Guía visual para mejorar el desempeño organizacional

El objetivo de toda organización es alcanzar su máximo nivel de rendimiento de manera eficiente. Si tiene las herramientas y técnicas necesarias para identificar los problemas de rendimiento, aislar las causas principales, mejorar los procesos y proporcionar las intervenciones adecuadas para el rendimiento de los empleados, esto podría hacerse de manera rentable.

Ese es el objetivo de esta publicación al tratar de presentarle varias técnicas visuales que se pueden usar para mejorar el desempeño organizacional.

Herramientas de resolución de problemas

Resolver problemas en un entorno corporativo lleva más tiempo que en cualquier otra situación. Desde encontrar el problema hasta implementar la solución y monitorear el resultado, es posible que necesite un enfoque sistemático. Las siguientes técnicas visuales le ayudarán a simplificar este proceso de bobinado.

Diagramas de interrelación

Qué es

Un diagrama de interrelación visualiza las relaciones de causa y efecto que existen dentro de un conjunto de problemas. Si está tratando de descubrir la relación causal detrás de un problema, esta herramienta podría ayudarlo.

Cómo hacerlo

Paso 1: El primer paso es identificar el problema que está ralentizando el progreso de su organización, procesos, etc. El problema debe aparecer en la parte superior del diagrama; para resaltarlo puedes mostrarlo en otro color o en un tamaño más grande.

Paso 2: Haga una lluvia de ideas sobre las razones que cree que podrían estar causando el problema que identificó anteriormente.

Paso 3: Analice las causas que identificó y descubra la relación de causa y efecto entre ellas. Vincula causas y efectos con flechas. Si la influencia que tiene la causa sobre el efecto es más fuerte, resáltala oscureciendo la flecha. Y si la relación es más débil, puede representarla con una línea de puntos.

Paso 4: Lo siguiente es analizar cuáles son las causas fundamentales. Si una causa en particular tiene múltiples flechas que apuntan desde ella, entonces puede considerarla como una razón clave para su problema. Y si hay un elemento que tiene muchas flechas apuntando hacia él, entonces es un resultado clave. Una vez que conozca estos detalles, será mucho más fácil encontrar una solución.

Análisis de raíz de la causa

Qué es

El análisis de causa raíz es otra herramienta que se utiliza para identificar la causa raíz de un problema. Le ayuda a llegar al fondo de un problema y encontrar soluciones permanentes.

Cómo hacerlo

Hay una serie de herramientas disponibles para realizar un análisis de causa raíz y son

5 porqués

El análisis de los 5 porqués es bastante fácil de hacer. Una vez que defina su problema, pregunte a su equipo por qué ocurre. Pídeles que den razones. Pregunte por qué cuatro veces más mientras profundiza y analiza la causa. Puede usar una plantilla de diagrama de 5 por qué como la siguiente para registrar la información para una referencia rápida.

Diagrama de espina de pescado (diagrama de Ishikawa/diagrama de causas y efectos)

Consulte nuestra Guía definitiva de diagramas de espina de pescado para aprender todo lo que necesita saber sobre el tipo de diagrama. Una vez que esté listo, puede usar una plantilla de diagrama de espina de pescado como la que se muestra a continuación para llevar a cabo su análisis de causa raíz.

Diagramas de afinidad

Qué es

Un diagrama de afinidad es una técnica de lluvia de ideas que se utiliza para organizar una gran cantidad de información/datos agrupando ideas similares o relacionadas bajo un tema. Y es una excelente manera de explorar un problema en colaboración con un equipo.

Cómo hacerlo

Paso 1: Defina el problema para el que necesita encontrar una solución. Si tiene una declaración clara del problema (es decir, cómo podemos acelerar nuestros proyectos), sería más fácil para su equipo sugerir ideas.

Paso 2: Haga que su equipo piense y proponga ideas para resolver el problema. Pueden presentar sus propias ideas o hablar entre ellos y presentar ideas en grupo.

Paso 3: Categorice o agrupe sus ideas para facilitar el análisis. Puede usar un diagrama de interrelación, un diagrama de espina de pescado o el análisis de los 5 porqués para encontrar las causas fundamentales del problema que está analizando aquí.

Herramientas de mejora de procesos

Cuando se trata de reducciones de costos, mejoras en el servicio, aumento de la productividad y mejoras en la calidad, la mejora de los procesos es la clave. Las siguientes herramientas visuales que estamos a punto de ver lo ayudarán con sus proyectos de mejora de procesos.

diagramas de tortugas

Qué es

Los diagramas de tortugas son una herramienta de calidad que visualiza los elementos de un proceso, como quién está involucrado, entradas, salidas, recursos, etc. Ayuda a comprender el proceso desde una perspectiva tanto gerencial como laboral.

Cómo hacerlo

Aquí se explica cómo completar cada casilla del diagrama de tortuga.

Insumos – Aquí debe mencionar todos los insumos o recursos como documentos, información, material que necesitará para llevar a cabo el proceso.

Salidas : ¿cuáles son los resultados finales de su proceso? Esto podría incluir el producto final, los documentos y los registros.

Quién está involucrado : en esta sección, debe mencionar a los propietarios del proceso y los recursos humanos necesarios para completar el proceso.

Con qué : aquí debe enumerar los recursos no humanos necesarios para llevar a cabo el proceso

Proceso/Cómo se hace : aquí es donde agrega referencias a documentos que le indican a las personas cómo llevar a cabo cada paso.

Medidas : mencione los indicadores de desempeño que lo ayudarán a determinar si el proceso es un éxito o un fracaso.

Para obtener una lista completa de las técnicas de mejora de procesos que cubre las herramientas Lean y Six Sigma, consulte nuestra Guía fácil de metodologías de mejora de procesos .

Herramientas de planificación estratégica

La planificación estratégica es su mejor apuesta para obtener una ventaja competitiva y un mejor desempeño organizacional. Las siguientes herramientas de planificación estratégica adoptan un enfoque visual y ayudan a formar e implementar estrategias de manera efectiva.

Planificación de escenarios

Qué es

La planificación de escenarios es una herramienta que puede usar para hacer suposiciones sobre el futuro y cómo cambiará su entorno organizacional en consecuencia. Básicamente, con la planificación de escenarios, puede imaginar diferentes realidades que su negocio puede enfrentar en el futuro. Esto te ayudará a generar respuestas para enfrentar con éxito cada realidad alternativa.

Cómo hacerlo

Para obtener una guía detallada sobre cómo llevar a cabo un ejercicio de planificación de escenarios, consulte este artículo.

Paso 1: Identifique las fuerzas impulsoras de su negocio, como los cambios en la economía, la tecnología, etc. Tenga en cuenta los cambios internos que también pueden tener un impacto en su empresa. Tenga en cuenta todos los impulsores, incluidos aquellos que cree que podrían afectar el crecimiento de su empresa, y enumérelos.

Paso 2: ¿Qué incertidumbres tienen el mayor impacto en su empresa? Elija dos incertidumbres que crea que tendrán el impacto más grave en su empresa.

Paso 3: Forme una matriz con las 2 incertidumbres como eje y los impulsores del negocio. Con la matriz, puede pensar en cuatro escenarios plausibles que lo ayudarán a tomar decisiones sobre el futuro de su negocio.

Paso 4: Finalmente, usted y su equipo pueden discutir cómo deben responder a cada uno de estos escenarios.

Análisis SOAR

Qué es

SOAR significa Fortalezas, Oportunidades, Aspiraciones y Resultados. Es un marco de planificación estratégica que ayuda a una organización a centrarse en lo que está haciendo bien, lo que debe mejorarse y lo que más interesa a las partes interesadas.

Cómo hacerlo

Paso 1: cuando elija a su equipo para la sesión de lluvia de ideas, asegúrese de que provenga de diferentes departamentos y tenga diferentes habilidades y experiencia, de modo que pueda considerar una variedad de perspectivas.

Paso 2: Cree un cuestionario o una guía para consultar cuando pregunte a los participantes durante la sesión.

Paso 3: Trate junto con el equipo de averiguar las condiciones positivas que contribuyeron al éxito de su empresa en el pasado. Identificar aspiraciones y resultados deseados para un futuro exitoso.

Paso 4: Identifique áreas de oportunidad y escriba declaraciones de objetivos para cada una. Además, determine las medidas que ayudarán a rastrear el éxito de la organización.

Análisis PESTLE

Qué es

El análisis PESTLE ayuda a identificar y analizar los factores externos clave o las fuerzas macro que afectan a una organización. Durante un análisis PESTLE, debe examinar e identificar cambios en cada una de las siguientes áreas.

Factores políticos

El impacto que tiene el gobierno o las políticas gubernamentales en su empresa o industria.

Factores económicos

¿Cómo pueden afectar la economía y su desempeño a su organización o su industria? Los detalles que puede necesitar mirar incluyen tasas de empleo, costos de materias primas, tasas de interés, etc.

Factores sociales

Examinar los factores sociales lo ayuda a comprender mejor las necesidades y los deseos de sus clientes. Por ejemplo, cambios de actitud, cambios culturales, niveles educativos, etc.

Factores tecnológicos

¿Cómo impactaría el avance tecnológico en el crecimiento de su empresa y de la industria?

Factores Legales

Debe conocer los territorios legales en los que opera. Y estar atento a cualquier cambio en la legislación y cómo afectaría sus operaciones comerciales.

Factores medioambientales

En esta sección, debe enumerar cómo los cambios en el medio ambiente, como el cambio climático, la contaminación, etc., afectarían el crecimiento de su empresa.

Para obtener más herramientas de planificación estratégica de marketing, consulte nuestra Lista definitiva de herramientas de planificación de estrategias de marketing.

Herramientas de mejora del desempeño de los empleados

Una organización puede avanzar solo si está respaldada por un sólido equipo de empleados que se desempeñen bien. Aquí hay algunas herramientas que puede usar para desarrollar su equipo y asesorar y entrenar a sus empleados para ayudarlos a mejorar su productividad y rendimiento.

Modelo de 9 cajas

Qué es

El modelo de 9 cajas es una gran herramienta para la planificación y el desarrollo de la sucesión. La idea detrás de la matriz es que al averiguar cómo encajan todos los empleados en la cuadrícula, la empresa puede comprender a dónde pertenece cada empleado y cómo debe posicionarse durante los cambios organizacionales que ocurrirán en el futuro.

El eje X de la cuadrícula rastrea el desempeño general actual y el eje Y ilustra el potencial de los empleados.

Cómo usarlo

Paso 1: Comience por establecer los criterios y estándares para cada casilla. Si tiene estos aclarados, es más fácil categorizar a cada empleado

Paso 2: Colocar a cada empleado en su respectivo casillero. Para ayudarte con el ejercicio, ten a la mano los perfiles de tus empleados.

Paso 3: Reúnase y planifique la progresión de su empleado a intervalos regulares. Le ayudará a ver cómo se han desarrollado y qué acciones debe tomar para hacer crecer aún más su equipo.

Modelo CRECER

Qué es

El modelo GROW es una herramienta útil para estructurar las sesiones de orientación o tutoría de sus empleados. Ayuda a una persona a aclarar lo que quiere lograr y cómo lo logrará.

Cómo usarlo

Paso 1: (Objetivo) El primer paso es definir el objetivo que desea lograr al final de la sesión de coaching. Los objetivos aquí podrían ser objetivos, resultados de desempeño, etc. Al establecer objetivos, es importante adherirse a los criterios SMART.

Paso 2: (Realidad) El siguiente paso es analizar y tener una idea sobre el estado actual en el que se encuentra el aprendiz. El entrenador puede ayudar a su cliente a hacer una autoevaluación con un análisis FODA personal e identificar sus fortalezas y debilidades también. como amenazas y oportunidades. Al final de este paso, se deben enumerar los obstáculos.

Paso 3: (Opciones) ¿Cuáles son las soluciones disponibles para superar los obstáculos que ha identificado anteriormente? Haga una lluvia de ideas sobre todas las posibilidades con el alumno.

Paso 4: (Voluntad) En este paso, se selecciona una de las soluciones y se esboza un plan de acción. La responsabilidad del entrenador de ahora en adelante es motivar a su cliente a seguir el plan hasta lograr la meta.

¿Qué técnicas utiliza para mejorar el desempeño organizacional?

En esta guía, hemos adoptado un enfoque diferente, uno visual, para mejorar el rendimiento de la organización y esperamos que le ayude a aumentar la eficacia de su organización y la productividad de los empleados.

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