Trabajo híbrido: ¿cómo liderar con éxito un equipo? | #31 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Independientemente de la forma en que veamos el trabajo híbrido, a menudo nos enfrentamos a un desafío: cómo administrar un equipo cuando algunas personas están en la oficina y otras trabajan de forma remota, y sus proporciones cambian constantemente.

Obra híbrida – tabla de contenidos:

1. Introducción
2. La comunicación en un equipo híbrido
3. Intercambio efectivo de información
4. Soporte técnico del trabajo del equipo.
5. manteniendo lazos
6. Resumen

Introducción

Administrar un equipo de proyecto que trabaja en modo híbrido es más difícil en comparación con trabajar exclusivamente de forma remota o en el sitio. Después de todo, ¿cómo supervisar cuando algunos miembros del equipo trabajan en la oficina y otros de forma remota?

El Project Manager se enfrenta a varios desafíos clave. Éstas incluyen:

• definir las reglas de comunicación en el equipo
• garantizar un intercambio fluido de información
• soporte tecnológico para personas fuera de la oficina
• manteniendo lazos.

La comunicación en un equipo híbrido

Para trabajar eficazmente en un modelo híbrido, debe definir las reglas de comunicación. Cuando no es suficiente acercarse a preguntarle a la persona que trabaja en el escritorio vecino su opinión sobre su trabajo, vale la pena hacer arreglos para usar diferentes herramientas para propósitos específicos. Por ejemplo, puede enviar una pregunta breve por chat, usar el correo electrónico para asuntos más elaborados y tener una videoconferencia para discutir temas complejos que requieren la participación de varias personas.

Con un nuevo equipo, también es una buena idea asegurarse de que todos sepan:

• Cuáles son las responsabilidades de cada persona,
• Cómo ponerse en contacto con otros miembros del equipo, y
• ¿Cuáles son las expectativas para la frecuencia de la comunicación?

Para ello, puede emplear estados en una sala de chat de la empresa o crear un tablero de contactos en una herramienta de gestión de proyectos . También vale la pena discutir brevemente el tema de la comunicación durante una de las reuniones del proyecto.

Intercambio efectivo de información

Una vez definidas las reglas de la comunicación, es hora de pensar en su contenido. Es una buena idea asegurarse de que la información se comparta y que todos los miembros del equipo tengan acceso a los recursos para realizar su trabajo.

Con un software dedicado, como Firmbee, puede resolver fácilmente los siguientes problemas:

• asignación de tareas,
• intercambio de información sobre el estado actual del proyecto,
• fijar fechas para las reuniones del proyecto, o
• compartir los resultados del seguimiento del proyecto.

El Project Manager debe asegurarse de que la información esté disponible para todos, independientemente de dónde trabajen. Esto es especialmente cierto para aquellos que trabajan en archivos compartidos que, al trabajar en el sitio, pueden haber sido almacenados en servidores que impiden el uso remoto. Es posible que deba pensar en soluciones en la nube o, de lo contrario, programar las tareas que realiza.

Soporte técnico del trabajo del equipo.

Un aspecto clave de la operación exitosa en el modelo híbrido es establecer las condiciones técnicas para una operación ininterrumpida. Los básicos son:

• Internet de alta velocidad
• computadora o laptop y
• software necesario para hacer su trabajo.

El Project Manager debe asegurarse de que todos los empleados que trabajan de forma remota tengan las herramientas, el equipo y el acceso adecuados a la red de la empresa.

manteniendo lazos

El mantenimiento de las relaciones dentro del equipo a menudo se descuida, pero es tan importante como el soporte técnico y la comunicación directamente relacionada con la ejecución del proyecto. Sin embargo, en el modelo híbrido, los empleados presentes en la oficina no tienen tiempo para establecer contactos interpersonales.

Cuando la mayor parte del trabajo es remoto al visitar la sede de la empresa, cada participante del proyecto programa reuniones individualmente. A veces resulta que a lo largo del día se reúnen con todos los compañeros y expertos externos que intervienen en las tareas. Como resultado, no hay suficiente tiempo para reunirse con el equipo, que trabaja en conjunto en la sede de la empresa solo en teoría.

Por eso los riesgos asociados al trabajo híbrido son:

• la ruptura de equipos,
• reducir el sentido de propiedad del equipo del proyecto y
• falta de compromiso emocional con la empresa.

No solo aquellos que trabajan de forma remota pueden sentirse aislados del resto del equipo. Por eso es tan importante cuidar un buen ambiente mientras trabajamos juntos. Un remedio para los males del “híbrido” puede incluir reuniones grupales periódicas del proyecto complementadas con conversaciones individuales con los empleados.

Resumen

Liderar un equipo de proyecto que trabaja en modo híbrido requiere que el Project Manager defina reglas de comunicación y asegure un intercambio fluido de información. También es fundamental mantener los lazos de equipo, proporcionando tiempo y espacio para las reuniones tanto en el entorno digital como en la oficina.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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