La guía fácil para la planificación de recursos humanos con herramientas y plantillas
Publicado: 2019-10-11No es ningún secreto que la clave para el buen funcionamiento continuo de una organización son sus empleados, bueno, el tipo correcto de empleados hábiles que hacen bien su trabajo. Y la forma de lograr que ese tipo de empleados trabajen en su organización solo puede ser posible a través de una adecuada planificación de recursos humanos.
En esta publicación, hemos simplificado el proceso de recursos humanos para usted al guiarlo a través de cada uno de sus pasos. Utilice las plantillas proporcionadas para agilizar aún más su proceso de planificación.
¿Qué es la planificación de recursos humanos?
La planificación de recursos humanos es el proceso mediante el cual las organizaciones evalúan los recursos humanos actuales, pronostican requisitos o necesidades futuras, identifican las brechas y elaboran un plan para llenarlas.
Básicamente, la planificación de recursos humanos, también conocida como planificación de la fuerza laboral y planificación de la mano de obra, lo ayuda a asegurarse de tener la cantidad correcta de personas con las habilidades relevantes en el tipo de puesto de trabajo correcto en el momento correcto.
Importancia de la planificación de los recursos humanos
La planificación de recursos humanos juega un papel importante para garantizar que las habilidades necesarias estén disponibles para la organización cuando sea necesario para cumplir con sus objetivos estratégicos. Además, hay varias razones más importantes por las que la planificación de recursos humanos es crucial para una organización.
- Ayuda a garantizar que la mano de obra existente se utilice de manera óptima.
- Apoya el logro de las metas y objetivos estratégicos de la organización al garantizar que se contrate al tipo correcto de personas para satisfacer la demanda de mano de obra de manera oportuna.
- Proporciona la información necesaria para llevar a cabo otras funciones de RR.HH. como contratación, selección, promoción, formación y desarrollo, etc. y define las políticas de RR.HH.
- Ayuda a la organización a adaptarse a los cambios en el entorno causados por la competencia, la tecnología, las políticas gubernamentales, etc. que pueden generar la necesidad de nuevos empleados, nuevas habilidades, etc.
- Ayuda a identificar los requisitos laborales necesarios para implementar con éxito los planes de expansión y diversificación.
- También ayuda a anticipar deficiencias o excedentes en la mano de obra y tomar las medidas necesarias para manejar la situación.
- Ayuda a desarrollar planes de carrera para empleados individuales y determina la capacitación y el desarrollo que necesitan.
4 pasos en el proceso de planificación de recursos humanos
Hay 4 pasos generales involucrados en el proceso de planificación de recursos humanos.
Paso 1: Identificar la oferta actual de recursos humanos
El proceso de planificación comienza con el análisis de la mano de obra actual. Identifique las fortalezas y debilidades de su organización con respecto a la cantidad de empleados, sus habilidades, experiencias, calificaciones, puestos, niveles de desempeño, edad, beneficios, niveles salariales, idiomas hablados, empleos anteriores, etc.
Hay varias formas de realizar este paso.
- Consulte las revisiones de rendimiento anteriores
- Recopile datos de su sistema de información de recursos humanos
- Hable con los jefes de departamento para tener una idea de los empleados que trabajan para ellos.
- Pregunta a los propios empleados con un cuestionario
- Haga que los empleados se autoevalúen a sí mismos con un análisis FODA
Una vez que haya recopilado una gran cantidad de información sobre los empleados actuales, transfiéralos a un informe de inventario de habilidades. A continuación se proporciona una plantilla visual para un inventario de habilidades que es más fácil de consultar y comprender.
Paso 2: Pronosticar la demanda futura de recursos humanos
Este paso requiere que primero comprenda los objetivos futuros de la organización, ya que tendrían un impacto significativo en las futuras demandas de recursos humanos.
Antes de determinar las necesidades futuras, también debe considerar factores como las tasas de rotación de empleados, las tendencias del mercado o de la industria, los avances tecnológicos que ayudarán a automatizar los procesos, jubilaciones, promociones, despidos, etc.
Paso 3: Analizar la brecha entre la oferta y la demanda de mano de obra
Ahora que ha aclarado qué habilidades están disponibles en su inventario y cuáles necesitará para el futuro, puede ver claramente las brechas que existen.
¿Puede la oferta actual de empleados en la organización ayudar a cumplir con los requisitos futuros?
¿Tendrá que ofrecer programas de capacitación y desarrollo para actualizar a los empleados actuales para cumplir con los objetivos de la empresa?
Si esto no es suficiente, deberá contratar nuevos empleados con conjuntos de habilidades relevantes para satisfacer la demanda de mano de obra en el futuro.
Es importante que mantenga el equilibrio entre la oferta y la demanda en la planificación de recursos humanos.
Paso 4: Desarrollar e implementar el plan para cubrir las brechas
Luego viene el desarrollo de un plan de acción.
Si hay un déficit de empleados, puede dedicar sus esfuerzos a contratar nuevos empleados, capacitar a los existentes, subcontratar o realizar transferencias entre departamentos.
Por otro lado, si hay un excedente de empleados, es posible que deba considerar despidos, planes de jubilación voluntaria, transferencias, etc.
Una vez que se diseña un plan, debe integrarse con la estrategia general de la organización. Y es importante monitorear el plan y evaluar su efectividad a lo largo del tiempo.
Herramientas de planificación de recursos humanos
Puede usar estas herramientas a lo largo de los diferentes pasos del proceso de planificación de la fuerza laboral. Pueden ayudarlo a analizar la capacidad de su personal actual y determinar las necesidades futuras. Las plantillas proporcionadas se pueden editar en línea; simplemente haga clic en la plantilla para editarla en línea.
Análisis FODA
FODA significa fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. Puede utilizarse como una herramienta para la autoevaluación de los empleados individuales o como una herramienta estratégica para evaluar el estado actual de la organización.
Las fortalezas y debilidades son los factores que son internos. Por ejemplo, una fortaleza de su organización podría ser la presencia de empleados calificados, pero una debilidad podría ser la cantidad insuficiente de empleados calificados.
Oportunidades y amenazas son factores externos. Por ejemplo, la disponibilidad de empleados calificados en el mercado podría ser una gran oportunidad para usted si está contratando. Por otro lado, su competidor robando a sus empleados con mejores salarios podría representar una amenaza para usted.
El análisis FODA es una de las herramientas más populares utilizadas durante un análisis de situación. Algunas otras herramientas de análisis de la situación que puede utilizar con la planificación de recursos humanos se describen en nuestra guía para el análisis de la situación.
Organigrama
Un organigrama es una representación visual de la jerarquía/estructura de una organización. También destaca las relaciones de información entre los empleados, sus funciones y responsabilidades. En la planificación de recursos humanos, se puede utilizar de varias maneras,
- Para registrar información sobre los roles, responsabilidades, habilidades, experiencias, etc. de los empleados actuales. También puede agregar información adicional, como sus calificaciones educativas y datos demográficos. Esto le ayudará a identificar rápidamente al personal adecuado para el trabajo.
- Crear una hoja de ruta de las necesidades de personal. También puede marcar las deficiencias y excedentes de mano de obra en el organigrama de su empresa.
Matriz RACI
Este es un gráfico que los gerentes de proyecto usan para asignar roles y responsabilidades a las tareas de un proyecto. Destaca quién debe ser responsable, responsable, consultado e informado durante un proyecto.
Cuadrícula de 9 cajas
La cuadrícula de 9 casillas, también conocida como matriz de potencial de desempeño, se usa ampliamente en el desarrollo de empleados y la planificación de la sucesión. Ayuda a evaluar a sus empleados actuales frente a su desempeño actual y su desempeño potencial futuro.
Calificar a sus empleados con la ayuda de la cuadrícula de 9 cuadros lo ayuda a identificar a los empleados fuertes y a los que se están quedando atrás.
Planificación de escenarios
Hay muchos escenarios, como avances tecnológicos, desastres naturales, cambios políticos o económicos que podrían alterar drásticamente la dirección futura de su empresa. Por lo general, es posible que no los vea venir ni planee para ellos.
Al incorporar la planificación de escenarios en su proceso de planificación estratégica, puede identificar estos diferentes escenarios futuros, analizar cómo afectarán a su organización y tomar medidas de precaución.
Puede incorporar la planificación de escenarios con la planificación de recursos humanos mediante el examen de escenarios que impliquen cambios en los requisitos laborales futuros.
Consulte nuestro recurso sobre planificación de escenarios para obtener más información sobre esta herramienta.
Tabla de reemplazo
Este es un diagrama similar al organigrama. Se utiliza para identificar candidatos potenciales que pueden reemplazar a un empleado que se jubila, transfiere, etc. Se pueden desarrollar tablas de reemplazo individuales para cada puesto importante en una empresa junto con reemplazos potenciales.
¿Algún consejo para mejorar la planificación de la mano de obra?
En esta publicación, básicamente cubrimos todo lo que necesita saber sobre la planificación de recursos humanos, especialmente si es un novato. Y creemos que las plantillas proporcionadas lo ayudarán a poner en marcha su proyecto.
¿Ya es un experto en planificación de la fuerza laboral? Comparta los consejos sobre herramientas y procesos que confía en la sección de comentarios a continuación.