Cómo usar videos en Docebo para la capacitación de empleados

Es fácil capacitar a algunos empleados. Encuentra un momento que funcione para todos, organiza una sesión de capacitación y todos reanudan su día. Pero es un desafío capacitar a cientos de empleados a la vez y asegurarse de que todos se vayan sin dudas.

Sin embargo, puede capacitar a cientos de empleados al mismo tiempo utilizando la capacitación animada de Docebo. Docebo lo ayuda a mantener actualizadas las habilidades de sus empleados enseñándoles las últimas formas de usar su producto o hacer su trabajo. La plataforma le permite organizar cursos, para que pueda realizar un seguimiento del impacto que tiene su capacitación en la productividad de sus empleados.

1. Entrevistar a los empleados

Los empleados a menudo tienen problemas y necesidades relacionados con su trabajo que no se comunican con usted. Estos desafíos se revelan y explican durante las entrevistas.

En las entrevistas, haga preguntas específicas sobre cómo los empleados hacen su trabajo. La interacción es en vivo, por lo que puede hacer preguntas de seguimiento para profundizar en las causas y consecuencias de sus luchas. Luego use estos datos para crear el contenido de capacitación para resolver sus problemas.

Las entrevistas deben ser naturales para que los entrevistados se sientan cómodos y usted tenga espacio para hacer preguntas no planificadas. Siga un guión rígido y puede perderse información que es crucial para comprender a sus empleados. Pero eso no significa que los scripts sean inútiles. Los guiones de entrevista aseguran que siempre haga preguntas esenciales.

Para usar un guión de entrevista de manera efectiva, escriba las preguntas antes de su reunión: redacte alrededor de 10 y trate de dedicar un promedio de seis minutos a cada pregunta. Puede hacer menos preguntas en entrevistas que duran menos de una hora. Recuerde, su objetivo es aprender mucho sobre algunos problemas clave, no descubrir tantos problemas como sea posible; si necesita una idea amplia de todos los problemas que existen, una encuesta sería una alternativa más rápida a una entrevista.

Las preguntas que haga deben caer en una de tres categorías para que su entrevista siga siendo útil para usted y atractiva para su empleado:

• Limpieza : Explique a los trabajadores las herramientas que utiliza para grabar entrevistas, qué hará con las respuestas y cómo les beneficia la entrevista. Los empleados se sienten a gusto cuando tienen esta información.
• Sencillo : Haz preguntas que puedan responder fácilmente, como las relacionadas con lo que hacen. Estas preguntas construyen una relación.
• En profundidad : Explore los problemas exactos que enfrentan sus empleados en el trabajo. Pídeles que expliquen sus problemas y te explique cómo tratan de resolverlos.

Ninguna de estas preguntas debe llevar a los empleados a responder en pocas palabras o de una manera específica. Por ejemplo; preguntar a los empleados de ventas si disfrutan del último CRM que compró los prepara para simplemente responder "sí" o "no". Una mejor pregunta sería: "¿Qué desafíos enfrentó al usar el CRM durante el último mes?"

2. Escribe un guión

Los empleados cerrarán la capacitación mejor investigada si la estructura del video es aburrida. Escriba un guión para organizar de manera convincente los eventos de cada video.

Los guiones se vuelven más claros, más concisos y más atractivos a medida que los edita. Para su primer borrador, desarrolle una secuencia de eventos que logre el objetivo del video. Escribe todo lo que puedas sin detenerte a editar. Los borradores exitosos no necesitan ser súper pulidos; solo necesitan articular claramente el objetivo.

Deje a un lado su primer borrador durante unos días, luego regrese y mírelo con una nueva perspectiva. Su objetivo para el segundo borrador debe ser identificar cualquier parte innecesaria del guión para cortar y encontrar lugares donde necesita agregar más información para mayor claridad. Continúe revisando el guión una y otra vez hasta que explique su mensaje de la manera más completa y clara posible. Una vez que haya terminado su borrador, separe las instrucciones visuales de las líneas habladas, para que pueda planificar lo que sucederá y lo que se dirá.

Describe cada escena en la columna de video. Estas notas le dan una idea de lo que necesitará para animar más adelante. Por ejemplo; al escribir "Cámara acercada en el panel", usted o su animador sabrán que necesitan descubrir cómo hacer los movimientos de la cámara.

En la columna de audio, escribe las líneas que dirá tu hablante en cada escena. Estas líneas deben provenir de su borrador de esquema final. Mientras los escribes, busca lo que puedas recortar o aclarar. Los mejores guiones comparten la mayor cantidad de información valiosa en el menor tiempo posible.

3. Crea un guión gráfico

Los guiones gráficos son bocetos en papel o en computadora de cómo se verán sus escenas. Las partes interesadas pueden ver estos dibujos y dar su opinión sobre cuán clara, útil y atractiva es la capacitación de sus empleados.

Recibir retroalimentación es vital porque cada persona que interactúe con su video de capacitación verá algo diferente. Si bien puede detectar los problemas A y C, su colega puede ver el problema B. Escuchar su perspectiva le permite crear una capacitación integral para los empleados.

Solicitar comentarios también le permite realizar revisiones rápidas y tempranas. Los cambios se vuelven más costosos a medida que avanza en su trabajo; puede pasar fácilmente un día adicional filmando o animando si tiene que editar mucho, así que detecte cualquier problema ahora para ahorrar tiempo.

Puede crear un guión gráfico en una hoja de papel. Primero, dibuja cuadrados con líneas horizontales debajo de ellos. Cada cuadrado contendrá una escena, así que dibuja tantas como sea necesario.

Dibuje los eventos de sus escenas en los cuadrados, como la introducción del maestro, el momento en que aparece un examen sorpresa o su diapositiva "Próximos pasos". Las ilustraciones no tienen que ser detalladas. Una figura de palo es mejor que ninguna figura en absoluto. Tu boceto debe ilustrar los personajes, la utilería y el entorno de la escena.

A continuación, agregue las líneas de guión correspondientes de cada escena debajo de los cuadrados. Agregue las palabras exactas que dirá el hablante durante esa escena. Este espacio también es apropiado para anotar lo que sucede en la escena para brindar contexto adicional a las partes interesadas.

4. Anima la formación de tus empleados

La animación es el formato más eficaz para la formación de sus empleados. Los estudios han encontrado que las personas recuerdan mejor la información que aprenden de las animaciones que de las clases en vivo. Por lo tanto, sus empleados recibirán consejos útiles, los recordarán y podrán aplicarlos para obtener resultados positivos.

Debido a que es fácil volver a animar escenas, puede cambiar las ideas que se sintieron viables durante el guión gráfico pero que ahora no se ajustan del todo a su video. No hay necesidad de contratar actores, operadores de cámara o un estudio como ocurre con el video en vivo. En su lugar, simplemente abra una herramienta de animación y cree todo en ese programa.

Comience a animar iniciando Vyond y haciendo clic en el botón para crear un nuevo proyecto en la esquina superior derecha. Una vez que esté en la línea de tiempo, cree su altavoz animado. Ve a la pestaña de personajes y desplázate por la galería. ¿Ves un diseño con el que tus empleados se identificarán? Fantástico. Elíjalo y vaya al siguiente paso. De lo contrario, inicie el creador de personajes desde esta pestaña. Puedes crear un personaje de cualquier grupo de edad.

A continuación, configure sus escenas. Elija una ubicación en el menú Fondo en la esquina derecha. Un salón de clases tradicional funciona si está buscando adoptar un enfoque más académico para su capacitación, o puede elegir un sitio relacionado con su industria. Luego abra la biblioteca de accesorios en el lado izquierdo de la interfaz para decorar su escena.

Para animar elementos, haga clic en un accesorio o personaje y acceda al menú de rutas de movimiento. La aplicación de una ruta de movimiento hace que el elemento se mueva de un punto a otro. Elige el patrón que seguirá tu elemento al moverse y el tiempo que tardará en realizar ese movimiento. La próxima vez que haga clic en reproducir, su elemento se moverá.

5. Graba audio de alta calidad

Tus líneas de voz deben ser nítidas para que los espectadores puedan entender cada consejo o lección que les enseñes. Además de un buen micrófono y grabar en un lugar tranquilo, también es importante preparar la voz.

Primero, calienta. Su voz puede sonar ronca si va directamente de la cama a la estación de grabación. La entrenadora vocal Jessica Doyle dice que el sueño y la hidratación son vitales para que tu voz suene lo mejor posible. Cuando no duermes, el tejido muscular que produce tu voz está cansado, lo que hace que suene áspero. Dormir de siete a nueve horas permite que estos tejidos descansen. Pero incluso el sueño no es suficiente para permitir que estos músculos produzcan sonidos nítidos si no se hidrata. Debes beber agua antes de llegar al plató, ya que tu voz tardará unas cuatro horas en hidratarse.

Ahora estás listo para grabar las líneas. Asegúrate de mantener una postura adecuada para que suene perfecto. La posición de tu cabeza influye en cómo suenas. Colocar la cabeza hacia adelante como una jirafa o hacia atrás como un boxeador crea tensión en las cuerdas vocales. Su voz no será nítida y se cansará más rápido de lo normal si permanece en estas posiciones.

Mantenga la cabeza recta sobre los hombros, sin inclinarse hacia atrás o hacia adelante. Eso lo mantiene a la distancia correcta del micrófono y su voz suave mientras está grabando.

Use un micrófono con una conexión USB o XLR para producir audio de alta calidad. A diferencia de los auriculares de los teléfonos, los micrófonos externos registran ondas de sonido precisas, por lo que el audio se capturará con precisión. Aquellos que quieran escuchar cómo suenan mientras graban pueden conectar auriculares al micrófono. La computadora capturará el sonido del micrófono externo, pero aún podrá usar auriculares.

Puede grabar audio directamente en Vyond haciendo clic en el ícono de Audio en el lado izquierdo de la pantalla. Todo lo que tiene que hacer ahora es presionar "Grabación de micrófono" y leer las líneas del guión.

Si es la primera vez que graba, considere decir solo unas pocas oraciones a la vez en lugar de todo el guión. Esto le permite volver a grabar rápidamente si comete un error. Cuando haya terminado de grabar, puede escuchar y editar líneas de voz desde la línea de tiempo de Vyond.

6. Sube tu video a Docebo

Docebo te permite cargar cualquier video de Vyond en solo unos segundos. Inicie sesión en Docebo como superadministrador. Presiona el ícono de ajustes en la esquina superior derecha para acceder al Repositorio Central. Luego, haga clic en Agregar material de capacitación y video. Copie y pegue la URL de una plataforma de transmisión o cargue un video desde su computadora.

Después de cargar todos sus videos de capacitación, puede agregarlos a cualquier curso con el botón Agregar material de capacitación en la sección Administración del curso.

7. Diseña una miniatura intrigante

Atrae a los espectadores para que hagan clic con una miniatura intrigante. Puede crear una miniatura cautivadora siguiendo uno o dos de los siguientes principios.

Primero, comparte el antes y el después. La empresa de edición de videos Veed.io entrenó una IA para recopilar 600 videos populares de YouTube. Luego, la empresa hizo que la IA analizara las similitudes de las miniaturas entre los videos que tenían dos tendencias. La empresa encontró muchas miniaturas virales que mostraban el antes y el después de ver el video.

En segundo lugar, agregue imágenes que representen emociones poderosas. El estudio de Veed.io encontró que las caras de “sorprendido” eran comunes en los videos populares, aunque estos podrían no ser adecuados para un entorno formal. Por lo tanto, busque imágenes con emociones fuertes y positivas, como la felicidad y la emoción. Estas emociones atraerán la atención de sus empleados sin hacerles cuestionar su profesionalismo.

Puedes encontrar imágenes con emociones intensas y organizarlas en un diseño de antes y después usando Canva. Cree una cuenta gratuita y comience un proyecto haciendo clic en el botón en la esquina superior derecha. Seleccione un tamaño de lienzo de 800 × 400 píxeles, el mejor para una miniatura en Docebo. Finalmente, usa las herramientas de Canva para lograr el diseño que deseas.

8. Pon a prueba la comprensión de tus espectadores

A menudo, menos de la mitad de las personas a las que encuesta responde a sus preguntas, por lo que las empresas no pueden determinar si la capacitación les resultó útil. Las encuestas de Docebo obtienen una tasa de respuesta promedio de 70 a 80 %, gracias a su tecnología.

Docebo utiliza pruebas A/B, recordatorios y principios de diseño para alentar a los empleados a responder encuestas. La alta tasa de respuesta lo ayuda a determinar si su curso fue útil. Dado que las preguntas generan respuestas cualitativas, también aprenderá con precisión qué está haciendo bien su video y qué debe mejorarse.

Puede agregar cuestionarios a su capacitación después de conectar Docebo a Learning Impact desde la pestaña Administración del curso. Vaya a uno de sus cursos y haga clic en el botón Editar, luego desplácese hacia abajo hasta la sesión del cuestionario. Puede crear uno desde cero o usar una de las plantillas de Docebo.

Las plantillas son gratuitas, para garantizar que el formato de su encuesta motive a las personas a responder, y se basan en datos de 5 millones de encuestas. Como resultado, recopilarán datos que realmente te ayudarán a mejorar tu entrenamiento.

9. Analiza qué podrías mejorar

Use el análisis de aprendizaje de Docebo para averiguar si su video de Vyond está funcionando bien o si necesita modificarlo. La herramienta compara las métricas de su curso con los promedios de la industria, para que sepa cómo se compara su curso con los cursos de sus competidores.

Docebo se conecta a sus aplicaciones de terceros, como HubSpot y Zendesk, para vincular sus datos con las métricas comerciales. Por ejemplo, puede saber que los empleados que completan la mayoría de los cursos permanecen con usted un 40 % más. Esto demuestra que debes promover tu formación con frecuencia para retener a tu equipo.

Docebo recopila y actualiza datos de su campo cada 24 horas. Para recopilar datos externos, inicie sesión en la plataforma Learning Analytics y vaya a la pestaña Administración. Conecte sus herramientas favoritas o cargue archivos CSV para permitir que Docebo extraiga datos continuamente de estas fuentes.

Luego vaya a la pestaña Insights para configurar sus widgets. Estos contienen datos de su curso, como la tasa de finalización del curso y qué empleados están haciendo la mayoría de las lecciones. Puedes ver todos tus widgets o configurar tus favoritos para ver rápidamente la información que más valoras.

Utilice Vyond con Docebo para la formación de sus empleados

Vyond es un software de animación fácil de usar que puede usar para crear la capacitación de sus empleados. Gracias a nuestra biblioteca de plantillas, puede encontrar videos con estructuras atractivas. Puedes adaptar tu guión a las estructuras de estos videos o inspirarte para delinear tu historia.

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