La guía definitiva para trabajar desde casa de la manera correcta

¿Qué tan difícil puede ser? Tú puedes pensar.

Usted está en casa. Tienes tu portátil. La conexión wifi funciona bien. Estás usando tus pijamas. Puedes comer en tu mesa, lo que quieras y cuando quieras.

Es cómodo, relajante y su jefe no puede estar sobre sus hombros observando cada uno de sus movimientos. Así que incluso puedes tomarte esos pocos minutos para completar el cuestionario de Buzzfeed porque a veces es gratificante saber qué personaje de Disney eres según tus preferencias de comida rápida.

Pero todavía tienes que trabajar. Obtenga el último código escrito y la publicación del blog revisada. Al final del día, no querrás que el trabajo se acumule.

Si está postergando y se siente improductivo cuando trabaja desde casa, aquí hay algunas prácticas efectivas que usted y su equipo pueden seguir para poner las cosas en marcha.

¿Acaba de empezar? Aquí está cómo prepararse

Cuando trabaja a distancia, es importante que se asegure de estar bien preparado. Aunque parezca que no hay mucho que hacer, hay algunos pasos que debe seguir para mantenerse productivo durante todo el día.

Configure su estación de trabajo

¿Quieres mantener las cosas productivas? Entonces necesita su propio espacio libre de distracciones, una estación de trabajo.

La idea de escribir en su computadora portátil mientras está acostado en la cama o sentado en el sofá mientras el televisor está encendido puede ser tentador. Pero no funcionará si su objetivo es ser productivo.

Una estación de trabajo con un escritorio adecuado y una silla donde pueda guardar su computadora portátil y trabajar creará la atmósfera que necesita para concentrarse.

No necesariamente tiene que ser una oficina en casa dedicada en algún rincón de tu casa, pero será suficiente un lugar que te ayude a prepararte mentalmente y concentrarte en tu trabajo mientras evades las conmociones en otras partes de la casa.

Consejo: finja que realmente va a trabajar. Haz todas las cosas que harías si realmente fueras a la oficina. Ponga una alarma, levántese temprano, prepare café, use ropa decente (no pijamas), etc.

Si hay demasiados ruidos que siguen interrumpiéndote, deberías considerar usar o comprar auriculares con cancelación de ruido.

Pon tu tecnología en orden

La razón por la que prospera el trabajo desde casa es la tecnología. Sin ella, nada de esto sería posible.

Por eso es importante tener todo lo necesario en orden. Por ejemplo, si su trabajo requiere un monitor además de la pantalla de su computadora portátil, es posible que deba considerar obtener uno.

Consejo: Acostúmbrese a llevar su computadora portátil y el cargador a casa cuando se vaya después del trabajo. De esta manera, en caso de que ocurra una emergencia que le impida ir a trabajar al día siguiente, puede trabajar desde su casa.

También es esencial que haya instalado todas las aplicaciones relevantes que su equipo usa en su dispositivo. Si está utilizando su dispositivo personal en lugar del proporcionado por su oficina, debe asegurarse de que todo el software que necesita para realizar su trabajo también esté instalado allí.

Y lo más importante, necesita una conexión a Internet que funcione, una que no se rompa de vez en cuando y ralentice su progreso. Manténgase más cerca del WiFi ya que los dispositivos que están lejos tienden a consumir ancho de banda.

Establecer horas de trabajo

Puede sentir que tiene todo el tiempo del mundo para hacer ese informe cuando trabaja desde casa.

Y también puede tener la tentación de posponer el trabajo porque todo lo que tiene es tiempo (ahora que no tiene que viajar de ida y vuelta entre su oficina y su hogar, puede trabajar en él esta noche, mañana por la mañana o cuando sea). .

Pero es importante que tengas claro el horario laboral y el no laboral. A veces, la línea entre el trabajo y el tiempo personal puede volverse borrosa cuando trabaja de forma remota, por lo que debe mantener una rutina. Trate de comenzar y terminar el trabajo a la misma hora todos los días para empezar.

Consejo: programe su día como lo haría normalmente en la oficina. Si tiene un trabajo de 9 a 5, comience y termine su turno de trabajo desde casa a la misma hora.

Si está trabajando con un equipo, es posible que ya tenga un período de tiempo estándar en el que todos estén en línea y trabajando. Por lo tanto, es importante programar descansos intermedios y notificar a todos cuando esté fuera.

Si está utilizando una plataforma de comunicación como Slack, puede marcar su disponibilidad con un estado que se puede personalizar para su organización.

Protéjase cuando trabaje de forma remota

Aunque está en casa y las posibilidades de tener un accidente son bastante bajas, puede estar en peligro de muchas otras maneras.

Para empezar, es probable que seas víctima de malware y robo de identidad o una estafa en Internet.

Es importante que haya instalado el software de seguridad necesario en sus dispositivos para proteger sus datos en línea.

Así es como puede protegerse cuando trabaja de forma remota.

Cómo colaborar con un equipo

Incluso si trabajas por cuenta propia, es posible que tengas que colaborar con un cliente o grupo de clientes en ocasiones. Como tal, es importante mejorar su juego de colaboración cuando trabaja de forma remota.

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Documentar las pautas y las mejores prácticas para trabajar de forma remota

Para ser productivos como equipo, es importante tener pautas claras y mejores prácticas que todos deben cumplir y seguir.

Ya sea un documento de Google, una página wiki o un archivo PDF que se comparte por correo electrónico, asegúrese de que las políticas y las mejores prácticas para trabajar de forma remota estén claramente definidas y documentadas. Ayudará a retener el compromiso de quienes trabajan desde casa.

Comuníquese en exceso con su equipo

Si estuvieran en la misma habitación, estarían discutiendo todo, y otras personas que ni siquiera son parte de la conversación pueden contribuir. Pero cuando trabaja de forma remota, no tiene ese lujo.

Pero aún puedes hacer que funcione.

• Puede plantear sus preguntas, opiniones y sugerencias en el canal público en lugar de enviar un mensaje directo a la persona con la que desea hablar. De esta manera, los demás no solo pueden leer la conversación entre usted y su colega, sino que también pueden unirse con sus comentarios.

• Y siempre que sea posible, confíe en las videollamadas para hablar entre ellos. Es lo más parecido a una comunicación en persona que puedes tener cuando trabajas desde casa. No solo ayuda a mantener viva la conexión humana, sino que también podrás expresarte más claramente con la otra persona.

Consejo: asegúrese de tener un horario establecido para las reuniones periódicas. Cree un evento usando una herramienta como Google Calendar y envíe la invitación a las personas relevantes al menos 2 horas antes.

• Haga que el equipo comparta en qué están trabajando durante el día en el canal al comienzo del mismo. Si pasan a otra cosa durante el día, pueden notificar al equipo con una actualización. Al final del día, todos pueden compartir lo que pudieron y no pudieron completar.

• Realice un scrum diario con una videollamada compartida con el equipo o un hilo público en su plataforma de comunicaciones.

Almacene archivos y documentos en una ubicación central

Molestar a su colega cada cinco minutos para enviar el enlace a un archivo o documento que necesita es un asesino de la productividad.

Ahorrará mucho tiempo si todos los archivos, documentos, activos, etc. comunes a otros miembros de su equipo se almacenan en una ubicación central de fácil acceso para todos. Una herramienta como Google Drives te permite guardarlo todo en la nube, para que puedas acceder a lo que quieras estés donde estés.

Mantenga una estructura bien definida que facilite la localización de archivos y carpetas. Planifique mejor su estructura de carpetas utilizando este diagrama a continuación.

desglosando proyectos aquí, pero el resto del equipo también puede ayudar con una videollamada compartida.

Consejo: planifique con anticipación en qué trabajará para mantenerse enfocado. Tener una agenda o una lista de cosas por hacer para marcar te motivará más para hacer las cosas durante el día.

Herramientas de trabajo remoto

Hay toneladas de herramientas que facilitan la colaboración en línea. Sin embargo, elíjalos sabiamente, ya que es posible que no pueda pagarlos todos, e incluso si pudiera, usar demasiadas herramientas dificultará el seguimiento de las cosas.

Aquí hay algunas herramientas populares que puede usar para colaborar con sus equipos en una variedad de tareas.

Para comunicarse: Slack

Reemplace los correos electrónicos largos con mensajes instantáneos con Slack. Le permite enviar mensajes directos a sus compañeros de trabajo y crear canales para diferentes equipos (por ejemplo, Marketing) donde pueden compartir mensajes y responder hilos. Además, también puede mantener el historial de mensajes.

También puede usar Slack para videoconferencias.

Para colaboración visual: Creately

Creately es una herramienta basada en la nube para organizar y comunicar sus ideas, planes, estrategias, etc. mediante diagramas y elementos visuales.

Con su función de colaboración en tiempo real, usted y su equipo pueden analizar ideas utilizando más de 50 tipos de diagramas, incluidos diagramas UML, mapas mentales, maquetas de UI, diagramas de flujo, etc., mientras capturan solicitudes de cambio y sugerencias con comentarios en línea.

También se integra con otras aplicaciones como Slack, Google Drive, Confluence, etc.

Para la gestión de archivos: Google Drive

Google Drive proporciona un lugar seguro para almacenar, compartir y administrar todos sus archivos personales y comerciales. Se integra con todas las demás aplicaciones de Google, como Documentos y Hojas de cálculo de Google, lo que le permite mantener todos los archivos organizados en una ubicación central a la que se puede acceder desde cualquier lugar con cualquier dispositivo.

Para la gestión de tareas: Asana

Asana ayuda a los equipos a organizar, rastrear y administrar sus tareas y proyectos diarios. Al usarlo, puede establecer prioridades, asignar tareas y plazos, realizar un seguimiento del progreso del proyecto y mantener a todos alineados con los objetivos.

Para la gestión del tiempo y la programación: Google Calendar

Google Calendar puede ayudarlo a administrar fácilmente su agenda para todo el día, notificándole las reuniones programadas, eventos, etc.

Aquí hay una lista de más herramientas que pueden ayudarlo a trabajar de manera más inteligente cuando teletrabaja.

¿Como trabajar desde casa? ¿Más consejos?

Con lo que ha estado sucediendo con la propagación mundial del coronavirus, cada vez más empresas consideran que trabajar desde casa es la opción adecuada. Esperamos que esta guía lo ayude a ser más productivo y eficiente al realizar su trabajo.

¿Tienes otras sugerencias y consejos sobre cómo trabajar desde casa? Háganos saber en la sección de comentarios.