Importancia de las herramientas de gestión de proyectos de ingeniería de software

Publicado: 2023-01-24

Resumen: Desarrolle software de una manera más estructurada utilizando la Herramienta de gestión de proyectos. Descubra por qué debería cambiar a un software de gestión de proyectos y deshacerse de sus hojas de cálculo habituales. Hemos elegido un caso de estudio interesante para que comprenda la importancia de este software.

El desarrollo de software es un proceso largo que involucra múltiples etapas, profesionales e incluso equipos. Pero administrar todo depende de un solo gerente de proyecto que tiene que crear cronogramas de proyectos, asignar tareas, administrar finanzas, generar informes y hacer mucho más.

Hacer todo esto manualmente o simplemente en una hoja de cálculo conduce a ineficiencias en los procesos, retrasos en las entregas de proyectos y gastos de recursos sin seguimiento. Sin embargo, la implementación de herramientas de gestión de proyectos de ingeniería de software puede ayudar a los ingenieros de software y otros asociados a gestionar sus equipos, presupuestos y entregas de proyectos.

Veamos por qué necesita una herramienta de gestión de proyectos en el desarrollo de software y cómo puede usarla para maximizar su producción.

Tabla de contenido

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos de ingeniería de software?

Las herramientas de administración de proyectos de ingeniería de software permiten a los administradores de proyectos planificar, programar, asignar recursos de manera efectiva y realizar un seguimiento del progreso de un proyecto para desarrollar software y ejecutar proyectos web.

¿Por qué la herramienta de gestión de proyectos es importante en el desarrollo de software?

Aquí hay algunas funciones importantes de una herramienta de gestión de proyectos para el desarrollo de software:

Administración de tareas

Realice sus tareas más rápido creando, asignando y configurando fechas de vencimiento respectivas utilizando una herramienta de gestión de proyectos. Los administradores de proyectos pueden incluso realizar un seguimiento del tiempo de los desarrolladores en una tarea en particular, crear listas de verificación para ellos, establecer cronogramas, automatizar tareas recurrentes y más. Además, los administradores de proyectos también pueden agregar etiquetas y crear secciones ilimitadas para organizar tareas según sus etapas en el proceso de desarrollo de software. Por ejemplo, los usuarios pueden crear columnas de tareas en tableros Kanban para pruebas, seguimiento de errores, diseño, etc.

Planeación de recursos

Los líderes de equipo pueden trazar estratégicamente sus recursos humanos y otros activos para maximizar la productividad y crear soluciones innovadoras. Pueden usar vistas de estilo Gantt para comprender qué empleados ya están ocupados con algunos proyectos y quiénes están listos para asumir más tareas. En consecuencia, los gerentes de proyecto pueden asignar nuevas tareas utilizando la funcionalidad del programador de arrastrar y soltar.

Seguimiento del tiempo

Los ingenieros de software senior pueden rastrear el tiempo de registro de cada ingeniero individual en una tarea en particular con un rastreador de tiempo de inicio y parada, hojas de horas predictivas o vista de calendario. Puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo ha pasado en cada etapa, que incluye la creación de maquetas de diseño de software, PRD, pruebas, integración y lanzamiento final. De hecho, los líderes de equipo también pueden generar hojas de tiempo detalladas y personalizadas con sus campos y métricas preferidas, como fase, horas facturables y no facturables, resumen, estado, título, etc.

Presupuesto del proyecto

Los administradores de proyectos pueden definir presupuestos o proyectos individuales que impliquen costos únicos y recurrentes utilizando diferentes modelos de facturación. De acuerdo con el cronograma establecido del proyecto, los jefes de proyecto pueden hacer una estimación de las horas de mano de obra facturables, las herramientas y los costos de integración, y otros costos diversos para crear una estimación del presupuesto general para el proyecto.

Gestión de flujo de trabajo

Los ingenieros de software sénior pueden crear y optimizar flujos de trabajo utilizando software de gestión de proyectos . El software le permite ver visualmente sus procesos y su progreso con el estado de la tarea hasta el momento. Puede usar tableros Kanban para obtener más claridad y comprender qué tareas están completadas, en progreso y pendientes. Además, la función de gestión del flujo de trabajo también se puede utilizar de forma eficaz para definir la responsabilidad de las tareas.

Informes comerciales

Los líderes de proyectos pueden generar fácilmente informes breves y resumidos en cuestión de minutos utilizando una herramienta de gestión de proyectos. Estos informes se pueden utilizar para análisis de rendimiento, pronósticos financieros avanzados y simulaciones. Además de esto, los informes pueden ayudarlo a comparar la brecha entre los objetivos establecidos y los alcanzados e identificar cuellos de botella. De hecho, los usuarios también pueden generar informes visuales en forma de gráficos circulares y diferentes gráficos con sus filtros y métricas personalizados.

LecturA INTERESANTE

1. El 35% de los líderes ejecutivos de TI han reconocido la agilidad organizacional como uno de los factores más importantes para lograr el éxito organizacional.

2. Se estima que la industria del software de gestión de proyectos registrará una CAGR del 10,67 % entre 2020 y 2026.

3. Un promedio de 11,4% de la inversión se desperdicia simplemente por el bajo desempeño del proyecto.

Lectura sugerida: software de gestión de proyectos gratuito y de código abierto (basado en la web)

Casos de uso de la herramienta de gestión de proyectos en el desarrollo de software

Comprendamos cómo un gerente de proyecto puede usar prácticamente las herramientas de administración de proyectos de ingeniería de software para aprovecharlo al máximo.

Encuentre las habilidades y los recursos adecuados para asignar tareas

Para comenzar con su proyecto, debe encontrar cuáles de sus desarrolladores, programadores y diseñadores están disponibles mediante el filtro de asignado en Kanban, Scrum u otros tableros. Además, los gerentes también deben verificar cuál de los miembros de su equipo tiene el conjunto adecuado de habilidades para un proyecto determinado, lo que se puede hacer extrayendo CV ciegos.

Estos CV solo contienen información y habilidades profesionales de los empleados, y no su información personal, lo que conduce a una selección más justa de los empleados para un proyecto. Por ejemplo, puede asignar la tarea PRD solo a los empleados que dominan el lenguaje de programación requerido. Con una herramienta de gestión de proyectos, puede asignar todas las tareas con información completa y material de apoyo a la persona adecuada.

Hacer estimaciones de rentabilidad y tiempo

Una vez que haya encontrado a los desarrolladores y diseñadores adecuados para su próximo proyecto de desarrollo de software, debe hacer estimaciones sobre las diferentes fases por las que pasará su proyecto. Por ejemplo, en ingeniería de software, estas etapas incluirían investigación, PRD, diseño de maquetas, pruebas, RFL, Live, etc., según el flujo de trabajo de su organización. El software también ayuda a hacer estimaciones sobre el tiempo, la rentabilidad del proyecto y más.

Realice un seguimiento de la productividad del equipo y optimice los flujos de trabajo

El software de gestión de proyectos puede permitir que sus desarrolladores registren el tiempo que dedican a trabajar en una tarea. Esto se puede hacer fácilmente haciendo clic en los botones de inicio y finalización del temporizador. Además, este seguimiento del tiempo permite a los jefes de proyecto controlar qué empleado está tomando cuánto tiempo para completar una tarea y, finalmente, conocer sus niveles de productividad. En base a esto, los gerentes de proyecto pueden optimizar todo el flujo de trabajo del proyecto y modificar sus cronogramas, si es necesario.

trabajo en finanzas

Entonces, ahora que conoce la cantidad requerida de horas de trabajo y otras herramientas necesarias para completar un proyecto, también puede estimar fácilmente el presupuesto del proyecto. Usando una herramienta de gestión de proyectos, los jefes de proyecto pueden calcular la ganancia a través de un proyecto de software específico.

Esto se puede hacer agregando el costo de las horas de mano de obra, las herramientas y otros costos fijos y recurrentes, junto con los ingresos que ha generado el proyecto. De hecho, si hay cambios en los costos, la línea de tiempo o los entregables, se pueden ver y rastrear fácilmente utilizando los informes en tiempo real y sus diversos filtros.

Generación de informes personalizados con métricas personalizadas

Si ha completado o está en medio de un sprint o de un proyecto completo, puede mantenerse al día fácilmente con el progreso más reciente mediante informes. Los informes le brindarán información en tiempo real sobre la disponibilidad de sus empleados, las finanzas del proyecto, los informes de vacantes, etc.

Los usuarios pueden personalizar estos informes usando diferentes métricas, como el tiempo programado, el tiempo rastreado, el costo estimado, las horas de capacidad, las posiciones, etc. Además de esto, los usuarios también pueden convertir estos informes en formatos visuales usando gráficos circulares, gráficos de barras y más.

Comprendamos el impacto del software de gestión de proyectos en las empresas de TI

Veamos un ejemplo de una empresa de TI líder y comprendamos el beneficio que obtuvo al implementar una herramienta de gestión de proyectos.

SovTech , una empresa de servicios de TI líder en Sudáfrica, implementó un software de gestión de proyectos y aumentó su rentabilidad general con una vista panorámica de las finanzas relacionadas con sus proyectos.

Cuando la organización comenzó a crecer y alcanzó una plantilla de 170 personas con 25 proyectos importantes bajo su paraguas, su gerente, Oliver, comenzó a enfrentar desafíos mientras administraba los procesos financieros de la empresa. En ese momento, la empresa estaba experimentando un crecimiento significativo con alrededor de 220 empleados trabajando en 40 proyectos.

Desafíos que enfrenta SovTech

Realizar cambios frecuentes en las hojas de cálculo a diario, semanalmente y mensualmente
Comenzaron a ocurrir frecuentes errores de cálculo y estimación, que tardaron horas en corregirse
Tomando actualizaciones periódicas manualmente en cada etapa de todos los asignados con respecto al progreso de la tarea, el tiempo estimado de finalización, la responsabilidad de la tarea y más.
No hay claridad sobre la disponibilidad de los empleados y las responsabilidades de sus tareas
Identificar y asignar tareas al profesional adecuado
Falta de generación de informes bajo demanda

Abordar todos estos desafíos con hojas de cálculo y seguimientos manuales estaba creando caos. Además, las finanzas de la empresa y la productividad de los empleados se vieron afectadas. Se volvió difícil para SovTech establecer y estimar el margen de beneficio real del proyecto y los costos gastados en sus operaciones y desarrollo. Incluso el uso de un rastreador de tiempo general no ayudó porque solo podía calcular el tiempo dedicado a una tarea, pero no sus revisiones, cambios o modificaciones adicionales.

Lectura sugerida: uso de software de gestión de proyectos en la industria de la construcción

Impacto después de implementar una herramienta de gestión de proyectos

A medida que las hojas de cálculo de SovTech comenzaron a alargarse y los procesos se volvieron más complicados, la empresa de TI decidió probar la herramienta de gestión de proyectos. La herramienta les ayudó a optimizar los procesos caóticos y otras cosas que incluyen:

Pronosticar y verificar la capacidad de tareas para cada empleado
Optimización y asignación de recursos de manera eficiente con una vista de 360 grados de los tableros
Supervisar el progreso de las tareas y los cambios de costos relacionados
Distribuir efectivamente la carga de trabajo entre los recursos humanos disponibles y calificados
Supervisar otros factores que podrían afectar las finanzas del proyecto
Seguimiento de cómo y dónde se gasta el presupuesto actual

Todo esto ayudó al gerente del proyecto, Oliver, a comprender que puede trabajar de manera más efectiva utilizando el software de gestión de proyectos de ingeniería de software. Le proporciona una vista de pájaro de todos los procesos y no necesita llevar seguimientos manuales de nadie.

“Para un Project Manager, mantenerse dentro del presupuesto y ahorrar tiempo es siempre la principal prioridad y, con una herramienta de gestión de proyectos, puede ver sus datos, sus recursos, lo planificado y lo real, realizar un seguimiento de las actividades y mucho más”. – Aditya Ghosh, Gerente de Producto

Conclusión

La creación de software es un proceso complejo e implica múltiples tareas y equipos que pueden resultar confusos y agotadores de gestionar para el director del proyecto. De hecho, esta confusión también puede resultar en entregas de proyectos retrasadas y sobrepresupuestación. Pero, la implementación de herramientas de administración de proyectos de ingeniería de software equipará a su administrador de proyectos para administrar, programar, asignar y realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Además, esto ayudará a los líderes de equipo a garantizar entregas oportunas y mantenerse dentro del presupuesto.