¿Qué es la contabilidad de inventario y por qué integrar el software de contabilidad con el software de inventario?

Resumen: Las empresas líderes en la industria garantizan que sus diversas funciones comerciales interactúen entre sí para un funcionamiento fluido. Tener sistemas independientes de gestión de inventario y contabilidad no es suficiente. Las empresas deben asegurarse de que las dos funciones estén integradas para garantizar que puedan optimizar su inventario, reducir costos y obtener todos los beneficios de la integración.

El software de contabilidad y el software de gestión de inventario son esenciales para que todas las empresas aumenten la productividad y optimicen las diferentes operaciones. Mientras que el software de gestión de inventario está destinado a mantener los niveles de inventario bajo control, el software de contabilidad define el estado financiero de su empresa.

El software de inventario proporciona visibilidad de lo que hay en su almacén y dónde se almacena su producto. Este software, sin embargo, no puede garantizar que el valor de los activos de inventario en sus informes financieros se corresponda con lo que hay en stock. Solo con la integración del software de inventario y el software de contabilidad, este proceso debe automatizarse sin necesidad de intervención manual y conciliación.

El software de gestión de inventario en línea y el software de contabilidad son dos de los sistemas más importantes que se pueden integrar. Una empresa puede optimizar de manera eficiente el flujo de información mediante la integración de software de contabilidad y software de gestión de inventario. Las empresas pueden beneficiarse aún más de pronósticos precisos y reconciliación de datos.

Mientras hablamos de la integración del software de contabilidad y el software de inventario , la discusión sobre la contabilidad de inventario se vuelve crítica.

¿Qué es la contabilidad de inventario?

La contabilidad de inventario es un área de la contabilidad relacionada con la valoración y el registro de cambios en los activos inventariados. El inventario de una empresa se puede representar en aproximadamente tres etapas de producción: materias primas, trabajos en curso y productos terminados que están disponibles para la venta. La contabilidad de inventario asigna valor a todos los artículos en estas tres etapas de inventario y además los registra como activos de la empresa.

Los artículos de inventario dentro de las tres etapas de producción pueden cambiar de valor en función de dónde se encuentran actualmente en el proceso. Una contabilidad de inventario precisa realiza un seguimiento del cambio en el valor y ajusta correctamente el valor del activo y el costo asociado con los bienes del inventario.

¿Cómo funciona la contabilidad de inventario?

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) exigen que las empresas sigan un estándar al realizar la Contabilidad de inventario. Esto se hace para garantizar que las empresas no sobrestimen las ganancias al infravalorar su inventario. Las ganancias se calculan mediante una fórmula simple: ganancia = costo de ingresos. Los ingresos se generan vendiendo el inventario.

Si el valor del inventario es bajo, la ganancia asociada con el producto sería alta. Esto llevaría a la empresa a asumir ganancias superiores a las que obtuvo. La contabilidad de inventario también evita que las empresas inflen su valor al sobrevaluar sus activos. El inventario es un activo y el inventario sobrevaluado significaría que la empresa muestra un valor de activo inflado.

Los siguientes pasos se incluyen con frecuencia en el proceso de contabilidad de inventario:

1. Creación de un sistema de control de inventario
2. Garantizar los controles de inventario físico
3. Compra y recepción de productos para reventa.
4. Registro de transacciones de venta.
5. Llevar a cabo una inspección minuciosa del inventario físico para corroborar los números
6. Actualización del saldo de inventario del libro mayor.

Beneficios de la contabilidad de inventario

La contabilidad de inventario se ha convertido en una práctica común para las empresas de todo el mundo. Los datos precisos obtenidos de la contabilidad de inventario representan claramente la situación financiera actual de la empresa. Sin embargo, esta no es la única ventaja de la contabilidad de inventario, ya que las empresas pueden beneficiarse enormemente de esta práctica.

Esto puede ayudar a las empresas a identificar las áreas en las que pueden reducir costos y aumentar los márgenes de beneficio. Esto es evidente en los negocios de fabricación que requieren mucho tiempo y dinero, principalmente en tecnología, productos farmacéuticos y maquinaria. Las empresas pueden evaluar el valor de los productos en las distintas etapas para identificar la etapa en la que la empresa puede reducir los costos manteniendo el mismo valor. Además, la integración del software de contabilidad y el software de inventario es un aspecto crucial de la contabilidad de inventario.

¿Por qué integrar su software de contabilidad con el software de gestión de inventario?

Las empresas ya cuentan con un sistema de gestión de inventario y un software de contabilidad. Aunque estos dos sistemas tienen mucha información que vale la pena intercambiar, por lo general no están configurados para comunicarse entre sí.

La gestión eficaz del inventario requiere la interacción con diferentes áreas del negocio. Aunque el software de gestión de inventario puede monitorear el stock de inventario físico, no funciona perfectamente de forma aislada. Para la mejor optimización posible, debe integrarse con otros componentes comerciales, especialmente el software de contabilidad.

Si bien los dos softwares independientes aportan una gran agilización a las operaciones de la empresa, su integración ahorra tiempo, dinero y recursos valiosos a la empresa. Lea más para conocer las ventajas de integrar su software de contabilidad con el software de gestión de inventario.

• Optimización de inventario

Si bien el exceso de existencias a menudo conduce al desperdicio y afecta las ganancias generales, un nivel bajo de inventario es igualmente perjudicial para el negocio. Cuando una empresa no puede cumplir con un pedido, se pierde una venta y se daña la relación cliente-negocio. Un informe preciso de su inventario lo ayuda a aprovechar al máximo las oportunidades de venta. Esto es mucho más útil que confiar en datos manuales para medir el inventario.

Con la integración del software de inventario y contabilidad, puede garantizar un análisis de datos preciso. La integración también proporciona previsiones de ventas e información valiosa sobre el flujo de caja. Como resultado, puede planificar los niveles de existencias adecuados y satisfacer las demandas de los clientes.

• Reducir costos

Las empresas gastaron una parte significativa de sus gastos en costos laborales. Con la integración de los dos software, la empresa puede ahorrar drásticamente al automatizar las tareas redundantes que requieren mucha mano de obra relacionadas con ambos procesos.

• Visibilidad de la cadena de suministro

La integración de los dos software permite que sus proveedores externos y socios de la cadena de suministro accedan a los sistemas de inventario. Esto les permite administrar mejor los envíos de los clientes ya que ahora tienen acceso a los niveles de inventario.

Brindar esta visibilidad tiene un propósito funcional además del simbólico, que es demostrar su confianza en sus proveedores con datos sensibles. Al integrar el software de inventario y contabilidad, los socios de la cadena de suministro podrán monitorear sus niveles fluctuantes de inventario y tomar medidas proactivas para asegurarse de que tenga suficiente para satisfacer la demanda de los clientes.

• Informes financieros precisos

Las empresas necesitan corroborar su stock de inventario con datos contables para evitar discrepancias. Esta precisión es vital no solo para sus estados financieros y fines impositivos, sino también porque las partes interesadas y los inversores exigen datos financieros precisos. Cualquier discrepancia debe investigarse y eliminarse del informe financiero. Aquí es donde la integración del software de gestión de inventario y contabilidad juega un papel importante. Con dos sistemas comerciales separados: gestión de inventario y contabilidad, las empresas tendrían que corroborar manualmente los datos de inventario con los datos contables. Sin embargo, con la integración, el proceso se puede automatizar. Mitiga cualquier complicación, retraso y error.

Las empresas exitosas confían en los informes financieros regulares para identificar sus fortalezas y carencias. Esto se convierte en una tarea monumental si el equipo tiene que comparar dos informes diferentes para garantizar la precisión. Sin embargo, con un sistema empresarial integrado, esta tarea hercúlea se vuelve bastante fácil. Los equipos pueden colaborar y comunicarse de manera efectiva entre sí.

Lectura sugerida: Comprender el papel del software en la gestión de inventario

Conclusión

El sistema integrado de gestión de inventario y contabilidad puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo, dinero y recursos, y optimizar las operaciones comerciales. Las empresas que son las primeras en adaptarse son las que lideran el grupo, y la integración de los dos software es el futuro de los negocios. Asegúrese de que su empresa haya integrado su gestión de inventario y cuenta y esté por delante de la competencia.

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