Una guía paso a paso para establecer KPI para los miembros del equipo

Una organización sin indicadores clave de rendimiento (KPI) es como un viaje sin mapa. Cuando su viaje no tiene un mapa, no hay forma de que pueda determinar cuánto ha avanzado desde que comenzó. Sigue conduciendo hacia un destino sin ningún conocimiento de lo que se interpone en su camino. En una organización, tener KPI claros que estén vinculados a los objetivos finales de su empresa ayuda a derivar el progreso que ha logrado dentro de un marco de tiempo establecido. Ayuda a comprender las contribuciones de los miembros del equipo y lo que necesita mejorar.

¿Qué es un KPI?

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) le permiten obtener medidas cuantificables a lo largo del tiempo para lograr una meta (u objetivo) específica. Los KPI impulsan a los equipos hacia el logro de los objetivos, proporcionan métricas para medir el progreso de los objetivos y, en última instancia, ofrecen información valiosa para tomar decisiones informadas sobre la gestión de operaciones o los procesos comerciales. El proceso de KPI ayuda a todos los aspectos de una empresa, ya sea finanzas, recursos humanos, servicio al cliente o marketing, a ser eficiente y eficaz en el cumplimiento de sus responsabilidades.

KPIs y Desempeño de los Empleados

El desempeño de los empleados está en el corazón del éxito organizacional. Si el viaje de una organización es exitoso o no, depende de qué tan motivados estén sus empleados para alcanzar sus hitos. Para lograr los objetivos organizacionales, primero debemos establecer objetivos a nivel individual y de equipo para que puedan vincularse con los de la empresa.

Los empleados son el mayor activo de una empresa. Necesitan ser alentados, empoderados y evaluados con miras a lograr los objetivos comerciales. Es vital prestar atención a los comportamientos positivos y negativos de un empleado, discutir y dar retroalimentación para crear un entorno propicio para que aprendan y mejoren. Esto también los alineará para trabajar hacia los objetivos del equipo y de la organización.

¿Cómo mides el rendimiento? ¿Qué datos cuantificables puede presentar como prueba del arduo trabajo de su equipo? ¿Están todos los miembros del equipo trabajando en los objetivos correctos? ¿Y su trabajo contribuye a la consecución de los objetivos últimos de la empresa?

Aquí es donde los KPI cobran protagonismo. Los KPI son una forma de objetivos cuantificables que lo ayudan a realizar un seguimiento del progreso de sus objetivos comerciales. Le ayudarán a comprender cómo contribuye el desempeño de los miembros de su equipo. Además, los KPI también ayudarán a identificar brechas de conocimiento y le permitirán implementar planes de capacitación cualitativos en consecuencia.

¿Por qué son importantes los KPI?

Como se mencionó anteriormente, los KPI son esenciales para identificar las contribuciones de los miembros de su equipo hacia los objetivos comerciales generales. Aquí hay algunas razones notables por las que debe implementar un proceso de KPI en su organización.

Para garantizar que sus equipos sean responsables y estén alineados con los objetivos. Esto es especialmente importante al monitorear el progreso de un proyecto en particular. Un proceso de KPI claramente definido garantiza que los miembros del equipo reconozcan sus responsabilidades y hagan esfuerzos colectivos para cumplirlas.

Para realizar un seguimiento de la puntuación de salud de la empresa. Los indicadores clave de rendimiento, sin duda, proporcionan información valiosa sobre las operaciones de una organización. Si bien ofrecen una comprensión integral del desempeño financiero predominante, también arrojan luz sobre los posibles factores de riesgo, como la escasez de capital, los nuevos competidores o las brechas de conocimiento.

Para monitorear el progreso en el tiempo. Los KPI le permiten establecer objetivos al comienzo del año fiscal y utilizar informes mensuales o trimestrales para medir el progreso realizado mediante el seguimiento de criterios clave como ingresos, costo por transacción, tasa de satisfacción del cliente, etc. Dado que los KPI están alineados con los objetivos de la organización, esto también ayudará a realizar un seguimiento del progreso hacia las metas y estrategias a largo plazo de una empresa.

Para hacer mejoras cuando y donde sea necesario. Una vez que se analizan los resultados de KPI, le permiten concentrarse en qué áreas del negocio necesitan mejoras y si se deben realizar ajustes en el curso de acción actual. Esto le evitará tomar decisiones equivocadas y predecir escenarios futuros. Dado que los KPI son medibles, puede influir directamente en los factores que determinan sus resultados y tomar medidas preventivas para asegurarse de que va por buen camino para lograr sus objetivos.

Proceso KPI

Paso 01: determine cómo se utilizarán los KPI

El primer paso para establecer KPI es comprender cómo se utilizarán estos indicadores de desempeño para monitorear el progreso. Antes de establecer los KPI para los equipos, reúna a los miembros y discuta qué criterios se deben usar para determinar sus KPI y cómo estos afectarán su desempeño.

Los KPI son simplemente una forma de comunicación y, como cualquier marco de comunicación, las personas a las que están asignados también deben entender claramente los KPI para que puedan actuar en consecuencia. Asegúrese de que los miembros de su equipo conozcan los datos y estén equipados con el conocimiento, las herramientas y las habilidades adecuadas para tomar las decisiones correctas en función de los datos con los que trabajan.

Paso 02: vincular los KPI con los objetivos de la organización

Las empresas a menudo cometen el error de adoptar KPI vagos que no reflejan sus procesos comerciales y, por lo tanto, no logran ver un impacto sustancial. Sus KPI deben estar vinculados a los objetivos de la organización para que sepa que la empresa está en el camino correcto. Por ejemplo, las empresas pueden definir sus estrategias de desarrollo bajo las perspectivas de finanzas, procesos comerciales internos, aprendizaje y crecimiento y cliente. En consecuencia, los KPI que establezca también deben estar incluidos en estas categorías.

Por ejemplo, la empresa ABC puede establecer una meta en el aspecto de aprendizaje y crecimiento para brindar capacitación en habilidades blandas a sus empleados dentro de un presupuesto de 6 millones. Aquí, el Gerente de Recursos Humanos y su equipo serían los principales custodios del logro de este objetivo. Por lo tanto, para alinearse con este objetivo, podrían tener un KPI para realizar seis talleres de capacitación en habilidades blandas por trimestre (24 talleres por año) mientras mantienen sus gastos por debajo del presupuesto establecido.

Otro aspecto clave del proceso de KPI es asegurarse de que su equipo comprenda los objetivos finales de la organización y el plan de acción que se debe seguir para alcanzarlos. Esto empoderará a su fuerza laboral con el propósito de cumplir con sus responsabilidades.

Paso 03: ¿Son sus KPI INTELIGENTES?

Utilice la fórmula SMART para determinar qué tan efectivos son sus KPI.

Específico : el KPI que establezca debe centrarse en un aspecto específico de su negocio que pueda medirse y determinar por qué es importante.

M edible: como se mencionó anteriormente, debe ser medible y compararse con un estándar definido.

Un alcanzable: el KPI debe ser entregable.

Relevante : debe ser relevante para un proceso comercial dentro de la empresa y, al mismo tiempo, estar vinculado a los objetivos estratégicos de la organización.

Con límite de tiempo: el KPI debe poder lograrse en un marco de tiempo establecido.

Paso 04: audite los KPI cuando sea necesario y realice cambios

Las empresas diversifican o cambian sus procesos existentes según las condiciones del mercado. Cuando esto suceda, es posible que deba revisar los KPI establecidos anteriormente y establecer nuevos indicadores que se alinearían con los nuevos objetivos. Por lo tanto, es importante auditar los KPI anualmente y realizar cambios cuando sea necesario, para estar seguro de que los KPI están alineados con las directivas modificadas del negocio. Utilice la siguiente plantilla para auditar sus KPI.

Deje que los KPI lo guíen hacia el éxito

Los indicadores clave de rendimiento contribuyen significativamente a impulsar una empresa para lograr sus objetivos. En el entorno empresarial competitivo y complejo de hoy en día, es cada vez más importante tener objetivos comerciales definidos y un plan de acción claro sobre cómo alcanzarlos. Como tal, los KPI pueden ser su luz de guía para determinar la dirección de su viaje y su progreso.