¿Se le ha asignado la tarea de administrar la instancia de HubSpot de su empresa? Ese es un gran trabajo. Y comienza organizando y optimizando su portal.

Mantener tu cuenta de HubSpot limpia es la clave para una administración exitosa de HubSpot.

Si ha heredado una cuenta existente, puede ser difícil saber por dónde empezar. Con tanta interconectividad entre las páginas de destino, CTA, enlaces, imágenes y más, pasar de un hilo a otro puede causar enlaces rotos y experiencias de usuario deficientes.

En este artículo, analizamos por qué tener una estrategia de organización clara es fundamental para el crecimiento escalable con HubSpot y el orden correcto para limpiar tus activos de HubSpot.

Vea más sobre el pedido ideal y los pasos exactos a continuación. O salta a esa sección ahora.

¿Por qué necesito mantener limpios mis recursos de HubSpot?

Si estás leyendo esta publicación, es probable que ya tengas un poco de desorden en tu instancia de HubSpot. Ya sean más de 50 copias de su logotipo en HubSpot Files o docenas de plantillas de página de destino clonadas en su Administrador de diseño, un portal desordenado y desorganizado causa dolores de cabeza.

Por qué un portal desordenado dificulta la administración de HubSpot:

• Problemas de marca : cuando su personal elige plantillas antiguas para correos electrónicos, páginas de destino y más, puede estar causando pesadillas de marca o cumplimiento para su empresa.
• Problemas de escala : si solo tiene una copia de su logotipo, es bastante fácil reemplazar ese archivo en cualquier lugar que exista cuando realiza un rediseño. Por otro lado, si tiene cientos de logotipos en diferentes tamaños, variaciones y ubicaciones, es posible que deba pasar horas y horas reemplazando contenido que podría haber tardado 15 segundos en reemplazarse. Esto también se aplica a otras áreas globales como encabezados, pies de página, menús del sitio, módulos predeterminados y más.
• Tiempo, dinero y esfuerzo desperdiciados : clasificar cientos de archivos, plantillas y módulos no es , como sabe , un uso estratégico de su tiempo. Si no puede encontrar lo que está buscando de inmediato, puede terminar subcontratando o diseñando uno nuevo.

¿Cuál es el mayor desafío al organizar tu portal de HubSpot Marketing?

Todo en tu portal de HubSpot está conectado. Esa es parte de la razón por la cual el uso de HubSpot es tan integral para cerrar el ciclo de la estrategia de marketing de su empresa.

Pero también puede hacer que la limpieza de activos sea muy complicada.

En el momento en que se carga un contacto, se puede nutrir a través de las redes sociales, correo electrónico, publicaciones de blog y varias páginas de sitios web. El logotipo que cargas en Configuración del sitio web es el logotipo que verán en tu sitio web y en cualquier correo electrónico que envíes desde HubSpot. El pie de página utilizado en su página de inicio Global Group puede aparecer en más de 50 páginas.

Esto significa que no puede simplemente iniciar sesión y comenzar a eliminar contenido. Especialmente si tu portal ha estado activo durante más de dos años o si tienes varios empleados trabajando en HubSpot.

Eliminar un logotipo podría eliminar todos los logotipos utilizados en el sitio. Al igual que eliminar un contacto, puede eliminar todo su historial en su CRM integrado.

Cómo mantener tu portal de Marketing organizado

El primer paso y el más crucial es determinar una convención de nomenclatura para su contenido. Las convenciones de nomenclatura hacen que su contenido se pueda buscar y sea más fácil de organizar.

Cómo desarrollar una convención de nomenclatura de contenido de HubSpot

Estos son algunos ejemplos de pautas de convenciones de nomenclatura que puedes usar para tu contenido de marketing en HubSpot.

Tipo de contenido	Convención de nomenclatura sugerida	Ejemplo
Campañas	Nombre de la campaña - Fecha de inicio de la campaña	Campaña de prospectos de fabricación: primer trimestre de 2020
Páginas de aterrizaje, nutrir flujos de trabajo	Nombre de la campaña - Nombre del contenido - Año de publicación	Campaña de prospectos de fabricación: la lista de verificación de eficiencia de la línea de ensamblaje definitiva - 2020
Nutrir correos electrónicos	Nombre de la campaña de consolidación (o flujo de trabajo): número de correo electrónico en secuencia	Nutrición de prospectos en frío: correo electrónico n.º 2
Listas, flujos de trabajo internos, correos electrónicos de marketing únicos	Nombre altamente descriptivo: considere agregar la fecha	Boletín de Fabricación - Mayo 2021
Plantillas, módulos y carpetas en el administrador de diseño	Nombre de página - Año	Página de inicio - 2020
Estándares globales, regionales o de idioma	Código de país - Indicador de idioma - Nombre del contenido	EE. UU. - EN - Campaña de clientes potenciales de fabricación - Q3 2020

Esta convención de nomenclatura está diseñada específicamente para permitir una búsqueda fácil en cada herramienta. Encontrar sus activos más rápido hace que su vida sea mucho más fácil dentro de 6 a 12 meses.

Mejores prácticas para cargar y nombrar archivos en HubSpot

Al cargar imágenes, archivos, PDF, videos, etc. en HubSpot, la mejor opción es darle a su archivo un nombre altamente descriptivo. Si su archivo de imagen se ve así: GettyImage291830 , debe tomarse unos minutos adicionales para cambiar el nombre de ese archivo.

En seis meses a partir de ahora, es posible que estés buscando esa increíble imagen de una mujer joven enviando mensajes de texto en su teléfono , pero nunca la encontrarás si se llama algo que no tiene nada que ver.

Además, puede que no sea aconsejable agregar un año a los nombres de sus archivos , especialmente para el contenido que desea que sea perenne.

Supongamos que filma un seminario web realmente increíble en 2020 que será relevante en los próximos años. Si aparece "2020" en el nombre del archivo, cuando alguien descargue el video en 2022, aparecerá fechado al instante.

SUGERENCIA PROFESIONAL: Recomendamos encarecidamente crear una Guía de estándares de HubSpot que describa claramente cuáles son sus estándares de organización. Esto asegurará que todos en la empresa sepan cómo mantener el portal organizado.

Usar carpetas de HubSpot para la gestión de contenido

Las carpetas están disponibles para varias áreas clave de HubSpot, incluidas páginas de sitios web, páginas de destino, correos electrónicos, flujos de trabajo y más. Las carpetas pueden ayudarlo a:

• Organice su contenido por importancia o por procesos clave: por ejemplo, es posible que desee mantener todos sus flujos de trabajo automatizados de back-end críticos en una carpeta. También puede querer todas sus notificaciones internas automatizadas en una carpeta.
• Organice su contenido por campaña: para que pueda ver todo lo que tiene en vivo para una oferta o campaña en particular en un solo lugar
• Organice su contenido por país, región o propiedad: para que pueda establecer permisos clave para ciertos segmentos de contenido en segundos.

SUGERENCIA PROFESIONAL: Archivar contenido es una excelente manera de mover el contenido que no está usando , pero que aún no está listo para eliminar , fuera de sus áreas de contenido principal. Sin embargo, recomendamos enfáticamente agregar la convención de nomenclatura [ARCHIVED] al comienzo del nombre de su contenido interno.

¿Por qué? Más adelante, cuando vaya a eliminar archivos, módulos, etc., podrá ver si aparecen en contenido en vivo o archivado al tener el término "archivado" en el nombre de su contenido.

La mejor forma de gestionar tu portal de HubSpot

Si se le ha encomendado la tarea de reorganizar el portal de HubSpot de su empresa, no entre en pánico. Tenemos el orden de operaciones ideal para abordar su limpieza y gestión a largo plazo. Al seguir estos pasos, puede asegurarse de no derribar una campaña completa simplemente archivando un correo electrónico.

Cómo revisar y limpiar tus activos de HubSpot Marketing

1. Gestión de la base de datos de contactos

Recomendamos comenzar con una limpieza de la base de datos de contactos porque a la mayoría de los clientes de HubSpot se les factura por la cantidad de contactos disponibles en su sistema.

Debes eliminar periódicamente los contactos que tengan:

• Canceló la suscripción a todo el contenido del correo electrónico (o lo marcó como correo no deseado)
• Rebotado permanente desde tu portal (o rebote global , lo que significa que rebotó permanentemente desde el portal de otro usuario de HubSpot)

También puede considerar eliminar regularmente los contactos que:

• No haber estado activo durante 2 o 3 veces más que su ciclo de ventas más largo. Estos contactos están muy poco comprometidos y no es probable que se vuelvan a involucrar. Aquí hay un excelente artículo sobre la importancia de filtrar el correo gris en HubSpot.
• No se ajuste a la(s) persona(s) de su comprador objetivo , por ejemplo, si el tamaño de su empresa es demasiado pequeño, si es un proveedor o intentó venderle algo, si estaba buscando trabajo, etc.

Antes de eliminar contactos, considere las siguientes implicaciones de pérdida de datos:

• Datos de envío del formulario
• Información de visita al sitio web
• Lista de datos de membresía (p. ej., información de ellos como parte de listas estáticas)
• Datos de integraciones (p. ej., Salesforce, Wistia, GoToWebinar, SurveyMonkey)
• Datos de transición de etapa del ciclo de vida
• Información sobre la finalización de eventos personalizados

Sin embargo, mantener contactos a los que no puede comercializar ( en su mayor parte) es una pérdida de espacio en su portal. A menos que esté ejecutando una IA avanzada de puntuación de clientes potenciales y necesite mantener contactos cerrados perdidos para fines de informes, le recomendamos que limpie su portal de contactos "inutilizables" a intervalos regulares.

La deduplicación de contactos y empresas es una excelente manera de ahorrar espacio y asegurarse de tener una integridad de datos sólida. Aquí hay una guía sobre cómo auditar y deduplicar contactos.

Nota importante antes de pasar al paso 2: aunque limpiar las propiedades de tus contactos es técnicamente el paso n.º 9 de este artículo, recomendamos encarecidamente auditar tus propiedades antes de seguir adelante. Identifique los duplicados de propiedades, las propiedades que ya no se usarán y las que deben y no deben usarse en formularios, flujos de trabajo e integraciones. Mantenga un registro de estos en una hoja de cálculo o en un documento separado. Esto asegurará que esté preparado para el éxito en los siguientes pasos. Y hará que eliminar propiedades cuando llegue al paso 9 sea mucho más fácil.

2. Revisa tus integraciones de HubSpot

Ahora que su base de datos de contactos está limpia y tiene una idea sólida de qué propiedades permanecen y desaparecen , asegúrese de tomarse el tiempo para revisar sus integraciones. Dedique tiempo a revisar:

• ¿Qué integraciones están actualmente activas?
• ¿Cómo fluyen los datos entre los sistemas?
• ¿Es esto lo que quieres? ¿Qué se puede apagar o eliminar?
• ¿Tienes una cuenta con Zapier? ¿Qué Zaps son en vivo?

Si utiliza la integración de HubSpot > Salesforce, es hora de revisar:

• Su lista de inclusión de Salesforce
• Su configuración de sincronización de Salesforce o CRM

3. Limpie las páginas de destino y del sitio web de HubSpot

Es realmente importante que comience limpiando sus activos de marketing más grandes antes de pasar a los más pequeños, como formularios y correos electrónicos de seguimiento. Nunca querrás que alguien venga a una página con activos rotos. La mejor manera de evitar eso es comenzar desde arriba y trabajar hacia abajo.

Elimine (o archive) el contenido que ya no proporciona valor a su negocio. Este artículo le muestra cómo evaluar el rendimiento de su página para que pueda tomar decisiones estratégicas sobre qué conservar y qué eliminar.

Nota importante: como mencionamos anteriormente, si archiva su contenido, intente agregar la convención de nomenclatura [ARCHIVED] al comienzo del nombre de su contenido interno. Esto le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo más adelante.

En general, recomendamos redirigir el contenido archivado/eliminado a una página muy relevante como alternativa. Especialmente si ha promocionado mucho la página en las redes sociales, en el correo electrónico o si tiene llamadas a la acción que apuntan al contenido.

Considere dónde aparecen sus ofertas en su sitio y en otro contenido en vivo.

Es posible que deba eliminar las referencias a su página de destino de:

• El centro de recursos de su sitio web
• Tu menú de navegación o pie de página
• La barra lateral de tu blog
• Sus campañas de nutrición o correos electrónicos
• Su(s) página(s) pilar(es)

SUGERENCIA PROFESIONAL: Mientras archiva o elimina páginas de destino, también puede considerar eliminar o archivar el correo electrónico de seguimiento que se ha agregado directamente al editor de la página de destino. Esto le ahorrará tiempo en el paso 7, limpieza del correo electrónico.

4. Consolide sus CTA de HubSpot

Limpiar los CTA a continuación es fundamental porque no desea dirigir a sus visitantes a contenido que ya no está activo. Si usó una convención de nomenclatura desde el principio, será fácil identificar los CTA que apuntan a su contenido.

En tu panel de CTA, la columna "Ubicaciones" resaltará en cuántos lugares aparece tu CTA y dónde.

En el siguiente ejemplo, nuestro CTA aparece en 56 lugares. Podemos eliminar este CTA (que lo extraerá de todo el contenido). Eso puede ser arriesgado si ha usado texto para llamar a la CTA. Si tiene un contenido relacionado, podemos rediseñar el CTA existente y actualizar la URL. Esto lo actualizará en los 56 lugares.

Alternativamente, para una experiencia de usuario más precisa, puede navegar a los 56 lugares y eliminar/reemplazar los CTA por completo.

5. Limpia tus formularios de HubSpot

Ahora que sabe qué contenido permanece vivo y cuál está archivado, puede limpiar sus formularios. Elimina formularios que no aparecen en ningún contenido en vivo. Podrá ver si solo aparecen en el contenido archivado debido a la convención de nomenclatura que agregó en el paso 3.

Para agilizar su revisión, intente organizar su tablero de Formularios según la cantidad de páginas en las que aparece el formulario:

NOTA: Esta vista no se mostrará si el formulario se incrustó en páginas exteriores (que no son de HubSpot).

SUGERENCIA PROFESIONAL: mientras audita formularios, es posible que también desee buscar oportunidades para implementar una buena estrategia de formularios , como agregar perfiles progresivos, agregar consentimiento de GDPR, asignar sus solicitudes de campo al valor de la oferta y más.

Asegúrese de revisar también sus formularios "emergentes" y elimine cualquier formulario que esté promocionando contenido que ya no ofrece de la limpieza de su página de destino.

6. Optimiza tus flujos de trabajo de HubSpot

Los flujos de trabajo deben limpiarse antes que los correos electrónicos para que sepa qué contenido de crianza ya no conserva. Esto facilita la eliminación de correos electrónicos como siguiente paso.

Para limpiar tus flujos de trabajo de HubSpot, recomendamos organizar tu panel de flujo de trabajo de la siguiente manera:

• Inscrito activo: esto le mostrará qué flujos de trabajo actualmente tienen contactos a través de ellos.
• Fecha de última actualización: esto le mostrará la última vez que alguien de su equipo realizó una edición en el flujo de trabajo . Tenga en cuenta que esa edición puede ser grande o pequeña, por lo que cada flujo de trabajo aún debe revisarse.
• Fecha de creación: para ver cuándo se creó el flujo de trabajo original.

Utilice estos filtros para priorizar su revisión. Si actualmente hay 1000 contactos inscritos en un flujo de trabajo que se creó en 2014 , es probable que el contenido esté extremadamente desactualizado. Considere pausar los flujos de crianza realmente antiguos hasta que pueda revisar el contenido y asegurarse de que estén funcionando.

Revise, apague o elimine metódicamente la generación de prospectos o los flujos de trabajo que ya no sirven a su estrategia de marketing.

SUGERENCIA PRO : También puede considerar archivar o eliminar los correos electrónicos asociados con los flujos de trabajo que elimine para que el siguiente paso sea mucho más fácil.

Al limpiar otros flujos de trabajo , como notificaciones automáticas, configuraciones de back-end, soluciones alternativas y más , es importante tomarse el tiempo para comprender la interconectividad de todo. Mapear sus flujos de trabajo en papel o en una pizarra a veces ayuda.

En caso de duda, intente comprender qué es lo que necesita lograr y simplifique a partir de ahí.

En algunos casos, también recomendamos comenzar completamente desde cero.

Trabajar con un capacitador certificado de HubSpot puede ayudarlo a tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar y simplificar los flujos de trabajo complejos. Si tu instinto te dice que debería ser más fácil , ¡ probablemente pueda serlo!

7. Limpia tus correos electrónicos de HubSpot

Ahora que ha limpiado sus ofertas, CTA y flujos de trabajo, puede moverse y comenzar a eliminar las malas hierbas de su herramienta de correo electrónico.

Primero, filtre su herramienta de correo electrónico por tipo de correo electrónico = Automatizado. Esto le mostrará todos los correos electrónicos que se están disparando actualmente en segundo plano.

Luego, intente organizar su vista por fecha de "última actualización"

Esto debería darle una idea bastante sólida de los correos electrónicos que no se han editado en algún tiempo, pero que aún están activos en algún lugar. Comience a eliminar o archivar correos electrónicos que ya no están conectados al contenido en vivo.

Ahora es un buen momento para revisar los correos electrónicos de "seguimiento" , los correos electrónicos enviados después de enviar un formulario de página de destino , en busca de cualquier correo electrónico que se haya perdido en la limpieza de su página de destino.

También recomendamos revisar los correos electrónicos en su carpeta de borradores:

Si tiene borradores que se iniciaron hace semanas (o incluso años), ¡ elimínelos todos!

Es posible que desee mantener su lote y correos electrónicos regulares como están. Contienen actividad de interacción por correo electrónico que puede ser importante para sus informes en el futuro.

8. Organice su administrador de archivos y administrador de diseño

Ahora que ha decidido qué contenido se queda y qué se va, es hora de limpiar sus archivos y plantillas no utilizados.

Dependiendo del volumen de contenido que tenga en estas dos áreas, este podría ser el aspecto de su limpieza que requiere más tiempo. Especialmente si sus imágenes y módulos no han sido bien nombrados. Podría considerar subcontratar esta limpieza. Pero recomendamos encarecidamente:

• Eliminación de archivos y plantillas que ya no están en uso
• Cambiar el nombre de archivos y plantillas existentes siguiendo su convención de nomenclatura
• Mover sus archivos y plantillas a carpetas estratégicas que lo ayudarán a ubicar contenido rápidamente
• Reemplazo de archivos antiguos y desactualizados por otros nuevos donde aparecen en vivo

8. Limpieza de propiedades de HubSpot

Ahora que su marketing está en mejor forma, es hora de auditar algunos de sus materiales de back-end. Será más fácil identificar qué propiedades se utilizan activamente ahora que se han limpiado sus formularios.

Antes de comenzar, es una buena práctica exportar todo el historial de su propiedad e importarlo a su administrador de archivos para mantenerlo seguro. Esto garantiza la integridad de los datos en caso de que elimine algo que resulte ser crítico en el futuro. La forma más fácil de hacer esto es:

1. Hacer una lista de todos los contactos
2. Seleccionar para exportar
3. Seleccionar todas las propiedades
4. Exportar como CSV
5. Agregar a archivos de HubSpot para su custodia

Una vez que tenga su exportación, es hora de eliminar sus propiedades no utilizadas. Luego, combine propiedades altamente relacionadas para obtener el máximo valor de su base de datos.

NOTA: No puedes eliminar las propiedades predeterminadas de HubSpot en este momento. Pero puede hacer que no estén disponibles en los formularios. Más sobre eso a continuación.

Recomendamos encarecidamente que se tome este tiempo para determinar qué propiedades deben estar disponibles en los formularios y cuáles no. Esto es especialmente importante si tienes campos personalizados que necesitas que tu equipo use en lugar de los campos predeterminados de HubSpot. Para evitar confusiones al crear formularios, puede decidir qué es visible en los formularios y qué no.

Simplemente edite la propiedad y marque/desmarque la casilla que indica si el campo debe estar disponible en formularios y bots:

Tenga cuidado de priorizar los campos que se utilizan en sus integraciones, como Salesforce o a través de otras integraciones y API.

10. Otros activos de HubSpot para revisar periódicamente

Hay otras áreas de HubSpot que necesitan una gestión regular. Éstos incluyen:

• Campañas
• Informes y paneles de informes
• Valoración de prospectos
• Usuarios y permisos de HubSpot
• Su configuración social e informes
• Contenido del blog y gestión de Cruft
• Redireccionamientos de URL
• Configuración de RGPD

Aquí hay algunos consejos de limpieza del portal para tener en cuenta:

1. Asegúrese de no eliminar ni archivar el contenido que se utiliza en el contenido en vivo de su sitio. HubSpot facilita ver dónde se usa el contenido. En la mayoría de los casos, recibirá una "advertencia" antes de eliminar el contenido que se está utilizando en otro lugar. Pero siempre es mejor comprobar. Usa estos recursos para ayudarte a identificar dónde ubicar las codependencias en HubSpot:

• Cómo saber si un archivo del administrador de archivos se está utilizando en otro lugar
• Cómo saber si se utiliza un formulario en una página de destino

2. Este proceso lleva MUCHO tiempo. Ya sea que esté abordando esta limpieza usted mismo o que tenga un equipo que lo ayude, tenga en cuenta que este proceso lleva mucho tiempo. Querrá asignar al menos ocho horas de trabajo para cada área de HubSpot que limpie. Es posible que este número se triplique o cuadruplique según la cantidad de contenido que tenga en su portal y qué tan familiarizado esté con el software.

3. Lleve un registro de lo que hace. Mantenga una lista con viñetas de lo que completa. Esta lista lo ayudará a recordar las áreas que ya ha abordado, pero también se puede usar para informar a su equipo de marketing o gerente sobre el progreso que ha logrado.

Considere usar una herramienta gratuita como Trello para organizar estos esfuerzos.

4. Está bien archivar. Si está nervioso por presionar "eliminar" en su contenido, podría haber una buena razón para estarlo. La eliminación de contenido de HubSpot, incluidos contactos, correos electrónicos o listas, es permanente. Y es probable que el equipo de soporte técnico de HubSpot no pueda ayudarlo a recuperar sus datos perdidos. En caso de duda, simplemente cancela la publicación y archiva tu contenido. Esto le permite conservar datos analíticos históricos y volver a publicarlos en caso de que necesite acceder a ellos en el futuro.

Sin embargo, su contenedor de archivos también puede volverse engorroso de administrar. Considere la posibilidad de eliminar en masa su carpeta de archivo después de 6 a 12 meses sin uso.

5. Exporte su historial de contactos antes de comenzar. Si tiene la tarea de eliminar contactos de su base de datos, es una buena práctica exportar toda su base de datos antes de presionar el botón rojo grande para eliminar. Sigue estos pasos y luego importa tu archivo .csv a tu Administrador de archivos de HubSpot con una convención de nomenclatura como: Base de datos de contactos de HubSpot - Todos los datos / Todo el tiempo - Fecha. Esto le permitirá acceder a su información de contacto sin procesar en caso de que necesite acceder a ella en el futuro.

A lo largo de los años, hemos ayudado en más limpiezas de HubSpot de las que podemos contar. Si tiene una pregunta o una circunstancia única con la que podamos ayudarlo, escríbanos en los comentarios.

¿Necesitas traer recursos adicionales para completar una limpieza de HubSpot? Ofrecemos varios servicios de gestión y marketing de HubSpot a nuestros clientes. ¡No dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo y preguntar cómo podemos ayudarte!