el riesgo de que cada persona se pregunte por qué se les asignó el asiento que se les asignó. Hay muchas posibilidades de menospreciar a las personas sin querer.
Dicho esto, prefiero no ser completamente casual al respecto tampoco. Si tiene 10 personas en una cena y 5 no son miembros de la junta directiva, podría poner fácilmente una etiqueta con el nombre en cada placa de su empresa que diga el nombre de su empresa, así que yo pondría "Persona sincera" en las etiquetas con el nombre de la mesa y sepárelos cada dos asientos.
¿Quién debe asistir?
Creo que las cenas de la junta son una excelente oportunidad para que su equipo en general conozca a la junta. Es tanto una forma de recompensar a los altos ejecutivos con la exposición y las relaciones de la junta como también una oportunidad de asegurarse de que sus inversores construyan relaciones personales sólidas con su equipo.
Yo lo mezclaría un poco. Haría algunas comidas a lo largo de los años solo con la junta y otras en las que traes al equipo de administración. Si tiene un gran equipo de gestión, puede rotar quién viene. En ocasiones he disfrutado de temas en los que, por ejemplo, una cena de la junta podría invitar a solo 6 miembros de la ingeniería y otra podría generar ventas.
La clave es saber qué se quiere obtener de las relaciones que se construyen. Haría la primera comida con una multitud más pequeña porque lo primero que quieres es una relación entre los miembros de la junta y luego puedes ampliarla.
¿Dónde debe sentarse?
La mitad. Siempre. Si su objetivo es ser el líder del círculo y ayudar a controlar la discusión, siempre debe sentarse cerca del centro de la mesa.
Cuando llego a una cena de la junta, de hecho, lo primero que hago normalmente es dejar algo en mi silla cerca del centro de la mesa, ya sea que yo sea el anfitrión de la cena o no. ¿Por qué? Me imagino que si estoy dedicando tiempo a una comida, quiero tener la oportunidad de hablar e interactuar con tantas personas como sea posible. Siempre es difícil hacer esto al final de la mesa.
Por qué debería reservar la comida por adelantado
Me encanta la idea de reservar platos compartidos que se puedan pasar cuando sea posible. Puede adaptarse fácilmente a las idiosincrasias de comer asegurándose de que algunos de los platos sean vegetarianos y/o de pescado. Al comienzo de la noche (o antes) preguntaría si hay alergias alimentarias y/o requisitos alimenticios (kosher, vegano, halal, etc.) y los trataría como excepciones.
Si su objetivo es tener discusiones de mesa, entonces querrá minimizar las distracciones. No hay nada que distraiga más que un mesero que se acerque a la mesa y pregunte a la gente por su pedido y luego moleste a todos para que se sienten en los platos y pregunte: "espera, ¿pediste el pescado?"
Hablaría previamente con el personal de espera, casi como disculpa, y les diría de antemano que su objetivo es minimizar las interrupciones y concentrarse en las conversaciones. Algunos camareros se sienten como si fueran el espectáculo y les encanta hablar o contarte sobre la comida o, en general, ser el centro de atención. Esta no es la noche para eso. Cortésmente necesitan saber antes de que comience la comida.
Resumen
Las comidas son una forma increíblemente efectiva de fortalecer las relaciones y discutir temas importantes. Algunas juntas se sienten de naturaleza más transaccional y ignoran la importante función social de construir lazos fuertes entre los miembros de la junta que son invaluables en tiempos de necesidad. Vale la pena el esfuerzo y el tiempo extra para planificar las comidas a bordo y también para involucrar a su personal.
[Este artículo apareció primero en ambos lados de la mesa y ha sido reproducido con permiso.]