¿Cómo escribir un caso de negocio convincente? | #35 Primeros pasos con la gestión de proyectos

La justificación comercial, o business case, es uno de los documentos clave que prepara un Project Manager. Después de todo, convencerá a las partes interesadas y, en última instancia, determinará si el proyecto recibe apoyo, financiación y se implementa. Entonces, ¿cómo escribir un caso de negocios tan convincente?

¿Cómo escribir un caso de negocio convincente? - Tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Por qué seguir con este proyecto? Defina claramente la necesidad del negocio
3. ¿Que haremos? Describir el alcance del proyecto.
4. ¿Cómo trabajaremos? Esboza el horario
5. ¿Cuánto va a costar? Preparar un análisis de costo-beneficio
6. ¿Vale la pena el esfuerzo por alcanzar el objetivo? Obtenga los resultados deseados
7. Resumen

Introducción

La definición de caso de negocio en el último PMBOK es muy amplia. Dice lo siguiente:

“Un caso de negocios es una propuesta de valor para un proyecto propuesto que puede incluir beneficios financieros y no financieros”.

De una explicación tan breve es difícil deducir cómo preparar un documento que sea convincente para las partes interesadas. Entonces, ¿qué tipo de caso de negocios escribir para el proyecto planificado?

El caso de negocios requiere la máxima claridad. Por lo tanto, una gran idea para comenzar es tratar de explicarlo como si le estuvieras hablando a un niño, real o imaginario, sobre de qué se tratará nuestro emprendimiento. ¿Por qué queremos hacer el proyecto y qué queremos hacer? ¿Cómo lo vamos a lograr y para quién es nuestro target?

¿Por qué vale la pena seguir con este proyecto? Definir claramente la necesidad del negocio.

El primer paso hacia un buen caso de negocios es definir claramente la necesidad que aborda el propósito del proyecto y el beneficio comercial para la organización. En otras palabras, es una respuesta a la pregunta de por qué implementar el proyecto.

Para responderlas, necesitamos preparar:

• requisitos comerciales preliminares,
• información detallada sobre metas y objetivos,
• un esbozo del estado futuro de la organización que se benefició al lograr la meta.

El gerente del proyecto ingresará los detalles de la necesidad comercial en el acta de constitución del proyecto después de la aprobación inicial de las partes interesadas y la decisión de pasar el proyecto a la fase de planificación.

¿Que haremos? Describir el alcance del proyecto.

El siguiente paso es presentar el alcance del proyecto. La justificación debe relacionar comprensiblemente las tareas planificadas para realizar con la necesidad comercial. De esta manera, explica por qué vale la pena continuar con el proyecto. Es necesario convencer a las partes interesadas de que la necesidad comercial vale la inversión y es urgente, por lo que se aborda en este momento.

También vale la pena mencionar las soluciones técnicas e innovaciones que pretendemos emplear. Si adoptamos soluciones avanzadas y aparatos o software especializados, nuestro razonamiento ganará claridad cuando explicamos los conceptos básicos y evitamos la jerga.

¿Cómo trabajaremos? Esboza el horario

Ahora es el momento de delinear el cronograma de trabajo del proyecto. Debe mencionar los hitos aquí, describiendo en una o dos oraciones los resultados esperados. Esto permitirá a las partes interesadas comprender no solo el alcance, sino también cómo se implementará el proyecto. También dará una idea inmediata del tamaño del equipo y el tiempo necesario para lograr los primeros resultados de nuestro proyecto.

¿Cuánto va a costar? Preparar un análisis de costo-beneficio

Proporcionar un análisis de costos permite a las partes interesadas tomar una decisión sobre la financiación del proyecto. Debe presentar con la mayor precisión posible:

• el monto total, basado en un análisis sólido de los costos y los recursos necesarios asociados con el proyecto,
• submontos por hitos o años si se implementa un proyecto a largo plazo.

Aunque el caso de negocios solo requiere montos generales, necesitará datos y análisis financieros detallados en etapas posteriores del ciclo de vida del proyecto. Por lo tanto, vale la pena preparar estimaciones desde el principio, para que las partes interesadas sepan que el gerente del proyecto está familiarizado con los costos de implementación del proyecto.

¿Vale la pena el esfuerzo puesto en el objetivo? Obtenga los resultados deseados

El paso final es poner por escrito los resultados deseados del proyecto. Esta es una visión concisa del estado futuro, que describe claramente los beneficios para cada grupo de partes interesadas. Deberías conservarlo:

• conciso,
• sin jerga,
• con imágenes que contienen datos y resultados deseados,
• realista.

Tenga en cuenta las implicaciones relacionadas con el último punto, ya que las actividades del equipo del proyecto estarán bajo escrutinio durante la implementación y se compararán con los resultados deseados establecidos del proyecto. Si son ambiciosos pero lo suficientemente cautelosos, los cumplirá con seguridad y el proyecto se mantendrá en línea con las necesidades y producirá los resultados previstos.

Resumen

Un caso comercial convincente debe incluir: una necesidad comercial claramente definida, el alcance del proyecto, el cronograma, el análisis de costo-beneficio y el resultado deseado.

Presentar un caso de negocio comunica efectivamente el valor del proyecto a las partes interesadas. Como establece el PMBOK, "los resultados deseados deben describirse claramente, evaluarse iterativamente y actualizarse a lo largo del proyecto". Por lo tanto, los Gerentes de Proyecto deben evaluar regularmente el proyecto desde una perspectiva de caso de negocios a lo largo del proyecto. De esta manera, pueden asegurarse más fácilmente de que se mantenga alineado con las necesidades y avance hacia la meta acordada con las partes interesadas.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

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