Cómo escribir una propuesta de proyecto comercial que se apruebe

Escribir una propuesta de proyecto comercial definitivamente requiere tiempo y una consideración cuidadosa, pero valdrá la pena cuando haya logrado impresionar a sus inversores.

La aprobación o financiación de su proyecto puede depender de cuán efectiva sea su propuesta de proyecto, por lo que es esencial invertir ese esfuerzo adicional para perfeccionarlo.

Hay pasos que puede seguir para asegurarse de que su propuesta comercial tenga un gran impacto en los tomadores de decisiones de su empresa, y en esta publicación, lo guiaremos a través de ellos, explicando cómo escribir una propuesta de proyecto paso a paso. También se proporcionan plantillas que puede usar para escribir una propuesta de proyecto ganadora.

¿Qué es una propuesta de proyecto?

Empecemos con lo básico.

¿Qué es una propuesta de proyecto? Es un documento que enumera todos los aspectos de un proyecto; sus antecedentes, visión, objetivos, tareas, requisitos, dueños, riesgos asociados, etc. Así que básicamente explica cuál es tu proyecto, qué quieres lograr con él y cómo planeas ejecutarlo.

Es una de las muchas partes cruciales de la fase de planificación del proyecto. Establece todos y cada uno de los pasos del proyecto, lo que permite que todos entiendan lo que se requiere de ellos, sus prioridades y el objetivo común por el que se supone que deben trabajar.

El propósito de la propuesta de proyecto es comunicar el valor de su proyecto a todas las partes interesadas; clientes, empleadores, inversionistas y convencerlos del valor del proyecto.

Beneficios de una propuesta de proyecto bien estructurada

• Aclara las expectativas del proyecto: los requisitos del proyecto y el plan de acción.
• Ayuda a aumentar la viabilidad del proyecto.
• Ofrece una gran visión general del proyecto que le permite identificar problemas fácilmente
• Simplifica la implementación del proyecto

Los diferentes tipos de propuestas de proyectos incluyen

• Solicitado formalmente : una propuesta que se realiza en respuesta a una Solicitud de propuesta (RFP) oficial. El documento RFP generalmente describe los requisitos de las partes interesadas e incluso, a veces, detalla las instrucciones para preparar la propuesta.
• Solicitada informalmente : este tipo de propuesta no requiere una RFP, lo que significa que no hay un documento oficial que describa las demandas del cliente o de la parte interesada, por lo tanto, no consta de los detalles específicos que normalmente tiene una formal.
• No solicitada : este tipo de propuesta está pensada por la persona que la crea y nadie la espera ni la solicita, pero puede ser de mucho valor para la parte interesada.
• Continuación : esto básicamente requiere que actualice una propuesta en curso o ya aprobada o que se lo recuerde a las partes interesadas. Debe registrarse con las partes interesadas y discutir el progreso.
• Renovación : esto está escrito para respaldar la renovación de un proyecto que se ha terminado o ha dejado de ser útil.
• Complementario : cuando necesite más recursos de los que se asignaron originalmente a un proyecto, puede escribir una propuesta de proyecto complementario. Su propósito es justificar la necesidad de recursos adicionales y volver a estimar el alcance y el cronograma del proyecto.

Cómo escribir una propuesta de proyecto

Una vez que haya identificado el tipo de propuesta de proyecto que se adapta a sus necesidades, puede comenzar a redactar su propuesta de proyecto empresarial.

Antes de comenzar a escribir la propuesta del proyecto, hay algunos pasos preliminares que debe seguir. Estos son:

• Identifique quiénes son sus partes interesadas. Si bien debe aspirar a ganar la atención y el interés de sus partes interesadas con su propuesta, la mejor manera de hacerlo es pensar como ellos. Comprenda quiénes son, qué es lo que ya saben y qué prefieren en términos de su idea. En función de quiénes son, puede modificar la información que incluye y el idioma que utiliza.
• Reúna información sobre el problema que el proyecto pretende resolver, especialmente en términos de cómo afecta a las partes interesadas y sus intereses.
• Realice una investigación sobre el estado actual del problema y las posibles soluciones que ya han sido descubiertas por personas ajenas a su empresa o por su propio equipo. Esto lo ayudará a ajustar su propia solución para generar un argumento más sólido o determinar si vale la pena seguirla (especialmente si las soluciones encontradas por otros ya se probaron y fallaron).
• Determine el impacto del proyecto en el éxito de su empresa o cómo beneficiará a sus partes interesadas. Diseñe las métricas de éxito para la propuesta y muestre los resultados, y si encuentra algún riesgo involucrado, no tenga miedo de sacarlo a la luz también; en cualquier caso, conocerlos te permitirá modificar tu plan de acción para hacerles frente.
• Especifique un cronograma y los recursos necesarios para completar el proyecto. Verificar si los equipos, equipos y material necesarios para llevar a cabo las tareas del proyecto están disponibles y los objetivos se pueden lograr en tiempo y forma. Tenga en cuenta los otros proyectos en los que trabajará su equipo, el equipo o material que no está disponible actualmente y cualquier costo adicional en recursos que deberá asumir para llevar a cabo el proyecto propuesto.
• Cree un esquema de su propuesta de proyecto basado en la información que ha recopilado. Escriba los elementos centrales; más o menos los elementos básicos deben incluir una introducción, un problema, una solución, el plan de acción, un cronograma y recursos, y una conclusión.

Completar los pasos iniciales anteriores le brinda una buena ventaja para escribir su propuesta de proyecto comercial. Su siguiente paso es organizar su investigación en un documento coherente: una propuesta real. Aquí se explica cómo escribir una propuesta para un proyecto desde cero;

1. Redactar el resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo ofrece una visión general rápida de la propuesta que sigue. No es solo lo primero que verá el lector, sino que a veces es lo único que leerá una parte interesada antes de tomar una decisión sobre la idea propuesta. Por lo tanto, el resumen ejecutivo debería tener sentido para alguien que no lo haya leído; para ello, debe consistir en una sinopsis de todas las secciones del documento.

• Un análisis del problema
• Las conclusiones a las que ha llegado
• El plan de acción recomendado

Trate de mantener el resumen intrigante y convincente; haga uso de estadísticas notables en las dos primeras oraciones para despertar el interés del lector.

2. Definir el problema

Proporcione una breve descripción del problema que su proyecto pretende resolver.

Con referencia a la investigación que ha realizado anteriormente, puede explicar la situación actual del problema en términos de lo que se está haciendo al respecto tanto dentro como fuera de su organización, y por qué sus partes interesadas deberían preocuparse por ello.

Si bien debe ser directo con su explicación, recuerde usar el lenguaje y los conceptos con los que más resuenen sus partes interesadas.

03. Presenta tu solución

Ahora que las partes interesadas saben cuál es el problema, es hora de explicar cómo entra en juego su proyecto o su solución. Esta sección suele ser la parte más detallada de la propuesta del proyecto, y para retener la atención de su lector, puede jugar con el uso de imágenes.

Esta sección debe explicar su solución junto con cómo planea ejecutarla. Debe reforzar el hecho de que su decisión está respaldada por una investigación adecuada y exhaustiva. Aclarar,

• El enfoque del proyecto ; cómo se formará el equipo, las herramientas y el equipo que se utilizará, y cómo manejará los cambios durante la ejecución.

• cronograma del proyecto ; enumere las tareas del proyecto junto con las estimaciones de tiempo para cada una de ellas. El desglose de tareas le permitirá asignar su equipo correctamente, y puede usar un diagrama de Gantt en esta sección para delinear claramente los recursos, las tareas y el cronograma.

• entregables del proyecto ; los entregables son los resultados de un proyecto completo (es decir, producto, servicio o un informe detallado). Mencione los entregables de su proyecto junto con las fechas de entrega. Use una estructura de desglose del trabajo aquí para ayudar a las partes interesadas a obtener una imagen más clara.

Según sea necesario, también puede incluir información adicional, como los riesgos anticipados y los pasos que tomaría para superarlos, un plan de comunicaciones e hitos para ayudar a realizar un seguimiento del progreso.

Para que esta sección sea más fácil de leer, puede presentar toda esta información mediante un plan de acción.

04. Resume los costos del proyecto

Esta sección se centra en el costo estimado del proyecto propuesto. Debe incluir un presupuesto detallado para el proyecto.

El propósito de esta sección es ayudar a los inversionistas a tener una idea de si los costos del proyecto pueden ajustarse a sus propios presupuestos, por lo tanto, asegúrese de que los cálculos sean lo más precisos posible.

05. Concluye tu propuesta

Proporcione una breve revisión de todos los puntos clave discutidos a lo largo de la propuesta. Como esta es la última sección, también es la última oportunidad que tiene para convencer a sus partes interesadas; por lo tanto, refuerce su solución y por qué sus partes interesadas deberían preocuparse por ella mientras se asegura de que su método propuesto sea lo mejor para la organización.

06. Agrega un apéndice

Esta sección está reservada para los documentos de referencia, cuadros, gráficos, etc. a los que se hizo referencia al redactar la propuesta de proyecto.

07. Revisar y perfeccionar

Para corroborar su profesionalidad y ganarse a sus partes interesadas, debe presentar una propuesta de proyecto sin errores.

Revise su propuesta para verificar si hay errores ortográficos y gramaticales. A menudo, un par de ojos frescos ayuda a detectar errores fácilmente; pida a un colega que revise el documento o espere 1 o 2 días y vuelva a revisarlo usted mismo.

Plantillas de propuestas de proyectos

Una propuesta de proyecto detallada y bien estructurada te ayudará a mantenerte enfocado y encaminado ofreciéndote las instrucciones necesarias a lo largo del proyecto, lo que sin duda es mejor que sacar cosas de tu memoria o conversaciones que tuviste con tu equipo durante esa reunión. semanas atrás.

Para que sea más fácil para todos, puede tener una plantilla de propuesta de proyecto estándar a la que puedan referirse cuando documenten su idea de proyecto.

Las siguientes son algunas plantillas de propuestas de proyectos que puede compartir con el equipo.

Propuesta de proyecto empresarial de una página

Puede editar esta plantilla en línea y compartir el enlace con su equipo o las partes interesadas en línea para que también puedan colaborar en ella. Conéctese con ellos a través de la videoconferencia dentro de la aplicación Creately y guíelos a través de cada sección de la propuesta. Alternativamente, utilizando comentarios en línea, también pueden dejar sus comentarios sobre la propuesta.

Plantilla de propuesta de proyecto

¿Cuál es su proceso para escribir una propuesta de proyecto comercial?

La creación de una propuesta de proyecto a veces puede ser un mini proyecto en sí mismo. El uso de una lista de verificación de procesos adecuada o una plantilla estándar puede ayudarlo a acelerar las cosas. Antes de escribir su propuesta de proyecto, siga primero los pasos preliminares mencionados anteriormente. Tenga en cuenta a sus partes interesadas objetivo y presente un caso convincente para su propuesta.

¿Quiere compartir sus pensamientos sobre cómo escribir una propuesta para un proyecto? Háganos saber en la sección de comentarios.