Cómo abordar los principales problemas en la gestión de proyectos
Publicado: 2022-03-16Los cambios masivos en la organización del trabajo y la gestión empresarial iniciados por la pandemia no se han ralentizado ni un poco en 2022. Sin embargo, el fermento y la dinámica económicos pueden resultar propicios para la implementación sin problemas de los proyectos. Hoy, echemos un vistazo más de cerca a los principales problemas en la gestión de proyectos.
Problemas en la gestión de proyectos - tabla de contenido:
- Principales problemas en la gestión de proyectos.
- Problemas de alcance del proyecto
- Tiempo de ejecución del proyecto
- Flexibilidad de acción
- Resumen
Principales problemas en la gestión de proyectos.
Según el informe Pulse of the Profession, un mayor porcentaje de proyectos se ha completado de manera eficiente: alcanzando sus objetivos, manteniéndose dentro del presupuesto y el tiempo de finalización planificado. Por otro lado, en 2021 se cancelaron más proyectos que en años anteriores.
Por lo tanto, examinaremos los exitosos para aprender de los mejores. ¿Cuáles fueron los principales problemas relacionados con la gestión de estos proyectos? ¿Y cómo intentaríamos resolverlos hoy?
Nos centraremos hoy en tres áreas principales de interés en la gestión de proyectos. Estos son:
- alcance del proyecto
- tiempo de ejecución del proyecto
- flexibilidad del equipo
Problemas de alcance del proyecto
Los problemas para definir el alcance del proyecto suelen comenzar desde el principio. E incluso antes de que sus supuestos se aclaren por completo. Por eso es tan crucial esbozar cuidadosamente el plano del proyecto. No se apresure y tómese mucho tiempo para aclarar cuidadosamente el objetivo y el plan de acción antes de programar las tareas.
Es una buena idea utilizar las herramientas adecuadas para esto al planificar el alcance del proyecto, así como dividirlo en epopeyas o hilos comprensibles para todos los interesados.
- Comunicación con el cliente y socios.
- Flexibilidad natural del alcance versus desplazamiento del alcance
- Lado del contenido
Para asegurar el éxito de un proyecto, su mismo nacimiento es crucial. Una atmósfera favorable, una presentación convincente de los supuestos más significativos junto con la negociación y las habilidades interpersonales del gerente del proyecto pueden decidir si el proyecto se rechaza o se implementa.
La discusión posterior con el cliente y otros decisores son los momentos vinculantes que definen el alcance inicial del proyecto.
Pero, ¿por qué hablamos del alcance “inicial” de un proyecto? Porque su alcance planificado nunca será idéntico al alcance final.
La suposición de la flexibilidad natural del alcance del proyecto es una forma de lidiar con la variabilidad del alcance y simplemente un enfoque realista. Permite que el marco del proyecto se adapte a la capacidad de entrega real y las condiciones comerciales cambiantes. Sin embargo, esta variabilidad natural no debe aplicarse a los supuestos clave del proyecto.
Cuando cambian los supuestos clave y se amplía el alcance de las tareas a realizar, se cuestiona el éxito del proyecto. Este problema se denomina desplazamiento del alcance. El término aumento del alcance significa un crecimiento descontrolado del proyecto. Y es la ruina de hasta un tercio de los proyectos empresariales implementados.
Otro obstáculo en la gestión de proyectos es definir el contenido del proyecto. Un gerente de proyecto debe responder honestamente a la pregunta: ¿sé lo suficiente sobre las tareas que quiero realizar?
Si la respuesta a esta pregunta es no, entonces no importa qué tan avanzado esté el proyecto, es necesario consultar con especialistas. Inicialmente con quienes componen el equipo de proyecto. Pero a veces se necesita el asesoramiento de expertos externos.
Tiempo de ejecución del proyecto
Incluso los gerentes de proyectos con mucha experiencia son optimistas incorregibles cuando se trata del tiempo de ejecución del proyecto. Esto se evidencia en las estadísticas de grandes proyectos completados. En 2021, a nivel mundial, el 55 % de los proyectos se completaron a tiempo. Se trata de un aumento del 4% en comparación con el año anterior. Sin embargo, los resultados aún no son muy satisfactorios.
- Retrasos realistas
- Comunicación del equipo
La finalización a tiempo de un proyecto generalmente se ve obstaculizada por el tiempo poco realista asignado para tareas particulares. Por eso vale la pena utilizar herramientas que permitan medir estadísticamente la velocidad real de ejecución de la tarea y compararla con el tiempo programado.
Por supuesto, el tiempo de ejecución del proyecto está estrechamente relacionado con su alcance y presupuesto. Sin embargo, los factores decisivos suelen ser la eficiencia y la flexibilidad del equipo.
El desempeño del equipo debe cumplir con requisitos claros y comprensibles a través de la simple delegación de tareas y responsabilidades. Igualmente crucial es la transparencia de las interdependencias de las etapas individuales de ejecución del trabajo, así como la cola de tareas. Cuidando estos aspectos de la comunicación para evitar contratiempos con el tiempo de ejecución del proyecto.
Flexibilidad de acción
El estrecho y la fuente del fracaso en la gestión de proyectos es la falta de flexibilidad resultante de apegarse a caminos bien conocidos y trillados. Con frecuencia conduce al uso de métodos y herramientas de gestión probados y probados que no son adecuados para un proyecto en particular. Pero, ¿cómo aumentar su flexibilidad, como gerente de proyecto, y la de todo el equipo?
- Agilidad
- Compromiso y autoorganización
No es casualidad que la flexibilidad de operación y resolución de problemas inherente a los equipos de diseño de software pequeños y ágiles haya ganado reconocimiento mundial. Cada vez con mayor frecuencia, son las herramientas de gestión de proyectos de la industria de TI las que se extienden a otras industrias cuando la situación requiere una mayor flexibilidad de operación.
Los equipos gestionados de forma ágil pueden ejercer una gran flexibilidad. En ellos, los gerentes se involucran directamente en el proyecto dando y recibiendo frecuentemente retroalimentación sobre sus acciones. Y los miembros del equipo, al menos hasta cierto punto, eligen de forma independiente las tareas a realizar. Todo eso hace que los equipos ágiles se parezcan al modelo de autoorganización.
Resumen
Hemos categorizado los principales problemas en la gestión de proyectos en tres grupos. El primero incluye definir, comprender y mantener el alcance del proyecto durante su ejecución. El segundo es la sincronización de las tareas del proyecto. El tercero es mantener la flexibilidad en la gestión del equipo y adaptarse constantemente a las condiciones cambiantes.
La mejor manera de lidiar con estos problemas es mantenerse actualizado: con su cronograma y conocimiento, con sus métodos de gestión, con su equipo y con un software que facilita la gestión incluso de proyectos muy complejos.
FUENTE DE ESTADÍSTICAS: Pulso de la Profesión 2021
Lea también: Hitos del proyecto
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Autora: Carolina Becker
Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.