8 informes de inventario para verificar diariamente, semanalmente y mensualmente

La siguiente publicación de blog es una publicación invitada de nuestros amigos de Flxpoint.

En los EE. UU., los minoristas tienen un valor de $1,35 en inventario por cada dólar de ventas. Si bien el inventario es el mayor activo de un minorista, no puede permitirse el lujo de no optimizarlo para obtener mayores ganancias.

Está perdiendo dinero si tiene productos apilados en los estantes, conteos de existencias incorrectos o proveedores de bajo rendimiento. Los informes de inventario existen para ofrecer información valiosa y ayudarlo a mejorar la precisión del inventario. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas confían en los métodos de informes manuales o no informan sobre el inventario en absoluto.

Al realizar informes de inventario regulares, puede reducir los desabastecimientos mientras satisface la demanda y mejora la precisión del inventario, lo cual es fundamental para satisfacer a los clientes.

Siga leyendo para obtener más información sobre los informes de inventario, incluidos los tipos de informes de inventario y cómo pueden afectar su negocio.

¿Qué es un informe de inventario?

Puede usar un informe de inventario digital o físico para resumir la cantidad de inventario actual que tiene disponible. Su informe puede incluir datos que representan los más vendidos, el inventario total y otra información del producto que ayuda en la categorización, el seguimiento y la gestión del inventario.

El informe de inventario correcto proporcionará información sobre lo que tiene a mano, lo que puede vender y lo que debe ordenar.

¿Por qué son importantes los informes de inventario para los minoristas de comercio electrónico?

Los informes de inventario de comercio electrónico pueden tener un impacto positivo en su negocio de varias maneras. Los informes de inventario le indican exactamente cuánto inventario tiene disponible . Si realiza un pedido de inventario sin saber qué hay disponible, corre el riesgo de pedir más o menos productos.

Las tiendas físicas necesitan realizar un seguimiento de los artículos de su inventario, pero no requieren el mismo nivel de sofisticación que los minoristas en línea.

Las compras de comercio electrónico no están limitadas por tiempo o ubicación. Se hacen a cualquier hora y desde cualquier parte del mundo. Si su negocio se está expandiendo rápidamente, tiene un mayor riesgo de quedarse sin existencias cuando un cliente hace un pedido.

Los propietarios de negocios de comercio electrónico deben minimizar el riesgo de que esto ocurra, por lo que los niveles de inventario deben actualizarse con la mayor frecuencia posible para garantizar datos completos. Para realizar ajustes de inventario precisos, necesita una solución de administración de inventario automatizada que se sincronice con su software POS para realizar un seguimiento del inventario por usted. De esa forma, siempre sabrá exactamente lo que tiene y podrá volver a pedir mercancías o suministros a tiempo.

Calcular niveles de inventario promedio

Una vez que informe sobre los niveles de inventario promedio, puede compararlos con los promedios históricos. Luego, puede identificar tendencias que podrían indicar cambios en las preferencias de los clientes o en su modelo de negocio.

Predecir requisitos de inventario futuros

Si un próximo pedido grande requiere más inventario del que tiene disponible, puede ejecutar un informe de inventario para identificar de dónde proviene su inventario.

Con un informe de inventario preciso, puede supervisar estratégicamente los artículos en stock, evitar almacenar demasiado y garantizar que tiene suficiente stock para cumplir con los nuevos pedidos.

Mayor satisfacción del cliente

No tener suficientes existencias disponibles perjudica tanto la satisfacción como la retención del cliente. Imagine visitar una tienda o un sitio web para comprar algo y descubrir que el artículo está agotado.

Los datos muestran que el 37% de los compradores comprarán con otra marca si un artículo está agotado. El 9% de esos consumidores optan por no comprar nada.

Los informes de inventario precisos lo ayudarán a saber cuándo reabastecer su tienda para mantener un suministro adecuado de productos para sus clientes.

Procesos Contables Mejorados

Con métricas sólidas de informes de inventario, su contador comprenderá mejor cuánto dinero sale de su negocio en comparación con cuánto dinero ingresa.

Comprender dónde se encuentran los productos lo ayuda a comprender mejor los costos asociados con cada etapa de la cadena de suministro. También lo ayuda a administrar mejor el inventario y mantenerse al día con la demanda de los clientes.

¿Con qué frecuencia debe ejecutar los informes de inventario?

Dependiendo de sus necesidades, las frecuencias de los informes varían. Debe programar sus informes con más frecuencia si tiene mucho inventario.

Ya sea que sea una empresa pequeña o grande, siempre es una buena práctica ejecutar informes de inventario. Hay varios momentos diferentes en los que es posible que desee ejecutar un informe de inventario.

Semanal y Mensual

Puede obtener fácilmente informes semanales y mensuales de los sistemas de punto de venta y el software de gestión de inventario.

Los informes semanales y mensuales le brindan una vista regular de sus niveles de existencias, establecen umbrales apropiados para cuándo pedir más productos e informan a los especialistas en marketing sobre qué tan bien respondieron los clientes a las promociones.

Antes y después de las temporadas altas

Los informes de ventas en tiempo real son un gran beneficio para los minoristas de comercio electrónico. Sin embargo, para maximizar las ventas, debe analizar el crecimiento de un período a otro. Por ejemplo, debe ejecutar informes de inventario para comparar las ventas durante el Black Friday y el Cyber ​​Monday 2021 con las ventas en 2022.

También puede ejecutar informes durante otros períodos de compras ocupados, como el Día de San Valentín o el Día de la Madre.

Depende de sus operaciones

Si tiene una tienda donde hay muchos pedidos diarios o por horas (es decir, una tienda de abarrotes o una tienda de conveniencia), entonces deberá informar más información con más frecuencia para decidir qué productos comprar.

Independientemente de su nicho, el objetivo es lograr el equilibrio adecuado entre mantener contenta a su base de clientes y garantizar que su negocio siga siendo rentable.

Informes de inventario que debe conocer

Hay varios informes cruciales que debe usar para mantenerse al tanto del control de inventario, y es esencial no solo informar sobre los datos sino también comprender su significado.

Los datos contenidos en estos informes le darán una imagen precisa del estado de su inventario para que pueda decidir los próximos pasos para su negocio.

Existen innumerables informes de inventario para minoristas, pero estos son los más populares:

• Informe de inventario disponible
• Informe de antigüedad del inventario
• Informe de rotación de inventario
• Informe de inventario bajo
• Informe de rendimiento del producto
• Informe de existencias entrantes
• Informe de ubicación de inventario
• Informe de análisis de movimiento de inventario

Explicaremos qué es cada tipo de informe de inventario, por qué los gerentes de inventario los usan y cómo interpretar los resultados.

1. Informe de inventario disponible

Si su tienda siempre se queda sin existencias, sus clientes irán de compras a otra parte. Si desea asegurarse de que los productos en su tienda estén siempre disponibles para la venta, debe saber qué artículos se están agotando.

Mientras tanto, si algunos productos están en el almacén por mucho tiempo, puede significar que no se están vendiendo lo suficientemente bien. Puede que sea el momento de reevaluar llevar esos productos.

Un informe de inventario disponible le brindará una vista exhaustiva de sus productos y variantes en todos sus almacenes y tiendas.

2. Informe de antigüedad del inventario

Es fundamental controlar la cantidad de inventario que se encuentra en el estante y por cuánto tiempo. Los informes de antigüedad del inventario le permiten determinar cuántos días ha estado reteniendo el inventario y su cantidad.

Recibirás información como:

• Productos sin movimiento
• productos de movimiento lento
• Cuánto tiempo permanecen sus productos en el inventario
• El costo de mantener este inventario por largos periodos

Con estos datos, comprenderá mejor qué productos compran sus clientes y cuáles no. Entonces no tendrá que inyectar dinero en un inventario que no se vende.

3. Informe de inventario de rotación

La rotación se usa más comúnmente para determinar qué tan rápido una empresa cobra dinero de las facturas de sus clientes o qué tan rápido la empresa rota sus inventarios. Puede analizar la rotación de inventario del año hasta la fecha utilizando este informe.

Investigar los índices de rotación de inventario altos y bajos puede ayudar a determinar qué productos tienen un inventario insuficiente (tasa de rotación alta) y un exceso de existencias (tasa de rotación baja).

Los informes de inventario de rotación le permiten ajustar sus precios, cantidades de pedido y niveles de inventario. Puede mostrar la facturación por productos o por almacenes y tiendas.

4. Informe de inventario bajo

El informe de existencias bajas muestra todos los productos que tienen pocas existencias porque están por debajo del umbral de nivel mínimo de existencias que ha establecido. Si su inventario disponible actual excede el stock mínimo requerido para ese artículo, entonces no aparecerá en el informe de inventario bajo.

Revisar regularmente los informes de existencias bajas le permite detectar tendencias sobre qué productos se están quedando sin existencias constantemente. Si un producto en particular aparece constantemente en este informe, eso podría significar que necesita pedir más.

5. Informe de rendimiento del producto

Los informes de rendimiento del producto le indican qué productos son los más vendidos y los más rentables. Es posible que desee considerar mirar la brecha entre las compras. Si ha pasado un largo período de tiempo entre la primera y la última fecha de venta, debe investigar por qué los productos en cuestión no se venden lo suficientemente rápido.

Si tiene problemas para satisfacer la demanda de sus productos por parte de los consumidores, es posible que desee considerar realizar pedidos más grandes.

6. Informe de existencias entrantes

Los informes de existencias entrantes brindan una descripción general de las líneas de productos que vencen para las órdenes de compra abiertas dentro de un período de tiempo específico. Le brindan una visión muy necesaria de su inventario disponible para protegerlo de pedidos excesivos o insuficientes. A menudo, estos informes también muestran el proveedor principal de cada artículo para que pueda pedir fácilmente mercancías para satisfacer la demanda futura.

Para asegurarse de estar cubierto si su proveedor principal no cumple con la entrega, también debe incluir proveedores alternativos que puedan cumplir con sus pedidos.

7. Informe de ubicación de inventario

Saber dónde se encuentra su producto en un momento dado es crucial para los minoristas multicanal y omnicanal. Con los informes de ubicación de inventario, puede realizar un seguimiento del inventario en tiempo real en almacenes, centros de distribución y mercados de terceros, lo que respalda una visibilidad completa de sus activos totales.

Mantener un conteo exacto de su producto por tienda ayuda a impulsar un sistema de cumplimiento altamente eficiente y reduce el riesgo de tener muy pocos o demasiados productos disponibles en un momento dado. Puede identificar rápidamente una o varias tiendas que se están quedando sin un artículo en particular.

A partir de los datos, puede determinar si debe solicitar existencias adicionales o transferir parte de su inventario actual a otra ubicación.

8. Informe de análisis de movimiento de inventario

El análisis de movimiento de inventario es un informe que ilustra cómo se mueve el stock a lo largo de su cadena de suministro . negocio. Proporciona detalles sobre las entradas y salidas de productos y sus cantidades durante un período de tiempo fijo. Podrás identificar qué productos se mueven rápido y cuáles no. Los bienes de rápido movimiento conducen a ganancias más rápidas, mientras que los bienes de lento movimiento despilfarran el capital de trabajo.

Esta información es fundamental para los minoristas, ya que les ayuda a decidir qué productos comprar y eliminar los bloqueos de efectivo.

Mejore la gestión de inventario con estos informes de inventario

Es innegable que los informes de inventario son cruciales para el funcionamiento exitoso de cualquier tienda minorista o de comercio electrónico. Las tiendas de pequeño volumen a menudo pueden darse el lujo de informar su inventario manualmente. Para obtener informes precisos, pueden realizar un seguimiento del inventario y actualizar sus registros con la suficiente frecuencia en una hoja de cálculo de Excel.

Sin embargo, esta no es una solución permanente.

Si desea escalar su tienda de comercio electrónico, necesitará herramientas de administración de inventario que crezcan con su empresa.

Los informes de inventario lo ayudan a comprender dónde se encuentra su inventario, qué tan bien está funcionando, si hay margen de mejora y más. Podrá identificar rápidamente qué productos ordenar, qué campañas de ventas ejecutar y cuál es la mejor manera de mantener la rentabilidad de su negocio (y la satisfacción de sus clientes).