Cómo usar el video para comunicarse con los equipos mientras se trabaja de forma remota

No hay nada peor que despertarse, tomar un sorbo de su café, solo para recibir un "¿podemos charlar?" mensaje de su jefe o miembro del equipo en su bandeja de entrada o Slack.

"UH oh…. ¿Hay algo mal?"

Todos hemos estado allí. Justo el otro día, recibí un ping similar de un nuevo cliente. Aunque sabía que las cosas iban bien, no pude evitar pensar lo peor.

Resulta que mi cliente solo quería decir que publicaron mi último artículo.

*suspiro de alivio*

Si bien las aplicaciones de chat en tiempo real y el correo electrónico son excelentes para muchas cosas, a menudo no pueden capturar el contexto completo que permiten los chats y videos en persona. Me hubiera encantado abrir mi correo electrónico y ver un enlace a un video corto que me brindó una actualización de mi artículo, en lugar de un momento de pánico seguido de alivio.

A medida que la fuerza laboral continúa ajustándose al trabajo remoto, es imprescindible aprender a comunicarse de manera efectiva con su organización.

A diferencia de un entorno de oficina tradicional, no tiene la opción de participar en la charla clásica de "discusión", o incluso de llevar a un miembro del equipo a un lado y compartir lo que tiene en mente.

Afortunadamente, usar video para comunicarse con su equipo es una excelente manera de asegurarse de que todos estén en la misma página y evitar malentendidos que de otro modo podrían ocurrir a través de correo electrónico o chat.

Como gerente o director de marketing, es especialmente importante aprovechar las herramientas de comunicación que tiene para asegurarse de que su equipo esté sincronizado.

Trabajar de forma remota: nuestra nueva realidad

Incluso antes de que COVID-19 acelerara el movimiento de las empresas para trabajar de forma remota, el trabajo remoto ya estaba creciendo en popularidad. Según Owl Labs , “el 42 % de los empleados con una opción de trabajo remoto planeó trabajar de forma remota con más frecuencia en los próximos cinco años . ”

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Y ahora, con grandes empresas como Adobe, Google y Facebook en proceso de pasarse permanentemente al trabajo remoto , muchas otras empresas, grandes y pequeñas, están comenzando a hacer lo mismo.

Si bien el trabajo remoto tiene muchas ventajas, como la ausencia de desplazamientos y una mayor flexibilidad en el horario, presenta algunos desafíos únicos de comunicación interna. (Aparte, las circunstancias de trabajo remoto durante COVID-19 NO son condiciones normales de trabajo remoto).

En la publicación de hoy, veremos cómo usar videos y seminarios web de manera efectiva para comunicarse con su equipo y ayudar a mantener su organización productiva y al día.

Cómo los videos animados lo ayudan a comunicarse con su equipo remoto

Si alguna vez ha realizado una presentación en la oficina, sabe lo difícil que puede ser mantener la atención de sus empleados.

No es raro ver a algunos miembros de su equipo distraerse en los primeros minutos, y ahí es cuando comparten la habitación. Con las distracciones a solo un clic o una pestaña de distancia mientras trabaja desde casa, puede ser aún más desafiante mantener a su equipo comprometido.

El uso de videos animados para mostrar las últimas cifras de ingresos o las actualizaciones importantes del equipo brindan una visión refrescante de los informes de estado aburridos. Los videos animados también pueden ser increíblemente útiles para incorporar nuevos empleados y ayudarlos a aprender las reglas del juego.

En un entorno de trabajo tradicional, es posible que los nuevos empleados sigan a un compañero de trabajo más antiguo para tener una idea de cómo funciona la empresa. Pero cuando se trabaja de forma remota, eso no siempre es posible. Además, compartir un documento de Google denso con los procedimientos de su equipo puede ser un buen comienzo, pero no es la forma más atractiva de compartir información importante.

Crear un video animado sobre los valores y expectativas de su empresa es una excelente manera de presentar su empresa a un nuevo empleado. Enseña la información necesaria con un poco de brillo adicional. En lugar de que sus nuevos empleados aprendan por defecto a través de Google, puede producir un recorrido que llame la atención para ponerlos al día.

El video animado es especialmente útil cuando se analizan temas técnicos, como el uso de herramientas internas o software.

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Otro beneficio de una herramienta de video de animación es que puede ahorrar tiempo al tener que recrear plantillas desde cero. Una vez que haya desarrollado un video de incorporación para nuevos empleados, por ejemplo, puede replicar o hacer cambios menores fácilmente según la situación específica sin la necesidad de comenzar de nuevo cada vez.

Finalmente, un breve video animado también puede ser una excelente manera de compartir noticias de la empresa cuando, por ejemplo, su empresa gana un premio o aparece en una importante publicación de prensa.

Si bien los videos animados pueden comunicar mucha información valiosa, ciertamente hay momentos en los que pueden no ser la plataforma más adecuada para la comunicación interna.

Por ejemplo, si necesita tener una discusión seria relacionada con el rendimiento con uno de los miembros de su equipo, no sería la mejor idea transmitir eso usando animación. En ese caso, lo mejor sería una videollamada tradicional o una llamada telefónica.

[¿Necesita algunas plantillas geniales para comenzar con sus videos animados? Echa un vistazo a nuestras populares plantillas de video de incorporación y trabajo remoto.]

Los seminarios web son para más que presentaciones

Los seminarios web son otra forma efectiva de comunicarse con su equipo. Si bien es común saltar automáticamente a una llamada de Zoom o Google Hangouts, los seminarios web ofrecen algunos beneficios únicos.

Muchas plataformas de videollamadas tienen límites de asistentes relativamente pequeños, lo que puede ser un problema para las empresas más grandes (a menos que tenga los recursos para actualizarse a planes premium).

Los seminarios web le permiten hablar con todos los miembros de su equipo simultáneamente sin la distracción adicional de que los empleados dejen de silenciar accidentalmente y creen ruido de fondo.

Los seminarios web también son útiles porque la mayoría de las herramientas de seminarios web actuales incluyen una función de seguimiento de la asistencia. Con otras plataformas como Zoom, por ejemplo, es posible que no sepa si un miembro del equipo asistió o no a la reunión.

Las herramientas como Demio son geniales porque le permiten a su equipo unirse sin esfuerzo sin necesidad de instalar ningún software adicional, lo que puede ahorrar mucho tiempo y dolores de cabeza tecnológicos para todos.

Otro beneficio de usar seminarios web para las comunicaciones del equipo es que alivia parte de la presión que pueden sentir sus miembros.

En una videollamada tradicional, los miembros del equipo a menudo sienten que necesitan estar "presentables" y preparados para participar con video y audio. Dado que la vida en el hogar es cualquier cosa menos normal para muchos de sus empleados durante la pandemia de COVID-19, esto puede crear una presión y ansiedad innecesarias. Con un seminario web, sus empleados pueden mantenerse enfocados en el mensaje en cuestión sin preocuparse por cómo se ven o si su oficina en casa es un desastre.

Además, si bien los miembros del equipo pueden ver seminarios web en vivo, también puede compartir con aquellos que se hayan perdido la presentación original. Algunas opciones de videollamadas permiten grabar las llamadas, pero no siempre están configuradas de forma predeterminada, por lo que si olvida presionar grabar, puede ser bastante frustrante.

Aunque las plataformas de seminarios web se centran tradicionalmente en generar ventas, nuevos clientes y clientes potenciales, son una forma increíblemente subestimada de comunicarse con su equipo interno.

Las herramientas de seminarios web como Demio también brindan las funciones estándar de videollamadas que se han convertido en una parte esencial de las comunicaciones diarias. Con Demio, puede compartir su pantalla, invitar a personas a hablar con o sin video y más.

La comunicación por video asíncrona ayudará a su equipo remoto a comunicarse

Quizás uno de los cambios más significativos cuando se trabaja de forma remota es el paso a la comunicación asíncrona. “En pocas palabras, la comunicación asincrónica es cuando envías un mensaje sin esperar una respuesta inmediata ” , dice Amir Salihefendic, fundador de la primera empresa remota Doist.

Cuando usa video para comunicarse con su equipo, no se espera una respuesta inmediata. Para aclarar aún más las cosas, infórmale a la persona que no necesitas una respuesta rápida en tu video.

Por ejemplo, si comparte un video de actualización con su equipo, puede comenzar el video con un mensaje simple que establezca expectativas: “Hola equipo, quería compartir una actualización rápida sobre nuestros KPI para el trimestre. Responda con sus pensamientos a más tardar el jueves”.

La comunicación por video de forma predeterminada ayuda a aliviar el estrés y la necesidad de responder de inmediato, lo que es especialmente útil si su equipo se encuentra en varias zonas horarias. Dicho esto, ciertamente puede usar el video cuando se necesita una respuesta lo antes posible.

En última instancia, "el propósito de la comunicación asincrónica es ayudar a su equipo a comunicarse claramente sin colocar cargas innecesarias en torno a la comunicación", dice Joe Martin, vicepresidente de marketing de CloudApp .

Y si bien la asincronía es común cuando se trabaja de forma remota, no significa que deba ignorar por completo la comunicación sincrónica. A veces, es necesaria una respuesta rápida o una llamada o chat inmediato. Con videos animados y seminarios web, aumenta las opciones disponibles para que su equipo se comunique de manera más efectiva.

Si está buscando algunas herramientas asincrónicas fantásticas para experimentar, asegúrese de consultar CloudApp , Loom , Snagit y Recordit .

Los beneficios del vídeo

En resumen, existen múltiples beneficios para la comunicación por video con sus equipos remotos. En este artículo, cubrimos cómo el video puede:

• Aumentar la productividad
• Aumentar la moral del equipo
• Mantenga a los miembros del equipo comprometidos
• Hacer que la información sea fácil de entender
• Aliviar la presión para estar presentable para las reuniones
• Proporcionar flexibilidad en la comunicación.

A medida que las empresas de todo el mundo continúan adaptándose a esta nueva forma de trabajar, aprovechar el video para comunicarse con su equipo puede contribuir en gran medida a garantizar que todos sigan siendo productivos, actualizados y se sientan como una parte valiosa de su organización.

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Facundo Romei

Marketing y crecimiento de Wideo