Cómo escribir procedimientos operativos estándar claros y efectivos; La guía práctica con plantillas

Cada organización necesita un conjunto de reglas para guiar a sus miembros. Para este propósito, se establecen procedimientos operativos estándar (POE). Los SOP son una parte esencial de cualquier negocio y son necesarios para garantizar la calidad y la coherencia de las operaciones de la organización en medio del ajetreo del trabajo diario.

Esta publicación lo ayudará a redactar los procedimientos operativos estándar de su organización de manera efectiva y los hará parte de su enfoque de gestión diario. Explica e incluye,

• ¿Qué son los SOP?
• Diferentes formatos de POE
• Cómo redactar SOP y mejores prácticas
• Plantillas SOP editables

¿Qué son los procedimientos operativos estándar?

Los procedimientos operativos estándar son un conjunto de guías escritas sobre cómo realizar con precisión actividades o procesos importantes, rutinarios o repetitivos en una organización.

Explican la forma en que se deben realizar las actividades para facilitar el cumplimiento de los requisitos técnicos y del sistema de calidad y para respaldar la calidad de los datos.

Los SOP suelen ser específicos de la organización para la que están escritos y los ayudan a mantener sus procesos de garantía y control de calidad. También ayudan a las organizaciones a garantizar que cumplan con las reglamentaciones gubernamentales y mantengan la coherencia en la calidad y la integridad de los productos y servicios que ofrecen.

SOP,

• Son documentos multifuncionales
• Representar el flujo de trabajo en todas las funciones
• Se inician a través de un mapa de procesos
• Responda a la pregunta '¿quién hace qué?'
• se escriben en voz activa

También se utilizan términos como protocolos, hojas de trabajo, instrucciones de trabajo y procedimientos operativos de laboratorio en lugar de procedimientos operativos estándar.

Importancia de los procedimientos operativos estándar

Casi todas las actividades, desde la limpieza de una máquina de producción hasta la realización de un proceso crítico, se pueden documentar mediante procedimientos operativos estándar. Ellos ayudan,

• Mejore el rendimiento comercial al proporcionar información sobre protección, salud, medioambiente y operativa necesaria para llevar a cabo con éxito los procesos comerciales individuales.
• Garantizar la seguridad y calidad de los productos y servicios.
• Garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos y directrices pertinentes
• Elimine las variaciones en los procedimientos y procesos llevados a cabo por diferentes empleados en diferentes ubicaciones o fábricas, ayudando así a mantener la coherencia.
• Servir como una base sólida para la formación y la incorporación de nuevos empleados
• Habilitar el control de los procesos y a su vez, permitir oportunidades de mejora continua
• Facilitar una mejor comunicación.
• Sirven como listas de verificación para ayudar a los inspectores con los procedimientos de auditoría
• Reconstruir sistemas operativos en nuevos escenarios

Tipos de POE | Formatos de procedimientos operativos estándar

Si bien las organizaciones pueden usar un formato preferido o personalizado para escribir sus procedimientos operativos estándar, existen algunos tipos de formatos SOP que son ampliamente utilizados por las organizaciones.

Formato de lista de verificación

Esto toma la forma de una lista de tareas donde se describen las diferentes tareas a realizar. Esto es adecuado para equipos más pequeños o individuos que no requieren instrucciones detalladas.

formato paso a paso

Este formato utiliza listas numeradas o con viñetas para presentar las pautas de SOP. Este formato es el más adecuado para procedimientos o procesos que son rutinarios, sencillos y fáciles de seguir.

formato jerárquico

Similar al formato paso a paso, el formato jerárquico también explica los procedimientos paso a paso. Sin embargo, en este formato, se agregan subpasos debajo de cada paso principal como listas numeradas o con viñetas para resaltar la información adicional requerida. Este formato es el más adecuado para procedimientos complejos con mucha información.

formato de diagrama de flujo

Los diagramas de flujo ayudan a simplificar los procedimientos operativos estándar complejos con muchos resultados posibles que son impredecibles a través de la visualización. Este formato también destaca cómo cada paso del proceso está conectado entre sí, por lo tanto, delinea claramente su flujo para una comprensión más fácil.

Cómo escribir procedimientos operativos estándar y mejores prácticas

Paso 1: Identificar los procedimientos a documentar

El primer paso es identificar las actividades, procesos o flujos de trabajo para los que necesita escribir pautas.

Hable con un experto en los procesos o empleados individuales para averiguar las actividades que realizan diariamente, semanalmente o mensualmente casi de la misma manera. También tiene la opción de recopilar la información necesaria aquí a través de una encuesta si hablar con ellos resulta difícil.

Con esta lista en la mano, puede proceder a seleccionar los procesos que deben estandarizarse.

Si el requisito es actualizar un POE existente, revíselo y mejórelo con la ayuda de alguien que tenga la capacitación y experiencia adecuadas para llevar a cabo el proceso correspondiente.

Paso 2: Definir el objetivo

A continuación, identifique el objetivo de crear el documento SOP. ¿Es para alinear los procesos con las prioridades del negocio? ¿O para garantizar que los procesos funcionen bien? Identificar la razón para escribir los SOP le permitirá estructurarlo de manera más efectiva.

En el caso de un SOP existente, identifique los puntos débiles u obstáculos en sus procesos que están causando retrasos y fallas y determine qué cambios se deben hacer para mejorarlos.

Paso 3: elige un formato

Hay una variedad de formatos SOP que se adaptan a los diferentes requisitos comerciales y los procesos involucrados. Como se discutió anteriormente, estos formatos SOP incluyen listas de verificación, formato paso a paso, formato jerárquico y formato de diagrama de flujo. Se puede seleccionar uno de estos formatos según el tipo de información que desee compartir.

Paso 4: Identificar a los creadores y partes interesadas

Los SOP deben ser escritos por expertos en la materia que estén realmente involucrados en la realización o el uso del proceso.

Al escribir procedimientos operativos estándar para procesos multitarea, considere un enfoque de equipo en el que se puedan utilizar las experiencias de varias personas involucradas.

Además, los ejecutivos de nivel C y los líderes de gestión también pueden participar para garantizar que los SOP

• Alinearse con las prioridades comerciales de nivel superior
• Cuenta con los recursos necesarios y el equipo para ser implementado
• Son plausibles en términos de consumo de recursos y logística.

Sugerencia: ya sea que confíe en el propietario de la tarea o en un escritor interno para documentar los procedimientos operativos estándar, asegúrese de que tengan las habilidades de redacción técnica necesarias y un conocimiento profundo de los procesos organizacionales relevantes.

Paso 5: Determinar la audiencia

Saber quién se referirá a los SOP es esencial para redactarlos de manera efectiva.

Los SOP deben estar escritos con suficiente detalle que permita a los empleados, incluso alguien con conocimiento y experiencia limitados en el proceso, reproducir el procedimiento sin supervisión.

Para determinar el nivel de detalle que debe incluirse en un SOP, primero debe comprender para quién lo está escribiendo. Puede ser un empleado nuevo sin ningún conocimiento previo o alguien que haya realizado las actividades varias veces. Conocer sus necesidades lo ayudará a personalizar el SOP para su comprensión al

• Centrándose a fondo en sus funciones.
• Usar el lenguaje correcto y la terminología familiar para ellos, y explicaciones de la terminología que son nuevas para ellos

Consejo: Hable con los empleados que son los responsables últimos de llevar a cabo los procesos e infórmese sobre los desafíos que enfrentan y escuche sus sugerencias. Con un espacio de trabajo visual como Creately, puede reunir a todos en el mismo lienzo para facilitar la colaboración mientras visualiza, edita y revisa los procedimientos operativos estándar.

Paso 6: Cree un esquema del POE

Una vez que se haya finalizado todo, el proceso, los creadores, la audiencia y el formato, comience a planificar el documento. Los siguientes son los componentes típicos incluidos en el documento SOP.

Los elementos de un documento SOP

• Página de título : se reserva para incluir la información relevante sobre el documento, incluido el nombre del SOP, la fecha de creación, el número de identificación único, los nombres de los redactores del documento y el departamento o la designación de las personas que implementarán el COMPENSACIÓN.
• Tabla de contenido : si es necesario, incluya una tabla de contenido para que sea más fácil para cualquiera navegar por el documento. Este elemento es útil en el caso de documentos SOP que contienen varias páginas.
• Información preparatoria : incluye información preliminar, como el propósito del SOP, las funciones y responsabilidades, los recursos, los materiales y el equipo necesarios, y las precauciones de seguridad.
• Metodología y procedimientos : esta sección explica los procedimientos utilizando el formato SOP elegido.
• Control y garantía de calidad : aquí es donde se describen las rúbricas u otros medios para medir el desempeño de los empleados con respecto a los SOP.
• Referencia y glosario : esta sección está reservada para enumerar los recursos externos que ha citado en el documento y explicar los términos a los que se ha referido con más detalle.

Sugerencia: acompañe los detalles complejos con diagramas simplificados como diagramas de flujo, mapas de procesos o diagramas e ilustraciones de flujo de trabajo para ayudar al lector a comprender mejor.

Usa un estilo de escritura consistente

Los SOP deben ser fáciles de entender, concisos y precisos para garantizar que todos los entiendan y los sigan correctamente, evitando así riesgos y desviaciones de calidad y seguridad. Para ello, asegúrese de que los procedimientos operativos estándar,

• Están escritos usando un formato paso a paso que es fácil de seguir.
• Son inequívocos y no muy complejos.
• Se escriben en voz activa y en tiempo presente del verbo. Evite usar pero implique el término 'usted'
• No son extensos y redundantes.
• Adherirse a la guía de estilo (es decir, tipo de fuente, tamaño de fuente y colores utilizados) utilizada por la organización
• Use diagramas de flujo para visualizar los procesos que se explican

Paso 7: Revisar y aprobar los POE

Los SOP escritos deben ser revisados ​​por una o más personas que tengan el conocimiento, la capacitación y la experiencia adecuados en el proceso. Los revisores deben tomar nota y compartir cualquier problema o inquietud que encuentren mientras revisan el documento. Estos pueden ser corregidos antes de la aprobación.

Sugerencia: Pida a la persona que sea responsable en última instancia de llevar a cabo el proceso que pruebe los SOP redactados antes de finalizarlos.

Para ser efectivos, los SOP deben mantenerse actualizados. Esto implica revisarlos, actualizarlos y volver a aprobarlos periódicamente cada vez que se produzcan cambios en los procedimientos.

Estos SOP también deben revisarse sistemáticamente cada 1 o 2 años para garantizar que sean relevantes. Como mejor práctica, siempre mencione la fecha de revisión de los POE que se han revisado. En caso de que ya no se siga un determinado proceso, elimínelo del archivo y archívelo.

Sugerencia: asegúrese de que los documentos SOP estén fácilmente disponibles, ya sea en forma impresa o digital, especialmente para aquellos que están directamente involucrados en la realización de las actividades. Cree una biblioteca SOP con Creately; centralice todos los documentos, recursos, enlaces y elementos visuales necesarios relacionados con su documentación SOP en un espacio de trabajo conectado único donde puede colaborar en tiempo real a través de videoconferencias y edición sincrónica.

¿Listo para escribir sus propios procedimientos operativos estándar?

Los SOP le permiten tomar los mejores métodos de trabajo en una empresa y crear un documento simple de mejores prácticas que permita a todos rendir al máximo en lo que hacen. En esta publicación, hemos cubierto todo, desde cómo escribir procedimientos operativos estándar efectivos hasta plantillas que puede usar de inmediato. Siga los pasos para crear uno con éxito.

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