Cómo evitar que la reunión de su junta se desmorone
Publicado: 2019-04-14Define cuál es el objetivo de tu reunión
Producir una agenda con elementos muy específicos y tiempos asociados con ellos.
Aprende a identificar los personajes que te llevan por el agujero de las ratas
Todos hemos estado en reuniones que se desvían, hundiéndose cada vez más en el proverbial “agujero de ratas”, del cual el rescate parece imposible. ¿Cómo sucede? ¿Y cómo puedes evitarlo?
En mi última publicación, escribí sobre la preparación de la junta antes de la reunión y, francamente, esto se puede aplicar a cualquier tipo de reunión. En pocas palabras:
- Define cuál es el objetivo de tu reunión
- Producir una agenda con elementos muy específicos y tiempos asociados con ellos.
- Producir una "lectura previa" que se distribuya al menos 72 horas antes de la reunión (análisis financiero, estratégico, encuadre de las decisiones clave que desea tomar)
- Y, lo que es más importante, haga breves "llamadas previas" con cada miembro de la junta para explicarles lo que está pensando y preguntarles si hay algo súper crítico en su mente que no planea cubrir.
Una buena higiene de la junta es que se debe entregar una agenda impresa en cada asiento con los horarios de cada tema asignado. Tienes permitido desviarte, pero si lo haces, asegúrate de que sea una elección consciente.
Si hace todas estas cosas con anticipación, ya ha reducido sustancialmente la posibilidad de caer en un agujero de rata. Pero todavía sucede. Estos son los personajes que te llevan allí:
“El comerciante detallista”
Algunas personas simplemente están programadas para querer hacer 55 preguntas y comprender hasta el último detalle. No tienen un fuerte sentido de “apertura” de sus responsabilidades. Si lo pensaran, se darían cuenta de que hacer 55 preguntas es perder el tiempo de todos los miembros de la junta y probablemente no tengan la intención de hacerlo, es solo su naturaleza.
Una excelente manera de lidiar con el "comerciante de detalles" es decir: "Estas son excelentes preguntas, ¿qué tal si pongo un alfiler y tú y yo nos juntamos después de la reunión y puedo explicarte los detalles? Estas son excelentes preguntas. Solo me preocupa que no terminemos la agenda”. La mayoría de las personas de buen carácter captan la sugerencia súper cortés, especialmente si tienes la reputación de hacer un seguimiento.
“La Nelly Negativa”
Estas son personas que no pueden evitar encontrar fallas en cualquier cosa que presentes. Es posible que tenga 5 signos realmente positivos, pero su mente está conectada para encontrar la única cosa que no salió bien. Si esa cosa es realmente más importante que otras, es justo. Pero si solo lo está atrapando para hacer que la Nelly negativa se sienta bien, es su trabajo como director ejecutivo detenerlo.
“La persona mayor distraída”
Todos hemos estado en juntas con inversionistas súper senior o ejecutivos de compañías que no leen los materiales con anticipación o que están en sus teléfonos, por lo que se pierden el tenor de la conversación. Hacen 101 preguntas que estaban en el mazo o preguntan sobre temas que ya ha cubierto.
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Escucha, sucede. Como miembro de la junta, trato de no enfadarme demasiado. Pero lo que me vuelve loco es cuando el director general se ocupa de este mal comportamiento dedicando un tiempo valioso a revisar información que ya estaba disponible. Es una falta de respeto al tiempo de las personas que hicieron la lectura previa y la llamada previa.
Si alguien no está prestando atención, probablemente volvería a responder la pregunta en primera instancia para ser cortés. Si persiste, volvería a “cubrimos ese punto un poco antes. Si le parece bien, me encantaría seguir adelante, pero tomo nota para volver al final de la reunión y asegurarme de que lo responda”. (y de hecho escribirlo para que lo vean)
El director de la ADD
¡Esto es cercano y querido para mí porque soy, bueno, yo! No puedo evitarlo. A veces me distraigo con lo que estás hablando y realmente quiero hacerte una pregunta sobre algo que no está en la agenda. No es mi intención hacerlo y si me devuelven un cepillo suave, con mucho gusto diré, “oh, sí, tienes razón. Lo siento.
Vamos a cubrir eso más tarde”. El problema con el Director ADD es que, literalmente, no podemos evitar preguntar lo que queramos. La definición de alguien con ADD es alguien que tiene problemas de "control de impulsos". Sálvanos de nosotros mismos. Responda cortésmente cualquier pregunta de una sola línea, pero no permita que lo desviemos.
el aliado
Esto es lo que más necesitas. Necesitas un aliado. Necesita un miembro de la junta no ejecutivo que sea su persona de contacto para ayudar a mantener la reunión en marcha. Esta es la persona que dará un paso al frente cuando tú no puedas. Tenga una palabra clave para que sepan cuándo ayudar.
Esta es la persona que dice: “Steve. Sus preguntas son geniales y yo también tengo algunas preguntas similares. Veo a Mary tratando de mantenerse en la agenda y creo que esta es la agenda que todos acordamos. ¿Le importaría si simplemente tomamos nota de ese tema y tratamos de volver a él al final de la reunión? Lo siento mucho, pero no tengo tiempo que perder y me preocupa que esto nos esté desviando del camino”. soy este chico
Lo hago sin que me lo pidan. Mi TDA está preprogramado para enfadarse mucho cuando las reuniones me hacen perder el tiempo. Empiezo a luchar mentalmente para prestar atención porque me distrae el hecho de que estamos hablando de algo completamente no estratégico y fuera de la agenda.
Obviamente, si es una gran pregunta y un debate digno y necesita ser cubierto, estoy dentro. Pero sobre todo es solo el interés favorito de alguien para hablar y hablar y HABLAR y está fuera de tema. Un buen director ejecutivo encuentra aliados y recibe ayuda para evitar que las reuniones se desplomen.
en una cáscara de nuez
La razón por la que la mayoría de las reuniones que terminan en agujeros de ratas terminan allí es que tienes uno de los arquetipos anteriores que desvían una reunión. A menudo lo hacen con buenas intenciones y están dispuestos a comportarse cuando se les pide. Demasiados directores ejecutivos consideran que es su responsabilidad responder a todas las preguntas formuladas, ya sea relacionadas con la agenda o no.
El problema con esto es que no respeta el tiempo de todos los demás miembros de la junta Y reduce el tiempo que la junta tiene para funcionar productivamente como grupo. Y el problema es que la mayoría de los miembros de la junta preferirían morderse los labios antes que hablar en contra de la pérdida de tiempo.
[Esta publicación de Mark Suster apareció primero en ambos lados de la mesa y ha sido reproducida con permiso.]