Generalmente, una reunión se considera exitosa si logra resultados tangibles. ¿Es hora de dejar de centrarse en el resultado y más en los participantes reales?

Investigaciones recientes sugieren que este puede ser el caso. Una reunión con propósito es aquella que enriquece corazones y mentes, llevando a los asistentes a nuevos niveles.

De acuerdo con los hallazgos de la ciencia del comportamiento, lo que las personas experimentan en realidad cambia el tejido cerebral físico. Las personas ejercitan su cerebro a través de conversaciones, más de dos tercios de las cuales son sociales. ¡Imagínese lo perjudicial que es para el cerebro sentarse en una reunión tradicional con oradores y presentaciones de PowerPoint!

Fuera lo convencional, dentro lo creativo

Muchos gerentes aplican la lógica económica tradicional y ven a los miembros de una organización como agentes egoístas. Crean una cultura empresarial correspondiente, que no da sus frutos.

Luego, llegan a una bifurcación en el camino: aplicar un control más estricto para lograr los resultados deseados o ser creativos y diseñar reuniones de acuerdo con un auténtico propósito superior que ayude a guiar las decisiones y se cruce con las necesidades de la empresa. Si eligen la segunda opción, encontrarán personas que prueban cosas nuevas, asumen riesgos y avanzan hacia el aprendizaje profundo en todos los niveles de la organización desde arriba hacia abajo.

¿Cómo puede un facilitador ayudar a encontrar ese propósito superior?

Si le pregunta a los gerentes cuál es el propósito de su empresa, muchos dirán "crecimiento económico", "más ganancias" o algo similar. Esto es natural porque es coherente con la estrategia de gestión que les han enseñado en la escuela de negocios y lo que han aprendido a partir de entonces. El trabajo se basa fundamentalmente en los resultados y el beneficio es el objetivo de cualquier empresa. Algunas organizaciones tienen documentos que describen su misión, propósito y valores. Si bien ese es un paso en la dirección correcta, ¿estos valores están integrados y reflejados en las reuniones?

Ideas para reuniones de gestión: una lista de verificación de reuniones eficaz

Las reuniones de gestión son donde se toman las decisiones más importantes. Al fomentar las conexiones sociales, los organizadores pueden hacerlas más útiles. El sentido de pertenencia tiene una influencia considerable en la toma de decisiones y el comportamiento.

Usar la narración

Para que sus mensajes sean más significativos, cuente una historia y respalde los hechos con datos. Un facilitador puede ayudarlo a equilibrar los hechos para que los asistentes a la reunión no se sientan abrumados. El cerebro de una persona no puede contener una cantidad ilimitada de información. Los facilitadores hacen planes para las reuniones de gestión para evitar un enfoque excesivo en los datos, en lugar de centrarse en aprovechar el potencial humano.

Toca el potencial humano

No se puede negar que la tecnología es muy útil en las reuniones. Sin embargo, las personas están en el centro. Cada organización tiene un grupo sin explotar de agentes de cambio energizantes: personas que están orientadas a objetivos, son maduras y muy positivas. Son una inspiración natural para los demás. Siempre están listos para tomar la iniciativa y pueden ayudar en cada paso del proceso de establecer un propósito.

Para aprovechar el potencial humano, piense cuándo quiere que los asistentes reduzcan su enfoque y cuándo expandir su atención. Aprovecha la luz y el sonido para crear energía en el espacio o inducir una sensación de calma. Una forma de hacerlo es creando estaciones más pequeñas que permitan a los participantes elegir cómo quieren participar. Estas son sesiones de grupos focales más pequeños con o sin orador, que a menudo involucran técnicas de aprendizaje experiencial que su facilitador puede comunicarle.

Manejar el estrés

Recuerde a sus asistentes que duerman un poco y hagan ejercicio antes de la reunión para que estén bien descansados ​​y listos para contribuir. Los elementos de atención plena pueden ayudar a los gerentes a sentirse con más energía y a controlar sus niveles de estrés.
La idea más sencilla es detenerse a intervalos regulares durante la reunión para recordar a los asistentes que respiren profundamente. Durante los descansos, puede estimular los sentidos brindando luz natural o galletas recién horneadas, cuyo olor es suficiente para revitalizar a las personas. Elementos naturales como estos ayudan a los gerentes a pensar con más claridad.

Determine cuántas personas realmente deben estar en la reunión y evite estresarlos esperando que permanezcan sentados durante horas y tomando datos. Idealmente, los datos se dividen en partes más pequeñas y más "digeribles" que pueden caber en 40 Sesiones de -minutos.

Piense en cómo quiere que se sientan los asistentes después de la reunión, luego piense en qué se puede cambiar o agregar para lograrlo. Esto se conoce como sentimientos de "capas". Incluya siempre un seguimiento de la reunión, por ejemplo, enviando por correo electrónico un resumen de la reunión y las actas cuando sea posible y necesario.

Garantizar un Impacto Positivo

¿Cómo se asegura un resultado positivo de la reunión? Eso comienza con la definición de un resultado positivo. Sea lo que sea, resolver un problema, tomar una decisión, etc., incluya actividades para impulsar nuevos niveles de conectividad y significado.

Cuando las personas están comprometidas, sus experiencias son más ricas, más satisfactorias y más útiles. Un facilitador de reuniones con experiencia se asegurará de que todos los presentes en la reunión estén activos y contribuyan. Se deben tener en cuenta las necesidades de los participantes; solo así podrás garantizar un impacto positivo además de una experiencia real y auténtica.

Los facilitadores de reuniones pueden crear experiencias únicas y reales que las personas querrán compartir. Esto comienza dando opciones a los participantes. Según los datos actuales de IACC, 4 de cada 5 trabajos de organizadores de reuniones abarcan la creación de experiencias en una medida mucho mayor que hace dos años. Las reuniones de gestión se están transformando en experiencias al identificar estrategias adecuadas que los facilitadores pueden ayudar a definir e implementar.

El secreto de una reunión con propósito: diseño de experiencias

Según IMEX, líder en exhibición de reuniones y eventos, el tema de las "reuniones con un propósito" dominará la industria en los próximos años. Las reuniones con propósito incorporan innovación, significado más profundo y perspicacia.

Los beneficios y el propósito de una reunión se abordan de manera compleja. Para los facilitadores, esto significa ir más allá del diseño de reuniones convencional al introducir elementos de salud, bienestar, ciencia del comportamiento y tecnología. Sin embargo, sobre todo, significa dar a todos opciones que estén dentro del alcance del tema de las reuniones con propósito.

Un propósito superior en su próxima reunión

Aunque un propósito superior, como sentirse satisfecho y percibir el trabajo de uno como significativo, no necesariamente garantiza un impacto inmediato en el resultado final, muchas empresas han mostrado resultados impresionantes, no obstante.

Un estudio de Gartenberg sobre medio millón de personas en 429 empresas, que se llevó a cabo durante cinco años (2006 a 2011), indicó un impacto positivo en las medidas de rendimiento prospectivas y el rendimiento de los activos cuando el propósito se comunicaba claramente.

El propósito, entonces, es más que una quimera. La competitividad y la salud financiera de su empresa pueden depender de ello.

Sylvia Peters es colaboradora de Find A Facilitator y madre de dos hijos. También es experta en brindar la facilitación más creíble, experimentada y agradable a cada reunión a la que asiste. En su tiempo libre, la encontrarás meditando y preparando su ensalada favorita.