¿Cómo configurar un equipo de proyecto? | #29 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Según el PMBOK, un equipo de proyecto es “un conjunto de personas que realizan el trabajo del proyecto para lograr sus objetivos”. Aún así, creemos que tal definición deja fuera al menos un aspecto importante para lograr el objetivo del proyecto: la colaboración. Y esto es en lo que queremos centrarnos hoy al responder a la pregunta de cómo configurar un equipo de proyecto.

¿Cómo configurar un equipo de proyecto? - Tabla de contenido:

1. Introducción
2. Competencias y responsabilidades de los miembros del equipo.
3. Personalidades en el equipo
4. Roles en el equipo
5. Resumen

Introducción

Cuando un Gerente de Proyecto comienza a configurar un equipo de proyecto, él o ella ya ha completado la fase de inicio del proyecto y parte de la fase de planificación. La tarea es más fácil si el proyecto involucra a personas dentro de la organización. Pero a menudo, los proyectos requieren la contratación de nuevos especialistas, consultores externos o autónomos.

Si el proyecto se lleva a cabo en una organización grande, es suficiente que el Gerente de Proyecto determine con precisión el alcance de la competencia y las responsabilidades de los especialistas necesarios. El personal de recursos humanos se encargará de la contratación de candidatos adecuados.

Sin embargo, si se trata de una empresa más pequeña o una startup, el Project Manager deberá manejar la selección de candidatos adecuados. Esta tarea también se denomina “equipo de proyecto de adquisición” y se centra en dos áreas:

• competencia y experiencia profesional, y
• rasgos de personalidad individuales de futuros colegas.

Ellos son los que harán que un grupo de especialistas pronto se convierta en un equipo. Es decir, que trabajará en conjunto de manera efectiva a lo largo del proyecto.

Competencias y responsabilidades de los miembros del equipo.

Definir las responsabilidades de cada miembro del equipo es muy importante al comienzo de la cooperación. Esto se debe a que a menudo sucede que las competencias de los colegas se superponen. Por lo tanto, el Gerente de Proyecto debe determinar quién es responsable de la implementación de una tarea en particular. Por otro lado, las personas que trabajan juntas en un área particular del proyecto deben sentir que comparten la responsabilidad de su éxito (propiedad compartida).

Otras dificultades a las que se enfrenta el Project Manager se indican mediante las preguntas:

• ¿Cómo identifica qué especialistas se adaptarán para realizar las tareas?
• ¿Qué herramientas necesitarán? Y lo que sigue -
• ¿Cómo determinar el presupuesto necesario para completar el equipo?

Aquí sólo podemos prestar atención a las preguntas. La respuesta diferirá en cada proyecto.

Personalidades en el equipo

En un equipo de proyecto, cada miembro debe tener las habilidades y la experiencia adecuadas. Pero igualmente esenciales son los rasgos de personalidad que harán que el equipo sea fuerte y cohesionado. Cuando se trata de rasgos comunes, el equipo del proyecto debe estar formado por personas que sean:

• flexible y adaptable a las condiciones cambiantes
• abierto a nuevos retos
• cooperativa
• dispuestos a asumir la responsabilidad de las tareas que se les asignan, y
• sabía cómo lidiar con el estrés.

Aún así, igualmente esencial es la diversidad de personalidades y estilos de trabajo. Esto permitirá hacer un mejor uso de sus puntos fuertes. Todos los equipos se beneficiarán de tener individuos que son:

1. Orientado a objetivos : se centra en lograr los mejores resultados posibles y se centra en la acción.
2. Creativo : prolífico con ideas, demuestra un alto nivel de innovación y capacidad para encontrar nuevas soluciones.
3. Centrado en las personas : para quienes otros humanos, las relaciones y el entendimiento mutuo son lo más importante.

Roles en el equipo

Los roles informales del equipo aparecen espontáneamente. Sin embargo, vale la pena señalar su existencia y dinámica durante la implementación del proyecto. Los roles principales en un equipo de proyecto incluyen:

• Líder – presta especial atención a la eficiencia del equipo,
• Mediador : resuelve conflictos y ayuda al equipo a operar de manera más eficiente
• Joker : el que hace reír a los demás y mejora el estado de ánimo del equipo,
• Recordatorio : siempre recuerda fechas límite y tareas importantes,
• Coordinador : ayuda al equipo a operar de manera más eficiente al combinar los elementos de trabajo de los miembros individuales,
• Mentor : a menudo un miembro senior del equipo que está dispuesto a compartir experiencias y conocimientos con otros.

Los roles informales ayudan al equipo a funcionar de manera efectiva y generan mejores resultados. Sin embargo, no debe tratarlos como un sustituto de las responsabilidades formales.

Resumen

La elección del equipo del proyecto puede determinar el éxito o el fracaso de todo el proyecto. Por eso es tan importante que el equipo esté formado por personas con diferentes habilidades y personalidades, diferentes experiencias y estilos de trabajo. Si el Gerente de Proyecto selecciona correctamente a los colegas, naturalmente representarán los roles informales para formar un equipo cohesivo, aumentando las posibilidades de éxito y una cooperación más fructífera.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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