HubSpot Sales: 6 herramientas de productividad de ventas que ahorran tiempo sin las que no puedes vivir

Su equipo de ventas es una parte fundamental de su motor de ingresos. Traen los dólares en la puerta, por lo que debe asegurarse de que tengan las herramientas y los procesos para que sean lo más eficientes y efectivos posible. Según SEC Solutions, el tiempo que dedican los representantes de ventas a actividades no relacionadas con las ventas (administración, etc.) ha aumentado un 21 % con respecto a hace cinco años.

Es fácil ver el impacto de agilizar la parte administrativa de las ventas y automatizarla tanto como sea posible. Los representantes de ventas más productivos pueden generar más tiempo para realizar la parte estratégica de las ventas y una mayor probabilidad de cerrar negocios. El CRM de HubSpot es una herramienta gratuita que te permite administrar tus contactos y relaciones. Pero agregue HubSpot Sales a la mezcla y tendrá valiosas herramientas para ahorrar tiempo que impulsarán la productividad de su equipo de ventas y lo pondrán en el camino hacia el cumplimiento de sus objetivos.

1. Plantillas

Como vendedor, a menudo escribo los mismos correos electrónicos una y otra vez. Por ejemplo, con cada prospecto calificado, ofrecemos hacer una evaluación del sitio y enviarles un correo electrónico con las instrucciones sobre cómo agregarnos a Google Analytics y HubSpot.

Antes de comenzar a usar HubSpot como nuestro CRM, iba a un documento donde guardaba las instrucciones o buscaba en mi correo electrónico la última vez que envié la información a alguien. Luego copiaba el texto, lo pegaba en un nuevo correo electrónico, hacía ajustes y luego lo enviaba. Con HubSpot, pude guardar esta información como un correo electrónico con plantilla.

Ahora, en el momento en que termino una llamada con un cliente potencial, abro mi correo electrónico, selecciono una plantilla de mi lista de plantillas y ¡listo! Llena el correo electrónico, personaliza el contenido (nombre, empresa, mi firma, cualquier cantidad de formas en que desee personalizarlo) y me permite agregar o ajustar rápidamente cualquier cosa para este cliente potencial específico. El envío de estos correos electrónicos pasó de tomar 3-5 minutos a 30 segundos. ¡Multiplique esa cantidad de tiempo por todos los correos electrónicos que envía una y otra vez y eso es mucho tiempo ahorrado!

Tal vez hay correos electrónicos que no envía con frecuencia, pero que explican un aspecto particularmente complejo de su producto o servicio. Esto también sería una excelente plantilla porque no necesita recordar los detalles o cómo lo redactó la última vez. Configúralo como una plantilla, ¡y listo!

Piense en... esos correos electrónicos que envía para dar seguimiento a una consulta, después de una demostración, cuando envía una propuesta, etc. Configure plantillas y gane tiempo en su día.

Los vendedores pasan el 21 por ciento de su día escribiendo correos electrónicos y solo un tercio de su día hablando con prospectos.

2. Fragmentos

Como discutimos anteriormente, las plantillas le permiten guardar los correos electrónicos que envía regularmente, pero puede haber declaraciones que haga con frecuencia o preguntas que responda con frecuencia que se incluyen en sus correos electrónicos de diferentes maneras y en diferentes momentos. Estos anuncios publicitarios deben capturarse como fragmentos.

Seré honesto... originalmente despreciaba fragmentos. Pero luego, un día, envié varios correos electrónicos de ventas diferentes seguidos que tenían la misma última línea: "Si desea programar un horario, hay un enlace a mi calendario en mi firma. Siéntase libre de mirarlo y seleccionar un el horario que más le convenga. O, si es más fácil y desea enviarme horarios abiertos en su calendario, puedo enviarle una invitación".

Cuando lo escribí por tercera vez, pensé "esto es un fragmento". Así que creé #time, y ahora, cuando envío correos electrónicos, simplemente escribo #time en mi correo electrónico y aparece el fragmento.

Los fragmentos pueden tener hasta 500 caracteres de longitud, se pueden formatear con listas ordenadas y desordenadas, negrita, color de texto, resaltado, alineación, tamaño de fuente, tipo, cursiva y subrayado. Y Snippets incluso puede incluir un enlace.

Piensa en... los saludos que usas, las preguntas frecuentes que respondes, las formas comunes en que cierras tu correo electrónico, lo que dices cuando envías un folleto, etc.

El setenta y nueve por ciento de los ejecutivos de ventas está de acuerdo en que uno de los principales impulsores para alcanzar los objetivos es mejorar la productividad de los representantes de ventas.

3. Secuencias

¿Tiene un conjunto muy bien definido de pasos de seguimiento y compromiso que toma en su proceso de ventas? Ahorre tiempo automatizándolos a través de la herramienta Secuencias.

Al trabajar junto con plantillas, las secuencias le permiten definir la línea de tiempo para enviar varios correos electrónicos de seguimiento sin tener que recordar cuándo se debe enviar cada uno. Lo que es particularmente útil es que si alguien responde, se elimina automáticamente de la secuencia. Lo mejor de todo es que puede inscribir a alguien en una secuencia directamente desde su bandeja de entrada y tiene la oportunidad de personalizar todos los correos electrónicos antes de programar su envío.

¡Pero espera hay mas! Las secuencias son útiles para algo más que enviar correos electrónicos. También puede automatizar tareas usando secuencias.

Aquí hay un ejemplo: entra un cliente potencial y usted llama para hacer la conexión inicial. No se comunica con la persona y desea enviar un correo electrónico de seguimiento para programar una reunión, pero sabe que a veces se necesitan varios intentos de comunicación. También quiere asegurarse de conectarse con ellos en LinkedIn, quiere leer un artículo sobre la empresa, le gusta hacer un seguimiento con otra llamada telefónica tres días después, normalmente envía una descripción general de los servicios, etc. . Todo este seguimiento estándar se puede configurar en una secuencia para enviar correos electrónicos, programar tareas específicas en los momentos apropiados y, en general, brindarle una forma automatizada de no intervención para manejar el "trabajo ocupado" para que pueda concentrarse en los aspectos más importantes de Ventas.

Piense en... la serie de pasos que toma para mantener su negocio frente a alguien cuando pierde un trato con la competencia. ¿Sigues un conjunto diferente de pasos cuando pierdes por falta de decisión? ¿Tiene un proceso común que sigue después de una demostración, al investigar una empresa, al programar la primera cita? Todos los grandes casos de uso para Secuencias.

Se necesitan un promedio de 18 llamadas para conectarse con un prospecto.

4. Libros de jugadas

¿Quiere asegurarse de que todos los representantes sigan el mismo proceso, usen el mismo guión de llamadas y proporcionen información después de una llamada de ventas? ¿O que saben qué pasos tomar y qué recursos usar para investigar a un prospecto y posicionar a su empresa de manera consistente cada vez que entablan una conversación? Playbooks puede ayudarlo a documentar todo esto y más.

La herramienta Playbooks lo ayuda a poner al día a las nuevas contrataciones rápidamente y crear consistencia. Pero lo más importante, están disponibles desde el registro de contactos en el CRM para que todos tengan acceso a ellos en el lugar donde trabajan todos los días.

Los libros de jugadas se pueden configurar con una serie de pasos o puede configurarlos de manera que el vendedor necesite ingresar respuestas (de su llamada, por ejemplo) para que la información se guarde en el contacto y sea accesible para todos en el equipo. Hay manuales de llamadas incorporados, manuales de instrucciones, manuales de ventas basados ​​en cuentas y una cantidad ilimitada de otros manuales, ya que puede comenzar el suyo propio desde cero.

Piense en... lo que desea estandarizar y cómo desea cerrar el ciclo de retroalimentación en las llamadas de ventas.

El ochenta y uno por ciento de las empresas dice que la productividad mejoraría con mejores procesos, habilidades o capacitación en competencias.

5. Tareas

Sabemos que la herramienta Secuencias puede automatizar tareas, pero con HubSpot CRM, los vendedores pueden crear y rastrear tareas manualmente para que nada se pierda. Tal vez un poco más abajo en el tótem de la emoción, el gran diferenciador aquí es que cuando un representante de ventas envía un correo electrónico, puede crear la tarea de seguimiento directamente desde ese correo electrónico con solo marcar una casilla.

Para ayudarlos a ser eficientes cuando comienzan a hacer su seguimiento, las tareas se pueden agregar a una cola y HubSpot lo llevará a cada registro de contacto, le dirá la tarea y cuando la marque como "completa", le traerá a la siguiente tarea y registro de contacto: simple y optimizado.

Piense en... deshacerse del papel.

El representante de ventas promedio realiza 94,4 actividades por día.

6. Enlaces de reuniones

Sí, hay otras herramientas que te permiten sincronizar tu calendario y hacer que esté disponible para que las personas programen reuniones contigo, pero tener esto en tu kit de herramientas de HubSpot junto con todas las otras excelentes características simplemente cierra el ciclo para ganar. Permitir que las personas programen una conversación directamente con un representante de ventas reduce todo el tiempo que se dedica a esas ida y vuelta: "¿Pueden reunirse a las 10 el lunes o a las 8 el martes? Si no, házmelo saber en otro momento.”; “Lo siento, no estoy libre a las 8 el martes... ¿puedes hacerlo a las 8 el miércoles?” correos electrónicos

¿No importa qué vendedor habla con el prospecto? Las reuniones también se pueden configurar en un formato de "todos contra todos". Conecta varios calendarios y HubSpot mostrará automáticamente todos los bloques de tiempo cuando alguien incluido en el grupo rotativo esté disponible, brindando a los prospectos más opciones y ayudando a que la conexión sea más rápida.

Piense en... la cantidad de tiempo que pasa yendo y viniendo tratando de conectarse con alguien, y el aumento exponencial de ese tiempo cuando intenta programar una reunión con tres o más personas.

Una aplicación de programación descubrió que el tiempo de uso de una herramienta se redujo en un 50 por ciento.

Los representantes de ventas son algunas de las personas mejor pagadas, si no las mejor pagadas, de la empresa. Son responsables de impulsar los ingresos que son esenciales para la supervivencia de la empresa. Facilite su trabajo al eliminar las tareas y actividades mundanas que los alejan del cierre de negocios al automatizar, crear plantillas y sistematizar la mayor parte posible de su proceso de ventas.

Y, sí, bebimos el kool-aid, pero hemos visto grandes mejoras en la productividad con HubSpot Sales, y no podemos imaginar vender sin él.