10 formas ineficientes en que las empresas administran su inventario (y cómo evitarlas)

A primera vista, es difícil ver exactamente cómo la gestión de inventario contribuye al éxito de una empresa.

Claro, es importante, pero ¿realmente tiene un efecto tan significativo en su resultado final?

Aquí hay un ejemplo concreto de cómo la buena (o mala) gestión del inventario impacta directamente en los ingresos.

Según un estudio de 2019 , el 34 % de las empresas realizan envíos tarde porque venden productos que en realidad no tienen.

No hay nada más frustrante para un cliente que un escenario de falta de existencias y nada más perjudicial para la lealtad del cliente y el valor de por vida.

Además, el 46 por ciento de los almacenes citan el error humano como el mayor problema en la gestión de su producto disponible.

Estamos en 2022 y la tecnología es más accesible y poderosa que nunca. Aún así, muchas organizaciones están cometiendo errores básicos que innecesariamente comprometen sus recursos.

Por el contrario, ser consciente y comprender estos errores, junto con la voluntad de rectificarlos antes de que se conviertan en problemas graves, puede cambiar y ayudar al resultado.

En esta publicación, hablaremos sobre algunas formas altamente ineficientes en que las empresas manejan su inventario y cómo solucionarlas (y evitarlas).

¿Por qué es importante la eficiencia de la gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario eficiente le permite estimar correctamente cuánto inventario necesita en función de su actividad de ventas.

De esta manera, puede tomar pedidos con confianza, limitando los desabastecimientos, los excesos de existencias y los registros inexactos.

Además, la gestión adecuada del inventario le permite cumplir con los pedidos entrantes o abiertos a tiempo y, como un feliz subproducto, aumenta las ganancias.

Los siguientes son algunos beneficios más de la gestión eficiente del inventario.

Una buena gestión de inventario ahorra dinero

Comprender sus niveles de existencias le permite determinar cuánto tiene (y dónde lo está almacenando). De esta manera, puede mantener suficiente stock para cumplir con los pedidos sin gastar dinero en exceso de producto.

Además de ahorrar dinero en su propio inventario, los ahorros reales de los buenos procesos de gestión de inventario provienen del ahorro en la nómina.

Cuando utiliza un IMS como SkuVault para automatizar tareas redundantes, puede eliminar el movimiento y la pérdida de tiempo de su equipo.

Cuando su logística funciona sin problemas, su flujo de caja aumenta

La gestión adecuada de su inventario le permite comprar inventario que se vende rápidamente, lo que mejora el movimiento de dinero dentro y fuera de su negocio.

La eficiencia del inventario está directamente relacionada con la satisfacción del cliente

La satisfacción del cliente es esencial para administrar un negocio próspero. Según un estudio de Salesforce , el 81 % de los clientes satisfechos dicen que es más probable que interactúen con su empresa en el futuro después de una experiencia de cliente positiva.

Una de las mejores y más simples estrategias para que los clientes regresen es asegurarse de que reciban sus pedidos a tiempo.

Lo sé, no es exactamente una idea radical. Pero cuando escala una gran operación de comercio electrónico con docenas de partes móviles, es mucho más fácil decirlo que hacerlo.

Mantenerse al tanto de cómo administra su inventario contribuye en gran medida a mejorar la eficiencia general de su negocio, lo que se relaciona muy bien con nuestro siguiente punto.

¿Cómo beneficia la eficiencia a su negocio?

Hay toneladas de beneficios para la eficiencia empresarial. Por ejemplo, la eficiencia en su negocio:

• Mejore su productividad mientras mejora las tareas administrativas que requieren mucha mano de obra.
• Minimice sus costos operativos, permitiéndole tener más efectivo de reserva para otras necesidades críticas del negocio.
• Le permite cumplir con pedidos más grandes, lo que significa más ingresos y mejores ganancias.
• Le permite cumplir con los pedidos de los clientes rápidamente sin contratar personal temporal ni comprar más equipos para satisfacer la demanda.
• Brindarle una mejor oportunidad para escalar su negocio y aventurarse en nuevos mercados.
• Fomente la competencia sana mientras otras empresas intentan competir con usted.

Prácticas ineficientes de gestión de inventario

Ahora que sabe por qué es crucial tener un buen sistema de administración de inventario, repasemos 11 errores que cometen las empresas al administrar su inventario y cómo evitarlos.

Falta de planificación adecuada

Hay más en la gestión de inventario que comprobar cuánto stock le queda. También debe administrar su cadena de suministro, abastecimiento, almacenamiento, entrada y logística inversa (devoluciones).

La gestión de inventario es un proceso interrelacionado que implica varias partes y piezas que deben moverse juntas sin problemas.

Si una parte falla, todo el proceso se desmorona. La falta de una estrategia sólida de gestión de inventario puede resultar en pérdidas de ventas, demoras innecesarias y existencias dañadas, especialmente en negocios de temporada.

Por ejemplo, una tienda de regalos que no ordena la mercancía por adelantado para la temporada navideña puede encontrarse sin artículos esenciales durante un período crucial de ventas.

Otro error de planificación es no eliminar los productos más antiguos o de lento movimiento para crear espacio para la nueva mercancía.

(Para obtener más información sobre el tema de la segmentación de sus SKU, consulte nuestra guía detallada sobre Análisis de inventario ABC ).

Como arreglarlo

Desarrolle una sólida estrategia de gestión de inventario que funcione para su empresa e invierta en una plataforma de software que le ayude a gestionarla y a eliminar los errores humanos. Cuando esté listo, consulte nuestras guías sobre el tema a continuación:

• 10 prácticas efectivas de gestión de inventario para comercio electrónico
• Las 8 mejores estrategias eficientes de gestión de inventario para reducir costos
• Las 15 mejores técnicas y mejores prácticas para la gestión de inventario de comercio electrónico

Falta de comunicación y mala coordinación

La gestión adecuada del inventario debe ser una responsabilidad colectiva. Una máquina logística bien engrasada es un organismo verdaderamente simbiótico. Si una pieza falla, toda la base de su negocio está sujeta al efecto látigo .

Debe coordinarse entre proveedores, gerentes de almacén, vendedores, transportistas y casi todos los que manejan el inventario en su organización.

La buena comunicación entre todas las partes es absolutamente esencial para que esto funcione.

Aún así, muchos equipos de gestión de inventario están plagados de problemas de comunicación y mala coordinación causados ​​por vendedores y proveedores.

Como arreglarlo

Trabajar con proveedores y vendedores confiables. Examine a todos en la cadena de suministro para evitar conflictos de gestión de inventario en el futuro. Puede, por ejemplo, investigar los antecedentes de un proveedor o proveedor para ver si encajan bien o incluso pedir referencias.

Luego, mapee visualmente su canal de logística, desde sus proveedores hasta sus usuarios finales. Este diagrama lo ayudará a reconocer cualquier cuello de botella que esté afectando su negocio.

Falla al monitorear el inventario

Otro error que cometen las empresas con la gestión de su inventario es no controlar los niveles de existencias.

Como propietario de un negocio, espera que todas las partes interesadas en sus operaciones de inventario hagan su parte para garantizar niveles de existencias sostenibles.

Aún así, eso no garantiza que no ocurrirán problemas. Y cuando lo hacen, es posible que no tenga tiempo para salvar la situación antes de que empeore.

Como arreglarlo

Implemente un proceso confiable de seguimiento y monitoreo de inventario. De esta forma, detectas y resuelves cualquier proceso con prontitud.

Invertir en un software de gestión de inventario es la mejor manera de realizar un seguimiento y controlar sus niveles de existencias.

No confíes en hojas de cálculo o gráficos en papel para esto. ¿Recuerdas la estadística anterior sobre el error humano?

Una buena solución garantizará que siempre tenga una visión completa de su inventario, desde el momento en que llega la mercancía hasta el punto de venta.

Pronóstico inexacto

La capacidad de ejecutar operaciones eficientes de gestión de inventario también depende de qué tan bien pueda pronosticar las tendencias de su inventario.

El uso de datos y pronósticos inexactos hace que su plan sea ineficaz.

Quedémonos con el ejemplo de la tienda de regalos. El negocio sabe que la temporada navideña es la temporada alta. Pero esta información no ayuda al taller a determinar cuánto producto necesitará pedir para satisfacer la demanda.

A la inversa, si la tienda tiene datos históricos basados ​​en las ventas navideñas anteriores, puede hacer una estimación inteligente de cuánto inventario será suficiente para la temporada.

Como arreglarlo

Invierta en una solución confiable de análisis y datos que lo ayude a recopilar información precisa para un pronóstico preciso.

Por ejemplo, el informe de reabastecimiento de SkuVault genera una vista detallada de los niveles de inventario en una amplia variedad de dimensiones. Ya sea que esté vendiendo en línea o fuera de línea, su historial de ventas de cada canal se canaliza en un solo informe.

No hornear en margen por errores o contratiempos imprevistos

Todos tenemos ese amigo. Introducen un destino en su GPS y comienzan su viaje para llegar justo cuando comienza una cita, sin dejar tiempo para el tráfico, los accidentes o los bloqueos de carreteras.

Por supuesto, sabemos que la vida rara vez funciona de esa manera. Incluso con los mejores planes, las cosas salen mal (y las cosas salen mal con bastante frecuencia en el mundo de la gestión de inventario).

Los accidentes, los desastres naturales y las condiciones climáticas severas pueden interrumpir sus operaciones de inventario.

Todo lo que tienes que hacer es encender las noticias para ver un ejemplo de la vida real. La escasez de semiconductores que comenzó alrededor de los bloqueos de COVID-19 todavía tiene efectos sísmicos en el mercado.

Peor aún, no puede predecir estas interrupciones, incluso con las soluciones de pronóstico y análisis más avanzadas.

Como arreglarlo

Su mejor defensa contra elementos imprevistos e incontrolables es implementar medidas de precaución adicionales y margen en todos sus procesos.

Esto puede significar un seguro contra desastres naturales, productos adicionales para redundancias o múltiples fabricantes y proveedores que pueden actuar como redundancias en caso de una falla logística.

No mantenerse al tanto de los controles de inventario

Pocas empresas revisan su inventario todos los días. Las verificaciones de inventario aleatorias o poco frecuentes pueden provocar pérdidas sustanciales de ganancias si está administrando una organización grande con una gran cantidad de mercancías.

Sin embargo, no tiene por qué ser así.

Como arreglarlo

Programe auditorías de inventario frecuentes para minimizar las pérdidas y aumentar la eficiencia en sus operaciones. El inventario regular le permite identificar una discrepancia antes de que se salga de control.

Además de reducir las pérdidas, las comprobaciones periódicas del inventario aumentan la visibilidad y la claridad de los niveles de existencias.

Las auditorías de inventario tienen mala reputación, pero no tienen por qué convertirse en pesadillas. Consulte nuestra guía sobre auditoría de inventario para profundizar más.

Confiar en la recopilación manual de datos

No hay una manera fácil de decir esto: está perdiendo dinero si todavía usa hojas de cálculo de Excel o lápiz y papel para realizar un seguimiento del inventario.

La documentación manual requiere mucha mano de obra, es lenta e increíblemente propensa a errores. Además de eso, desperdicia los recursos de su organización y evita que su personal se concentre en otras áreas que pueden ayudar a hacer crecer su negocio.

Sin mencionar que reconciliar los datos de inventario en un solo repositorio es una molestia y requiere mucho trabajo manual, trabajo que probablemente no quiera perder el tiempo haciendo (o pagando).

Como arreglarlo

La automatización y la tecnología son tus amigos aquí.

Puede ahorrar cantidades significativas de dinero invirtiendo en un software de administración de inventario basado en la nube que automatiza el escaneo de códigos de barras, las cantidades de inventario y la información de ventas.

Puntos únicos de falla y silos de conocimiento

La mayoría de las organizaciones que utilizan la automatización para administrar su inventario enfrentan un problema común: la falta de conocimiento sobre cómo aprovechar realmente esas herramientas de automatización.

Esto se traduce en pedidos retrasados ​​y envíos tardíos cuando solo una o dos personas saben cómo operar el sistema.

En la teoría de sistemas, esto se denomina "punto único de falla". En otras palabras, si uno de esos empleados se va, todo el conocimiento se va con él.

Te quedarás recogiendo las piezas y apresurándote para que los pedidos salgan a tiempo. Lo que, por supuesto, afecta directamente los ingresos, la adquisición de clientes y el valor de por vida.

Según una encuesta , es menos probable que el 69 % de los clientes le compren en el futuro si retrasa su pedido dos días antes de la fecha de entrega prometida.

Y si cree que reemplazar a estos clientes es fácil, es posible que desee saber que el costo de adquirir un nuevo cliente es 25 veces mayor que retener uno existente .

Como arreglarlo

Capacite a todo su equipo en sus procesos de gestión de inventario desde el principio y con frecuencia. Y hágase un favor: elija una solución con una curva de aprendizaje fácil.

Procedimientos de almacén ineficientes

La gestión de inventario es una de esas disciplinas que es a la vez cerebral y física. Mucha planificación se dedica a la gestión adecuada del inventario y, sin embargo, la goma realmente sale a la calle en el piso del almacén.

No es raro encontrar gerentes de almacén que no saben cómo administrar el inventario de manera eficiente.

Esto puede manifestarse en un diseño de almacén ineficiente, procedimientos de recolección y empaque poco prácticos o condiciones de trabajo inseguras.

Como arreglarlo

Esfuércese por realizar mejoras pequeñas e incrementales en la eficiencia de su almacén. Por ejemplo, puede identificar mercancías de rápido movimiento y colocarlas cerca del área de envío.

Además, puede almacenar productos de alto valor en áreas de almacenamiento de alta visibilidad en su almacén para reducir el robo.

Sabemos que cada segundo cuenta en el almacén. Es por eso que hemos creado rutas de selección inteligentes en SkuVault que muestran a los trabajadores del almacén la forma más eficiente de seleccionar el producto (y exactamente dónde encontrarlo).

Sobreabastecer su almacén

Cuanta más mercancía tengas, más espacio necesitarás. Esto podría no ser bueno para el negocio, especialmente si su almacén está alquilado (o si tiene productos perecederos).

Además, cuesta más realizar auditorías y controles de inventario integrales cuando tiene un inventario grande, lo que podría obligarlo a contratar personal de apoyo para trabajar en su almacén.

Además, con el exceso de stock corres el riesgo de quedarte con stock muerto, bien porque no puedas venderlo bien porque se estropee (en el caso de algunos consumibles).

¿Recuerdas los fidget spinners? Esa tendencia murió tan rápido como llegó y, sin duda, dejó a varias empresas de comercio electrónico ambiciosas cargadas con un inventario imposible de vender.

Finalmente, cuando tiene un exceso de inventario, está inmovilizando capital, lo que puede comprometer sus decisiones comerciales, especialmente si trabaja con presupuestos ajustados o márgenes pequeños.

Como arreglarlo

Si bien tener suficiente inventario es esencial para crear una experiencia positiva para el cliente, decida si tiene sentido llevar un exceso de mercancía. Si no es así, determine qué es "demasiado" o "demasiado poco" y encuentre un equilibrio.

Para determinar las cantidades ideales de su inventario, comience por consultar nuestra guía sobre cómo calcular la fórmula del inventario promedio .

Luego, puede leer esta publicación sobre el valor de la reducción inteligente de inventario.

La línea de fondo

Una buena gestión de inventario involucra una amplia gama de disciplinas interconectadas e impacta directamente en los ingresos y la satisfacción del cliente.

Tratar de administrar el inventario con procesos manuales es una receta para desperdiciar dinero y clientes insatisfechos.

Aprovechar un sistema de administración de inventario (IMS) como SkuVault para ayudarlo a administrar su inventario lo ayudará a:

• Supervise y consolide las métricas de inventario y ventas en todos los canales
• Previsión de tendencias de pedidos
• Genere listas de selección sin papel que mejoren el tráfico del almacén y eliminen el desperdicio

Pero lo más importante, SkuVault, junto con una buena estrategia de gestión de inventario, lo ayudará a evitar los errores destacados en esta publicación.

SkuVault lo ayuda a trabajar en su negocio en lugar de en su negocio. Nos encantaría mostrarle cómo subir de nivel a comercio electrónico o negocio basado en inventario: haga clic en el botón de esta página para programar una demostración en vivo.