Cómo utilizar Zoho Books para contabilidad

Las empresas tienen que lidiar con un papeleo interminable y procesos contables complejos para administrar sus finanzas. Debido a esto, las organizaciones están recurriendo a herramientas de contabilidad sólidas, y un software que se destaca entre la multitud es Zoho Books.

Zoho Books ofrece una solución integral para empresas que buscan aumentar la eficiencia y precisión en sus prácticas contables. Desde configurar plantillas de facturas personalizadas hasta generar informes financieros detallados, realmente puede cambiar la forma en que manejas tu facturación.

En este artículo, hablaremos sobre los entresijos de esta herramienta, sus características y una guía paso a paso sobre cómo utilizar Zoho Books para agilizar sus operaciones financieras.

¡Hagámoslo!

¿Qué es Zoho Books?

Zoho Books es un software de contabilidad diseñado por Zoho Corporation. Es una herramienta basada en la nube diseñada para ayudar a las empresas a administrar sus finanzas de manera eficiente.

Es una solución integral para manejar todas sus tareas contables, desde la creación de facturas y la gestión de gastos hasta la conciliación bancaria y la generación de informes. Veremos cómo utilizar el software de contabilidad Zoho más adelante en este blog.

¿Cuáles son las características de Zoho Books?

Zoho Books ofrece múltiples funciones para generar cotizaciones, administrar inventario, órdenes de compra y venta, generar informes financieros, etc. Estas son las funciones que ofrece este software de contabilidad:

1. Generación de facturas y cotizaciones: con Zoho Books, puede crear fácilmente facturas y cotizaciones de apariencia profesional. Con este software de contabilidad también puedes enviarlo a tus clientes y recibir pagos más rápido.
2. Gastos y facturas: puede cargar todas sus facturas para registrar y realizar un seguimiento de los gastos y mantenerse organizado. Puedes ver a dónde va todo tu dinero.
3. Banca: puede conectar y conciliar sus extractos bancarios con solo unos pocos clics. Obtenga sus transacciones, clasifíquelas y concilielas en poco tiempo. También es compatible con PayPal, por lo que cada transacción realizada a través de su cuenta PayPal se puede recuperar fácilmente.
4. Seguimiento de proyectos: le ayudará a realizar un seguimiento del tiempo y los gastos de los proyectos. Genere horas facturables y facturas basadas en el trabajo del proyecto y pague el monto exacto.
5. Orden de compra y venta: Envíe órdenes de sus ventas y comuníquese con sus proveedores con facturas de compra y venta personalizadas.
6. GST: Con Zoho Books, no necesita preocuparse por los impuestos sobre bienes y servicios. Conozca su responsabilidad, devoluciones totales y pague sus impuestos de inmediato dentro de la plataforma.
7. Facturación electrónica: conecte Zoho Books con su IRP (portal de registro de facturas) fácilmente y genere facturas sin errores en cuestión de segundos.
8. Seguimiento de auditoría: a menudo se le solicita que verifique y realice un seguimiento de sus libros contables para detectar cualquier cambio. Con Zoho Books, puede realizar un seguimiento y mantener fácilmente cualquier cambio realizado en sus libros contables.
9. Automatización: automatice tareas repetitivas como el envío de facturas recurrentes, la categorización de gastos, el cobro automático de tarjetas, etc. para optimizar su flujo de trabajo.
10. Documentos: almacene todos sus documentos necesarios como facturas, facturas, órdenes de compra o venta, ITR y más en línea y adjúntelos a las transacciones necesarias.
11. Portal de proveedores: ofrezca a su proveedor un autoportal para administrar todo, desde sus transacciones y pedidos hasta los extractos. Proporcionará una mayor transparencia y un sentido de confianza entre ambas partes.
12. Integración: Zoho Books se puede integrar con múltiples plataformas, como pasarelas de pago en línea, aplicaciones Zoho, Google Suite, Slack, Zapier y muchas otras herramientas CRM importantes. Además, también obtendrá la API de Zoho Books para integrarla en su flujo de trabajo.
13. Aplicación móvil: Zoho Books ofrece aplicaciones móviles para dispositivos Android e iOS. Puede administrar, rastrear y analizar todas las operaciones financieras mientras viaja con las aplicaciones móviles de Zoho Books.

Planes de precios de Zoho Books en detalle

Antes de comprobar cómo utilizar los libros de Zoho para contabilidad, revisemos los planes de precios. Zoho Books es una herramienta basada en el cumplimiento que ofrece una interfaz de usuario sencilla y un sistema de soporte confiable. Hay dos tipos de planes que ofrece Zoho Books: un plan es "Para comenzar", otro es "Plan para sus necesidades específicas".

1. Planes de Zoho Books para ayudarle a empezar

• Estándar: Este es un plan básico para comenzar a administrar tus finanzas en línea. Este plan incluye un máximo de 3 usuarios, un GSTIN y generación de 5000 facturas cada mes. El plan comienza en INR 749/mes por organización.
• Profesional: Con el plan profesional podrás obtener capacidades de gestión empresarial y contable. Puedes agregar un máximo de 5 usuarios, 2 GSTIN y generar 10 mil facturas al mes. El plan comienza en INR 1499/mes por organización.
• Premium: este plan es una opción ideal para empresas que buscan funciones personalizables, colaborativas y de automatización. Puedes agregar un máximo de 10 usuarios, 3 GSTIN y generar 25000 facturas al mes. El plan comienza en INR 2999/mes por organización.

2. Planes de Zoho Books para sus necesidades únicas

• Elite: este plan es una buena opción para las organizaciones que requieren funciones avanzadas de gestión de inventario. Este plan incluye 15 usuarios, 3 GSTIN y 100.000 facturas al mes. El plan comienza en INR 4999/mes por organización.
• Ultimate: El plan Ultimate es para organizaciones más grandes que buscan tomar decisiones contables basadas en datos. Puedes agregar 25 usuarios, 3 GSTIN y generar 100.000 facturas cada mes. Este plan le costará INR 7999 al mes por organización.

Interfaz de libros de Zoho

Zoho Books tiene una interfaz limpia e intuitiva para simplificar su experiencia contable. Aquí hay un desglose de su interfaz:

• Panel de control: la opción del panel de control le brinda una descripción general rápida de sus datos financieros. Incluye cuadros y gráficos que resumen métricas clave como ingresos, gastos y ganancias.
• Contactos: en la sección Contactos, puede administrar información relacionada con sus contactos comerciales. Puede agregar, editar y organizar datos de contacto aquí. Contactos como clientes, proveedores y otras empresas con las que trabaja.
• Artículo: Aquí podrás administrar tu inventario o lista de productos y servicios.
• Banca: conecte sus cuentas bancarias, tarjetas y administre sus transacciones financieras. También puede realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos.
• Ventas: Ventas es la sección donde manejas todos los aspectos del proceso de ventas. Esta sección incluye funciones para crear, enviar y administrar facturas.
• Compras: El módulo de Compras está enfocado a gestionar gastos y compras. Puede realizar un seguimiento de facturas y gastos. Esto le ayuda a monitorear y controlar sus gastos comerciales.
• Contadores: con esta opción, puede agregar o colaborar con su contador para encargarse de la presentación, auditoría y cumplimiento de impuestos de su organización.
• Hoja de horas: el módulo Hoja de horas se utiliza para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados. Esto es esencial para que las empresas calculen las horas facturables.
• Informes: la sección Informes ofrece varios informes financieros para ayudarlo a analizar y comprender el desempeño de su negocio. Esto puede incluir estados de pérdidas y ganancias, balances generales, informes de flujo de efectivo y más.

¿Cómo utilizar los libros de Zoho?

Puede utilizar Zoho Books para crear y enviar facturas, registrar gastos, administrar proveedores, generar informes comerciales y mucho más. Pero antes de utilizar este software, debe crear una cuenta para implementar Zoho Books en sus operaciones comerciales.

Visite el sitio web oficial (https://www.zoho.com/in/books/) y regístrese para crear una cuenta. Puedes optar por cualquier plan o comenzar con una prueba gratuita de 14 días. Veamos cómo utilizar Zoho Books para diferentes propósitos.

1. ¿Cómo utilizar Zoho Books para crear y enviar facturas?

Para crear y enviar facturas, vaya a su panel de control y acceda a la barra de menú de la izquierda. Haga clic en el menú Ventas y siga estos pasos a continuación:

• Haga clic en el botón Ventas y se abrirá una nueva pestaña
• Ahora haga clic en el botón Creación rápida en el módulo Factura
• Complete todos los detalles, como el nombre del cliente, el número de factura y la fecha en la página Nueva factura
• Seleccione el elemento que desea incluir
• Sube cualquier documento necesario que quieras adjuntar con la factura (Opcional)
• Haga clic en la opción Guardar y enviar y listo.

2. ¿Cómo gestionar los proveedores?

Puede agregar un proveedor nuevo o eliminarlo fácilmente con Zoho Books. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

• Haga clic en el botón Creación rápida del módulo Contacto
• Seleccione Todos los contactos en el menú desplegable para filtrar proveedores y contactos
• Puede agregar nuevos clientes aquí haciendo clic en el botón + Nuevo en la parte superior de la página
• Haga clic en un contacto en particular para ver los detalles. Mostrará todas las transacciones y una descripción general de ese contacto o proveedor específico.
• Para eliminar o eliminar cualquier proveedor, seleccione la opción Más en la esquina superior derecha y haga clic en Eliminar

¿Cómo utilizar Zoho Books para registrar gastos y facturas?

Pasos para registrar gastos con Zoho Books

• Para registrar gastos, visite la opción Gastos en la barra izquierda
• Haga clic en + Nuevo gasto en la esquina superior derecha o simplemente haga clic en el ícono + al lado del módulo Gastos
• Ahora complete todos los detalles necesarios como categoría, fecha, monto, etc.
• También puedes subir los recibos.
• Clic en Guardar

Formas de registrar facturas con Zoho Books

• Para registrar sus facturas, visite la pestaña Compras en la barra lateral izquierda
• Luego haga clic en el botón Creación rápida del módulo Facturas.
• Ahora ingrese los detalles como nombre, fecha de factura, etc.
• Selecciona los productos por los que has cobrado la factura
• Adjunte archivos o documentos que puedan respaldar sus facturas
• Pulsa el botón Guardar .

¿Cómo utilizar Zoho Books para registrar pagos?

Gestión de pagos de facturas a través de Zoho

• Para registrar el pago de facturas, vaya a Ventas y luego a Facturas.
• Ahora seleccione la Factura para registrar el pago y se abrirá la ventana de detalles de la factura.
• Allí verá una opción de Registrar pago en la parte superior, haga clic en ese botón
• Ahora ingrese todos los detalles como monto, forma de pago, fecha de pago, etc.
• También puede agregar información adicional en el Número de referencia o en la sección Notas .
• Adjunte cualquier archivo o documento como referencia, si lo hubiera.
• Presiona el Pago Registrado y listo.

Pagos de clientes a través de Zoho

• Ahora, para registrar los pagos de los clientes, visite la pestaña Contactos y elija el contacto de su lista.
• Se abrirá la ventana de detalles de contacto y luego haga clic en el botón Nueva transacción.
• Cuando haga clic en él, aparecerá un menú desplegable y luego seleccione Pagos de facturas.
• Ingrese todos los detalles como monto, fecha de pago, modo, etc.
• Adjunte el documento si es necesario
• Haga clic en el botón Guardar

¿Cómo agregar bancos y tarjetas en Zoho Books?

Para vincular su cuenta bancaria o tarjetas, vaya a la sección Banco en la barra lateral izquierda de su panel y siga las instrucciones:

• Haga clic en el módulo Banca y abra la pestaña
• Encontrará un botón para Agregar su banco o tarjetas de crédito en la esquina superior derecha, haga clic en él
• Desde la barra de búsqueda, encuentre su banco. Si no encuentra su banco, puede agregarlo manualmente
• Ahora agregue todos los detalles de su cuenta y presione el botón Guardar.

¿Cómo utilizar Zoho Books para generar informes comerciales?

Los informes comerciales pueden ayudarle a descubrir qué está haciendo su empresa y cuál es su situación.

• Seleccione la sección Informes en el panel de navegación.
• Aquí puede seleccionar su rango de fechas para los informes.
• Ahora presione el botón Ejecutar informe
• Su informe se generará inmediatamente. Puede imprimirlo o exportarlo como archivo PDF.

¿Cómo colaborar en Zoho Books?

Puede conectarse y colaborar con los miembros de su equipo, personal, contadores y colegas a través de su panel de control.

• Navegue hasta la esquina superior derecha y seleccione Configuración (un icono de llave redonda)
• Haga clic en él y seleccione Usuarios en el menú desplegable.
• Verá un botón Invitar usuario , haga clic en él
• Introduzca el nombre, el correo y el rol de usuario.
• Pulsa el botón Enviar

¿Cómo gestionar proyectos y hojas de horas en Zoho Books?

Para gestionar eficazmente proyectos y hojas de horas, siga los pasos a continuación:

• Haga clic en el botón de menú y vaya a la sección Hoja de horas
• De la lista, puede elegir entre Proyectos o Hojas de horas
• En la esquina superior derecha, seleccione Hora de registro o Registro semanal
• Puede ver sus hojas de horas registradas como una lista o en un calendario.

Conclusión

Zoho Books es una herramienta útil para administrar las finanzas comerciales. Le ayuda a crear facturas, realizar un seguimiento de los gastos e incluso gestionar proyectos. La herramienta es fácil de usar y su diseño limpio la hace sencilla para empresas de todos los tamaños.

Con diferentes planes de precios y funciones útiles como automatización y colaboración, Zoho Books se destaca como una solución práctica para hacer que el manejo de las finanzas sea más fluido y eficiente para las empresas.