¿Cuál es el papel de los sistemas de información en la gestión de recursos humanos?

Los sistemas de información de recursos humanos son una herramienta eficaz utilizada por la gran mayoría de las organizaciones modernas. En la era de la tecnología moderna, es difícil imaginar la gestión de recursos humanos sin soporte de TI. El grado en que estos sistemas se adaptan a una organización depende de su tamaño, la complejidad de sus procesos, su enfoque en el uso de herramientas modernas y sus recursos y capital. La implementación de sistemas informáticos o la modernización de los existentes requiere no solo desembolsos financieros, sino también cambios organizacionales, de personal y mental, así como el conocimiento del programa. Por lo tanto, antes de decidir implementar dicho software, analice y prepárese para los cambios necesarios.

Sistemas de información en la gestión de recursos humanos – índice:

1. Elementos de los sistemas de información
2. Usabilidad de los sistemas de información en HRM
3. Beneficios de usar sistemas de información
4. Resumen

Elementos de los sistemas de información

Un sistema de información es una parte de la tecnología de la información (TI) que utiliza herramientas informáticas. Para que un sistema se denomine TI, debe constar de hardware, software, telecomunicaciones y empleados.

El hardware es un conjunto de equipos técnicos que permiten la transmisión, recepción y procesamiento de información. El hardware consta de equipos tales como dispositivos de entrada (teclado, lectores, mouse), dispositivos de salida (monitores, impresoras, escáneres), procesadores y memoria. Debido al rápido desarrollo de las soluciones de TI modernas, el hardware cambia constantemente y se vuelve obsoleto muy rápidamente. El hardware más conveniente y popular utilizado en la gestión de personal es una computadora personal (laptop) y un teléfono inteligente.

El software es una colección de programas, instrucciones, interfaces implementadas y datos integrados que permiten el procesamiento de datos para el propósito especificado por el usuario. Usando el software, se construyen herramientas básicas como varias bases de datos, que funcionan como colecciones de datos interrelacionados. La base de datos de empleados incluye toda la información sobre los empleados, la base de datos modelo permite la simulación de las consecuencias de las decisiones y la evaluación de los empleados. La base de conocimiento, a su vez, permite la gestión del conocimiento, el estudio del comportamiento de los empleados y la implementación de programas de capacitación.

Las telecomunicaciones implican conectar el trabajo de varias computadoras y terminales. Las computadoras se pueden conectar a nivel regional, nacional o global. Tal solución le permite crear organizaciones virtuales y la implementación del trabajo remoto. Las telecomunicaciones funcionan a partir de redes telefónicas, de fibra óptica, pero también inalámbricas e incluso satelitales.

Los empleados son el elemento más importante y valioso del sistema de información. El personal que opera el sistema consiste en programadores, arquitectos, administradores y usuarios. Para que el sistema funcione de manera efectiva, es necesario capacitar e introducir a los empleados en nuevas tareas. Las pequeñas empresas suelen utilizar soporte técnico externo. Los más grandes emplean especialistas en TI para supervisar el funcionamiento y la modernización continua del sistema.

Usabilidad de los sistemas de información en HRM

Antes de decidir utilizar un sistema de información, realice un análisis de la organización y, en particular, de las necesidades de los empleados responsables de la política de GRH. Responda a la pregunta de si y en qué medida el sistema facilitará su trabajo y si las actividades implementadas serán más efectivas. También será de gran ayuda para realizar un cálculo económico para una situación concreta. Vale la pena recordar que la utilidad de los sistemas de información depende del papel y el lugar del departamento de gestión de recursos humanos en la estructura de la empresa.

Beneficios de usar sistemas de información

Los sistemas de información de recursos humanos disponibles en el mercado difieren en lo que respecta a la funcionalidad. Sin embargo, son sus características únicas las que influyen en su implementación y uso. La implementación adecuada de HRIS tiene varios beneficios medibles, tales como

• Ahorros. El retorno de la inversión es a largo plazo, pero después de un tiempo los resultados financieros de la implementación del sistema son visibles. El sistema centralizado permite integrar procesos menores en uno solo, lo que conduce a un aumento significativo en la eficiencia laboral. El módulo de desarrollo profesional reduce los costes logísticos asociados a la organización de la formación.
• Comunicación mejorada . La base de datos centralizada reduce el llamado "ruido de comunicación" al proporcionar un conjunto de información invariable para todos los empleados de la organización. Reducir los errores causados ​​por trabajar con datos incorrectos también reduce los costos y elimina las decisiones equivocadas.
• Analizando y reportando. Las funciones de compilación, clasificación e interpretación permiten analizar los datos de manera simple y rápida, y la información obtenida no está sujeta a errores. El acceso rápido a los informes permite a los gerentes tomar decisiones de personal más precisas.
• Productividad incrementada. Las funciones del sistema agilizan el trabajo relacionado con, por ejemplo, el seguimiento de las tarjetas de tiempo o el análisis de la retención y rotación de empleados. Los sistemas de información avanzados automatizan las tareas más tediosas.

Sistemas de información – resumen

La información para la gestión de recursos humanos, que se procesa en el sistema de información, es especialmente importante. Gracias a esta base de conocimientos específicos, es posible gestionar eficazmente el personal a través de una adecuada planificación, organización, dirección y control.

La información sobre la organización y su entorno determina la toma de decisiones de personal correctas. El creciente número de problemas de gestión de recursos humanos en los últimos tiempos hace que la implementación de un sistema de gestión de TI sea una de las condiciones clave para el éxito en esta área. El uso adecuado del sistema puede ser uno de los factores más importantes que conducen a la ventaja competitiva de una empresa.

Lea también: Tipos de software HRIS.

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Autora: Nicole Mankin

Gerente de recursos humanos con una excelente capacidad para crear una atmósfera positiva y crear un entorno valioso para los empleados. Le encanta ver el potencial de las personas con talento y movilizarlas para que se desarrollen.

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