Gestión de inventario Excel: pros, contras y consejos
Publicado: 2023-07-05
Mucha gente tiene una relación de amor y odio con Excel, el poderoso software de hojas de cálculo de Microsoft.
A pesar de esto, nadie puede negar sus capacidades como elemento básico en casi todas las industrias, especialmente en las medianas empresas de comercio electrónico que buscan una forma rápida de realizar un seguimiento del inventario.
Las empresas medianas a menudo se encuentran en una situación difícil. Son demasiado grandes para el seguimiento manual de inventario, pero no están preparados para un software de gestión de inventario completo.
Microsoft Excel sirve como un puente ideal entre estas opciones.
Implemente las estrategias en esta publicación y vea cómo su gestión de inventario sobresale (vea lo que hicimos allí) a nuevas alturas.
Sumerjámonos.
Cómo hacer la gestión de inventario en Excel
La belleza de Excel es su flexibilidad. Puede hacer que el seguimiento de su inventario sea tan simple o complejo como lo necesite.
Puede comenzar con algo tan rudimentario como cantidades de artículos o crear un sistema masivo de varias hojas de cálculo con cálculos automatizados, especificaciones detalladas de productos, seguimiento de la cadena de suministro, análisis de ventas y puntos de pedido predictivos.
También puede utilizar las capacidades informáticas de Excel para realizar un seguimiento de las métricas críticas, como la cantidad en existencia, los costos de compra, el valor del inventario y la cantidad en pedido.
Dicho esto, construir desde cero requerirá mucho trabajo. Es por eso que recomendamos usar plantillas de administración de inventario para comenzar (especialmente si no tiene conocimientos de Excel).
Crear (o tomar prestada) una hoja de cálculo de gestión de inventario
Si está listo para probar Excel como su herramienta de administración de inventario, el siguiente paso consiste en encontrar la hoja de cálculo adecuada para usted.
La buena noticia es que tienes opciones. Ya sea que desee crear el suyo propio desde cero o encontrar una plantilla perfecta, las soluciones que necesita están disponibles.
Aquí hay algunas opciones:
Crea tu propia hoja de cálculo
Crear su hoja desde cero es una opción viable si ya es un mago de las hojas de cálculo. La perspectiva de construirlo usted mismo puede incluso sonarle divertida (sin juzgar, lo prometemos).
Al adoptar este enfoque, obtendrá exactamente lo que quiere y necesita porque lo personalizará para cumplir con sus desafíos de inventario específicos.
El costo del tiempo se compensa con los beneficios de tener una hoja de cálculo que se ajuste a los requisitos de gestión de inventario de su empresa.
Pero crear una hoja de cálculo de Excel desde cero puede llevar mucho tiempo, especialmente si no está familiarizado con la lógica y las fórmulas de Excel. Esto puede estar fuera de discusión para los dueños de negocios que apenas se mantienen a flote tal como están.
Además, su conocimiento de Excel puede ser un factor limitante en lo que puede lograr en su hoja de cálculo.
Después de todo, no sabes lo que no sabes.
Si no comprende la funcionalidad de Excel, es posible que no se dé cuenta de que existen soluciones más eficientes para sus desafíos de seguimiento de inventario.
Para un excelente tutorial, echa un vistazo a este tutorial:
Utilice una plantilla gratuita de Microsoft
Si crear una hoja de cálculo de gestión de inventario de Excel desde cero le parece imposible (o no es el mejor uso de su tiempo), siempre puede optar por una plantilla de inventario de Excel, y hay muchas excelentes por ahí.
Microsoft ofrece numerosas plantillas de Excel para una amplia gama de necesidades. Si abre Excel y busca "inventario", encontrará ejemplos prediseñados que cumplen con sus requisitos.
También puede consultar la biblioteca de plantillas oficial de Microsoft para ver qué es posible.
Esta plantilla gratuita es una de nuestras favoritas, ya que no solo administra la cantidad de inventario, sino que también sirve como plantilla de control de inventario de existencias, utilizando fórmulas para recordarle los próximos puntos de pedido.
Encuentre una plantilla de administración de inventario de terceros
Si no encuentra lo que busca en la colección de plantillas de Excel, no entre en pánico. Hay todo un mundo de plantillas generadas por usuarios en línea.
Por ejemplo, este sitio ofrece varias plantillas de inventario para órdenes de compra, listas de productos, seguimiento de datos de inventario y más.
Estas hojas de cálculo suelen ser más complejas que sus contrapartes gratuitas. Muchos ofrecen una funcionalidad a la par con el software de administración de inventario en la categoría de administración de inventario, solo que menos algunas de las características clave de esos programas.
NOTA: Si prefiere trabajar con Hojas de cálculo de Google, puede usar muchas de estas plantillas en ambas plataformas. También hay muchas plantillas de seguimiento de inventario creadas específicamente para Hojas de cálculo.
Pros y contras de la hoja de cálculo de inventario de Excel
Antes de concluir esta sección, tomemos un momento para discutir los pros y los contras de usar Excel para la gestión de inventario.
PROS
COSTO
Con opciones gratuitas disponibles tanto en Excel como en línea, no es difícil crear una plantilla de administración de inventario sin hacer explotar su presupuesto.
La mayoría de las pequeñas empresas operan con márgenes reducidos y pocas ganancias (especialmente al principio). Excel puede ayudarlo a administrar su inventario sin arruinarse.
PERSONALIZACIÓN
Una de las cosas que a los defensores de Excel les encanta del software es que usted puede (con suficiente capacidad intelectual y sudor) hacer que el software haga casi cualquier cosa.
Este nivel de personalización significa que las empresas pueden crear una herramienta de seguimiento de inventario completamente adaptada a sus necesidades, presumiblemente sin hacer grandes concesiones.
COMUNAL
Las hojas de cálculo de Excel son fáciles de compartir con otros miembros del equipo de su organización. Puede compartirlos a través de Dropbox y otras plataformas, guardarlos en la nube, usar Hojas de cálculo de Google, etc.
Esto significa que los miembros del equipo pueden acceder a su hoja de cálculo en cualquier lugar y en cualquier momento.
Por supuesto, ninguna solución es 100% perfecta y Excel no es una excepción. Estas son algunas de las desventajas que debe conocer antes de seleccionar esta solución para sus necesidades de administración de inventario.
CONTRAS
COMPLICACIONES
La mayoría de las hojas de cálculo de Excel comienzan su vida como documentos manejables.
Sin embargo, a medida que su negocio e inventario crezcan, también lo harán sus hojas de cálculo.
Todos hemos visto las hojas de cálculo difíciles de manejar que ejecutan más de 100 columnas en la parte superior y miles de celdas de profundidad.
Estas hojas son pesadillas hechas realidad, documentos capaces de ahogar tu computadora cada vez que intentas cargar una.
La hinchazón es un problema con el que cualquier persona que use Excel para la gestión de inventario tendrá que enfrentarse en algún momento. Tarde o temprano, las hojas de cálculo se vuelven demasiado grandes para ser útiles.
TIEMPO
Crear una hoja de cálculo, ingresar fórmulas y agregar datos lleva tiempo. Mantener la hoja de cálculo es otro sumidero de tiempo. Todas estas horas se suman.
El software de gestión de inventario automatiza muchos procesos de gestión de existencias para sus usuarios después del lanzamiento inicial del software. Excel requiere un enfoque más práctico.
Habrá momentos en los que esas horas podrían ser mejor invertidas en otro lugar.
DATOS
Si alguna vez ha trabajado en una hoja de cálculo gigante en la que varias personas tienen el poder de cambiar el documento, es probable que haya experimentado una pérdida de datos.
Los accidentes ocurren, la gente comete errores y las hojas de cálculo pueden ser bestias complicadas. El problema con Excel es que, a veces, cuando ocurren estos errores, no hay una manera fácil de deshacerlos.
Esto puede estropear sus datos. A veces ni siquiera te das cuenta hasta mucho más tarde.
ERRORES
A diferencia del software de inventario, que actualiza los escaneos de códigos de barras y RFID en tiempo real para que sus números de inventario sean precisos al segundo, Excel requiere una gran cantidad de trabajo manual en forma de ingreso de datos.
Y como sabe cualquiera que trabaje con la entrada de datos, el error humano es algo muy real.
El elemento humano constante involucrado en el uso de Excel significa que los errores de inventario son más probables con este enfoque que con el software de gestión de inventario.
SIN SEGUIMIENTO EN TIEMPO REAL
Tocamos esto en el punto anterior, pero vale la pena repetirlo aquí. Excel requiere la entrada de datos humanos en la hoja de cálculo de seguimiento de inventario.
Esto significa que la hoja se actualiza solo cuando alguien se toma el tiempo de modificar el documento. Esto puede conducir a problemas.
El software de gestión de inventario actualiza su inventario en tiempo real, sin necesidad de ingresar datos. El software rastrea la acción cada vez que se escanea un código de barras o RFID. Esto significa que siempre estará actualizado sobre sus niveles de inventario. También reduce el riesgo de errores de inventario.
Esto se conoce como un sistema de inventario perpetuo y es una de las mejores formas en que las empresas basadas en inventario pueden ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
Consejos para tener éxito con la gestión de inventario de Excel
Si utiliza Excel para sus necesidades de administración de inventario, hay formas de superar muchas de las desventajas que enumeramos en la sección anterior.
Excel requiere un mantenimiento más práctico que el software de gestión de inventario, pero puede hacer que funcione implementando algunas de las mejores prácticas básicas.
Estos son algunos de los más comunes para rastrear.
Auditoría Diaria
Hemos discutido cómo el error humano es una preocupación real con las hojas de cálculo de Excel. Una forma de combatir este problema es realizando auditorías diarias.
Al utilizar auditorías programadas regularmente, puede detectar problemas antes de que se agraven con el tiempo.
Las auditorías diarias pueden ser una tarea poco realista según el tamaño de su empresa. Si este es el caso, considere los recuentos cíclicos, en los que compara sus números físicos con los números de su hoja de cálculo de forma rotativa.
Otra solución es realizar un seguimiento de su inventario en papel y una hoja de cálculo.
Esto parece doble trabajo (porque lo es), pero le dará un conteo diario para comparar con su hoja de cálculo y detectar discrepancias.
La clave aquí es que es importante encontrar los problemas a tiempo. A medida que los conteos se cancelan por períodos más largos, los problemas crecen y se agravan.
Actualizar inmediatamente
Una de las mayores causas de error humano con las hojas de cálculo de Excel ocurre cuando hay retrasos en la actualización de la hoja.
Aquí hay un escenario donde esto sucede.
Por alguna razón, su administrador de inventario tiene un problema que le impide cambiar la hoja a medida que cambia el inventario.
Toman nota de los cambios, pero el trabajo sucede y esos cambios se olvidan. Ahora su inventario está apagado. Este error de inventario podría persistir durante mucho tiempo si no realiza auditorías diarias.
Podría haber más errores. Lo siguiente que sabes es que todo tu inventario está mal.
La clave para prevenir estos errores es actualizar su hoja de Excel inmediatamente cada vez que ocurra un cambio de inventario.
Sabemos que el trabajo puede ser agitado, lo que puede ser un desafío, pero los errores de inventario hacen que el trabajo sea aún más agitado y desafiante. Es mejor hacer el trabajo ahora y evitar los problemas más adelante.
Almacenar copias de seguridad en la nube
Su hoja de inventario de Excel es uno de los documentos más importantes de su negocio. Como tal, debe asegurarse de que esté respaldado. Como se mencionó anteriormente, los errores de Excel ocurren y, a veces, se pierden datos vitales.
Al realizar copias de seguridad en la nube con regularidad, puede disminuir el impacto de estos errores al garantizar que tiene una copia reciente a la que recurrir en caso de una catástrofe inesperada.
Estar preparado. Ocurrirán errores.
Consolidar datos para informes mensuales
Uno de los grandes defectos de Excel es que dificulta el análisis de datos históricos. Podemos combatir este problema asegurándonos de que está consolidando sus datos periódicamente para facilitar la elaboración de informes.
Al tomar la información de su hoja de Excel y transferirla a otros formatos (cuadros, tablas, gráficos, etc.), puede detectar tendencias y problemas a lo largo del tiempo. Esto puede tener un impacto positivo en su resultado final.
Revisar datos y resultados
Los datos son geniales, pero son inútiles si recopilas datos y no los utilizas para tomar decisiones.
Con una hoja de cálculo de Excel, tendrá una amplia gama de datos disponibles (y si está siguiendo el último punto, habrá compilado esos datos en formatos fáciles de entender). Utilice esta información para fundamentar su toma de decisiones y pronosticar resultados.
Uno de los objetivos de la gestión de inventario es poder predecir tendencias y resultados. Utilice esta información para ayudarle en el proceso.
Actualice a una solución SaaS según sea necesario
Excel puede ser un excelente puente entre el inventario manual y el software de gestión de inventario. Sin embargo, a medida que su negocio crezca, llegará el día en que Excel ya no sea factible como herramienta de gestión de inventario.
Si bien es totalmente posible administrar el inventario a través de una serie de hojas de cálculo, no es el proceso de administración de inventario más escalable (o más fácil).
Microsoft Excel es poderoso (especialmente cuando se combina con plantillas de Excel preconstruidas), pero al final del día, sigue siendo solo un programa general creado para muchas aplicaciones.
Además, un documento de Excel a menudo no es dinámico; requiere un mantenimiento constante.
Como una pequeña empresa nueva, esto puede ser aceptable. Pero a medida que crece y desea optimizar los procesos de inventario, es imperativo actualizar a un software de gestión de inventario dedicado.
Cuando llegue ese día, comprenda que las soluciones de software están disponibles para ayudarlo a llevar su gestión de inventario al siguiente nivel. Aún mejor, muchas de estas soluciones ofrecen un nivel de funcionalidad con el que solo puede soñar con hojas de cálculo.
No espere cuando su tiempo con Excel llegue a su fin. Acepta el siguiente paso. Los cambios pueden dar miedo, pero el software de administración de inventario adecuado puede ayudarlo a alcanzar nuevas alturas.
Implemente un IMS para obtener un mayor control de inventario y menos envíos erróneos costosos.
Pensamientos finales
Excel puede no ser el software favorito de todos, pero es difícil negar su versatilidad.
Si es una empresa mediana que ha crecido más allá del seguimiento manual de su inventario pero no está del todo lista para sumergirse en el mundo del software de gestión de inventario, entonces Excel es una solución legítima.
Ya sea que esté buscando crear su propia hoja de cálculo de inventario personalizada o descargar una plantilla, aquí hay soluciones que satisfacen todas las necesidades. Solo es cuestión de decidir qué necesitas y encontrar la mejor hoja de Excel.
Como cualquier sistema, Excel no es perfecto. Seguir las prácticas recomendadas de este artículo puede ayudarlo a evitar posibles errores mientras toma el control de su inventario.
Y, cuando esté listo para llevar sus procesos de gestión de inventario al siguiente nivel, considere invertir en una plataforma dedicada como SkuVault. Confía en nosotros; el tiempo, la eficiencia y el ahorro de costos valdrán la pena.
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