Cómo el software de gestión de visitantes ayuda a garantizar la seguridad corporativa

Garantizar la seguridad en los lugares de trabajo, incluidas las oficinas y los entornos corporativos, es increíblemente importante. Hay dos aspectos principales de la seguridad en el lugar de trabajo: la seguridad digital, que protege los datos importantes de las amenazas cibernéticas, y la seguridad física, que protege las instalaciones, los empleados y los visitantes. Ambos son cruciales para el buen funcionamiento y crecimiento de una organización.

Al considerar formas de mejorar la seguridad en un entorno de oficina, la atención se centra en adoptar medidas que gestionen y supervisen eficazmente a todas las personas que entran y salen. El progreso tecnológico ha introducido herramientas innovadoras, una de las cuales es el software de gestión de visitantes.

Este software ayuda a realizar un seguimiento de las personas que visitan las instalaciones, garantizando que solo entren personas autorizadas, por motivos de seguridad de todos los presentes en el edificio. La incorporación de servicios de seguridad corporativa tan avanzados es vital para salvaguardar el lugar de trabajo, convirtiéndolo en un espacio más seguro y protegido para todos los involucrados, incluidas las empresas de seguridad corporativa y la seguridad de las alianzas corporativas.

¿Qué es el software de gestión de visitantes?

El software de gestión de visitantes es una herramienta especializada que automatiza y supervisa el proceso de registro, seguimiento y seguimiento de las personas que visitan un edificio u organización. Este software opera con programas y equipos únicos, como quioscos o tabletas, para recopilar datos de los visitantes y generar credenciales de visitante.

El principal objetivo de este software es garantizar la seguridad. Lo hace identificando quién entra o sale de una instalación, o reconociendo y evaluando a los visitantes sobre la base de protocolos de seguridad, y evitando el acceso no autorizado.

Mejorando las medidas de seguridad tanto para visitantes como para empleados, la aplicación Vizitor , facilita el registro de visitantes sin contacto y la gestión de asistencia de los empleados. Su perfecta integración se alinea bien con la necesidad de las empresas de seguridad corporativa, fomentando un entorno seguro dentro de las instalaciones corporativas. La implementación de una seguridad corporativa tan avanzada es realmente importante para la seguridad del lugar de trabajo.

Tipos de software de gestión de visitantes

Existen diferentes tipos de soluciones de software de gestión de visitantes diseñadas para diversas necesidades dentro de las industrias:

• Sistemas básicos de registro de visitantes digitales: los sistemas básicos de registro de visitantes digitales digitalizan las actividades de los visitantes, reemplazan los tradicionales libros de registro en papel y operan dentro de las instalaciones, lo que permite a las empresas capturar información de los visitantes y emitir credenciales digitales de forma centralizada. Si bien son simples, carecen de funciones avanzadas.
• Soluciones basadas en la nube: al ofrecer autorregistro a través de plataformas en línea o aplicaciones móviles, estos sistemas simplifican la recopilación de datos utilizando la tecnología de la nube. Resultan beneficiosos para organizaciones con múltiples ubicaciones y trabajadores remotos, ya que garantizan la accesibilidad desde cualquier lugar.
• Sistemas Integrados: Representa otro tipo, colaborando con el control de acceso existente y las medidas de seguridad física. Al combinar funciones basadas en la nube y métodos de inicio de sesión sin contacto, como códigos QR o reconocimiento facial, los sistemas integrados administran de manera eficiente a los visitantes y el acceso, al tiempo que brindan información valiosa sobre el comportamiento de los visitantes.
• Sistemas de quioscos de autoservicio: al brindar una experiencia de registro de visitantes independiente a través de pantallas táctiles fáciles de usar, estos quioscos permiten la captura de fotografías, el escaneo de identificaciones y la impresión de credenciales en el sitio, lo que contribuye a avanzar en las medidas de seguridad corporativa. Los sistemas de quiosco de autoservicio reducen la carga de trabajo de recepción y garantizan un proceso seguro de seguimiento de visitantes.
• Sistemas biométricos: sistemas avanzados que emplean métodos de identificación biométrica como reconocimiento facial y escaneo de huellas dactilares para registros seguros y optimizados. Estos métodos mejoran la seguridad y agilizan los procesos de verificación de visitantes.
• Sistemas basados ​​en aplicaciones móviles y basados ​​en la web: al ofrecer procesos de registro simples a través de aplicaciones móviles personales o portales web, estos sistemas admiten el registro previo y el registro masivo de visitantes. Agilizan los procedimientos de check-in y contribuyen a una gestión eficiente de los visitantes.

¿Cómo ayuda el software de gestión de visitantes a garantizar la seguridad corporativa?

En el mundo actual, muchas personas, incluidos empleados, visitantes y proveedores, entran y salen de las instalaciones corporativas todos los días. Este flujo de personas plantea ciertos riesgos que las empresas deben abordar.

Aunque la mayoría de las empresas cuentan con cámaras de seguridad y alarmas, a menudo pasan por alto la importancia de mejorar la seguridad en el mostrador de recepción, que actúa como primera línea de defensa. La actualización a un sistema de gestión de visitantes contribuye significativamente a garantizar la seguridad de los espacios corporativos.

El software de gestión de visitantes contribuye significativamente a mantener la seguridad corporativa mediante el empleo de diversas funciones destinadas a salvaguardar las instalaciones y gestionar las interacciones de los visitantes.

Algunas de las funciones que ofrece la aplicación Vizitor han revolucionado la gestión de visitantes y empleados a través de sus soluciones digitales sin contacto. Al permitir el check-in sin esfuerzo, la firma digital de documentos, la impresión de credenciales y la asistencia sin contacto para los empleados, ha mejorado la seguridad y la eficiencia en el lugar de trabajo.

• Preinscripción: cuando los visitantes, especialmente los invitados VIP, planifican su visita con antelación registrándose con antelación, el proceso de registro se facilita y deja una impresión positiva duradera. Este enfoque reflexivo no solo agiliza su entrada, sino que también refuerza la seguridad al minimizar las entradas inesperadas, lo que contribuye a avanzar en las medidas de seguridad corporativa.
• Tecnología sin contacto/QR: cuando los visitantes y empleados tienen la opción de registrarse utilizando métodos de inicio de sesión sin contacto o con código QR, se crea una experiencia sin complicaciones y sin contacto físico. Este enfoque impulsado por la tecnología prioriza los protocolos de seguridad al tiempo que garantiza un proceso de registro conveniente, alineándose perfectamente con los servicios de seguridad corporativos y manteniendo un entorno seguro dentro de las instalaciones.
• Captura de fotografías en vivo: cuando los visitantes se registran, un sistema de gestión de visitantes toma sus fotografías en vivo. Esto ayuda a garantizar que sean quienes dicen ser, lo que reduce el riesgo de suplantación de identidad o de proporcionar información falsa. También ayuda a mantener registros de visitantes precisos, útiles para investigaciones o auditorías.
• Impresión de credenciales: el software facilita la creación de credenciales personalizadas que contienen detalles y fotografías de los visitantes. Esto ayuda a identificar y rastrear fácilmente a los visitantes dentro de las instalaciones corporativas, garantizando un mayor nivel de seguridad.

Estas funciones de seguridad de primer nivel vienen integradas con la aplicación Vizitor, que permite identificar y rastrear fácilmente a los visitantes dentro de las instalaciones corporativas. Eleva los protocolos de seguridad a un nivel superior y garantiza una experiencia de gestión de visitantes perfecta.

• Tarjeta de identificación personalizable: los visitantes pueden cargar sus tarjetas de identificación, lo que garantiza que la empresa tenga la información correcta y necesaria. Almacenar estos datos ayuda a aumentar la responsabilidad de los visitantes y reduce las posibilidades de robo de identidad.
• Firma de documentos digitales: permite a los huéspedes firmar documentos importantes digitalmente, garantizando la confidencialidad y seguridad de acuerdos confidenciales como acuerdos de confidencialidad y exenciones. Este proceso de firma electrónica protege la información corporativa de la exposición.
• Acuerdo personalizable: es posible que diferentes visitantes necesiten firmar diferentes acuerdos adaptados a su propósito. Por ejemplo, un proveedor puede firmar un acuerdo diferente al de alguien que acude a una entrevista. Estos acuerdos ayudan a garantizar que los visitantes cumplan con políticas de seguridad específicas.
• Enviar y consultar invitaciones: los empleados pueden enviar invitaciones que incluyan detalles del lugar y del anfitrión, mientras que los visitantes reciben códigos de acceso únicos con sus invitaciones. Este enfoque organizado para la gestión de entradas mejora las medidas de seguridad.
• Agregar organización: al realizar la transición entre diferentes ubicaciones, el Visitor Pass unificado garantiza un proceso de registro fluido. Esta característica proporciona comodidad y coherencia en varios sitios, lo que contribuye a avanzar en las medidas de seguridad corporativa y mejorar la seguridad general en el lugar de trabajo.
• Asistencia sin contacto: los registros de entrada y salida sin contacto a través del Visitor Pass mejoran la comodidad y seguridad de los empleados. Este enfoque sin contacto respalda un entorno de trabajo más seguro.
• Notificación y aprobación del anfitrión: esta función divide a los visitantes en categorías invitadas y sin cita previa. Los visitantes invitados están prerregistrados y validados, mientras que los visitantes sin cita previa eligen a su anfitrión al llegar. Los anfitriones reciben notificaciones y pueden decidir si desean reunirse con el visitante, lo que les otorga control sobre las visitas.

Este proceso se hace más conveniente y seguro gracias a la aplicación Vizitor que permite al anfitrión aprobar o desaprobar de forma rápida y segura a sus visitantes en la entrada con mensajes y correos electrónicos personalizados, de acuerdo con los protocolos de seguridad de las instalaciones.

• Alerta de estadía excesiva: si un visitante permanece más tiempo del permitido, esta función alerta al personal relevante. Ayuda a prevenir violaciones de seguridad al permitir acciones oportunas y respuestas más rápidas a posibles incidentes de seguridad.

Conclusión

El software de gestión de visitantes se ha vuelto muy importante para avanzar en la seguridad corporativa en diversas industrias y funciones operativas. A medida que los lugares de trabajo evolucionan, adoptan modelos de trabajo híbridos y presencian un aumento de afluencia, las empresas necesitan soluciones sólidas de gestión de visitantes para abordar los nuevos desafíos de manera efectiva.

La implementación de software como la aplicación Vizitor mejora significativamente el nivel de los servicios de seguridad corporativa para las empresas que buscan soluciones confiables. Con funciones diseñadas para registros sin contacto, firma de documentos digitales y monitoreo activo de ocupación, Vizitor garantiza una sólida seguridad de las alianzas corporativas, alineándose con las necesidades de las empresas modernas.