Cómo escribir una propuesta de proyecto: 8 consejos y pautas de expertos

Dicen que no tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión, lo cual no podría ser más cierto al escribir una propuesta de proyecto.

Las partes interesadas del proyecto no ven quién eres desde el principio; solo ven lo que presentas en la Propuesta.Por lo tanto, su objetivo es hacer que vean lo que usted quiere que vean : un proyecto bien pensado con todos los detalles en los que vale la pena invertir tiempo y dinero.

Adivinemos el pensamiento que pasa por su mente en este momento: ¿ Cómo escribir una propuesta de proyecto que encante a las partes interesadas?

¡Fácil!

Solo necesita usar plantillas de presentación de propuestas de proyectos diseñadas por expertos en el campo.

Con una plantilla de propuesta de proyecto de una página bien diseñada, puede hacer que todo el proceso sea más fácil para usted y su equipo.

El impresionante diseño está listo, se mantienen todas las reglas de la propuesta del proyecto y solo tiene la tarea de completar la información necesaria para tener lista la propuesta de sus sueños en poco tiempo .

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¿Qué es una propuesta de proyecto? Conceptos clave definidos

Una propuesta de proyecto es un documento formal escrito para proporcionar a la audiencia información detallada sobre un proyecto.Debe delinear el propósito del proyecto, sus objetivos, entregables, presupuesto y cronograma para la entrega.En otras palabras, el esquema de la propuesta de proyecto debe incluir todos los detalles que puedan interesar a las partes interesadas.

Los objetivos de la presentación de la propuesta de proyecto pueden diferir según el alcance y la escala del proyecto. Puede ser una propuesta de marketing para lanzar una nueva línea de productos o un plan comercial interno para agilizar los procesos. Independientemente de lo que sea, una propuesta de proyecto debe ser clara, concisa y brindar la información necesaria para ayudar a tomar decisiones bien informadas.

Las intenciones más comunes de una propuesta de proyecto de escritura incluyen lo siguiente .

• Conseguir financiación externa para patrocinar el proyecto.
• Obtener la aprobación de la alta dirección para obtener los recursos y el apoyo necesarios
• Interesar a potenciales inversores y stakeholders en el proyecto
• En general, crear entusiasmo en torno al proyecto.

Independientemente del propósito, se aplican algunos enfoques y reglas comunes a cada propuesta de proyecto para garantizar que esté bien elaborado y sea efectivo. Veamos los principales tipos de propuestas.

Propuesta de proyecto solicitada

El ejemplo de propuesta de proyecto más formal se envía en respuesta a la Solicitud de propuesta (RFP) formal del cliente . Por lo general, es cuando los propietarios de proyectos están interesados ​​en servicios o productos específicos de ciertas partes y quieren ver qué ofrecen los proveedores potenciales.

Si construye una propuesta de proyecto solicitada, esté preparado para competir con otros postores. En este caso, el esquema de tu propuesta de proyecto debe ser muy atractivo, listo para destacar y causar impacto. Debe pensar en cómo hacer que su Propuesta sea única para obtener la ventaja que necesita de la competencia, ya que habrá una comparación detallada de las propuestas.

Propuesta de proyecto no solicitada

En el caso de propuestas de proyectos no solicitadas, no hay una solicitud formal del propietario del proyecto.Por ejemplo, puede decidir participar en la licitación abierta para un determinado proyecto y enviar su propuesta de proyecto incluso sin una solicitud específica.

En comparación con el ejemplo de propuesta de proyecto anterior, este es menos competitivo ya que no hay una comparación directa de los postores.

Sin embargo, aún debe asegurarse de que su Propuesta sea atractiva y visualmente agradable, ya que nuevamente desea causar una gran impresión y recibir la aprobación del cliente. Las propuestas de proyectos no solicitados también tienen "reglas más suaves" con respecto al esquema y el formato, ya que no tiene que considerar requisitos estrictos del cliente.

Propuesta de proyecto informal

A menudo, su cliente puede recomendarlo con una solicitud informal para que le envíe una propuesta de proyecto.Esto puede referirse a casos en los que negocia con un cliente potencial y se interesan en obtener más detalles sobre la oferta que puede brindar.

En este caso, puede elaborar una propuesta de proyecto menos formal, que incluso puede presentarse como una breve presentación o un documento de una página organizado de forma libre. Aquí, su objetivo principal es ser lo suficientemente informativo y detallado para estar en la misma página sobre todos los detalles y responsabilidades del proyecto.

Propuesta de proyecto de renovación

Digamos que un proyecto ya se completó y el cliente regresa por más con una solicitud para renovar su proyecto, o desea recomendar a un socio antiguo y amable con una oferta especial para regresar y colaborar.

En este caso, debe crear una Propuesta de proyecto de renovación, idealmente mostrando qué se mejoró desde la última vez, qué nuevas ideas tiene para ofrecer y por qué su proyecto sigue siendo relevante para este cliente en particular.

Las propuestas de proyectos de renovación generalmente se basan en el esquema de la propuesta de proyecto anterior con el cliente para mantener cierta coherencia y hacer que las partes se sientan cómodas entre sí.

Propuesta de proyecto de continuación

Probablemente, esta puede llamarse una de las propuestas de proyecto "más fáciles" ya que casi no hay competencia aquí, y el cliente ya te conoce bien. Además, no es necesario convencer a alguien para que inicie una nueva colaboración, ya que ya tiene una asociación establecida y la prolonga.

Las propuestas de continuación del proyecto se utilizan cuando una fase del proyecto se acerca al final y se le pide que haga una nueva propuesta para un período adicional .En este caso, debe adaptar el esquema de la propuesta de proyecto anterior y agregar nuevos entregables.

Propuesta de proyecto complementario

Incluso si el esquema de su propuesta de proyecto anterior ya fue aprobado y las partes interesadas necesarias participaron en la colaboración, aún puede encontrarse en una situación en la que necesita agregar algo nuevo.

Por ejemplo, puede sentir la necesidad de escribir una propuesta de proyecto solicitando una inversión adicional o una mayor participación de las partes interesadas en función de los nuevos requisitos. En este caso, debe escribir una propuesta de proyecto complementaria que explique por qué se necesitan recursos adicionales y qué mejoras pueden aportar.

La idea principal aquí es mostrarle al cliente que su propuesta sigue siendo relevante y que necesita ayuda y apoyo adicionales para lograr un mejor resultado del proyecto.

8 pasos imprescindibles sobre cómo redactar una propuesta de proyecto

Escribir propuestas de proyectos ahora es una tarea sencilla gracias a la abundancia de plantillas, formatos y ejemplos listos para usar en la web .Ya no necesita reinventar la rueda y perder el tiempo creando un diseño profesional, pensando en el diseño del texto, etc.

Renderforest: una plataforma de diseño todo en uno que le brindaplantillas de propuestas de proyectos para cualquier industria.No importa lo que necesite, en qué campo comercial esté trabajando y qué términos y condiciones deba considerar, ¡Renderforest lo respaldará!

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Pero antes de elegir la plantilla correcta, debe conocer algunos principios cruciales para escribir una propuesta de proyecto. Aquí está la lista completa de pasos que debe seguir para escribir una propuesta de proyecto que traiga resultados.

1. Preparación para la escritura

La investigación adecuada es el héroe anónimo de cualquier propuesta exitosa. Puede que sea una de las partes invisibles del proceso, pero es una de las más importantes. Así como necesita sentar una base adecuada para el edificio antes de comenzar a construirlo, debe crear una investigación sólida sobre el proyecto antes de comenzar a escribir una propuesta. De lo contrario, no importa cuántos atributos agregue a la base débil en el futuro, no traerá ningún éxito.

Por lo tanto, tómese el tiempo suficiente para investigar el proyecto en todos los aspectos.No se detenga hasta que esté 100% seguro de que entiende claramente lo que se necesita.

Además, determine quiénes son los benefactores del proyecto y cuál es la mejor manera de mostrarles el valor de su proyecto.

Si estos pasos se completan con éxito, se establecerán las metas y los objetivos del proyecto, y comprenderá mejor cómo debería verse el proyecto al final.

Por lo tanto, dale a tu mente el tiempo necesario para investigar y pasar al proceso de escritura real cuando el esqueleto esté listo.

2. Elaborar un resumen ejecutivo convincente

Ahora llegamos a una tarea ardua: transmitir el significado, la profundidad y los matices del proyecto en un breve resumen ejecutivo. Cuando realiza una investigación exhaustiva y su cerebro está lleno de cientos de detalles del proyecto, se necesita trabajo para resumir toda esta información en unas pocas oraciones.

Sin embargo, el resumen ejecutivo es un estándar y un componente crucial del esquema de una propuesta de proyecto, por lo que debe dominar el arte de escribirlo.

El resumen ejecutivo es una sinopsis concisa pero informativa del proyecto .Suele contener las siguientes secciones.

• El problema que tratas de resolver
• Los recursos que necesitas para resolverlo
• La metodología que utiliza para abordar el problema.
• El resultado esperado de su proyecto y cómo medirá su éxito, etc.

Muchas responsabilidades recaen sobre sus hombros en esta sección, ya que esa es la primera parte que los lectores verán al abrir la propuesta del proyecto. Por lo tanto, tiene la tarea de enganchar a los propietarios de proyectos y prometerles algo extraordinario que hará que se interesen en una mayor exploración de documentos.

Incluso puede considerar escribir el resumen ejecutivo al final después de que se complete toda su propuesta de proyecto.De esta manera, puede ver la imagen completa y resumir la idea completa en un párrafo con mayor precisión.

3. Describiendo el Alcance del Proyecto

Yendo al meollo del asunto, deberías comenzar a revelar más detalles sobre el proyecto. Comience con los antecedentes del proyecto, que es una explicación detallada de la razón detrás del proyecto, el estado actual del problema que este proyecto pretende resolver, etc.

Por ejemplo, si tiene la intención de realizar una campaña de concientización social sobre la importancia del agua limpia, debe mencionar qué tipo de problema es y por qué la concientización es importante para resolverlo. También puede incluir estadísticas sobre el estado actual de la escasez o la calidad del agua en el área a la que apuntará su proyecto.

Además de cubrir el estado actual del problema, el alcance del proyecto debe incluir lo siguiente.

• ¿Quién contribuyó antes al problema y cuáles son los logros de los proyectos anteriores?
• ¿Por qué los intentos anteriores no tuvieron éxito?
• ¿Cuáles son los vacíos que vas a llenar con tu proyecto?
• ¿Cuáles son los métodos que vas a utilizar que serán más efectivos que los anteriores?

También debe incluir una descripción detallada de las herramientas y métodos que utilizará para completar el proyecto. En este caso, una estructura de desglose del trabajo (EDT) establecida puede ser de gran ayuda.

4. Descripción de los objetivos del proyecto

Bueno, al escribir una propuesta de proyecto hasta este punto, ya ha hablado lo suficiente sobre el proyecto y por qué es importante.

Sin embargo, debe haber una sección detallada para los objetivos del proyecto, no una descripción general abstracta de lo que desea lograr, sino los puntos exactos que debe alcanzar.

En este sentido, la metodología SMART ampliamente popular es bastante útil.Es el acrónimo deObjetivos Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con Límite de Tiempo .Difundamos la luz sobre cada uno de estos puntos.

• Los objetivosespecíficos significan que no escribe algo como "mejorar la calidad de vida".En cambio, sus objetivos deben ser concretos, como “reducir la contaminación del agua en un 15% en 6 meses en el área mencionada”. ¿Ver la diferencia? La segunda opción es muy clara.
• Los objetivosmedibles indican que necesita poder realizar un seguimiento del progreso con indicadores claros.Si escribe objetivos claros como en el ejemplo anterior, automáticamente se vuelve rastreable y medible. Además, debe tener métricas claras que ayudarán a las partes interesadas a rastrear si el proyecto está en el camino correcto o no: ¿hace lo que dijo o no?
• ¿Qué entendemos por metasalcanzables ?Simple. Las metas deben ser realistas, alcanzables y reflejar la cantidad de recursos disponibles para el proyecto. Los objetivos realistas significan que no hay metas en el cielo. Entonces, en lugar de reducir la contaminación del agua en un 50% en 6 meses, elija uno más realista para evocar confianza en su proyecto.
• Los objetivosrelevantes son aquellos que están directamente relacionados con las metas del proyecto.A veces puede ser fácil salirse del camino y comenzar a perseguir objetivos que no están relacionados directamente con el proyecto.
• Finalmente, los objetivoscon límites de tiempo tienen plazos estrictos, por lo que las partes interesadas del proyecto, especialmente los inversores, se sienten seguros de que está trabajando arduamente en el proyecto y tiene un cronograma claro para el lanzamiento.

5. Presentar una solución

Muchas conversaciones sobre por qué el proyecto es importante y qué tema no puede quedar sin resolver. Entonces, ¿cuál debería ser su próximo paso al escribir una propuesta de proyecto? Sí, soluciones; en realidad, ¿cuál es la principal promesa de tu proyecto?

La sección de soluciones puede ser más corta que las anteriores, pero debe ser impactante y honesta .Volviendo a la etapa de investigación del proyecto, debe tener una idea clara de los pasos que debe seguir para llegar al resultado deseado. Si no hay un plan claro que crea que puede conducir al éxito, piense de nuevo si debe lanzar el proyecto.

Pero como estás aquí, lo más probable es que estés equipado con los métodos y conocimientos adecuados para hacer el trabajo. Entonces, ¿qué debe incluirse en esta sección?

• Una declaración de visión es el mapa que lo guiará a través del proyecto.Resume hacia dónde se dirige su equipo, por qué y cómo. Una declaración de visión clara es igualmente importante para las partes interesadas externas e internas, así que asegúrese de que esté escrita de la manera correcta ( vea cómo funciona ).
• El cronograma del proyecto muestra el orden de las tareas que deben completarse y el plazo para su finalización.Aquí es importante tener todos sus hitos en la lista. De lo contrario, existe el riesgo de perder la pista correcta y, como resultado, retrasarse en el cronograma del proyecto ( vea cómo funciona ).
• Los roles y responsabilidades de los miembros del equipo muestran asignaciones claras para cada persona involucrada.Además, está claro quién es responsable de qué, por lo que todos saben qué esperar, cuándo y cómo.
• Otros detalles aportan más claridad y facilitan la implementación del proyecto .Esta puede ser la lista de herramientas de informes que utilizará o la lista de materiales y equipos necesarios para completar el proyecto.

6. Realización de una evaluación exhaustiva de las necesidades

Acercándose gradualmente al objetivo principal de su Propuesta: debe involucrar los recursos necesarios de las partes interesadas y, por supuesto, debe explicar por qué deberían hacerlo.

Es esencial realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades para identificar los recursos necesarios para el proyecto y por qué se necesitan. En primer lugar, es fundamental que se asegure de poder completar las actividades prometidas. Además, es crucial incluirlo en el esquema de su propuesta de proyecto, por lo que las posibilidades de obtener financiación son mayores.

Al escribir sobre la evaluación de necesidades, debe incluir lo siguiente:

• El presupuesto del proyecto es una lista completa de todos los gastos relacionados con el proyecto.Debe incluir compras pequeñas y grandes, salarios de los miembros del personal, impuestos, precios de los materiales que utilizará, costo de viaje si necesita asistir a reuniones o conferencias, etc. Vea un ejemplo de presupuesto de proyecto aquí .
• Un desglose de los costos puede parecer lo mismo que el presupuesto del proyecto, pero es una versión más detallada del presupuesto .Aquí, debe incluir las razones y explicaciones detalladas de por qué se necesita cada recurso, dónde lo obtendrá y cuánto costará. Eso es importante ya que los inversores necesitan saber que su dinero se gasta de la manera correcta.
• Finalmente,un plan de asignación de recursos muestra cómo se deben organizar los diferentes recursos para completar el proyecto de manera efectiva.En términos más simples, es un plan que muestra cómo utilizará los recursos que las partes interesadas proporcionan para su proyecto. Aquí hay una explicación detallada de cómo funciona la asignación de recursos .

7. Abordar la gestión de riesgos

Prever lo imprevisto es la misión especial de todo director de proyectos. Al escribir una propuesta de proyecto, debe asegurarse de tener un plan de contingenciaconfiablelisto para usar en caso de cualquier interrupción.

Este plan debe incluirse en el esquema de su propuesta de proyecto. De lo contrario, su plan no parecerá lo suficientemente confiable para los inversionistas y no estarán convencidos de que pueda manejar cualquier interrupción de manera oportuna.

Debe pensar cuidadosamente en todos los riesgos clave que pueden ocurrir durante el proyecto, ya que no existen plantillas estándar para la contabilidad de riesgos. Para identificar los riesgos, debe tener en cuenta todos los posibles factores que pueden influir o descarrilar la finalización de su proyecto.

Además, debe priorizar aquellas que tienen más probabilidades de ocurrir y aquellas que son reales para prevenir y mitigar. También debe mostrar en la propuesta del proyecto que tiene un plan para responder a cada posible riesgo.

8. Escribir una conclusión efectiva

¡Bueno, ya casi es hora de felicitarte por un trabajo bien hecho! Queda una última pieza: la conclusión del proyecto, que debe ser lo suficientemente convincente como para motivar al lector a actuar.

La conclusión debe reafirmar sus puntos principales y capturar lo que hace que su proyecto sea único. También se puede usar para incluir algunos gráficos, informes, tablas o cualquier otro tipo de datos que respalden sus afirmaciones pero que no se incluyeron en el cuerpo principal de su propuesta de proyecto.

Estos son todos los pasos que debe seguir para crear un esquema de propuesta de proyecto ganador. Ahora que conoce los detalles de la escritura de un esquema de propuesta de proyecto, es hora de explorar algunos esquemas listos que puede personalizar y usar fácilmente para su proyecto.

Ejemplos de propuestas de proyectos simples para editar ahora

Cada propuesta de proyecto que necesita se almacena en la biblioteca de propuestas de proyectos de Renderforest .Crear una propuesta de proyecto de aspecto profesional con estas plantillas listas para usar es muy fácil. ¡Aquí hay algunos que puedes probar ahora!

Plantilla de propuesta comercial

¿Buscas una plantilla de propuesta comercial moderna y profesional? ¡No busque más! Nuestra plantilla de propuesta comercial presenta el diseño y la disposición aplicables a las presentaciones formales en las que se debe hacer hincapié en el contenido en lugar del diseño.

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Plantilla de propuesta de proyecto

Pasar a una plantilla de propuesta de proyecto más universal e informal que puede ser ideal para cualquier proyecto. Tiene escenas detalladas que describen los antecedentes de su proyecto, las metas y los objetivos que estableció para él, y el cronograma y los recursos que necesita para completarlo.

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Plantilla de propuesta de marketing

Colorido, dinámico, detallado: todo lo que imagina que debe ser una propuesta de marketing moderna está incluido en esta plantilla. Su llamativo diseño captará la atención de tu audiencia potencial, mientras que su contenido seguramente los convencerá para considerar invertir en tu proyecto.

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Preguntas frecuentes sobre el esquema de la propuesta de proyecto

Propuesta de proyecto vs Acta de constitución del proyecto

Un acta de constitución del proyecto es un documento oficial que marca el comienzo de un proyecto que se puede crear solo después de que se crea y aprueba la propuesta del proyecto. Por lo tanto, si la propuesta del proyecto es un documento persuasivo destinado a obtener la aprobación de su proyecto, entonces un acta de constitución del proyecto es un documento oficial que contiene los detalles de los recursos y el cronograma necesarios para completar su proyecto.

Son diferentes en propósito y en el momento en que se crean. No obstante, ambos son documentos imprescindibles para una gestión de proyectos exitosa y ambos contienen detalles cruciales sobre los objetivos del proyecto y otros detalles.

¿Cuáles son los 6 tipos de propuestas de proyectos?

1. La propuesta solicitada se crea en respuesta a una solicitud oficial de un cliente o cliente potencial.Es el tipo de Propuesta más competitivo.
2. Una Propuesta no solicitada se envía a un cliente o cliente potencial sin su solicitud y puede usarse para presentarse a usted y a su proyecto.Por ejemplo, puede utilizar propuestas de proyectos no solicitados para solicitar una subvención pública.
3. Una propuesta informal es un intercambio de propuestas entre dos partes que no tiene una estructura oficial.Es solo para uso interno y no sigue ningún formato o lineamiento específico.
4. Se creauna Propuesta de renovación para renovar la cooperación con una parte con la que ya tenía un acuerdo anteriormente, y ahora desea reiniciarlo con un poco de ajuste.
5. Una propuesta de continuación es una propuesta para continuar un proyecto en curso.Por lo general, se crea cuando el plazo acordado inicialmente del proyecto está a punto de finalizar, pero se debe trabajar más.
6. Se creauna Propuesta complementaria cuando un cliente solicita servicios o bienes adicionales para un proyecto en curso y necesita justificar los nuevos gastos.

¿Cuánto debe durar una propuesta de proyecto?

No es la longitud de la palabra lo que importa, sino cuán detallada y convincente es su propuesta de proyecto. No está limitado a tener una propuesta de proyecto larga si la mantiene estructurada y concisa.

Las plantillas de propuestas de proyectos de Renderforest se construyen de acuerdo con los principios clave de las propuestas de proyectos y cubren de manera óptima toda la información importante en unas pocas páginas.Puede utilizarlos como punto de partida para elaborar su propia propuesta de proyecto de forma rápida y sencilla.

Conclusiones clave

Las propuestas de proyectos son la forma formal de mostrar a los propietarios de proyectos que son el equipo perfecto para el trabajo. Es un documento detallado y bien estructurado con los objetivos del proyecto, los plazos y los recursos necesarios para completarlo con éxito.

Aunque diseñar una propuesta de proyecto de aspecto profesional es una tarea fácil con plantillas listas para usar , el contenido que se incluye es lo que realmente cuenta. Debe ser preciso y persuasivo, tener en cuenta todos los detalles y tener en cuenta todos los problemas posibles al redactar el esquema de una propuesta de proyecto.

Recuerde, su objetivo no es solo ganar el proyecto, sino también establecer el marco para guiarlo a través de su finalización.

¡Buena suerte en el océano de propuestas de proyectos!

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