Guía definitiva sobre cómo usar Google Forms + Alternativas

Nos hemos adentrado tanto en la era digital que, a estas alturas, incluso tus abuelos deberían estar diciendo: “ Cariño, ¿cuál era el atajo para Enviar formulario en Formularios de Google, otra vez? ”. Y creemos que eso es hermoso.

¿Sabes por qué?

Porque el software de tecnología fue creado para hacernos la vida mejor y más fácil. Vivimos en un mundo acelerado y es lógico que nuestras herramientas sean (al menos) igual de rápidas. Piensa en Internet rápido. Piense en aplicaciones como creadores de formularios que sustituyen horas de trabajo con solo unos pocos clics. Formularios de Google, o todo el espacio de trabajo de Google, para el caso.

Casi no hay tal cosa que no esté relacionada con Google en estos días: cargar y guardar datos importantes, comunicación por correo electrónico, integración de sitios web, la lista es larga. Pero eso es solo el comienzo. ¿Qué tal crear sus propios datos mediante la realización de investigaciones y encuestas, la recopilación de comentarios o simplemente la creación de cuestionarios sorpresa para estudiantes?

Este artículo le mostrará todo lo que necesita saber sobre los formularios de Google: cuándo usarlos, cuáles son los beneficios, cómo usarlos, versiones gratuitas y de pago e incluso alternativas sólidas a ellos.

Sumerjámonos.

¿Cuándo usar Formularios de Google?

Google Forms es una herramienta perfecta para cualquier propietario de una pequeña empresa, autónomos, agencias, organizadores de eventos, tutores, gerentes de recursos humanos, maestros; básicamente, cualquier persona que necesite investigar y recopilar datos o comentarios específicos.

Por ejemplo, supongamos que tiene un negocio en línea y desea obtener información de clientes potenciales, o necesita comentarios sobre su producto. Google Forms le permite usar plantillas listas para usar (y gratuitas) para recopilar sus datos. Y dado que se integra con el resto de los productos de Google, hace que sea muy fácil analizar los resultados recopilados.

También puede usarlos para crear solicitudes de empleo, registros de eventos, encuestas gratuitas y mucho más. La mejor parte es que todo se puede hacer en su dispositivo móvil, no está limitado a su computadora de escritorio o portátil, y no necesita la instalación de ningún software especial. Los formularios de Google son tan fáciles de usar que incluso los niños y los estudiantes pueden incluirlos en sus tareas o investigaciones.

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¿Cuáles son los beneficios de los formularios de Google?

No hace falta decir que los beneficios son innumerables. Pero debido a que debemos mantener este artículo dentro de una extensión razonable, estos son los beneficios más importantes de usar Formularios de Google:

Los formularios de Google ahorran tiempo

Debido a que los Formularios de Google son asombrosamente fáciles de usar, es lógico que lleve menos tiempo crearlos. No necesita ninguna experiencia o conocimiento previo: el usuario promedio pasará alrededor de 10 minutos creando un formulario.

Formularios de Google ahorra dinero

Si se apega al plan básico que viene con cada cuenta de Google, no pagará nada por los formularios de Google, al igual que no pagaría por Gmail o Google Docs.

Sin embargo, también existe una opción paga, Google Workspace, para empresas y organizaciones más grandes, que puede ser costosa. Pero para empresas más pequeñas, actividades escolares o estudiantes universitarios, no hay necesidad de gastar dinero en lo básico.

Guardado automático en un solo lugar

Solo necesita una cuenta (Google): los formularios están integrados con las hojas de cálculo de Google, por lo que tiene fácil acceso a sus datos, todo en un solo lugar. Esto significa que las respuestas que obtiene de las encuestas se guardan automáticamente en un archivo.

Software compatible con dispositivos móviles

Los formularios de Google son compatibles con diferentes plataformas, por lo que puede usarlos fácilmente desde una computadora de escritorio, una computadora portátil, una tableta o incluso su teléfono inteligente. Y cuanto más amigable sea el software, mayor será la tasa de respuesta.

Seguridad

Finalmente, todos los archivos que se crean en Google Forms están seguros y protegidos, siguiendo las regulaciones de HIPAA. Los envíos no son públicos y solo el propietario del formulario puede ver los resultados hasta que se compartan. Los datos se cifran en tránsito y en reposo, lo que los hace seguros contra piratas informáticos u otras violaciones de datos.

Características de los formularios de Google

Tenga en cuenta que este podría no ser el software más poderoso para la creación de formularios o el más personalizable, pero su facilidad de uso puede compensar una buena cantidad de las otras características que faltan.

Todos los formularios disponibles para usted (las plantillas prefabricadas) y la versión en blanco para comenzar desde cero tienen las mismas funciones, por lo que no tendrá que ir y venir de un formulario a otro para encontrar la función específica que necesita. .

Dicho esto, veamos qué puedes hacer realmente con Google Forms:

Creación ilimitada de formularios

Sí, puedes crear todo lo que quieras siempre que tengas una cuenta de Google. Puede crear tantos cuestionarios, registros de eventos, formularios de comentarios de clientes y muchos más como desee. Incluso puede guardarlos para referencias futuras y compartirlos con otros o hacer una copia de ellos.

Esto es perfecto si es propietario de una pequeña empresa, maestro o una organización sin fines de lucro: no tendrá que preocuparse por cosas como una cantidad limitada de formularios. Es su elección cuántos formularios necesita tener.

Múltiples tipos de preguntas

Esta característica genial le permite no aburrir a su público objetivo con la repetición. Al crear una encuesta o incluso una prueba, puede elegir el tipo de opciones como escala lineal, opción de opción múltiple, respuestas cortas, párrafos, etc.

lógica condicional

Con la función de lógica condicional (o bifurcación lógica), puede personalizar el formulario de acuerdo con las respuestas que dan las personas en la sección anterior. Según su público objetivo, la bifurcación lógica puede ayudar al encuestado a navegar a una página relevante para él en lugar de leer material general (y excesivo) que no tiene nada que ver con él.

Por ejemplo, puede agregar diferentes secciones después de la existente y elegir dónde ir a continuación:

Resultados compartibles

Dependiendo de las necesidades específicas, desea que su formulario se pueda compartir, por ejemplo, para correos electrónicos, sitios web o redes sociales. Esto es particularmente útil cuando hay más personas involucradas en el proceso y necesita la participación de todos. Simplemente agregas otros colaboradores, tantos como quieras, y compartes el formulario y los resultados con ellos.

Notificaciónes de Correo Electrónico

Google Forms también le notifica por correo electrónico cuando recibe respuestas en encuestas, confirmaciones de asistencia o cualquier otra notificación que, de lo contrario, tendría que verificar manualmente.

Lo único que tienes que hacer es ir a Ajustes y activar la opción Recibir notificaciones por correo electrónico de nuevas respuestas .

Recopilar direcciones de correo electrónico

Con Google Forms, puede recopilar todas las direcciones de correo electrónico que obtiene con las respuestas. Este método puede ser crucial para su canal de ventas.

Para recopilar direcciones de correo electrónico, vaya a su formulario de Google, vaya a Configuración, luego a Respuestas y haga clic en "Recopilar direcciones de correo electrónico".

Una vez que recopile las direcciones de correo electrónico, puede exportarlas a Hojas de cálculo de Google o descargarlas como un archivo CSV. Haga clic en "Respuestas", luego en los 3 puntos en la esquina superior derecha y elija "Descargar respuestas".

¡Y ahora estás listo para irte!

Cómo crear un formulario con Google Forms

Suponiendo que desee utilizar la versión gratuita de Formularios de Google, hay 2 pasos que puede seguir: a) elige crear su formulario desde cero y b) elige de una plantilla ya creada.

Para la opción A – formulario en blanco:

Elija "En blanco" y verá un formulario sin título materializarse en su pantalla. Desde aquí, simplemente haga clic aquí y haga clic en eso hasta que cree el formulario que necesita.

Para la opción B – plantilla prefabricada:

Si necesita una plantilla prefabricada, hay 3 categorías para elegir:

Formas personales:

• Información del contacto
• encontrar un tiempo
• RSVP
• invitación de fiesta
• Camiseta Registrarse
• Registro de eventos

Formularios para el trabajo:

• Comentarios sobre el evento
• Formulario de pedido
• Aplicacion de trabajo
• Solicitud de tiempo libre
• Petición de trabajo
• Comentarios de los clientes

Formas educativas:

• Cuestionario en blanco
• Boleto de salida
• Evaluación
• Hoja de cálculo
• Evaluación del curso

Todos los formularios (incluido el espacio en blanco) tienen el mismo diseño, por lo que no se confundirá si necesita usar varios de ellos.

En la esquina superior derecha del formulario, encontrará las funciones para: personalizar el tema (color), previsualizar, deshacer y rehacer. Y si desea ver más opciones para el formulario, haga clic en los 3 puntos verticales y aparecerá un menú completo con funciones adicionales, que incluyen Agregar colaboradores y Complementos.

Además, en la parte superior (en el medio), encontrará secciones para Preguntas, Respuestas y Configuración. La sección Preguntas le ofrece una lista completa de tipos de preguntas que puede elegir para su formulario. Para ver la lista, simplemente haga clic en la parte que desea editar. No solo puede agregar tantas preguntas como desee, sino que también puede importar preguntas de otras plantillas.

La pestaña Respuestas le muestra el número de respuestas que tiene para ese formulario. También puede crear una hoja de cálculo y, desde el menú de 3 puntos, puede elegir recibir notificaciones por correo electrónico para nuevas respuestas, seleccionar el destino de la respuesta y descargar las respuestas.

En el menú Configuración, encontrará algunas características más interesantes para personalizar su formulario. Por ejemplo, si está dando un cuestionario a sus alumnos, puede seleccionar cómo publicar las calificaciones, cuántos puntos otorgar, si los alumnos han respondido las preguntas correctamente o no, etc. También puede seleccionar cómo se recopilarán las respuestas. , presentado y protegido.

Eso es todo. Si los niños de secundaria pueden hacerlo, no hay absolutamente ninguna necesidad de estresarse por ello. Ahora asegurémonos de saber dónde encontrar estos formularios.

¿Cómo empezar a usar Formularios de Google?

No hace falta decir que para usar Google Forms, primero debe tener una cuenta de Google. Aquí está cómo hacerlo:

Paso 1: vaya a https://docs.google.com › formularios

Paso 2: Inicie sesión con su cuenta (o regístrese si no tiene una. Preste atención si necesita una personal o en Workspace; estos son completamente diferentes, y Workspace es la versión paga)

Paso 3: comienza a crear tu formulario

Formularios de Google gratuitos vs. plan de pago

La versión gratuita es lo que obtienes cuando accedes a Formularios con una cuenta de Google ya existente. Puede crear tantos formularios como desee con las plantillas ya proporcionadas. Todo lo que hemos cubierto hasta ahora se ha tomado de la cuenta gratuita.

Sin embargo, si necesita una versión actualizada con muchas aplicaciones e integraciones adicionales, querrá consultar Forms for Work como parte del perfil comercial de Google Workspace. Aquí encontrará todas las aplicaciones familiares como Gmail, Docs, Sheets, Drive, Cloud Search, Jamboard, etc., pero con seguridad y administración adicionales como Admin, Endpoint, Vault y Work Insights.

Puede probar Google Workspace gratis durante 14 días y luego elegir entre estos 4 programas para empresas:

• Starter por $6 USD/usuario/mes
• Estándar por $12 USD/usuario/mes
• Plus por $18 USD/usuario/mes
• Enterprise (comuníquese con ventas para conocer los precios)

Google formularios alternativos

EmbedForms: la mejor alternativa a los formularios de Google

Ahora, si quiere animarlo un poco, aún sin costo alguno, ¿por qué no prueba EmbedForms? Obtendrá una cantidad ilimitada de formularios junto con lógica de omisión, widgets de comentarios , exportación de datos e integración con Google Sheets y Zapier.

Además, ¿sabía que incluso los widgets en EmbedForms vienen en diferentes formas? Puede agregarlos como ventanas emergentes, flotantes o botones. ¡Toma eso, Formularios de Google! Sin embargo, en serio, échales un vistazo: EmbedForms viene con un plan gratuito para siempre.

tipo de letra

Otro software que viene con un plan gratuito, Typeform realmente presta atención tanto al diseño como a la funcionalidad. Además, se adhieren a un tono de escritura muy amigable que hace que el UX sea de primera categoría.

Sus planes pagos comienzan en $ 25 / mes.

Jotform

De diseño simple, Jotform integra sus formularios con Hubspot, Dropbox, Mailchimp, Zoom y algunos otros nombres elegantes. Puede elegir entre 10.000 plantillas gratuitas, fáciles de usar y personalizables.

La parte amarga es que su plan gratuito le brinda solo 5 formularios y 100 MB de espacio. Pero aparte de eso, es un software bastante decente si buscas simplicidad y facilidad de uso. Los planes pagos comienzan en $24/mes.

GratisEn líneaEncuestas

Gran herramienta si desea la experiencia de creación de sitios web. Personaliza su formulario en pantalla completa con 14 opciones diferentes solo para la personalización estándar, y luego pasa a pruebas divididas, elección de imágenes, temas, colores, etc.

Incluso sus planes pagos tienen precios súper asequibles, lo que hace que FreeOnlineSurveys sea excelente para empresas con un presupuesto limitado, estudiantes, organizaciones sin fines de lucro, etc.

SurveyLeyenda

Sus formularios tienen muy buen diseño y son fáciles de navegar: estilo arrastrar y soltar. Todas las funciones básicas están disponibles en el plan gratuito; sin embargo, si desea integraciones o exportación de datos, deberá actualizar a uno de sus planes pagos. Por el lado positivo, SurveyLegend es otro software asequible tanto para empresas como para particulares.

Preguntas frecuentes sobre Formularios de Google

Conclusiones clave

Ya sea que necesite Google Forms para uso personal o para el trabajo, no hay duda de que es uno de los creadores de formularios más populares que existen. Sus plantillas fáciles de usar permiten que incluso los principiantes se sientan cómodos.

Todas las opciones, como los múltiples tipos de preguntas, los temas de color, las opciones de exportación, la adición de imágenes y videos, están incluidas en todos los formularios, por lo que no tiene que ir y venir para cada formulario: todo está frente a usted.

La versión gratuita es más que suficiente para cualquier empresa pequeña, autónomo o incluso profesor, ya que ofrece un número ilimitado de formularios. Pero si necesita esas actualizaciones adicionales, los modelos comerciales tienen precios asequibles.

Dicho esto, Google Forms no es la única opción asequible: hay otros creadores de formularios que ofrecen las mismas funciones más algunos beneficios adicionales al tiempo que ofrecen integración con Google. Como nuestros EmbedForms, por ejemplo, que ofrece personalización con su propia llamada a la acción y un widget de pestaña, por nombrar solo algunos.

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