La guía fácil para desarrollar un plan de acción efectivo
Publicado: 2019-10-10¿Planea convertir su visión en realidad? ¿Y cuál es tu mejor manera de evitar desafíos y problemas durante este viaje? Un plan de acción sólido.
Hemos esbozado 6 pasos que explican cómo redactar un plan de acción. Una vez que se familiarice con ellos, continúe y use las plantillas editables a continuación para comenzar a planificar de inmediato.
¿Qué es un plan de acción?
Un plan de acción es una lista de verificación de los pasos o tareas que debe completar para lograr los objetivos que se ha fijado.
Es una parte esencial del proceso de planificación estratégica y ayuda a mejorar la planificación del trabajo en equipo. No solo en la gestión de proyectos, sino que los individuos también pueden utilizar los planes de acción para preparar una estrategia para lograr sus propios objetivos personales.
Los componentes de un plan de acción incluyen
- Una descripción bien definida del objetivo a alcanzar.
- Tareas/pasos que deben llevarse a cabo para alcanzar la meta
- Personas que estarán a cargo de llevar a cabo cada tarea
- Cuándo se completarán estas tareas (plazos e hitos)
- Recursos necesarios para completar las tareas.
- Medidas para evaluar el progreso
Lo bueno de tener todo enumerado en una sola ubicación es que facilita el seguimiento del progreso y la planificación efectiva de las cosas.
Un plan de acción no es algo grabado en piedra. A medida que su organización crece y las circunstancias que la rodean cambian, tendrá que revisar y hacer ajustes para satisfacer las necesidades más recientes.
Por qué necesita un plan de acción
A veces, las empresas no dedican mucho tiempo a desarrollar un plan de acción antes de una iniciativa, lo que, en la mayoría de los casos, conduce al fracaso. Si no lo ha escuchado, “fallar en planear es planear fallar”, dijo supuestamente Benjamin Franklin una vez.
La planificación lo ayuda a prepararse para los obstáculos que se avecinan y lo mantiene encaminado. Y con un plan de acción efectivo, puede aumentar su productividad y mantenerse enfocado.
Estos son algunos beneficios de un plan de acción que debe conocer;
- Te da una dirección clara. Como un plan de acción destaca exactamente qué pasos se deben tomar y cuándo se deben completar, sabrá exactamente lo que debe hacer.
- Tener sus objetivos escritos y planificados en pasos le dará una razón para mantenerse motivado y comprometido durante todo el proyecto.
- Con un plan de acción, puede realizar un seguimiento de su progreso hacia su meta.
- Dado que está enumerando todos los pasos que debe completar en su plan de acción, lo ayudará a priorizar sus tareas en función del esfuerzo y el impacto.
Cómo escribir un plan de acción | Mejores prácticas
Por lo que parece, crear un plan de acción parece bastante fácil. Pero hay varios pasos importantes que debe seguir con precaución para aprovecharlo al máximo. Aquí se explica cómo redactar un plan de acción en 6 sencillos pasos.
Paso 1: Define tu objetivo final
Si no tienes claro lo que quieres hacer y lo que quieres lograr, te estás preparando para el fracaso.
¿Planeando una nueva iniciativa? Comienza por definir dónde estás y dónde quieres estar.
¿Resolviendo un problema? Analiza la situación y explora las posibles soluciones antes de priorizarlas.
Luego escribe tu objetivo. Y antes de pasar al siguiente paso, ejecute su objetivo a través de los criterios SMART. O en otras palabras, asegúrese de que sea
- Específico: bien definido y claro.
- Medible: incluya indicadores medibles para seguir el progreso
- Alcanzable: realista y alcanzable dentro de los recursos, tiempo, dinero, experiencia, etc. que tiene
- Relevante: alinearse con sus otros objetivos
- Oportuno: tiene una fecha de finalización
Utilice esta hoja de trabajo de objetivos SMART para simplificar este proceso. Compártalo con otros para obtener su opinión también.
Y consulte nuestra guía fácil sobre el proceso de establecimiento de objetivos para obtener más información sobre cómo establecer y planificar sus objetivos.
Paso 2: Enumerar los pasos a seguir
El objetivo es claro. ¿Qué debes hacer exactamente para darte cuenta?
Cree una plantilla aproximada para enumerar todas las tareas a realizar, las fechas de vencimiento y las personas responsables.
Es importante que se asegure de que todo el equipo participe en este proceso y tenga acceso al documento. De esta manera todos estarán conscientes de sus roles y responsabilidades en el proyecto.
Asegúrese de que cada tarea esté claramente definida y sea alcanzable. Si se encuentra con tareas más grandes y complejas, divídalas en tareas más pequeñas que sean más fáciles de ejecutar y administrar.
Sugerencias: use una plantilla de matriz RACI para aclarar los roles y responsabilidades del proyecto y planificar proyectos
Paso 3: prioriza las tareas y agrega plazos
Es hora de reorganizar la lista priorizando las tareas. Es posible que deba priorizar algunos pasos, ya que pueden estar bloqueando otros pasos secundarios.
Agregue plazos y asegúrese de que sean realistas. Consultar con el responsable de realizarlo para conocer su capacidad antes de decidir los plazos.
Paso 4: establecer hitos
Los hitos pueden considerarse miniobjetivos que conducen al objetivo principal al final. La ventaja de agregar hitos es que les da a los miembros del equipo la esperanza de algo y los ayuda a mantenerse motivados aunque la fecha de vencimiento final esté lejos.
Comience desde el objetivo final y trabaje hacia atrás a medida que establece hitos. Recuerde no dejar demasiado tiempo entre el hito que fijó. Es una buena práctica espaciar los hitos con dos semanas de diferencia.
Paso 5: Identifique los recursos necesarios
Antes de comenzar su proyecto, es crucial asegurarse de tener todos los recursos necesarios a mano para completar las tareas. Y si no están disponibles actualmente, primero debe hacer un plan para adquirirlos.
Esto también debe incluir su presupuesto. Puedes asignar una columna de tu plan de acción para marcar el costo de cada tarea si las hay.
Paso 6: Visualiza tu plan de acción
El objetivo de este paso es crear algo que todos puedan entender de un vistazo y que se pueda compartir con todos.
Ya sea que su plan de acción tenga la forma de un diagrama de flujo, un diagrama de Gantt o una tabla, asegúrese de que comunique claramente los elementos que hemos identificado hasta ahora: tareas, responsables de tareas, plazos, recursos, etc.
Este documento debe ser de fácil acceso para todos y debe ser editable.
Paso 7: Supervisar, evaluar y actualizar
Asigna algo de tiempo para evaluar el progreso que has hecho con tu equipo.
Puede marcar las tareas que se completaron como hechas en este plan de acción final, llamando la atención sobre cómo ha progresado hacia la meta.
Esto también resaltará las tareas que están pendientes o retrasadas, en cuyo caso debe averiguar por qué y encontrar soluciones adecuadas. Y luego actualice el plan de acción en consecuencia.
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¿Más consejos para crear un plan de acción?
Un plan de acción está diseñado para guiar su camino hacia el logro de sus objetivos. Convierte su visión en objetivos y pasos procesables. Y te ayuda a mantenerte enfocado y motivado.
Desde un empleado individual en una organización hasta departamentos más grandes, pueden hacer uso de planes de acción para orientar su camino hacia la consecución de sus objetivos.
Tal vez esté a punto de crear su primer plan de acción, o ya sea un profesional al escribirlo. De cualquier manera, nos gustaría escuchar sus opiniones sobre cómo escribir un plan de acción. Compártalos con nosotros en la sección de comentarios a continuación.