15 ideas de organización de inventario: no pierdas el rastro de tus existencias
Publicado: 2022-08-31
Es difícil mantenerse organizado. Sin una estrategia de organización intencional, los pasillos del almacén se abarrotan, los escritorios se desordenan y los espacios de inventario se vuelven caóticos.
En los negocios de comercio electrónico, saber dónde está su inventario y cómo acceder rápidamente a él es la diferencia entre la rentabilidad y la pérdida de dinero.
Si usa muchos sombreros, probablemente pase la mayor parte de sus días apagando incendios. Pero si desea que su negocio funcione como una máquina bien engrasada, es clave ser proactivo con respecto a la organización de su inventario.
Para ayudarlo a realizar un seguimiento de su inventario, hemos elaborado una lista de ideas para la organización del inventario.
15 ideas de organización de inventario
- Recibir bienes de manera efectiva
- Accede a tu capacidad de almacenamiento
- Utilice bastidores y estanterías
- Use el análisis ABC para ordenar el inventario
- Etiqueta todo
- Usar inventario de seguridad
- Implementar una solución de gestión de inventario digital
- Verifique sus niveles de inventario regularmente
- Crear procedimientos operativos estándar documentados (SOP)
- Mantenga a sus empleados capacitados en sus SOP
- Utilice la gestión de inventario "justo a tiempo"
- Limpie y mantenga regularmente su almacén
- Cambia tu diseño para ser más eficiente
- Use el conteo de ciclos para mantener los niveles de inventario precisos
- Implementar un sistema de escaneo.
1. Recibir bienes de manera efectiva
Recibir inventario puede ser un proceso caótico, especialmente si no está preparado para ello. Tener un sistema implementado lo ayudará a mantenerse organizado y al tanto de todo.
Aquí es donde comienza mucha desorganización:
"Oh, solo pondré esta plataforma aquí, y me ocuparé de eso más tarde".
“No necesito desempaquetarlos; probablemente no se venderán por un tiempo de todos modos”.
Después de varias semanas de estos atajos en su flujo de trabajo de recepción, se despertará y se dará cuenta de que tiene un espacio de inventario completamente desorganizado e ineficiente.
Tan pronto como llegue su inventario, tómese el tiempo para recibirlo adecuadamente y guardarlo correctamente. Esto te ahorrará dolores de cabeza a largo plazo.
Esto generalmente incluye, pero no se limita a:
- Desembalaje completo de todo el inventario
- Inspeccionar el inventario en busca de daños.
- Escaneándolo en su software de gestión de inventario
- Clasificarlo y categorizarlo correctamente en su almacén/espacio de almacenamiento de inventario
Si no tiene un espacio de inventario designado, ahora es el momento de crearlo. Esto no tiene que ser un almacén o incluso una sala enorme, solo un lugar donde pueda realizar un seguimiento de su stock fácilmente.
2. Evalúa tu capacidad de almacenamiento
Entonces, digamos que su negocio se está volviendo un éxito: está construyendo una base de clientes leales y apenas puede mantenerse al día con los pedidos.
Todo parece genial hasta que se da cuenta de que no puede almacenar suficientes materiales en su espacio de inventario para cumplir con todos sus pedidos.
Según el tamaño de su inventario, deberá alquilar o comprar espacio de almacenamiento adicional. Para las pequeñas empresas con un inventario limitado, esto podría ser una sola estantería en su oficina o garaje. Para empresas más grandes, podría significar adquirir un almacén completo.
Antes de tomar cualquier decisión de compra, también debe tener en cuenta la rapidez con la que rota su inventario.
Por ejemplo, si vende productos perecederos o artículos de temporada, deberá tener en cuenta una tasa de rotación de inventario más alta y planificar su espacio de almacenamiento en consecuencia.
Si no está seguro de cuánto espacio de inventario necesita, hay algunas cosas que puede hacer para obtener un presupuesto:
- Verifique sus datos de ventas del año pasado para ver cuánto inventario pasó. Esto le dará una buena idea de cuánto espacio necesita para almacenar su inventario.
- Mire su software de gestión de inventario para ver cuánto inventario tiene disponible actualmente. Esto te ayudará a determinar si necesitas más o menos espacio de almacenamiento.
- Pregúntese qué tan rápido desea poder cumplir con los pedidos. Si necesita un inventario rápidamente, es posible que necesite más espacio de almacenamiento para poder tener un inventario más grande a mano.
Una vez que tenga una buena idea de cuánto espacio de inventario necesita, es hora de comenzar a buscar opciones de almacenamiento.
3. Usa bastidores y estanterías
Una vez que tenga su espacio de inventario, es hora de comenzar a pensar en cómo va a almacenar todo.
Lo más importante es asegurarse de que su inventario sea fácilmente accesible.
Esto significa usar bastidores y estanterías que le permitan ver lo que tiene en stock de un vistazo y acceder a los artículos rápidamente cuando necesite cumplir con un pedido.
Hay algunas cosas a tener en cuenta al elegir bastidores y estanterías para su inventario:
- Tamaño : asegúrese de que los bastidores y los estantes sean lo suficientemente grandes para contener su inventario. No querrás que los artículos se caigan o que estén demasiado apretados.
- Capacidad de peso : si tiene un inventario pesado, asegúrese de que los bastidores y estantes puedan soportar el peso.
- Facilidad de montaje : a menos que tenga a alguien que pueda montar los estantes y estantes por usted, elija algo que sea fácil de montar.
Una vez que tenga sus bastidores y estantes en su lugar, es hora de comenzar a organizar su inventario dentro de su espacio de almacenamiento.
4. Utilice el análisis ABC para ordenar el inventario
Uno de los métodos de organización de inventario más populares es el análisis de inventario ABC .
Este método clasifica el inventario en función de la importancia que tiene para su negocio.
Por ejemplo, el inventario que es esencial para su negocio se consideraría inventario "A", mientras que el inventario que no es tan importante se consideraría inventario "C".
Así es como funciona:
- Un inventario : este es un inventario que es esencial para su negocio. Esto podría incluir artículos de alto precio o de alta demanda.
- Inventario B : este es el inventario que es importante para su negocio, pero no tan esencial como el inventario A. Esto podría incluir artículos de menor precio o de menor demanda.
- Inventario C : este es el inventario que no es tan importante para su negocio. Esto podría incluir artículos de bajo precio o de baja demanda.
Una vez que haya categorizado su inventario, puede comenzar a organizarlo dentro de su espacio de almacenamiento.
Por ejemplo, es posible que desee mantener un inventario A más cerca del frente de su espacio para que sea fácil de encontrar y alcanzar. Del mismo modo, es posible que desee mantener el inventario C en estantes más altos, para que no estorbe.
La clave es encontrar un sistema que funcione para usted y su negocio.
Hay algunos otros métodos de organización de inventario que puede usar, pero el análisis ABC es un buen lugar para comenzar.
Una vez que haya ordenado su inventario, es hora de comenzar a pensar en cómo va a realizar un seguimiento de todo.
5. Etiqueta todo
Una de las mejores maneras de realizar un seguimiento del inventario es etiquetar todo.
Esto puede parecer mucho trabajo, pero a la larga vale la pena.
Etiquetar el inventario lo ayuda a mantenerse organizado y facilita la búsqueda de artículos cuando los necesita.
Hay algunas formas diferentes de etiquetar el inventario:
- Use un sistema de etiquetado : hay muchos tipos diferentes de sistemas de etiquetado de inventario que puede usar. Esto podría incluir códigos de colores, códigos de barras o numeración.
- Use etiquetas : puede comprar etiquetas específicamente para el inventario. Estas etiquetas generalmente tienen adhesivo, por lo que puede pegarlas en contenedores de almacenamiento, estantes o artículos de inventario.
- Use software de inventario : algunos programas de software de inventario tienen funciones de etiquetado integradas. Esto puede facilitar el etiquetado y el seguimiento del inventario.
No importa qué método utilice, asegúrese de etiquetar cada artículo en su inventario. Esto incluye contenedores de almacenamiento, estantes y artículos de inventario individuales.
Si tiene mucho inventario, es posible que desee considerar contratar a alguien para que lo ayude con el proceso de etiquetado.
Para obtener más prácticas recomendadas de etiquetado de almacén , lea nuestra publicación de blog relacionada.
6. Usa stock de seguridad
Stock de seguridad es un término para el inventario que se mantiene disponible en caso de emergencias. Esto podría ser el inventario que se necesita para cumplir con los pedidos o el inventario que se necesita para mantener la producción funcionando sin problemas.
¿Cuánto stock de seguridad debe tener? No existe una respuesta única para esta pregunta, ya que la cantidad de inventario de seguridad que necesita variará según su negocio. Sin embargo, una buena fórmula de stock de seguridad le dirá que tenga suficiente inventario para cubrir al menos dos semanas de demanda. Esto le ayudará a evitar cualquier interrupción del suministro en caso de una emergencia.
Al tener existencias de seguridad a la mano, puede evitar cualquier problema de inventario que pueda surgir. Esto le ayudará a mantener su negocio funcionando sin problemas y evitar interrupciones.
Calcular su inventario de seguridad puede ser un poco complicado, pero con un poco de orientación y paciencia, cualquiera puede hacerlo.
7. Implementar una solución de gestión de inventario digital
Si desea llevar su gestión de inventario al siguiente nivel, considere implementar una solución de gestión de inventario digital.
Un IMS puede ayudarlo a rastrear su inventario en tiempo real, para que siempre sepa lo que tiene en stock. Además, puede automatizar muchas de las tareas tediosas asociadas con la gestión de inventario, como reordenar productos y generar informes.
Por ejemplo, el software de administración de inventario SkuVault ofrece muchas funciones que pueden ayudarlo a administrar su inventario de manera más efectiva, como:
- Seguimiento de inventario en tiempo real
- Reordenación automática
- Generación de informes
- Soporte multicanal
- Integraciones con todas las demás aplicaciones comerciales de misión crítica
Es posible que pueda administrar su inventario con hojas de cálculo manuales por un tiempo, pero si desea mantenerse organizado y hacer crecer su negocio, una solución de administración de inventario es imprescindible.
Para obtener más información sobre cómo SkuVault ayuda a hacer crecer negocios rentables y automatizados, consulte nuestra página de características .
8. Revisa tus niveles de inventario regularmente
Una vez que haya ordenado y etiquetado su inventario, es importante verificar sus niveles de inventario con regularidad. Esto lo ayudará a mantenerse al tanto del inventario y evitar cualquier problema que pueda surgir.
Hay algunas formas diferentes de verificar los niveles de inventario:
- En persona : si tiene un inventario pequeño, puede contar físicamente los niveles de inventario usted mismo. Este es el método más preciso, pero puede llevar mucho tiempo si tiene mucho inventario.
- Hojas de cálculo : otra opción para rastrear los niveles de inventario es usar hojas de cálculo. Esto se puede hacer manualmente o mediante un software de inventario.
- Software de inventario : con diferencia, el método más eficaz para realizar un seguimiento de los niveles de inventario es utilizar un software de inventario. Esto le permitirá realizar un seguimiento del inventario en tiempo real y recibir alertas cuando los niveles de inventario sean bajos. El software también es esencial para las empresas que envían una gran cantidad de SKU o administran múltiples almacenes. 9. Crear procedimientos operativos estándar documentados (SOP)
Si desea que su gestión de inventario funcione como una máquina bien engrasada, es importante tener procedimientos operativos estándar (SOP) documentados. Los SOP son instrucciones paso a paso para ejecutar una tarea repetible.
Debe tener SOP para:
- Recepción de inventario : cuando el inventario llega a su almacén, es importante contar con un proceso para recibirlo e inspeccionarlo.
- Almacenamiento de inventario : debe tener procedimientos específicos sobre cómo se almacena el inventario en su almacén. Esto incluye dónde se almacenan los artículos y cómo se etiquetan.
- Selección de inventario : cuando llega un pedido, debe tener un proceso para seleccionar el inventario y prepararlo para el envío.
- Envío de inventario : finalmente, debe tener procedimientos establecidos para enviar el inventario a los clientes. Esto incluye empaquetar pedidos e imprimir etiquetas.
Los SOP son esenciales para mantener la gestión de su inventario organizada y funcionando sin problemas. Al tener SOP en su lugar, puede estar seguro de que todos sus empleados están "tocando la misma pieza musical", por así decirlo.
10. Mantenga a sus empleados capacitados en sus SOP
Una cosa es tener SOP implementados, pero otra completamente diferente es asegurarse de que sus empleados estén capacitados en ellos.
Si desea que la gestión de su inventario funcione sin problemas, es importante mantener a sus empleados actualizados sobre sus procedimientos.
Hay algunas formas diferentes de capacitar a los empleados en los SOP de gestión de inventario:
- Capacitación en persona : la forma más efectiva de capacitar a los empleados en los SOP de gestión de inventario es hacerlo en persona. Esto le permite repasar los procedimientos paso a paso y responder a cualquier pregunta que puedan tener los empleados.
- Capacitación en video : si no puede capacitar a los empleados en persona, otra opción es crear videos de capacitación. Esta es una buena opción si tiene empleados en diferentes ubicaciones o si desea poder consultar los videos de capacitación en cualquier momento.
- Instrucciones escritas : otra opción para capacitar a los empleados en los SOP de gestión de inventario es proporcionar instrucciones escritas. Esta es una buena opción si sus procedimientos son relativamente simples o si tiene empleados que son mejores para seguir instrucciones escritas.
Independientemente de cómo elija capacitar a sus empleados, es importante que estén actualizados en sus procedimientos de administración de inventario.
Al mantener a sus empleados capacitados, puede estar seguro de que la gestión de su inventario funcionará sin problemas.
11. Utilice la gestión de inventario justo a tiempo
La gestión de inventario justo a tiempo es una estrategia de inventario que solo implica ordenar el inventario cuando lo necesita.
Esta puede ser una buena opción para las empresas que no tienen mucho espacio de almacenamiento o que desean ahorrar en costos de inventario.
La principal desventaja de la gestión de inventario justo a tiempo es que puede provocar escasez de inventario si sus proveedores no pueden satisfacer su demanda.
En general, la gestión de inventario justo a tiempo es una buena opción para las empresas que desean ahorrar en costos de inventario.
12. Limpie y mantenga regularmente su almacén
Para mantener su inventario organizado, es importante limpiar y mantener regularmente su almacén.
La limpieza y el mantenimiento de su almacén le ayudarán a:
- Encuentre inventario más fácilmente
- Evite que el inventario se dañe
- Mantenga a sus empleados seguros
Algunas cosas que debe hacer para limpiar y mantener su almacén incluyen:
- Barrer y trapear los pisos
- Limpieza de superficies
- Organizar el inventario en los estantes
- Sacando la basura
Al limpiar y mantener regularmente su almacén, puede ayudar a mantener su inventario organizado y en buenas condiciones.
13. Cambia tu diseño para ser más eficiente
Si descubre que la gestión de su inventario no es tan eficiente como podría ser, una opción es cambiar su diseño.
Un diseño más eficiente puede ayudarlo a:
- Encuentre el inventario más rápidamente
- Evite que el inventario se pierda
- Aprovecha mejor tu espacio
Algunas cosas que puede hacer para cambiar su diseño incluyen:
- Colocar el inventario más cerca de la puerta o del área de procesamiento para facilitar el acceso
- Organizar el inventario por tipo (¡recuerde el método de clasificación ABC!)
- Creando más espacio para artículos de alta demanda
14. Utilice el conteo cíclico para mantener los niveles de inventario precisos
Si odias la auditación, no estás solo. Sin embargo, las auditorías de inventario no tienen por qué significar cerrar todas las operaciones durante 12 horas mientras escanea miserablemente todos y cada uno de los artículos.
El conteo de ciclos puede ser una mejor manera de avanzar para su negocio. El conteo cíclico es un método de auditoría de inventario en el que el inventario se cuenta de forma rotativa en lugar de todo a la vez.
Hay algunos beneficios del conteo cíclico:
- Es menos disruptivo para las operaciones comerciales, ya que solo cuenta una pequeña sección del inventario a la vez.
- Ayuda a identificar las discrepancias de inventario más rápidamente
- Se puede hacer con más frecuencia, lo que significa que los niveles de inventario son más precisos.
- Las funciones de conteo se pueden rotar entre los empleados, lo que reduce la carga y agrega una capa de responsabilidad
Si está buscando una manera de mejorar la gestión de su inventario, el conteo cíclico puede ser una buena opción para usted.
15. Implementar un sistema de escaneo
Otra forma de mejorar la gestión del inventario es implementar un sistema de escaneo. Escanear el inventario puede ayudarlo a:
- Seguimiento de los niveles de inventario en tiempo real
- Evite que el inventario se pierda
- Facilitar la búsqueda de inventario
Algunas cosas que debe considerar al implementar un sistema de escaneo incluyen:
- El tipo de escáner que necesitará
- Su tecnología de escaneo de elección (más sobre eso a continuación)
- El software de gestión de inventario que utilizará
- Cómo capacitará a sus empleados para usar el sistema
Los beneficios del escaneo son numerosos, incluida la reducción de errores humanos, la posibilidad de rastrear el inventario en tiempo real y el aumento de la precisión.
Los dos sistemas de escaneo más populares son los códigos de barras y las etiquetas RFID.
El código de barras es el uso de códigos ópticos que consisten en líneas y puntos que son escaneados por un escáner de código de barras, que convierte la imagen en datos digitales. Estos datos se pueden usar para rastrear el inventario, así como otra información sobre el producto.
Los beneficios de usar códigos de barras son muchos, incluida la capacidad de realizar un seguimiento de los niveles de inventario, la información del producto y mucho más. Los códigos de barras también se pueden utilizar para automatizar los procesos de gestión de inventario.
Las etiquetas RFID son similares a los códigos de barras, pero utilizan ondas de radio para comunicarse con un escáner. Esto permite que se almacene una gama mucho más amplia de datos en la etiqueta, así como la capacidad de escanear a través de materiales, como cajas y tarimas.
Preguntas frecuentes sobre la organización del inventario
¿Cómo organizas tu lista de inventario?
Hay algunas opciones para organizar listas de inventario, que incluyen:
- Organización del inventario por tipo
- Organización del inventario por ubicación
- Organización del inventario por clasificación ABC
El método que elija dependerá de las necesidades de su empresa. Por ejemplo, si tiene mucho inventario, organizarlo por tipo puede ser la mejor opción. O, si tiene un inventario en varias ubicaciones, organizarlo por ubicación puede ser la mejor manera de realizar un seguimiento de todo.
¿Con qué frecuencia debe auditar su inventario?
La frecuencia de las auditorías de inventario dependerá de las necesidades de su empresa. Sin embargo, la mayoría de las empresas eligen auditar su inventario anualmente.
Como se mencionó anteriormente, el conteo cíclico es un método de auditoría de inventario donde el inventario se cuenta de forma rotativa en lugar de todo a la vez. Esto significa que el inventario se puede auditar con más frecuencia, lo que puede ayudar a garantizar la precisión.
¿Cómo mantengo mi almacén organizado?
Si sigue todos los consejos mencionados anteriormente, es probable que tenga el almacén más organizado de todos los tiempos. Sin embargo, si solo puede elegir algunos, aquí están los más importantes:
- Utilice el software de gestión de inventario para realizar un seguimiento de los niveles de inventario y la información del producto.
- Implemente un sistema de escaneo para escanear el inventario y evitar que se pierda.
- Capacite a sus empleados sobre cómo usar el sistema de gestión de inventario y el sistema de escaneo.
- Audite su inventario de forma regular, como anual o mensualmente.
Pensamientos finales
Organizar el inventario puede parecer una tarea desalentadora, pero no tiene por qué serlo. Siguiendo los consejos mencionados anteriormente, puede crear un sistema de gestión de inventario que funcione para su negocio.
Y no sienta que necesita implementarlos todos hoy. Comience con los más importantes mencionados anteriormente y tómelos uno a la vez.
Cuando esté listo para optimizar la gestión de su inventario, nos encantaría conversar sobre cómo SkuVault puede ayudarlo a dejar de apagar incendios y comenzar a crecer (sin todos los dolores de cabeza).
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