Cómo iniciar un ERG: lo que aprendimos al hacerlo y lo que la gente de RR.HH. necesita saber

Iniciar un grupo de recursos para empleados (ERG) es tan gratificante como complejo, especialmente cuando se comienza desde cero. No sería el único que se sentiría intimidado por el viaje, pero, sinceramente, iniciar un ERG no es tan difícil como parece. Si bien requiere planificación y organización involucradas en el lado de recursos humanos, los ERG están dirigidos y administrados por los empleados por naturaleza. Todo lo que tienes que hacer como profesional de recursos humanos es sentar las bases, establecer procesos para que todo funcione sin problemas y ofrecer apoyo organizacional.

Hemos estado en su lugar y hemos lidiado con las complejidades de los ERG. Este es un relato de primera mano sobre cómo iniciar un ERG: una hoja de ruta práctica extraída de nuestras experiencias del mundo real desde la fase inicial de la creación de los ERG de Submittable.

Los ERG son comunidades dentro de una empresa, creadas por y para empleados que comparten antecedentes, intereses o experiencias comunes. Estos grupos permiten a las personas conectarse con otros y compartir perspectivas libremente en un espacio seguro exclusivo. Los ERG también amplifican las voces de los empleados de grupos subrepresentados, brindándoles oportunidades para abogar por la concientización y el cambio a nivel organizacional.

Si está buscando presentar los ERG a su equipo, no está solo. Alrededor del 90% de las empresas Fortune 500 tienen ERG como parte de su cultura organizacional, pero organizaciones de todos los tamaños pueden beneficiarse de tener este tipo de espacios.

Pensamos en dar un paso atrás y reflexionar sobre el recorrido de Submittable en la implementación y ejecución de ERG. Nuestros ERG son grupos dirigidos y centrados en los empleados que operan como microcomunidades dentro de nuestro espacio de trabajo más amplio. Según nuestra experiencia, hemos identificado algunos pasos que puede seguir para iniciar un programa ERG eficaz:

1. Medir el interés de los empleados
2. Asegurar la aceptación del liderazgo
3. Defina el propósito de su ERG
4. Permita que los empleados se unan a sus ERG
5. Establecer líderes de ERG
6. Crear espacios seguros para la discusión
7. Proporcionar apoyo continuo

Requisito previo: los ERG deben estar dirigidos por los empleados

La clave para crear ERG eficaces está justo en el nombre: sus empleados. Los ERG tienen más éxito cuando los empleados pueden participar de forma auténtica, en un entorno basado en la confianza y la pertenencia. Para ello, debe capacitar a sus empleados para que lideren y administren estos grupos por su cuenta, con una supervisión mínima de la empresa.

La cualidad más importante de cualquier ERG es su capacidad para fomentar la comunidad, permitiendo que las personas se presenten como ellas mismas y expresen sus éxitos o desafíos en un espacio para personas con ideas afines. Para construir esa comunidad, deje que sus empleados tomen las riendas.

Los líderes y participantes de los ERG de Submittable pueden decidir cómo será su espacio. Es más probable que los empleados expresen sus opiniones, participen en debates y participen activamente en iniciativas transformadoras cuando tienen más propiedad y agencia dentro del grupo. Más importante aún, al adoptar un enfoque de base, los ERG dirigidos por empleados se mantienen en sintonía con las necesidades de sus miembros y alineados con los problemas reales que enfrentan sus comunidades.

1. Medir el interés de los empleados

Los empleados no participarán en un grupo que no les sirva auténticamente . La creación de ERG no debería ser una iniciativa de arriba hacia abajo en la que la empresa decide a qué grupos apoyar. Y no debería simplemente crear ERG para completar un elemento de su lista de verificación DEI, o corre el riesgo de perpetuar el tokenismo.

Comience por evaluar el interés de los empleados en fundar un programa ERG. Pregunte qué temas serían más relevantes para ellos. También puede basarse en los datos demográficos de los empleados como punto de referencia para determinar qué datos demográficos objetivo pueden tener suficientes empleados interesados ​​en participar.

Recomendamos realizar una encuesta sobre el pulso de los empleados en toda la empresa o mencionar los ERG como un punto de la agenda durante una reunión general. Según el interés de los empleados, Submittable actualmente respalda cuatro ERG liderados por organizaciones de base:

1. ERG de padres y cuidadores que trabajan
2. ERG de defensa de la salud mental
3. DEI ERG
4. ERG de empleados remotos.

Haley Catton, directora de recursos humanos de Submittable, explica que la demanda de los empleados llevó a la creación de los primeros ERG de Submittable.

"Los ERG realmente deberían ayudar a construir una comunidad, celebrar diferentes intereses y datos demográficos y reducir el aislamiento", dijo Catton. "Es por eso que comenzaron nuestros ERG, porque después de COVID, cuando tantas personas estaban remotas, hubo un llamado a la comunidad debido al aislamiento y el aislamiento".

No necesita un número específico de empleados dispuestos a unirse a un ERG, pero sí debe asegurarse de que exista un nivel discernible de interés por parte de los empleados. Este interés podría manifestarse en forma de empleados que mencionan los ERG de forma orgánica o como respuestas positivas de las encuestas de pulso. De lo contrario, sin un interés genuino, un ERG puede sufrir una baja participación y, por lo tanto, ser menos eficaz a la hora de atender las necesidades de su grupo objetivo.

2. Obtener el apoyo y el presupuesto de los líderes

Una vez que haya determinado que los empleados quieren participar, puede defender que el liderazgo apoye a RR.HH. en el establecimiento de ERG con un presupuesto. El respaldo financiero de la organización demuestra el compromiso y el apoyo del liderazgo, lo que permite a los ERG realizar actividades significativas como eventos o sesiones de capacitación. Sin apoyo financiero, el alcance y el impacto de los GRE pueden ser limitados.

Puede demostrar que existe una necesidad de ERG señalando datos de encuestas sobre la experiencia de los empleados e información demográfica. Por ejemplo, si los empleados sienten que su empresa podría hacer más por DEI, crear ERG es una forma clara de demostrar su compromiso de construir un lugar de trabajo más inclusivo.

Cuando hable con ejecutivos, describa cómo los empleados administrarán sus ERG y qué tipo de apoyo deberá brindar la empresa.

Su objetivo es asegurar un presupuesto para que sus ERG realicen actividades o realicen donaciones corporativas a causas alineadas con sus intereses. También puede solicitar a los líderes que actúen como patrocinadores ejecutivos de los ERG para proporcionar una línea directa de comunicación y apoyo.

Los ERG pueden optar por utilizar su presupuesto para aumentar la conciencia a nivel empresarial sobre problemas o causas que consideran importantes. Los eventos o programas para toda la empresa pueden brindar a los grupos subrepresentados una plataforma y aumentar la comprensión cultural.

Por ejemplo, nuestro ERG de Defensa de la Salud Mental invitó a Ivy Watts a hablar con todos los empleados de Submittable sobre la importancia de la salud mental y cómo lidiar con la ansiedad. Nuestro ERG de padres y cuidadores trabajadores realizó una campaña de donación de útiles escolares para ayudar a los empleados con niños que necesitaban ayuda, y la mayoría de las donaciones se entregaron a una escuela local de Missoula.

3. Asegúrese de que los empleados definan y documenten el propósito de cada ERG.

Cada ERG debe tener un propósito claro, resumido en unas pocas frases, que explique por qué existe y a quién sirve. Esta es la declaración de propósito de nuestro ERG de Salud Mental, por ejemplo:

El ERG de Salud Mental Presentable es una comunidad dirigida por empleados que fomenta un espacio educativo para discutir los trastornos mentales y las prácticas de bienestar de una manera psicológicamente segura y libre de estigmas.

Esta declaración de propósito representa el compromiso de cada ERG con sus miembros y mantendrá a los participantes enfocados en el panorama general.

Algunos grupos pueden dar la bienvenida a aliados, mientras que otros pueden preferir limitar un ERG a miembros de ese grupo para mayor seguridad. Como siempre, en lugar de tomar una decisión de arriba hacia abajo, deja que los empleados que pertenecen a cada ERG decidan por sí mismos.

4. Haga visibles sus ERG mediante anuncios frecuentes

Los empleados no pueden unirse a un ERG si no saben que existe. Como RR.HH., una de sus funciones principales cuando se trata del éxito de sus ERG es hacer su parte para crear conciencia sobre ellos.

Anuncie los próximos ERG a través de todos los canales internos disponibles, incluidas reuniones generales, boletines internos, canales de Slack y vallas publicitarias en las salas de descanso de los empleados. Comuníquese con los empleados que hayan expresado específicamente interés en ciertos temas o en unirse a un ERG. Pida a los participantes del ERG que hagan correr la voz.

La conciencia no termina simplemente en hacer despegar sus ERG. Una vez que sus ERG estén establecidos, debe continuar haciéndolos visibles. Educamos a los nuevos empleados de Submittable sobre nuestros ERG durante la incorporación y albergamos recursos sobre cómo unirse a nuestros ERG en lugares accesibles y destacados, como la wiki de nuestra empresa (actualmente usamos Confluence).

No basta con promover los ERG en papel: también es necesario permitir que sus empleados participen. Según Great Place to Work, mientras que el 100 % de los patrocinadores ejecutivos de los ERG piensan que el liderazgo fomenta la participación en los ERG, el 52 % de los líderes de los ERG cree que eso es cierto. Internamente, una encuesta reciente entre todo el personal encontró que el 56% de los empleados de Submittable dijeron que la “falta de tiempo” era la mayor barrera para participar en los ERG.

Como resultado, hemos tomado medidas para garantizar que los empleados tengan el espacio y el tiempo para asistir a las reuniones y eventos del ERG. Desde un punto de vista gerencial y de recursos humanos, respaldamos los ERG como un uso sustancial del tiempo de los empleados y alentamos a los miembros de nuestro equipo a utilizar los ERG como un beneficio de bienestar. También nos asociamos con ERG para patrocinar eventos en toda la empresa para lograr una mayor visibilidad.

5. Establecer líderes de ERG y considerar el uso de un modelo de co-líder

Cada ERG necesita un líder que represente y defienda a su comunidad. Los líderes sirven como enlace entre sus ERG y RR.HH., brindando visibilidad para las actividades de sus grupos y al mismo tiempo protegen la privacidad de su grupo.

No se debe nombrar a un líder del ERG. No se puede obligar a alguien a asumir una responsabilidad adicional si no la quiere. Un líder fuerte de ERG debe sentir pasión por construir una comunidad inclusiva y debe querer ayudar a otros a hacer lo mismo.

Para compensar la carga de liderar un ERG, hemos implementado un modelo de co-líder. Cada ERG tiene dos líderes y, como incentivo, ofrecemos a cada colíder $500 para donar a una organización benéfica de su elección. Pedimos a los líderes que se comprometan con el puesto durante al menos un año, después del cual podrán pasar el testigo o continuar liderando.

Los colíderes del ERG mantienen las reuniones organizadas y se aseguran de que todos los miembros de su grupo tengan la oportunidad de expresar su opinión. Les pedimos a los colíderes de ERG en Submittable que establezcan una agenda para cada reunión para brindar visibilidad a los miembros y fomentar la participación.

Sin embargo, a pesar de contar con codirectores para guiar las discusiones, es importante que un ERG sea un espacio democratizado para seguir centrado en los empleados e impulsado por la comunidad.

Sam Ellsworth, gerente de marketing de productos de Submittable, codirige nuestro ERG de defensa de la salud mental.

"El hecho de que haya un líder no significa que conozca el tema mejor que otra persona", dice Ellsworth. “La forma en que cada uno de nosotros define y maneja nuestro tema, como la salud mental, podría ser completamente diferente. Por ejemplo, tenemos un presupuesto, pero no soy el único que decide adónde va el presupuesto; tenemos reuniones para decidir '¿Qué queremos ?' Ser líder consiste en reunir a todos y asegurarse de que la gente sepa cuándo y dónde suceden las cosas, en lugar de decir que su opinión es mejor que la de otra persona”.

6. Permitir que los ERG creen espacios seguros para el debate

Un ERG debe proporcionar un lugar seguro para que los empleados conversen libremente sobre sus experiencias, incluidos los desafíos relacionados con el trabajo, y forjen conexiones con otros. Este espacio seguro requiere mucha privacidad y autonomía.

En Submittable, los líderes y miembros de ERG deciden cómo quieren utilizar sus espacios. Si bien cada ERG celebra reuniones mensuales sobre temas específicos (es decir, cómo el grupo quiere utilizar su presupuesto), los miembros no están obligados a asistir. También ofrecemos canales de Slack donde los miembros pueden conversar de manera más informal entre ellos.

Ellsworth dice que la clave para brindar un espacio seguro a los miembros del ERG es garantizar que se sientan aceptados y recibidos en cualquier capacidad en la que se presenten.

"Independientemente del tema, un ERG proporciona una comunidad para que las personas se apasionen por algo, tengan una caja de resonancia y tengan la oportunidad de conectarse con personas que experimentan cosas similares a las de ellos", dijo Ellsworth. "Ya sea que quieras ser un participante activo o simplemente una mosca en la pared, ya sea que hables o no, un ERG te brinda la plataforma para no estar solo".

Como regla general, los miembros deben aceptar que todo lo que se diga en canales o reuniones privadas no debe compartirse fuera de su ERG. Como gente de RR.HH., pueden facilitar la seguridad psicológica haciendo que los canales de ERG Slack sean solo por invitación y explicando que las conversaciones de ERG no son ni serán monitoreadas por RR.HH. o el liderazgo.

7. Proporcionar apoyo continuo

Los ERG eficaces están dirigidos por los empleados, pero respaldados por los recursos de su empresa. Para crear un cambio positivo y duradero, es importante brindar apoyo a sus ERG y apoyarse en ellos como una valiosa fuente de educación. Esto podría verse así:

Controles periódicos con sus líderes de ERG

En Submittable, realizamos una sincronización trimestral entre nuestros líderes de ERG, el gerente de recursos humanos y nuestro director ejecutivo. Durante estos controles, los líderes brindan actualizaciones sobre el desempeño de sus ERG, revisan sus objetivos y plantean temas o inquietudes que sus grupos creen que la empresa debería considerar. Estas reuniones proporcionan una línea directa de comunicación entre nuestros ERG y RR.HH. y el CEO, al tiempo que permiten a nuestros ERG proteger su privacidad y mantener su autonomía.

Crear espacio para eventos o actividades de ERG

Los ERG pueden optar por utilizar su presupuesto asignado o el tiempo de la empresa para eventos o actividades que puedan ayudar a fomentar la comunidad o crear un cambio positivo.

Los eventos del ERG, como talleres, seminarios o celebraciones, pueden aumentar la visibilidad y generar conciencia a nivel organizacional sobre temas pertinentes. También pueden resaltar la diversidad, promover la comprensión y fortalecer la inclusión en su entorno laboral.

Por ejemplo, después de cada reunión general, nuestras dos ubicaciones en la oficina organizan una hora feliz para informar y socializar. Nuestro ERG de Empleados Remotos abogó con éxito por una hora feliz virtual posterior a la participación de todos, lo que ha ayudado a fortalecer nuestra comunidad virtual e incluir a nuestros trabajadores remotos en una actividad significativa de formación de equipos.

Aprenda de sus ERG

Los ERG ofrecen información invaluable sobre cómo se sienten realmente los empleados de comunidades marginadas dentro de su organización. Por ejemplo, realice una encuesta a todo el personal preguntando a los empleados qué tan bien le está yendo a la empresa con respecto a las iniciativas DEI. El sentimiento general puede ser que lo está haciendo bien, pero si los miembros de su ERG sienten lo contrario, esas opiniones podrían contar la verdadera historia. Esas personas sentirían los efectos negativos de ser excluidos con más fuerza que los empleados con menos en juego.

Incluso puede recurrir a los ERG para obtener comentarios y orientación sobre las decisiones de la empresa. Si desea asegurarse de que el lanzamiento de un nuevo producto o una campaña de marketing sea respetuosa con todas las identidades, deje que sus ERG intervengan primero. Como dijo Patricia Toothman, gerente de impacto social de Splunk, tratar a sus ERG como expertos en la materia puede permitir que su empresa tome decisiones más inteligentes e inclusivas.

"Nuestro ERG verdadero y discapacitado nos ayudó a rediseñar nuestros productos Splunk, para que las personas con problemas de visión pudieran acceder mejor al producto", dijo Toothman.

También podría pedirles a los ERG que le brinden orientación sobre su estrategia de RSE y qué programas les gustaría que la empresa siguiera.

"Con nuestros grupos de recursos para empleados, los apoyamos absolutamente a ellos y a las causas que más les importan", dijo Toothman. "Y creo que un área de la que estoy realmente orgulloso es esa conexión: ¿cómo podemos aprovechar nuestros recursos (nuestro tiempo libre como voluntario, nuestro programa de donaciones equivalentes) para realmente elevar las causas que celebran y apoyan?"

La mayor lucha para la mayoría de los ERG es aumentar la participación de los empleados.

Iniciar un ERG es solo el primer paso. Los ERG son completamente voluntarios por diseño. Los empleados deben querer unirse a un ERG y luego presentarse activamente a las reuniones y conversaciones. Y ahí radica el verdadero desafío.

Actualmente, solo alrededor del 8,6% de nuestra fuerza laboral total participa en un ERG, con un promedio de cuatro participantes por reunión de ERG. Aún así, los miembros que participan en nuestros ERG disfrutan de ser parte de sus comunidades y fortalecer las conexiones con otros, y para nuestro equipo, eso demuestra que nuestros ERG son efectivos.

"Como cualquier programa, especialmente uno bastante nuevo, llevará tiempo y trabajo desarrollarlo, pero estoy muy contento de que tengamos ERG aquí", dijo Catton. Recién estamos comenzando, pero hemos aprendido mucho a lo largo del camino.

Una última lección que hemos aprendido es que los procesos y herramientas adecuados pueden ayudarle a medir y mejorar la participación de los empleados en los ERG. Con Volunteer and Give de Submittable, los líderes de ERG pueden crear y administrar sus propias iniciativas, perfecto para ERG que desean salir y generar un impacto en sus comunidades.