Cómo hacer la transición al trabajo remoto ante el brote de coronavirus
Publicado: 2020-03-14Trabajo remoto 101: nuestro plan de acción para cambiar al trabajo remoto sin problemas
Los procesos funcionan solo cuando las personas confían entre sí, a distancia o de otra manera.
Prepárese para un entorno de trabajo remoto productivo que lo ayude a concentrarse
El cambio al trabajo remoto puede ser disruptivo para las empresas que no tienen una política de trabajo remoto. A la luz de COVID-19, las empresas de todo el mundo están recurriendo al trabajo remoto para mantener a su gente segura. Si está considerando el trabajo remoto, es posible que le preocupen la comunicación, la productividad y los flujos de trabajo, especialmente porque sus equipos no están acostumbrados a ser independientes de la ubicación.
En Fynd, hemos creado un plan de acción para hacer una transición sin problemas al trabajo remoto y garantizar la seguridad de nuestra gente.
Si trabajar desde casa es un nuevo concepto para sus equipos, Remote Work 101 lo ayudará a capacitar a su gente para que aproveche al máximo el trabajo cuando el hogar se convierta en la "oficina principal".
Paso 1. En primer lugar, manténgase saludable y siga las medidas preventivas para estar seguro.
Paso 2. Adoptar prácticas personales diarias para mantener el impulso.
Los procesos funcionan solo cuando las personas confían entre sí, a distancia o de otra manera. Ayude a sus equipos a tener una mentalidad positiva con estas prácticas:
- Valore a las personas : trate a las personas con respeto y valore su tiempo. Capacite a las personas haciéndolas sentir responsables e inspiradas para hacer su mejor trabajo sin las distracciones del seguimiento continuo. Comience estableciendo expectativas claras, brindando comentarios transparentes y comunicación continua.
- Prioriza las tareas : cada tarea se siente como la más importante cuando no sabes por dónde empezar. En lugar de entrar en el modo de "todo es urgente" y finalmente deshacerse de todas las tareas, intente trabajar hacia atrás. Identifique las tareas que no son una prioridad y elimínelas. Tendrá menos cosas que considerar y más tiempo para hacer las cosas.
- Comunicación : la comunicación clara y transparente es la base que hace que el trabajo remoto sea exitoso. Evite la jerga, las siglas y utilice un lenguaje claro. Anime a los miembros del equipo a que se comuniquen de manera consistente y brinden poca más información de la necesaria para que una tarea sea lo más clara posible.
- Asuma una intención positiva : en los equipos remotos, es muy fácil caer presa de los negativos porque no está hablando en persona. Trate de no leer entre líneas y comuníquese siempre de manera positiva.
- Mantenga el equilibrio entre el trabajo y la vida: es fácil dejarse llevar por el trabajo cuando no hay una división clara entre el trabajo y la vida. Puede parecer genial a corto plazo, pero eventualmente corres el riesgo de agotarte. Hágales saber a las personas que no siempre tienen que estar 'encendidos', en lugar de eso, concéntrense en la productividad. Mantenga un equilibrio, establezca un horario y respételo.
Aquí está la lista de herramientas que usamos para comunicarnos y colaborar de manera efectiva en el trabajo, donde sea que esté. No se apresure a implementar nuevas herramientas, use las aplicaciones que usa todos los días.
Paso 3. Seguir el plan de productividad personal
Prepárese para un entorno de trabajo remoto productivo que lo ayude a concentrarse.
Configurar oficina en casa
Configure un entorno de trabajo que sea justo su lugar para trabajar, lejos de interrupciones constantes. Encuentre una habitación con una puerta, una mesa, una silla, una computadora portátil y estará listo para comenzar. Pero recuerda no trabajar desde la cama, es muy fácil quedarse dormido y, lo que es más importante, todo ese encorvamiento es realmente malo para la espalda. Si necesita solicitar equipo que es necesario para su trabajo, planee y solicite con anticipación.
Internet sólido como una roca
El habilitador más importante en el tiempo de hoy es la tecnología. Asegúrese de tener una conexión a Internet que le permita trabajar en paz, asistir a reuniones y comunicarse con éxito.
Estado personalizado en Slack u otras herramientas de mensajería
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Comparta sus horarios de trabajo y actualice el estado cuando esté disponible en el trabajo, en reuniones, fuera del teclado (AFK) o de vacaciones. Esto permitirá que los miembros de su equipo sepan que está disponible, en una reunión o que tardará en responder.
Actualizar calendario
Mantenga los calendarios actualizados para evitar ir y venir para programar reuniones. Envíe invitaciones de calendario con enlaces a reuniones para Google Hangout, WebEx o cualquier otra cosa que use. Asegúrese de que toda la información esté allí para facilitar que los miembros del equipo se unan a la reunión y sean productivos.
Documentar, luego documentar un poco más
Tome notas de todo lo que está haciendo. Al trabajar de forma remota, es fácil perder el conocimiento tribal que ha recopilado. Manténgalo seguro, este conocimiento puede ser útil para otros: puede resolver problemas, ayudar a otros a evitar los mismos errores y ser útil en general.
Paso 4. Establecer un plan estratégico para la productividad del equipo
Prepárese para un entorno de trabajo en equipo colaborativo.
Establecer metas claras
Formule objetivos que sean claros y defina expectativas desde el principio. En Fynd pasamos por un extenso proceso de creación de objetivos más amplios de la empresa que luego se dividen en objetivos de equipo. Estos se llaman OKR. A través de este ejercicio, entendemos que todos vamos en la misma dirección y eso es un armonizador importante que nos mantiene motivados.
Los objetivos deben definir las expectativas y las responsabilidades de los miembros del equipo:
- Cree un objetivo claro para sus equipos.
- Anote los resultados clave que desea ver.
- Agregue la métrica que será el estándar para medir los resultados.
- Asigne tareas a los miembros del equipo.
- Seguimiento del progreso y la salida.
Reuniones
Tenga reuniones periódicas: Stand-up, Huddle, Weekly, elija. Las reuniones son importantes para generar confianza y transparencia. Convierta en una práctica que todos los miembros del equipo proporcionen actualizaciones periódicas de alguna forma. Es bueno vincular el "trabajo" para mostrar el progreso y tener discusiones sobre problemas o tareas con las que necesitan ayuda.
- Evite las reuniones improvisadas y configure una invitación de calendario con enlaces de reunión para que las personas se unan a la llamada. Marque los miembros del equipo que son obligatorios y opcionales.
- Establezca una agenda clara antes de la reunión y, durante la reunión, cree elementos de acción, asigne propietarios y fechas límite.
- Haga preguntas explícitas, como "¿Hay algo relevante que nos falta?".
- No dejes las decisiones para última hora. Si necesita comentarios o aportes de los miembros del equipo, discútalos en sus reuniones y configure un elemento de acción. Los equipos de proyecto pueden configurar una lista de tareas para colaboraciones efectivas.
- Dedique algún tiempo a hablar sobre temas no laborales. Sus equipos están acostumbrados a reunirse todos los días. Establezca un tiempo al final de la reunión para la interacción social para aligerar el estado de ánimo y mantener la conversación.
Actualizaciones periódicas
El trabajo remoto no significa que pierda el impulso que estaba generando cuando sus equipos trabajaban juntos en la oficina. Controle sus OKR regularmente y manténgase al tanto de ellos. Comunique cualquier bloqueo lo antes posible para evitar perder tiempo y esfuerzo valiosos.
Comunicar resultados y celebrar el éxito
Comunique los resultados a los miembros del equipo para que todos sepan en qué está trabajando, el progreso de la tarea y las áreas de mejora. Comparta actualizaciones de productos, fallas y otros detalles en su herramienta de comunicación. Usamos Slack. La reacción emoji de pulgar hacia arriba es un impulso instantáneo de moral para nosotros. Reconocer el trabajo excelente y encontrar formas de celebrarlo juntos.
Para que las conversaciones fluyan y se diviertan juntos, se nos han ocurrido algunas ideas para mejorar el trabajo en las próximas semanas:
- Desafío de memes . Los miembros del equipo publican un meme en nuestro canal social en Slack, #socialappa .
- Desafío de blogs . Una forma divertida de compartir e inspirar. A la gente se le puede ocurrir cualquier tema relacionado con Fynd. Los mejores blogs se publicarán en Building Fynd .
- Fotos de la oficina en casa para mostrar cómo trabajamos "realmente", cuando estamos en casa. Requerido para estar en la imagen: estación de trabajo. Es bueno tener: gatos, libros y bebés.
- Directorio de toda la empresa : una forma de conectar a los miembros del equipo directamente con las personas y otra información necesaria que necesitan.
Paso #5. Valorar la experiencia de trabajo remoto
Trabajar de forma remota puede no ser algo natural para todos. Comience una conversación sobre cómo se sienten los miembros de su equipo acerca de trabajar de forma remota. Haga preguntas significativas que lo ayuden a comprender su experiencia.
- ¿Te sientes cómodo trabajando desde casa?
- ¿Cómo puedo apoyarte?
- ¿Sientes que la productividad ha cambiado?
Finalmente, eres tú quien mejor conoce a tu equipo. Depende de tu comprensión de tu cultura para facilitar el plan de acción. Algunas acciones son fáciles de implementar, otras requieren más esfuerzo y tiempo, pero ayudarán a construir equipos más fuertes y resilientes que trabajen juntos y avancen, donde sea que estén.
[Esta publicación apareció por primera vez en Medium y ha sido reproducida con permiso.]