¿Cómo enviar una factura? Herramientas útiles

Todos los autónomos, propietarios de pequeñas empresas o empresarios emiten facturas todos los meses. Son necesarios para recibir el pago por el trabajo realizado o los bienes entregados. Pero la simple emisión de dicho documento no garantiza la recepción del pago. Para el éxito completo es necesario entregarlo al contratista. En este artículo, aprenderá 3 formas de enviar una factura y qué herramientas son particularmente útiles en este proceso.

Cómo enviar una factura – índice:

1. ¿Cómo enviar una factura en papel?
2. ¿Cómo preparar una factura en formato electrónico?
3. ¿Cómo crear y enviar un archivo PDF con una factura?
4. ¿Cómo puede ayudarte una aplicación de facturación?

¿Cómo enviar una factura en papel?

Aunque Internet se ha afianzado definitivamente en nuestros hogares y oficinas, la gran mayoría de las facturas se envían a través del correo tradicional. Según el informe E-Invoicing/E-Billing. Digitalización y automatización Hasta el 90 % de las facturas van a los destinatarios en papel.

Desafortunadamente, esto tiene sus inconvenientes. Uno de ellos es el tiempo que se tarda en entregar la carta en la dirección indicada. Al realizar el envío, debe tener esto en cuenta durante todo el proceso que lleva a recibir el pago. Debe recordar que algunas personas pueden estar vinculadas a documentos en papel. Esperarán que les proporcione facturas solo de esta forma. Es cierto que puede convencer a algunos para que facturen electrónicamente, pero en otros casos, tendrá que adaptarse a los deseos de sus clientes.

La mayoría de las herramientas que necesitas para enviar una factura en papel están disponibles en cualquier oficina. Necesitará una computadora con impresora, software de oficina y sobres. Aunque puede escribir una factura a mano en un formulario especialmente preparado, es mucho más fácil trabajar en documentos electrónicos.

Con un procesador de textos o una hoja de cálculo, puedes preparar un documento que contenga todos los elementos necesarios. Luego debe imprimirlo, ponerlo en un sobre, colocarle la dirección y enviarlo. Los procesadores de texto más populares le permiten imprimir en sobres, por lo que no tiene que preocuparse por escribir la dirección a mano. Todo lo que le queda por hacer es comprar un sello postal y enviar la carta al contratista.

¿Cómo preparar una factura en formato electrónico?

Una alternativa a los documentos en papel es la factura electrónica. No necesita un software especial para crearlo, ya que el que usa todos los días, una simple hoja de cálculo o un procesador de textos, será suficiente. Al igual que con un documento enviado por correo tradicional, primero debe crear una factura, solo que en lugar de imprimir debe guardar el archivo creado de esta manera.

Evita formatos como DOC o XLS , porque aunque son comunes y fáciles de abrir, tienen un gran inconveniente: un documento preparado de esta manera se puede editar fácilmente. Es cierto que tiene la opción de asegurar la edición de dicho archivo con una contraseña, pero es mejor usar una solución comprobada: archivos PDF. Al enviar dicho documento, está seguro de que nadie interferirá con su contenido.

¿Cómo crear y enviar un archivo PDF con una factura?

Puede optar por uno de los convertidores disponibles en la web, como Adobe Acrobat, por ejemplo, para crear un archivo PDF. Simplemente seleccione una factura previamente guardada en un archivo DOC, y el programa realizará automáticamente la conversión a PDF. Dependiendo de la configuración de su computadora y las opciones disponibles en su procesador de textos/hoja de cálculo, también puede seleccionar la opción para guardar el archivo en formato PDF desde dentro del programa.

Agregue el documento preparado de esta manera como archivo adjunto en un correo electrónico. Es una buena idea comenzar a crear un mensaje para un cliente con este paso. Esto asegurará que no envíe un correo electrónico sin un archivo adjunto. En el título del mensaje, puede incluir el nombre del proyecto al que se aplica la factura. El contenido del correo electrónico debe ser breve y directo, pero recuerda mantener un tono cortés. Puede agradecerles por la cooperación pasada, alentarlos a utilizar los servicios ofrecidos en el futuro y, en el caso de una factura parcial, indicar a qué etapa del trabajo se refiere.

¿Cómo puede ayudarte una aplicación de facturación?

Esta es una herramienta que facilita notablemente el envío de facturas porque te brinda la más amplia gama de opciones. Si trabaja con empresas que requieren documentos en papel, simplemente emite, imprime y envía la factura por correo postal de acuerdo con los deseos del cliente. El beneficio para usted es que dicha aplicación viene con plantillas de factura listas para usar, por lo que puede estar seguro de que cumplirán con las regulaciones de su país.

Tampoco tiene que preocuparse por las tasas de IVA o la corrección de los cálculos y resúmenes. Simplemente seleccione la tasa impositiva adecuada, ingrese el valor neto de los bienes/servicios y el programa calculará el valor del artículo junto con el impuesto.

Con la aplicación de facturación gratuita, puede enviar fácilmente facturas electrónicas directamente a los buzones de correo electrónico de aquellos contratistas que aceptan esta forma de comunicación. Dicho documento se guarda inmediatamente en formato PDF, por lo que no tendrá problemas para convertir dicho archivo a un formato que garantice la integridad de los datos. Puede enviar una factura preparada de esta manera con literalmente unos pocos clics. No tiene que iniciar sesión en su correo electrónico: puede hacer todo desde la aplicación. Puede ingresar el asunto del mensaje, completar su contenido o usar una plantilla preparada, lo que ahorra tiempo y acorta significativamente su trabajo.

Es importante destacar que nunca volverá a enviar un correo electrónico sin un archivo adjunto, porque al hacer clic en el botón "enviar" , la factura que emitió se adjunta automáticamente al mensaje. Al igual que con el correo electrónico estándar, puede seleccionar el destinatario del mensaje, agregar más destinatarios e incluso enviar una copia oculta. Esto es práctico cuando se trata de grandes empresas porque puede enviar la factura tanto a la persona con la que está trabajando en un proyecto como directamente al departamento de contabilidad.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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